機(jī)關(guān)部門(mén)行政事務(wù)工作的優(yōu)化方法研究

王坤

（江蘇省徐州市邳州市政府辦公室，江蘇 邳州 221300）

機(jī)關(guān)行政事務(wù)部門(mén)屬于機(jī)關(guān)單位中的樞紐，發(fā)揮著重要的作用，主要體現(xiàn)在：參謀、服務(wù)保障、溝通、督促檢查。要想充分發(fā)揮出其作用，就需要提升行政事務(wù)工作的效率和質(zhì)量。機(jī)關(guān)工勤行政事務(wù)人員主要是對(duì)單位內(nèi)的各種事務(wù)進(jìn)行處理，是重要的“后勤”力量，對(duì)工作方法實(shí)施優(yōu)化，能夠?qū)ぷ鳝h(huán)境實(shí)施改善，確保各項(xiàng)工作的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，為機(jī)關(guān)部門(mén)服務(wù)以及管理功能的完善奠定良好的基礎(chǔ)。行政事務(wù)人員在工作中要認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極的探索有利于工作效率提升的方法，進(jìn)而不斷地提升行政事務(wù)工作的有效性。

一、機(jī)關(guān)部門(mén)行政事務(wù)工作的重要作用

現(xiàn)階段社會(huì)在快速的發(fā)展中，而行政事務(wù)工作也發(fā)揮了重要的作用，基于行政事務(wù)工作的有效開(kāi)展，可以確保社會(huì)各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，給公民提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。行政事務(wù)管理和處理工作的人員在落實(shí)有關(guān)工作中，要具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，以促進(jìn)工作的高效開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)間的有效溝通，進(jìn)而及時(shí)的發(fā)現(xiàn)、反饋以及解決問(wèn)題[1]。要想提升行政機(jī)關(guān)有關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力以及落實(shí)能力，就要促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)與各部門(mén)間的聯(lián)系，避免產(chǎn)生信息斷層的情況。當(dāng)前國(guó)內(nèi)行政事務(wù)工作內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜，工作流程中的模式也有顯著的變化，因此，在工作中就要結(jié)合新時(shí)代要求，優(yōu)化和調(diào)整工作的內(nèi)容以及制度。

行政事務(wù)工作具有重要作用，一般表現(xiàn)在：第一，對(duì)國(guó)內(nèi)人民而言，機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作的開(kāi)展，能夠幫助人們解決其在生活以及生產(chǎn)中碰到的相關(guān)問(wèn)題，基于政府機(jī)關(guān)的相關(guān)部門(mén)的作用發(fā)揮，可以提升審批工作的規(guī)范性，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。第二，提升工作的效率，可以給公民辦理事務(wù)提供便利，確保社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展，還可以提升國(guó)家的整體實(shí)力，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。第三，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要作用。我國(guó)是社會(huì)主義國(guó)家，因此，給人們提供更好的服務(wù)，遵循為人民服務(wù)這一宗旨開(kāi)展工作，是機(jī)關(guān)的重要職責(zé)以及任務(wù)，基于行政事務(wù)工作的落實(shí)，可以有效地展現(xiàn)出社會(huì)主義國(guó)家的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，確保國(guó)家的穩(wěn)定發(fā)展[2]。

二、機(jī)關(guān)部門(mén)行政事務(wù)工作的提升策略

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，樹(shù)立正確的工作態(tài)度

為了提升行政事務(wù)工作的效果，就要引導(dǎo)機(jī)關(guān)人員，讓其樹(shù)立較強(qiáng)的效率意識(shí)。在日常生活和工作中，要讓工作人員全面意識(shí)到提升工作效率的重要作用，并將提升工作的效率放到心上。立足于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)角度而言，領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮出榜樣作用，就要改變以往不注重工作效率提升的狀態(tài)，強(qiáng)化對(duì)提升工作效率方面的領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)機(jī)關(guān)普通辦事人員來(lái)說(shuō)，在行政事務(wù)工作中，應(yīng)該積極地提升事務(wù)處理的效率，需要注意的是，提升工作效率，并非是停留在表面上，而是要真正地落實(shí)到實(shí)踐中[3]。機(jī)關(guān)單位日常要充分關(guān)注工作效率的提升，增加各方面資源的投入，從多個(gè)方面提升工作的效率。提升行政事務(wù)工作的效率具有重要意義，因此，工作人員要樹(shù)立一定的大局意識(shí)，不斷地提升自己的認(rèn)知水平，機(jī)關(guān)單位也要加強(qiáng)思想教育工作，并努力獲得領(lǐng)導(dǎo)以及上級(jí)部門(mén)的認(rèn)可，讓機(jī)關(guān)單位內(nèi)所有人員都能夠認(rèn)識(shí)到工作效率提升的意義，真正地促進(jìn)工作的高效開(kāi)展，給職工發(fā)展開(kāi)拓新的天地。

