國有企業(yè)加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的路徑探索

文/李偉（北京首鋼文化發(fā)展有限公司）

國有企業(yè)若要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，離不開人才的支持。在識別、選拔、儲備人才的過程中，人事檔案發(fā)揮著非常重要的作用。

隨著時代的發(fā)展以及企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，對人事檔案提出更高的要求，尤其是相關(guān)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理成為國有企業(yè)檔案管理必須高度重視的領(lǐng)域。因此，研究國有企業(yè)加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的路徑具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、國有企業(yè)人事檔案特點(diǎn)

（一）動態(tài)性

國有企業(yè)人事檔案從構(gòu)建開始就具有動態(tài)性特點(diǎn)。隨著一名工作人員的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷日漸豐富，其人事檔案資料信息也會不斷充實(shí)；同時，基于“人檔統(tǒng)一”以及“檔隨人轉(zhuǎn)”的基本檔案管理準(zhǔn)則，使得人事檔案資料信息一直處于“完善”狀態(tài)之中。

（二）現(xiàn)實(shí)性

在對人才進(jìn)行識別以及對干部進(jìn)行選拔的過程中，人事檔案所涵蓋的資料信息將會充分反映主體的社會關(guān)系、思想道德品質(zhì)、學(xué)歷、工作經(jīng)歷以及政治品質(zhì)等各種現(xiàn)實(shí)情況，并充分發(fā)揮著組織人事部門提供現(xiàn)實(shí)信息的重要功能，因此，國有企業(yè)人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)。

（三）保密性

從人事檔案資料信息來看，當(dāng)中不僅有提供給相關(guān)組織進(jìn)行參考的主要依據(jù)，而且還包括職業(yè)評價、家庭信息、獎懲信息等個人隱私，因此具有保密性的特點(diǎn)，明確要求不允許個人進(jìn)行隨意查詢。

（四）全面性

人事檔案所包含的信息資料比較豐富，具體包括鑒定、獎懲、學(xué)歷、考核、政審、工資情況、政治面貌等多種內(nèi)容，能夠?qū)⒁幻ぷ魅藛T的全貌客觀反映出來，因此具有全面性的特點(diǎn)[1]。

二、數(shù)字化檔案的優(yōu)勢

（一）保護(hù)性

對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，如果損壞、丟失、惡意涂改等，都可能導(dǎo)致檔案失去使用價值。國有企業(yè)加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理之后，數(shù)字化檔案可以替代原始紙質(zhì)檔案，并以多種載體、多種形式供利用者進(jìn)行利用，整個過程基本不會觸及原件，因此可以充分保護(hù)原件，具有保護(hù)性的優(yōu)勢。

（二）高效性

檔案數(shù)字化之后，可以通過信息技術(shù)的優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)高效利用；同時，還可以通過加密功能，完成加密查詢，并通過互聯(lián)網(wǎng)保密傳送，形成“橫向到邊、縱向到底”的信息體系。利用者有需求，可以基于自身權(quán)限通過相關(guān)平臺對檔案內(nèi)容進(jìn)行檢索、查詢以及查閱，可以為國有企業(yè)跨區(qū)域、跨機(jī)構(gòu)、跨部門的人事調(diào)動、干部選拔提供有價值的參考依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案傳閱效率的提升。

（三）集約性

國企成立時間早，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大以及不斷發(fā)展，檔案資料信息量極大，其中有很多紙質(zhì)檔案，而這些紙質(zhì)檔案需要用符合標(biāo)準(zhǔn)而且面積較大的房間進(jìn)行存放；同時，檔案管理人員還要結(jié)合檔案使用需求對空間進(jìn)行合理布局，其整體難度比較大。對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案，并通過硬盤、光盤、U盤等載體進(jìn)行存儲，具有體積小、易存儲以及容量大的特點(diǎn)，可以將各種檔案資料充分集合，從而解決物理存儲空間的局限性問題。

