中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及對(duì)策研究
——以YKWZ包裝有限公司為例

陳浩良 范家行(大連財(cái)經(jīng)學(xué)院)

■ 前言

中小企業(yè)對(duì)于國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展起著非常重要的作用，然而中小企業(yè)的內(nèi)部控制卻存在很多問題。依照目前中小企業(yè)的管理現(xiàn)狀來看，內(nèi)部控制管理問題日益顯現(xiàn)，對(duì)其經(jīng)濟(jì)效益的增長產(chǎn)生了不利影響。完善和加強(qiáng)中小企業(yè)的內(nèi)部控制是當(dāng)前現(xiàn)代化企業(yè)管理最重要的措施。

■ 中小企業(yè)內(nèi)部控制概述

（一）內(nèi)部控制的基本內(nèi)涵

內(nèi)部控制，是指通過審計(jì)監(jiān)管來促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的正常開展，并保證資產(chǎn)的安全性和完整性，防范、杜絕企業(yè)內(nèi)部管理的混亂與舞弊，確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、合法性和完整性，以此來制定和控制的文件和流程。

（二）中小企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)

根據(jù)中小企業(yè)歷程可分為三個(gè)階段：企業(yè)初創(chuàng)階段、企業(yè)存活階段、企業(yè)擴(kuò)張階段。

企業(yè)初創(chuàng)階段：一般來說，在這階段的內(nèi)部控制特點(diǎn)概括有兩點(diǎn)。首先，需要充分利用會(huì)計(jì)系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)人員必須熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)并準(zhǔn)確處理；其次，由于管理者在大多數(shù)事情上都親力親為，對(duì)日常業(yè)務(wù)了解甚多，較少授權(quán)，在一些關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)上（如合同的訂立、收付款項(xiàng)、銀行票據(jù)和印鑒、發(fā)票事項(xiàng)等）都由管理者自己掌握。

企業(yè)存活階段：企業(yè)在這個(gè)階段可能會(huì)注重業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)張，而忽視了企業(yè)自身的內(nèi)部控制，管理層可能會(huì)認(rèn)為營業(yè)部門是最重要的部門，其他部門的人員要為其服務(wù)，卻弱化了會(huì)計(jì)控制和監(jiān)督的職能。

企業(yè)擴(kuò)張階段：隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大、管理的規(guī)范，建立內(nèi)部牽制的制度也是不可缺少的，當(dāng)企業(yè)每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展處理都經(jīng)過了各個(gè)部門、各個(gè)專業(yè)管理人員的核對(duì)，使彼此之間形成了相互聯(lián)系的制約性，才能確保企業(yè)各個(gè)部門、崗位之間的相互監(jiān)管。

（三）中小企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的意義

1.有利于提升中小企業(yè)經(jīng)營信息和財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量

由于在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中采取了必要的會(huì)計(jì)程序控制手續(xù)和憑證編號(hào)復(fù)核校對(duì)等措施，使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)處理得以相互關(guān)聯(lián)又相互制約，發(fā)揮了一定的監(jiān)督作用，這樣就降低了發(fā)生錯(cuò)誤的概率。

2.有利于確保中小企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全

中小企業(yè)通過對(duì)財(cái)產(chǎn)物資各個(gè)環(huán)節(jié)（采購、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用、會(huì)計(jì)核算等）采取的內(nèi)部控制措施，可以進(jìn)一步減少財(cái)產(chǎn)損失的可能性，與此同時(shí)，中小企業(yè)嚴(yán)格控制各部門鋪張浪費(fèi)及混亂使用財(cái)產(chǎn)物資現(xiàn)象，直接維護(hù)了企業(yè)固有財(cái)產(chǎn)的安全。

3.有利于中小企業(yè)的經(jīng)營管理效率得到有效提升

中小企業(yè)通過內(nèi)部控制的有效手段，促使企業(yè)各部門及員工之間分工合作，發(fā)揮職能及崗位優(yōu)勢(shì)，使中小企業(yè)的部門和人員都明確了各自的職責(zé)目標(biāo)，各盡其職，確保了中小企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)有序、高效地進(jìn)行，管理效率也得到提升。