（二）對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，優(yōu)化工作體系

為了更高效的開(kāi)展行政事務(wù)工作，就需要對(duì)管理制度實(shí)施優(yōu)化和創(chuàng)新，提升工作的效率和質(zhì)量。對(duì)機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，只有堅(jiān)持優(yōu)化和創(chuàng)新行政事務(wù)工作的管理機(jī)制，才能逐漸提升工作的效率，進(jìn)而建立一個(gè)有效運(yùn)行的工作體系。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就應(yīng)該做到幾點(diǎn)：第一，改變傳統(tǒng)的思想，勇敢的進(jìn)行突破，積極的探索新的工作方法和方式，提升辦事流程的透明性、科學(xué)性，促進(jìn)行政效率的提升。第二，單位要全面的運(yùn)用各項(xiàng)資源，不僅是已有的資源，還有潛在的社會(huì)資源，建立合理的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過(guò)市場(chǎng)化手段優(yōu)化工作流程，提升工作的效率。第三，設(shè)置完善有關(guān)的考核機(jī)制，基于建立和工作需求相適應(yīng)的機(jī)制，能夠在各方面總結(jié)吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，構(gòu)建合理的效率考核機(jī)制，督促職工提升行政事務(wù)工作的效率和規(guī)范性[4]。

（三）內(nèi)部合理分工，建立臺(tái)賬系統(tǒng)

行政事務(wù)工作包含很多的板塊和內(nèi)容，比較復(fù)雜，若是不能清楚的規(guī)定崗位的具體職責(zé)，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)相互推諉的問(wèn)題，也沒(méi)有人主動(dòng)完成工作任務(wù)，進(jìn)而出現(xiàn)消極松懈等問(wèn)題。所以，工作人員要明確內(nèi)部分工，提升科學(xué)性，讓工作人員都清楚自己的職責(zé)和范圍，認(rèn)真地落實(shí)好行政事務(wù)工作，提升工作的整體水平，調(diào)動(dòng)人員的工作熱情。工作人員可以通過(guò)臺(tái)賬法，記錄每天要完成的工作任務(wù)、辦理事項(xiàng)、完成度等。在設(shè)計(jì)臺(tái)賬的過(guò)程中，工作人員應(yīng)該結(jié)合自身工作需求，有針對(duì)性的實(shí)施設(shè)計(jì)，進(jìn)而隨時(shí)翻閱和檢查工作的落實(shí)情況，堅(jiān)持緊迫感[5]。在機(jī)關(guān)部門(mén)中，筆者每天都要面對(duì)很多的事務(wù)，如，會(huì)議安排、印章管理、信息處理、電話接聽(tīng)、協(xié)調(diào)溝通等，因?yàn)橐?fù)責(zé)的事務(wù)較多，經(jīng)常會(huì)由于臨時(shí)的改變或是意外而不得不停止正在進(jìn)行的工作，因此，筆者每天就會(huì)在臺(tái)賬中標(biāo)記出當(dāng)天的工作安排，完成某項(xiàng)任務(wù)后就會(huì)馬上進(jìn)行標(biāo)記，這樣就可以明確、有序地開(kāi)展工作，提升工作的效率和效果，保持好工作的積極性。筆者每天并不會(huì)包攬所有的任務(wù)，而是先和同事一起商討，合理地進(jìn)行分工，這樣可以有效的提升事務(wù)處理的效率，還可以讓工作人員都融入到良好的工作氛圍中。