（四）規(guī)范性

對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，檔案以電子檔案形式存在，并基于權(quán)限進(jìn)行傳輸、借閱以及利用，加之安全保障，能夠杜絕紙質(zhì)檔案存在的涂改、撤換、抽取等問題，不僅可以保障檔案真實(shí)性，而且能夠強(qiáng)化檔案管理規(guī)范性[2]。

三、首鋼集團(tuán)有限公司人事檔案數(shù)字化實(shí)踐路徑

對于國有企業(yè)而言，加強(qiáng)數(shù)字化人事檔案管理，要堅持以安全保密為大前提，堅持以高質(zhì)量服務(wù)以及高效率管理為宗旨，通過對分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)、智能檢索技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等進(jìn)行合理利用，進(jìn)而滿足數(shù)字化檔案的傳遞使用需求以及信息化管理需求。依據(jù)國家市場監(jiān)督管理總局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會聯(lián)合發(fā)布的《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，結(jié)合首鋼集團(tuán)實(shí)際情況推進(jìn)人事檔案數(shù)字化的工作實(shí)踐，可以通過以下幾個方面進(jìn)行：

（一）搭建并完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

首鋼集團(tuán)人事檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)包括：人員建庫、目錄建庫、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份。因此，需要搭建并完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，包括計算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等，需要注意的是這些設(shè)備不得連接互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)。

（二）設(shè)計以及開發(fā)專用系統(tǒng)

根據(jù)首鋼集團(tuán)人事檔案數(shù)字化不同的功能需求，由首鋼集團(tuán)開發(fā)出具有信息錄入、檔案掃描、圖像處理、提供利用、存儲備份、導(dǎo)入導(dǎo)出等功能的信息系統(tǒng)（簡稱：《人事數(shù)字檔案信息系統(tǒng)》）；同時，要對不同的管理人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)定以及管理，基于不同權(quán)限設(shè)置不同的數(shù)據(jù)訪問，并通過先進(jìn)的加密技術(shù)保障檔案安全。例如，在專用軟件中要對數(shù)據(jù)交換形式進(jìn)行規(guī)范，結(jié)合首鋼集團(tuán)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)交換形式可以規(guī)范為兩種形式：（1）集團(tuán)成員單位之間的數(shù)據(jù)交換；（2）集團(tuán)成員單位與集團(tuán)外部單位之間的數(shù)據(jù)交換。集團(tuán)成員單位之間的數(shù)據(jù)交換，只發(fā)生權(quán)限變更，不產(chǎn)生實(shí)際意義上的數(shù)據(jù)傳遞。與集團(tuán)外部單位之間的數(shù)據(jù)交換，應(yīng)當(dāng)明確交換原則，規(guī)范交換標(biāo)準(zhǔn)，簽訂相關(guān)協(xié)議，確保數(shù)據(jù)交換完整統(tǒng)一、安全可靠、合法合規(guī)。

（三）檔案數(shù)字化加工

首鋼集團(tuán)人事檔案數(shù)字化加工需要從人員建庫、目錄建庫、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等進(jìn)行完善。

1.人員建庫

（1）人員基本信息集

用于描述某人自然屬性和社會屬性中最基本的信息。

（2）人員信息錄入

按照首鋼集團(tuán)有限公司人事檔案數(shù)字化要求中“人員基本信息錄入內(nèi)容”準(zhǔn)則，采用單條信息錄入以及批量信息導(dǎo)入。

2.目錄建庫

（1）人事檔案目錄信息集

在人工采集目錄信息集的各項內(nèi)容后，由系統(tǒng)自動生成人事檔案目錄表單。該信息集為多記錄信息集，每一條記錄記述該檔案目錄涉及檔案材料的信息。

（2）目錄錄入

按照首鋼集團(tuán)有限公司人事檔案數(shù)字化要求中統(tǒng)一的人事檔案目錄格式進(jìn)行檔案目錄錄入。

（3）錄入方式

檔案目錄信息錄入應(yīng)有兩種錄入方式：一是單個人員檔案目錄信息手工錄入，二是多個人員檔案目錄信息批量導(dǎo)入。

3.檔案整理

按照《首鋼檔案管理辦法》規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)要求進(jìn)行整理：第一，按照規(guī)定對實(shí)體檔案材料進(jìn)行分類，并按類別和有關(guān)規(guī)定對檔案材料進(jìn)行排序。第二，去除檔案材料中夾雜的訂書釘、回形針、曲別針等硬物。如檔案材料上的縫紉線影響到正常掃描檔案內(nèi)容，應(yīng)拆除縫紉線。第三，對缺損、褶皺、翹角等檔案材料進(jìn)行必要的修整，以便于圖像掃描。

