電力企業(yè)電子檔案單套制歸檔模式研究實踐

楊 翼，黃 林，陳雪萍

(1.國網(wǎng)上海市電力公司市北供電公司，上海 200072；2.國網(wǎng)上海市電力公司電力科學研究院，上海 200437；3.國網(wǎng)上海市電力公司，上海 200122)

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，辦公自動化得到更廣泛的應(yīng)用，信息記錄方式更多轉(zhuǎn)向了電子檔案與電子文件。電子文件的數(shù)量呈幾何級數(shù)增長，電子檔案的歸檔模式也出現(xiàn)了根本性變化。在日常事務(wù)中，企業(yè)需要在第一時間處理好海量電子檔案，傳統(tǒng)的電子文件雙套制歸檔模式顯然已無法滿足需求，有必要借助計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升檔案管理的服務(wù)層次。

隨著《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》和國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》的相繼發(fā)布，明確了電子文件法律地位，支持在有條件的部門開展電子檔案單套制(即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制(即不再生成紙質(zhì)檔案)管理試點，這為電力企業(yè)積極探索電子檔案單套制歸檔模式，提升了自身數(shù)字文件管理能力提供政策依據(jù)。

1 電子檔案單套制歸檔模式概述

從政策規(guī)定與實際運用角度看，電子文件單套制歸檔模式已逐漸發(fā)展為一種重要模式。電子檔案單套制歸檔并非國際通用術(shù)語，而是以數(shù)字轉(zhuǎn)型(Digital Transition)、數(shù)字連續(xù)性(Digital Continuity)等表達紙質(zhì)檔案全面向電子檔案歸檔轉(zhuǎn)型的行動，即電子文件管理要實現(xiàn)“數(shù)字連續(xù)性”，管理全過程均以數(shù)字方式進行，涵蓋電子文件生命周期全過程，這種做法的典型代表是美國和澳大利亞。美國實施電子文件檔案(Electronic Records Archives,簡稱ERA)戰(zhàn)略，為保存數(shù)字文件并提供長期訪問，將ERA作為一種戰(zhàn)略舉措應(yīng)用于美國國家檔案與檔案管理局(NARA)。相關(guān)研究從1998年開始，自此ERA的運營能力得到初步顯現(xiàn)。ERA2.0于2018年推出，主要特點是云架構(gòu)與模塊化設(shè)計，這兩種創(chuàng)新設(shè)計可使新產(chǎn)生的一些需求得到充分滿足。生產(chǎn)文件的聯(lián)邦機構(gòu)負責系統(tǒng)中文件的上傳、處理與保存，最終生成訪問版本納入國家檔案館目錄。澳大利亞推進2020數(shù)字連續(xù)性政策，為確保業(yè)務(wù)流程涵蓋所有信息管理，力爭使政府的服務(wù)和計劃得到進一步優(yōu)化，保障社會效益和經(jīng)濟效益信息的再利用價值。澳大利亞國家檔案館按照相關(guān)計劃擬定了4個關(guān)鍵步驟：一是各機構(gòu)制訂信息治理框架并全面加以實施；二是實現(xiàn)政府信息的互相操作；三是實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的全數(shù)字化；四是檔案館明確規(guī)定關(guān)于標準信息管理的能力及專業(yè)水平。這一政策使紙質(zhì)文件進一步減少，使信息治理得到進一步改善，數(shù)字轉(zhuǎn)型得到更多人關(guān)注的同時也使機構(gòu)能力獲得了提升，紙質(zhì)文件的大量積壓現(xiàn)象不復存在?？陀^而言，無論是政府行政效力的提高，還是社會記憶的留存，均離不開數(shù)字轉(zhuǎn)型。

國內(nèi)對電子文件的研究始于20世紀九十年代，電子文件歸檔理論日益完善，但電子檔案單套制歸檔模式的研究仍處于起步階段。目前研究多側(cè)重于分析電子文件雙套制的產(chǎn)生原因、發(fā)展過程以及存在問題，對于如何解決電子文件雙套制歸檔存在的問題沒有較為全面系統(tǒng)的建議。從實踐探索研究來看，浙江省的“最多跑一次”電子化歸檔，上海自貿(mào)區(qū)、青島市、珠海市等的單套制歸檔實踐為單套制管理提供了較多創(chuàng)新經(jīng)驗。

2 電子檔案單套制歸檔模式創(chuàng)新特點

對電子檔案單套制歸檔模式進行初步試點整體效果較好，在創(chuàng)新方面主要體現(xiàn)在以下4方面。

2.1 降低檔案制作和保管成本

單套制歸檔不需要打印和保管大量紙質(zhì)副本，解決了實體檔案整理和庫房管理占用大量人力、物力資源的問題。高像素圖片、矢量圖、音頻、視頻等難以轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案，通過單套制歸檔模式既便捷，又能夠使檔案管理成本大幅降低。

