社會(huì)救助中心電子檔案管理探討

閆新平

（忻州市救助站，山西 忻州 034000）

目前我國(guó)的生活水平發(fā)生了翻天覆地的變化，全面建成小康社會(huì)已經(jīng)到了決勝階段，但部分地區(qū)仍然存在著因病或因?yàn)?zāi)導(dǎo)致的絕對(duì)貧困和流浪人員，所以社會(huì)救助中心的發(fā)展和建設(shè)勢(shì)在必行。當(dāng)前，社會(huì)救助中心的大部分工作仍需要依靠現(xiàn)有的資料和檔案來(lái)進(jìn)行，一些紙質(zhì)的文件、圖書(shū)、圖表、文獻(xiàn)資料等相關(guān)文件在傳遞、存儲(chǔ)中不可避免地出現(xiàn)一些管理方面的問(wèn)題，且傳遞時(shí)間不能保證，如果有了計(jì)算機(jī)技術(shù)的加入，不僅可以對(duì)文件、資料進(jìn)行及時(shí)地收集和歸檔，而且還可以迅速傳遞并實(shí)現(xiàn)備份保存，從而減少了對(duì)紙質(zhì)文件的利用，有效地保護(hù)了原件。

一、社會(huì)救助中心電子檔案管理現(xiàn)狀

社會(huì)救助中心實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理是大勢(shì)所趨，不僅可以從根本上解決紙質(zhì)檔案重復(fù)利用的問(wèn)題，而且還可以使檔案管理更方便、更便捷，檔案信息傳遞更快捷，進(jìn)而提高電子檔案信息的使用率，滿足各方面利用者的需要。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，在我國(guó)一些地方和單位，還很難做到信息化和統(tǒng)一管理，所以目前管理上存在著很多問(wèn)題，且管理水平參差不齊。檔案里的信息比較多，且主要分為以下幾種：電子報(bào)表、圖形、視頻文件、電子郵件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件、網(wǎng)頁(yè)文件以及文本文件等。這些電子檔案在管理方式、信息互動(dòng)、載體形式等方面與紙質(zhì)檔案并存，特別是過(guò)去形成的保存在檔案室的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，沒(méi)有轉(zhuǎn)換成電子檔案，這樣就導(dǎo)致傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無(wú)法跟上現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，而現(xiàn)在產(chǎn)生的電子檔案又沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)件歸檔保存，因此出現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理、利用等方面的不協(xié)調(diào)和不統(tǒng)一，影響了電子檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)和信息共享。

二、社會(huì)救助中心電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）電子檔案不能完全取代紙質(zhì)檔案資料

在當(dāng)下社會(huì)救助中心的檔案管理中，電子檔案還不能完全取代紙質(zhì)檔案，不少社會(huì)救助中心的正常運(yùn)行依然主要依靠紙質(zhì)資料，在沒(méi)有實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的地方和單位，電子檔案的形成還不很普遍，多數(shù)地方的社會(huì)救助中心自成立以來(lái)至信息技術(shù)普及之前都是通過(guò)紙質(zhì)檔案進(jìn)行資料錄入和登記。所以目前我國(guó)的社會(huì)救助中心已經(jīng)擁有數(shù)量不少的紙質(zhì)檔案，還沒(méi)有錄入到計(jì)算機(jī)里面成為電子檔案。同時(shí)，由于社會(huì)救助中心人員編制和技術(shù)力量的缺乏，現(xiàn)有的工作人員忙于處理日常業(yè)務(wù)，很少有專門(mén)的工作人員將紙質(zhì)檔案錄入電腦，這樣久而久之就造成了檔案丟失或損壞。其次，從某種意義上講，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息服務(wù)是以其保守性來(lái)維護(hù)其權(quán)威性的。如簽訂協(xié)議時(shí)，都是在紙質(zhì)上，而且合同在簽字時(shí)一定要舉行簽字儀式，經(jīng)多邊談判，雙方簽字、蓋章等一系列程序后方可生效，雙方同時(shí)保持原件。而電子檔案信息服務(wù)可將信息快捷地傳遞到用戶手上。網(wǎng)上檔案信息一般是開(kāi)放信息，價(jià)值不大，權(quán)威性較差，這類信息一般量大雜亂，用戶查詢識(shí)別真假難度較大。