（四）健全內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督

要想營(yíng)造良好的工作環(huán)境，就要注重發(fā)揮良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的作用，這有利于時(shí)刻督促工作人員，讓其始終保持奮斗、緊張的狀態(tài)，認(rèn)真積極地投入到工作中，進(jìn)而提升工作的效率和效果。雖然建立的是競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，但是工作人員之間也并非只有競(jìng)爭(zhēng)，還有監(jiān)督以及合作的關(guān)系，基于此，筆者在工作中會(huì)主動(dòng)地學(xué)習(xí)同事的工作經(jīng)驗(yàn)以及方法，堅(jiān)持總結(jié)自己的工作，反思工作中的問(wèn)題以及自己能力方面的不足，不斷地提升自己的業(yè)務(wù)能力[6]。例如，行政事務(wù)部門(mén)可以構(gòu)建有效的人員激勵(lì)機(jī)制，每個(gè)月進(jìn)行月測(cè)評(píng)，每半年實(shí)施小匯總，每年實(shí)施總測(cè)評(píng)，針對(duì)考核成績(jī)優(yōu)秀的人員，可以考慮評(píng)先評(píng)優(yōu)；針對(duì)考核成績(jī)不好的，則要通報(bào)批評(píng)警告?；谠O(shè)置合理的激勵(lì)以及競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，能夠讓所有工作人員保持警惕，為了保住自己的“飯碗”而去學(xué)習(xí)新的工作理念和方法，促進(jìn)工作人員整體素質(zhì)水平的提升，以提升行政事務(wù)工作的有效性。同時(shí)，還能夠讓行政事務(wù)工作人員間互相監(jiān)督，確保其樹(shù)立正確的工作態(tài)度，積極主動(dòng)地投入到工作中。

（五）加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)工作

行政事務(wù)工作人員不僅要增加專業(yè)的知識(shí)，還要具有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，落實(shí)好溝通協(xié)調(diào)的工作，促進(jìn)各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)開(kāi)展，提升工作的效率。當(dāng)前在行政事務(wù)工作處理中的溝通協(xié)作工作一般體現(xiàn)在：第一，對(duì)上級(jí)而言，要主動(dòng)地完善上級(jí)下達(dá)的任務(wù)，因?yàn)樾姓聞?wù)處理中有很嚴(yán)格的級(jí)別分層，因此，工作人員要積極地落實(shí)上級(jí)下達(dá)的工作任務(wù)，及時(shí)高效的實(shí)施處理，這也是其工作內(nèi)容之一。另外，除了要提升工作效率之外，工作人員還應(yīng)該清楚領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際意圖，有針對(duì)性地制定之后的工作計(jì)劃，不斷的優(yōu)化自己的態(tài)度，提升業(yè)務(wù)能力[7]。第二，對(duì)下級(jí)而言，一些領(lǐng)導(dǎo)級(jí)的工作人員，在下達(dá)任務(wù)和命令時(shí)，要先綜合的掌握日常工作，科學(xué)的安排工作內(nèi)容，優(yōu)化工作的水平。在和下級(jí)溝通時(shí)，不僅要清楚的闡述任務(wù)內(nèi)容，如重要等級(jí)、地點(diǎn)、時(shí)間、內(nèi)容，還要重視下達(dá)的態(tài)度，基于“以人為本”的基礎(chǔ)上處理任務(wù)。第三，在和公眾交流時(shí)，要牢記為人民服務(wù)，清楚國(guó)家機(jī)關(guān)的任務(wù)以及職責(zé)，平和地進(jìn)行溝通，端正自己的工作態(tài)度。

（六）提高信息處理和整合能力

工作人員在行政事務(wù)工作中也許會(huì)碰到各種各樣的問(wèn)題，在處理各種問(wèn)題以及困難時(shí)，應(yīng)該積極的思考以及總結(jié)，做到舉一反三，進(jìn)而給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供有建設(shè)性的建議，提升各項(xiàng)事務(wù)處理的合理性和科學(xué)性。信息的整合以及處理是工作中的重要內(nèi)容，當(dāng)前科技在高速的發(fā)展中，工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量日益增加，要想有效的管理和儲(chǔ)存這些數(shù)據(jù)，就需要運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，科學(xué)的劃分所有數(shù)據(jù)的類型，提升數(shù)據(jù)提取的高效性，可見(jiàn)，科學(xué)的處理信息，是提升工作效率的有效措施之一。

結(jié)語(yǔ)

行政事務(wù)工作在機(jī)關(guān)中發(fā)揮著重要的作用，要想提升工作的有效性，就要提高對(duì)行政事務(wù)人員的要求。行政事務(wù)工作人員要充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，除了要具備豐富的專業(yè)知識(shí)之外，還要具備較強(qiáng)的綜合能力，包括問(wèn)題處理、組織協(xié)調(diào)、隨機(jī)應(yīng)變、人際溝通能力等，充分做好自己的工作，樹(shù)立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，還要保持良好的工作作風(fēng)以及學(xué)習(xí)意識(shí)，及時(shí)的學(xué)習(xí)新的工作理念和方法，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力，為行政事務(wù)工作水平的提升提供保障。另外，機(jī)關(guān)部門(mén)還要對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，完善行政工作體系，構(gòu)建合理的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情，相互監(jiān)督，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)工作，確保各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，促進(jìn)機(jī)關(guān)部門(mén)行政事務(wù)工作水平的提升。