淺析互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新模式

蒙冠朝

（廣西合山市督查和績效評估中心，廣西 合山 546500）

信息資源共享視域下，現(xiàn)代檔案管理工作仍然有很大的上升空間，應(yīng)提高對檔案信息資源整理、開發(fā)與歸納的重視，以提高檔案信息資源的利用率。在現(xiàn)代檔案管理工作中，應(yīng)注重將歷史發(fā)展規(guī)律與當(dāng)前實(shí)際充分結(jié)合，突出自身特點(diǎn)，切實(shí)提高檔案管理水平，在信息共享過程中融入先進(jìn)技術(shù)，保證信息資源的安全性，能有效促進(jìn)社會和諧發(fā)展，其重要性不言而喻。

一、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代我國檔案管理工作存在的問題

（一）管理信息規(guī)劃和體制落后

目前，雖然我國的檔案管理工作進(jìn)步很大，但仍存在很大問題。首先，管理信息規(guī)劃和體制落后是制約其發(fā)展的主要因素，主要體現(xiàn)在：一是我國檔案管理體制較落后，且檔案資源的空間分布始終呈分離狀態(tài)，加之受到資金匱乏和權(quán)限不足等因素的影響，導(dǎo)致檔案信息資源很難統(tǒng)一管理，搜集與整理檔案信息資源更加繁瑣。二是不確定的檔案信息量增加，檔案數(shù)字化建設(shè)處于變化發(fā)展中，信息化檔案還未具備較高的全面性和真實(shí)性，并不利于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的構(gòu)建。

（二）檔案管理服務(wù)手段落后

對于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，檔案管理工作主要包括對信息資源的整理、著錄、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)、利用、服務(wù)等環(huán)節(jié)，檔案形式主要為文字、聲像、圖像及其他形式的文件材料，還有財(cái)會、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)等。而傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，主要在于與信息時(shí)代發(fā)展脫軌，無法滿足現(xiàn)代信息社會對檔案信息的實(shí)際需求，而且檔案資源不全面、不完整，難以達(dá)到用戶的現(xiàn)實(shí)使用要求。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新

（一）積極開展創(chuàng)新服務(wù)

1.合理規(guī)劃檔案館。隨著我國檔案館局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)程的逐漸完善，有關(guān)檔案館需要充分利用符合自身建設(shè)的網(wǎng)頁形式，有效的開展在線數(shù)據(jù)與信息的共享，且將管理平臺與企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)站并聯(lián)，以此實(shí)現(xiàn)用戶信息的在線檢索功能。檔案的管理人員要及時(shí)更新檔案信息資源庫，特別是建設(shè)文檔數(shù)據(jù)庫，來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上平臺電子文檔的管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文件管理的合法化與智能化。

2.實(shí)現(xiàn)文件有序上傳。目前存在于單一的電腦上進(jìn)行收集電子文檔已然成為檔案管理多數(shù)電子文件無法回避的問題，相比于以往的文件，多數(shù)文件都是通過文件上傳和文件下載實(shí)現(xiàn)的，所以通過更改傳統(tǒng)的工作方式，可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中建立一個(gè)操控平臺，自動(dòng)能在網(wǎng)上上傳電子文檔。將它們進(jìn)行有效的收集后，再將其存檔于服務(wù)器中。

3.完善電子文件管理平臺。企業(yè)檔案管理的相關(guān)部門要加大溝通力度，及時(shí)完善電子檔案數(shù)據(jù)管理部門，此部門將建立在公司部門的檔案中，并可用作公司資源數(shù)據(jù)庫的重要的部分。電子數(shù)據(jù)管理平臺集中管理網(wǎng)站所有的歸檔問題，在網(wǎng)站中可提供保密與非保密的文件查詢，實(shí)現(xiàn)電子信息資源的云共享。這項(xiàng)服務(wù)還具有覆蓋范圍廣，內(nèi)容豐富且利用程度很高。