（二）缺乏檔案管理意識(shí)

在很大程度上由于對(duì)社會(huì)救助檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠，甚至是沒(méi)有將檔案管理真正納入議事日程，與業(yè)務(wù)工作同安排同部署，在人員的配備上兼職多，專崗少，缺乏對(duì)檔案工作所需資金的投入，疏于利用制度進(jìn)行管理檔案，尚未把檔案工作列入綜合考核制度體系中，從而嚴(yán)重影響檔案管理工作的健康開(kāi)展。并且由于電子文件形成的時(shí)間短，檔案管理人員又對(duì)社會(huì)救助中心的電子檔案錄入不是很熟練，也就導(dǎo)致信息和資料不能按時(shí)存檔。除此之外，就是對(duì)于檔案管理方面疏于嚴(yán)格的規(guī)范來(lái)約束，長(zhǎng)此下去會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案工作的發(fā)展也有一定程度的影響。而且紙質(zhì)檔案裝訂以及整理時(shí)，沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類，因此也就導(dǎo)致在進(jìn)行電子檔案錄入時(shí)，許多紙質(zhì)檔案因?yàn)榉爆嵑蛷?fù)雜，所以體現(xiàn)不出電子檔案本身的便捷快速優(yōu)勢(shì)，檔案管理的效率也相對(duì)比較低下。

（三）檔案管理人員的知識(shí)有待提高

一般情況下，社會(huì)救助中心的工作人員學(xué)習(xí)層次和工作崗位都偏向于中年化，而且也比較喜歡采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料錄入，加之在制度層面也沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)定，除此之外，社會(huì)救助中心電子檔案的管理人員文化程度比較低，熟悉信息技術(shù)領(lǐng)域的人才也比較少，因此對(duì)檔案實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，工作上被動(dòng)的多、主動(dòng)的少，直接影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員隨意改動(dòng)資料，也就會(huì)造成檔案資料的不完整。再者就是對(duì)社會(huì)救助中心的資金投入比較少，以至于社會(huì)救助中心里的工作人員的待遇也普遍不是很優(yōu)越，因此要想找到有電子檔案管理方面的專門(mén)人才是難上加難。

三、改進(jìn)社會(huì)救助中心電子檔案管理的措施

（一）加大電子檔案管理的投入，對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理

為了使社會(huì)救助中心的電子檔案管理更加現(xiàn)代化，首先應(yīng)該要加大計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施的投入，在逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化過(guò)程中實(shí)現(xiàn)電子檔案的形成、存儲(chǔ)和利用。只有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中電子檔案的儲(chǔ)存，這樣才能幫助使用者有效地、及時(shí)地進(jìn)行資料查閱，不僅節(jié)省人力、財(cái)力和物力，同時(shí)也能夠節(jié)省時(shí)間，提高電子檔案的使用效率。另外，社會(huì)救助中心要想更好地發(fā)展下去，就需要切實(shí)滿足當(dāng)下電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)存介質(zhì)的多元化發(fā)展。此外，社會(huì)救助中心還應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)化管理的目標(biāo)，必須要改變傳統(tǒng)管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會(huì)救助中心檔案的“利用”性質(zhì)。比如：建立社會(huì)救助工作的信息管理系統(tǒng)，使得社會(huì)救助中心電子檔案工作的檢查更為便捷、內(nèi)容更為準(zhǔn)確。