■ YKWZ 包裝有限公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀

YKWZ 包裝有限公司是一家專門從事食品包裝、蛋糕盒、月餅盒、精品盒、節(jié)日禮盒、手袋及各類食品包裝設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售為一體的專業(yè)包裝的中小規(guī)模企業(yè)。

YKWZ 包裝有限公司目前的組織結(jié)構(gòu)主要由董事會(huì)任命的總經(jīng)理及公司員工組成。在重點(diǎn)的職能領(lǐng)域設(shè)有財(cái)務(wù)科、營業(yè)科、人事總務(wù)科、資材管理科、品質(zhì)管理科和制造科，資材管理科下屬分三個(gè)部門，分別是采購、倉儲(chǔ)、生產(chǎn)計(jì)劃。公司擁有一流的生產(chǎn)工藝設(shè)備，成熟的生產(chǎn)技術(shù)，依附科技方面的大投入，以自主創(chuàng)新不斷引進(jìn)復(fù)合型人才，經(jīng)過對(duì)現(xiàn)有產(chǎn)品和新產(chǎn)品的研發(fā)生產(chǎn)，取得了較滿意的成效，未來公司業(yè)務(wù)發(fā)展空間較大。目前正處于擴(kuò)張階段，資產(chǎn)規(guī)模已從初期的500 萬元擴(kuò)大至3000 萬元；人員已從成立初期的20 人迅速增加至近300 人；銷量從初期的100 萬元/年上升至800 萬元/年。隨著收入、費(fèi)用不斷擴(kuò)張，對(duì)公司內(nèi)部控制帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

（一）內(nèi)部控制環(huán)境不夠完善

YKWZ 包裝有限公司雖然在內(nèi)部控制方面建立了董事會(huì)和經(jīng)營管理層之間互相監(jiān)督的治理機(jī)制，但公司并沒有成立監(jiān)事部門，以致公司在相關(guān)事項(xiàng)決策時(shí)，董事會(huì)與相關(guān)部門的總經(jīng)理出現(xiàn)了職能重疊現(xiàn)象，引起總經(jīng)理在公司的職能權(quán)力較大，涵蓋了人事職務(wù)的調(diào)整、生產(chǎn)經(jīng)營方向的決策、員工培訓(xùn)、績效考核等工種的權(quán)力范圍。這種一人權(quán)力獨(dú)大的現(xiàn)象在中小企業(yè)中普遍存在，會(huì)引起公司內(nèi)部權(quán)責(zé)不分、相互制約作用性減弱的后果。

（二）公司業(yè)務(wù)循環(huán)方面意識(shí)薄弱

YKWZ 包裝有限公司在確定采購時(shí)間和采購數(shù)量時(shí)，要對(duì)以往的使用情況進(jìn)行分析，通過計(jì)算找到其最低訂貨點(diǎn)和最佳訂貨量。但是目前公司并沒有采用科學(xué)的方法去進(jìn)行計(jì)算預(yù)測(cè)和分析，而更多的是依靠經(jīng)驗(yàn)，這樣很難真正對(duì)公司的庫存和采購進(jìn)行科學(xué)的控制。在這個(gè)問題上，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)沒有考慮其重要性，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)也不足，只是單單認(rèn)為增加一項(xiàng)審核控制活動(dòng)，會(huì)使采購效率降低，同時(shí)控制成本增加，認(rèn)為不需要增加這項(xiàng)控制，對(duì)公司來說有一定的財(cái)務(wù)和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

（三）信息與溝通不及時(shí)