4.檔案掃描

按照GB/T18788的規(guī)定，并根據(jù)紙質(zhì)檔案材料的具體情況，可以采用這些掃描方式：第一，大幅面檔案宜采用大幅面掃描儀掃描，原則上不采用小幅面掃描后，再進(jìn)行圖像拼接的處理方式。第二，紙張狀況較差、容易損壞的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式。第三，對于紙張較薄的檔案，若掃描時發(fā)生背頁字跡透印而影響圖像閱讀的現(xiàn)象，應(yīng)在背頁后墊白色襯紙掃描。第四，掃描檔案材料，應(yīng)按照人事檔案分類順序和生成檔案材料的先后順序進(jìn)行掃描；掃描時，應(yīng)使檔案材料平整、無褶皺、無翹角;掃描后的圖像材料，應(yīng)確保無漏頁、重頁、白頁、錯掃等情況，且偏斜度小于3度。

5.圖像處理

主要結(jié)合原始圖像的實(shí)際情況，進(jìn)行糾偏處理、裁邊處理、圖像拼接。

6.數(shù)據(jù)存儲

（1）統(tǒng)一圖像存儲格式

存儲圖像應(yīng)以兩種方式保存，一是以JPEG格式保存，二是對JPEG格式的圖像數(shù)據(jù)利用加密技術(shù)進(jìn)行處理，保存為字符格式。為方便利用，保存或讀取的圖像數(shù)據(jù)，可采用壓縮技術(shù)，壓縮率≧80%。

（2）規(guī)范圖像文件存儲

采用JPEG格式或字符格式保存的圖像信息，應(yīng)采取隔離存放，并采取安全保密措施。

7.數(shù)據(jù)驗(yàn)收

結(jié)合“人員建庫驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”“目錄建庫驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”以及“原始圖像數(shù)據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”，對全部數(shù)字檔案成品進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，并應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)填寫相應(yīng)的驗(yàn)收登記表，對數(shù)字檔案作出合格或不合格的結(jié)論。

8.數(shù)據(jù)交換

（1）數(shù)據(jù)交換形式

數(shù)據(jù)交換的形式有兩種：一是集團(tuán)成員單位之間的數(shù)據(jù)交換。二是集團(tuán)成員單位與集團(tuán)外部單位之間的數(shù)據(jù)交換。集團(tuán)成員單位之間的數(shù)據(jù)交換，只發(fā)生權(quán)限變更，不產(chǎn)生實(shí)際意義上的數(shù)據(jù)傳遞。與集團(tuán)外部單位之間的數(shù)據(jù)交換，應(yīng)當(dāng)明確交換原則，規(guī)范交換標(biāo)準(zhǔn)，簽訂相關(guān)協(xié)議，確保數(shù)據(jù)交換完整統(tǒng)一、安全可靠、合法合規(guī)。

（2）數(shù)據(jù)交換內(nèi)容

數(shù)據(jù)交換的內(nèi)容包括：基本信息交換、目錄信息交換、圖像信息交換等。

9.數(shù)據(jù)備份

（1）備份范圍

經(jīng)驗(yàn)收合格的人員基本信息、人事檔案目錄信息、原始圖像數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫加密圖像數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行備份。

（2）備份方式

應(yīng)采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)備份。在線備份可采用數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)，保障數(shù)據(jù)備份的持續(xù)性。離線備份時，每個人的數(shù)字檔案應(yīng)形成一個數(shù)據(jù)包，數(shù)據(jù)包應(yīng)采用硬盤、光盤等不同載體備份，宜異地備份。也可以按業(yè)務(wù)規(guī)則由系統(tǒng)自動完成備份。