（二）健全管理制度，明確電子檔案管理工作流程

由于電子檔案中的資料信息相對(duì)比較分散，所以我們應(yīng)該建立一套健全的檔案監(jiān)督管理制度，使得檔案人員能夠清晰了解電子檔案的管理過(guò)程。在對(duì)電子檔案資料的搜集和歸類處理過(guò)程中，工作人員需要建立起必要的網(wǎng)絡(luò)信息共享機(jī)制，在社會(huì)救助中心的各部門(mén)之間也要有信息共享的辦法和權(quán)限，主要負(fù)責(zé)一些重要信息的保存，防止部門(mén)之間相互查閱時(shí)丟失或遺漏，進(jìn)而保障資料的準(zhǔn)確性和完整性。一般來(lái)說(shuō)，在對(duì)各類電子檔案材料進(jìn)行回放或者歸檔的過(guò)程中，應(yīng)該將長(zhǎng)期保存好的各類電子檔案材料進(jìn)行拷貝，保證其有絕對(duì)安全的備份，條件許可的情況下，還應(yīng)該實(shí)行異地備份保存，這樣就可以保證電子檔案的絕對(duì)安全。在平時(shí)的管理工作中，還要定期對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制、轉(zhuǎn)錄，這樣才能夠有效地確保電子檔案保存介質(zhì)的及時(shí)更新，提高資料的可靠性和安全性。同時(shí)為了更高的健全社會(huì)救助中心的檔案管理制度，要建立檔案管理員專屬系統(tǒng)，為防止重要資料泄露或遺失，選擇專門(mén)的負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行資料錄入和整理。

（三）培養(yǎng)和調(diào)高工作人員的專業(yè)能力

檔案管理工作人員要明確自身的工作職責(zé)，注重自身綜合素質(zhì)、工作能力的提高，才能夠把好社會(huì)救助保障工作的第一關(guān)。社會(huì)救助檔案管理工作離不開(kāi)工作人員的責(zé)任心，如果工作人員檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，那么實(shí)施的社會(huì)救助活動(dòng)必然會(huì)出現(xiàn)“紕漏”，甚至還會(huì)造成更大程度的不公。因此針對(duì)工作人員要做到：首先，調(diào)整工作人員的年齡結(jié)構(gòu)，要多招募接受過(guò)良好教育的年輕人，對(duì)于年齡偏大的工作人員則要實(shí)現(xiàn)員工定期培訓(xùn)，要設(shè)置考核制度,要定期定時(shí)地對(duì)他們的專業(yè)能力和信息技術(shù)能力進(jìn)行培訓(xùn)和考核，鼓勵(lì)他們?nèi)⒓痈鞣N社會(huì)等級(jí)考試，把考核的結(jié)果和自身能力修養(yǎng)的提高和工作待遇掛鉤。其次，要提升他們的工作待遇，只有將工作人員的待遇適當(dāng)?shù)奶嵘?，才能使他們發(fā)揮出積極性。其次，也應(yīng)當(dāng)依照檔案管理的實(shí)際需求，針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，適當(dāng)?shù)恼{(diào)整工作人員的年齡結(jié)構(gòu)，盡量多招聘各方面比較良好的年輕人。最后，也要定期地進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)展多方位的知識(shí)體系培訓(xùn)教育，進(jìn)一步完善管理人員的知識(shí)框架和信息素養(yǎng)，并在工作中積累經(jīng)驗(yàn)以適應(yīng)信息技術(shù)的需求。

四、結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)救助中心電子檔案利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，可以有效地進(jìn)行信息資料的查詢和利用，同時(shí)也能夠大大提高其工作效率。但在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，社會(huì)救助中心的電子檔案管理中存在的問(wèn)題，各級(jí)民政主管部門(mén)和社會(huì)救助站所應(yīng)該要予以足夠重視，并能夠在解決存在問(wèn)題的同時(shí)，有效地利用電子檔案管理，促進(jìn)社會(huì)救助等各項(xiàng)工作和活動(dòng)的順利開(kāi)展。