公司高層管理者對(duì)信息化建設(shè)的重視程度不高，他們認(rèn)為，生產(chǎn)建設(shè)高于文化管理建設(shè)，這也是自身文化素質(zhì)的局限性所導(dǎo)致。目前在實(shí)際運(yùn)行中，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)只被用來處理一些簡(jiǎn)單的表面數(shù)據(jù)工作，離企業(yè)要求的工作內(nèi)容相差甚遠(yuǎn)。如果YKWZ 包裝公司不注重信息化平臺(tái)的建設(shè)，那么將無法進(jìn)一步完善其內(nèi)部控制，也影響公司業(yè)務(wù)的進(jìn)一步拓展。

■ 完善YKWZ 包裝有限公司內(nèi)部控制的對(duì)策建議

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

YKWZ 包裝有限公司應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況保證公司的有效運(yùn)行，依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的有關(guān)要求，明確公司的組織架構(gòu)及主要崗位職責(zé)，使內(nèi)部控制制度得到良好有效的運(yùn)行。針對(duì)前面論述的目前組織機(jī)構(gòu)的缺陷，建議YKWZ 包裝有限公司的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行必要的調(diào)整，并且根據(jù)公司內(nèi)部審計(jì)的需要，在董事會(huì)以下增設(shè)獨(dú)立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，該內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)是在董事會(huì)授權(quán)下對(duì)本公司的全部經(jīng)營運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)。在進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)注意將董事會(huì)與公司的管理層分開，至少在形式上杜絕決策董事兼任總經(jīng)理的現(xiàn)象存在，切實(shí)堅(jiān)持不相容職務(wù)相分離的制度要求。

（二）完善公司業(yè)務(wù)循環(huán)活動(dòng)

對(duì)于采購環(huán)節(jié)中的采購訂單審核問題，依據(jù)YKWZ 包裝有限公司目前的狀況，可以在財(cái)務(wù)監(jiān)督的基礎(chǔ)上做一些簡(jiǎn)化。建議YKWZ 包裝有限公司增加財(cái)務(wù)部門審核控制的程序，考慮到采購的時(shí)效性，以及控制成本費(fèi)用的要求，財(cái)務(wù)部門可以只對(duì)采購申請(qǐng)單中的現(xiàn)有庫存量一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行審核。此外，協(xié)調(diào)采購與財(cái)務(wù)兩部門針對(duì)當(dāng)前的實(shí)際情況寫一份付款計(jì)劃，一般情況下，該計(jì)劃方案要與公司總政策保持一致性，并聯(lián)合上報(bào)公司總經(jīng)理，經(jīng)公司批準(zhǔn)后方可應(yīng)用到工作中。如果在實(shí)際工作中發(fā)生一些特殊情況，在優(yōu)先保證某一供應(yīng)商的付款時(shí)，應(yīng)由采購部門先提出支付申請(qǐng)，寫明理由，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后優(yōu)先支付。

（三）加快進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)

隨著YKWZ 包裝有限公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，員工信息量將大大增加，所以公司的信息溝通及反饋機(jī)制將變得越發(fā)重要?？v向和橫向的信息交流及溝通渠道的結(jié)合，將保證信息及時(shí)暢達(dá)地傳遞。在公司業(yè)務(wù)處理中，審批人員可以通過辦公系統(tǒng)發(fā)起與其他相關(guān)人員的溝通，在相關(guān)人員的反饋結(jié)束后，綜合判斷業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)和建議，建立縱向的信息溝通渠道，部門協(xié)作和內(nèi)部請(qǐng)示機(jī)制則將所有相關(guān)部門人員集中起來。

■ 總結(jié)

伴隨我國內(nèi)部控制理論研究的螺旋式向上發(fā)展，對(duì)于中小企業(yè)，特別是規(guī)模迅速擴(kuò)張的中小企業(yè)來說，已經(jīng)開始意識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，企業(yè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵還是要加強(qiáng)內(nèi)部控制。本文通過對(duì)YKWZ 包裝有限公司的案例研究，運(yùn)用內(nèi)部控制的理論，描述了YKWZ 包裝有限公司的內(nèi)部控制現(xiàn)狀，同時(shí)對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生的問題，從不同維度展開分析，試圖有針對(duì)性地提出內(nèi)部控制的主要思路和措施。