（3）備份標(biāo)簽

離線備份或系統(tǒng)自動完成備份，應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽或在命名時做好相應(yīng)的標(biāo)記，以便查找和管理。

10.安全管理

（1）加強(qiáng)原件保護(hù)以及保存

對檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化的過程中，檔案工作人員需要對原件進(jìn)行裝訂進(jìn)行裱糊，將其整理成冊，并按照順序放置于符合溫濕度標(biāo)準(zhǔn)的庫房內(nèi)；同時，采取防鼠、防蟲、防霉、防盜、防火等措施。

（2）保障設(shè)備安全

人事檔案數(shù)字化加工設(shè)備（計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）的使用、管理、維修、報廢等應(yīng)符合涉密信息設(shè)備使用保密管理的有關(guān)規(guī)定。

（3）落實(shí)身份鑒別

應(yīng)建立以數(shù)字證書為核心的身份認(rèn)證系統(tǒng)，按照密級選擇安全保密方式實(shí)現(xiàn)用戶身份鑒別。應(yīng)提供專用的登錄控制模塊對登錄用戶進(jìn)行身份標(biāo)識和鑒別；不得設(shè)置匿名賬戶；應(yīng)具備用戶身份標(biāo)識和鑒別信息復(fù)雜度檢查功能，確保管理系統(tǒng)中不存在重復(fù)身份標(biāo)識、身份鑒別信息不被冒用；應(yīng)具備單點(diǎn)登錄和用戶行為記錄功能。

（4）訪問控制

嚴(yán)格按照《人事數(shù)字檔案信息系統(tǒng)》做好訪問控制，主體應(yīng)控制到單個用戶，客體應(yīng)控制到單個頁面。

（5）安全審計

完善安全事件審計功能，并將審計范圍覆蓋所有用戶。通過審計功能，做好日志記錄，包括事件發(fā)生時間、發(fā)起者信息、類型、描述和結(jié)果等各方面的記錄。同時，可以實(shí)現(xiàn)自動備份以及手動備份。

（6）權(quán)限劃分

《人事數(shù)字檔案信息系統(tǒng)》需要設(shè)置系統(tǒng)管理員、安全保密管理員、安全審計員，且做到相互獨(dú)立，相互制約，實(shí)行“三員分離”。

（7）數(shù)據(jù)保護(hù)

在系統(tǒng)中通過加密技術(shù)確保存儲和傳輸過程中數(shù)據(jù)的完整性；數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲中應(yīng)采取相應(yīng)的密碼保護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)傳輸和存儲的安全。同時，完善涉密信息完整性檢測功能，能發(fā)現(xiàn)信息被篡改、偽造、刪除等情況，并產(chǎn)生審計日志。

（四）構(gòu)建專業(yè)檔案管理隊伍

隨著首鋼集團(tuán)人事檔案管理數(shù)字化的全面深入，人事檔案管理的工作重心從紙質(zhì)檔案管理朝著紙質(zhì)檔案保護(hù)以及電子數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變，所有的日常運(yùn)行維護(hù)、信息化功能、流程監(jiān)督管控等，對檔案管理隊伍提出更高要求，需要管理隊伍具備良好的信息化意識。因此，需要結(jié)合實(shí)際情況加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，一方面，需要加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)；另一方面，還要進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的教育，從而建設(shè)一支專業(yè)的檔案管理隊伍，這樣才能滿足數(shù)字化檔案管理的需求[3]。

四、結(jié)語

綜上所述，人事檔案數(shù)字化是信息化時代發(fā)展的必然趨勢。國有企業(yè)以及檔案管理人員需要改變思維以及工作模式，充分利用各種信息技術(shù)推進(jìn)以及完善人事檔案數(shù)字化，這樣才能讓人事檔案有效服務(wù)于各類用戶，讓人事檔案真正成為人事調(diào)動、干部選用中可靠的“聽診器”，從而促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。