（二）拓展相關(guān)服務(wù)平臺

1.社會化的信息服務(wù)。通過企業(yè)內(nèi)部提供的服務(wù)轉(zhuǎn)變類型可以全面的服務(wù)檔案管理人員可以促使他們達(dá)成共識建議。這主要是由于檔案部門不僅僅要面臨在所有社交活動(dòng)中利用檔案信息的個(gè)人，而且還對特別的用戶提供服務(wù)，在社會信息化高度發(fā)展的今天中，人們對信息的需求量與日俱增。伴隨著我國科技水平的飛速發(fā)展，人們對生產(chǎn)建設(shè)與管理的層次也越來越復(fù)雜，信息化服務(wù)也變得不可分割，需求單一的檔案信息將會被檔案，文件和信息檢索材料的全面代替。

2.落實(shí)服務(wù)主體。在目前的信息社會中，相關(guān)檔案管理人員會從信息資源開發(fā)來分析，不單單再是一名檔案保管者，而是檔案信息的財(cái)富持有人與貢獻(xiàn)者。對于檔案自身的價(jià)值而言，其是檔案信息的收集服務(wù)部門，通信與擁有信息技術(shù)的服務(wù)人群。當(dāng)下是經(jīng)濟(jì)智能化高度發(fā)展與改革創(chuàng)新的時(shí)代，是智能信息化發(fā)展的主要方向，為企業(yè)檔案服務(wù)謀福利的基礎(chǔ)，積極創(chuàng)建檔案服務(wù)平臺，主要以信息收集，檢索與服務(wù)為主要的研究內(nèi)容，及時(shí)的開展有關(guān)工作。

3.提升橫向聯(lián)合管理機(jī)制。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，人類知識體系的構(gòu)成水平逐年提高。對于龐大而又復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，所有的文件部門都不會正常的收集，組織，處理，保存和使用所有知識和信息，十分有必要打破部門之間的鴻溝，完善健全現(xiàn)有服務(wù)機(jī)制與綜合管控，積極發(fā)揮著各界的優(yōu)勢層面。建立聯(lián)合機(jī)制共享資源，實(shí)現(xiàn)資源的合理共享會促進(jìn)每個(gè)部門彼此共享資源，并使用戶可以輕松獲取更廣泛的知識信息。

（三）優(yōu)化預(yù)算編審平臺，完善績效目標(biāo)管理

科學(xué)合理地設(shè)置績效目標(biāo)，是規(guī)范預(yù)算編制、進(jìn)行績效監(jiān)控及開展績效評價(jià)的重要舉措。既然“套模板”是很多的財(cái)務(wù)人員的“無奈之舉”，那至少要保證“套對模板”?，F(xiàn)在的預(yù)算編制系統(tǒng)一般都有預(yù)設(shè)的績效目標(biāo)指標(biāo)供預(yù)算單位進(jìn)行選擇，但是基層單位的情況比較復(fù)雜，往往不能涵蓋預(yù)設(shè)的內(nèi)容。事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員只能根據(jù)自己的判斷自行填寫，而基層財(cái)務(wù)人員“門外漢”居多，填寫不規(guī)范，這就要求在設(shè)置這些內(nèi)容的時(shí)候多考慮基層的情況，既然要給大上”的內(nèi)容要根據(jù)部門職能、項(xiàng)目規(guī)劃、支出計(jì)劃等實(shí)際情況，結(jié)合具體工作內(nèi)容，在廣泛征求意見、充分溝通協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，綜合考慮產(chǎn)出、成本、經(jīng)濟(jì)效益、社會效益、生態(tài)效益、可持續(xù)影響、服務(wù)對象滿意度等績效指標(biāo)，設(shè)立單位整體績效目標(biāo)和項(xiàng)目績效目標(biāo)。統(tǒng)一填報(bào)格式和口徑，注意增加表格之間數(shù)據(jù)鉤稽關(guān)系，同時(shí)增加文字提示說明以方便基層財(cái)務(wù)人員操作。

三、結(jié)語

綜上所述，信息是新時(shí)代發(fā)展進(jìn)程中的重要社會資源，檔案資源對人們的生活、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、工作等方面都具有不可忽視的價(jià)值，逐漸受到廣泛重視。因此，為了順應(yīng)信息時(shí)代的現(xiàn)實(shí)發(fā)展所需，應(yīng)著眼于檔案管理創(chuàng)新工作，充分發(fā)揮信息技術(shù)對提高檔案管理質(zhì)量和水平的巨大優(yōu)勢，完善檔案信息資源管理制度，建設(shè)數(shù)字化檔案信息資源，為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。