2.2 減少檔案人員工作量

單套制歸檔是全周期性管理，無論是收集、分類、整理，還是編目、裝盒、排架，包括統(tǒng)計、鑒定等程序，都是在電子檔案生成過程中同步完成，檔案管理人員的工作量大幅減輕。

2.3 提升歸檔檔案真實完整性

傳統(tǒng)雙套制歸檔模式下，很多格式種類的電子文件，包括音視頻、超文本、數(shù)據(jù)庫、多媒體等，無法百分之百地轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)副本輸出、歸檔。單套制可使各立檔單位制作的電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)完整地上傳歸檔，既便捷高效，又能保證歸檔檔案的真實性，而且還能夠在技術(shù)和內(nèi)容上為建立數(shù)字檔案館奠定堅實基礎(chǔ)。

2.4 降低檔案匹配比對失誤率

眾所周知，人工是無法進行精細繁雜檢驗的，在比對圖像的色溫、色彩、線條以及大容量文本時尤其易出現(xiàn)大的誤差。在雙套制模式下需要進行的比對、匹配、印證工作，在單套制歸檔模式下都無需再去做，失誤率得到有效降低。

3 電力企業(yè)檔案特點與開展電子檔案單套制歸檔的實踐基礎(chǔ)

3.1 電力企業(yè)檔案特點

隨著電力企業(yè)業(yè)務(wù)范圍不斷擴大、國際化戰(zhàn)略加快實施、法治企業(yè)建設(shè)深入推進和運行方式不斷調(diào)整，如何實現(xiàn)“以文輔政，以檔資政”，是新時代檔案工作需要認真研究的課題。電力企業(yè)檔案具備常規(guī)檔案資料的基本要素特征，包括原始性、真實性、規(guī)范性等，同時也具有其他類型企業(yè)不具備的獨特要素。

3.1.1 檔案類別繁多，工作流程繁瑣

電力企業(yè)檔案資料按性質(zhì)可劃分為多種類別，如生產(chǎn)經(jīng)營類、財務(wù)管理類、工程建設(shè)類等?，F(xiàn)代電力企業(yè)在記錄重大節(jié)點事件時，往往要求必須展現(xiàn)完整的發(fā)展歷程和全生命周期,做到生動、全面、宏觀，因此在征集、整理、歸集、錄入相關(guān)資料時需要把各種格式的資料進行綜合歸檔，在這些資料中多媒體資料、影像、圖片是必不可少的，因而工作內(nèi)容龐大，工作程序繁瑣。

3.1.2 形成單位眾多，水平參差不齊

電力企業(yè)工程檔案資料多來源于各類型參建單位，包括監(jiān)理、施工和配套的監(jiān)造等。檔案歸檔有兩個特點：一是點多面廣；二是來源渠道多且分散。此外，不同歸檔部門檔案管理水平參差不齊，不利于提升檔案管理的科學化、規(guī)范化水平。

3.1.3 檔案專業(yè)性強，管控難度較大

電力企業(yè)檔案資料涉及消防、電氣、設(shè)備、土建，乃至黨建、紀檢、人資、財務(wù)等眾多專業(yè)性極強的門類，大大增加了文檔綜合管控的難度。要全面適應(yīng)并綜合駕馭這些門類，完全依靠以往傳統(tǒng)檔案管理模式是很難做到的。

3.2 電力企業(yè)開展電子檔案單套制歸檔

采用電子文件歸檔及電子檔案單套制歸檔，對于電力企業(yè)有著很大的現(xiàn)實緊迫性和具體可操作性。

3.2.1 檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)扎實

目前，電力企業(yè)共收錄文書、科技、照片、實物等通用專業(yè)門類和專業(yè)業(yè)務(wù)等7個門類、49種類型的檔案，涵蓋了公司核心業(yè)務(wù)的全部檔案資料，各類檔案共計1 944萬卷、1.78億件，而且大多已完成數(shù)字化，具備較好的電子檔案線上利用條件。

3.2.2 規(guī)章制度體系完備

企業(yè)認真貫徹《檔案法》、《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》等法規(guī)，制訂《檔案管理辦法》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等19項標準，對檔案管理工作進行全面規(guī)范，發(fā)揮文檔一體化優(yōu)勢，積極融入業(yè)務(wù)流程，將檔案要求嵌入電力營銷、物資招投標、基建管理等30余項重點工作，提升檔案管理水平。

3.2.3 檔案信息化支撐好

自2006年開始建設(shè)SG186工程，公司檔案管理模塊作為協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)之一，共管理文書、工程、實物、照片、聲像等各類檔案。2012年開始數(shù)字檔案館建設(shè)工作；2013年企業(yè)承擔的國家電子文件試點正式通過國家電子文件部級聯(lián)席會議驗收，電子文件與數(shù)字檔案館深度融合，率先實現(xiàn)電子文件前端控制并開始持續(xù)深化應(yīng)用。現(xiàn)已基本完成各單位的檔案一級部署實施覆蓋工作。系統(tǒng)共注冊用戶53余萬人，管理各類電子檔案附件約為3億條，電子文件約630TBit。

4 電力企業(yè)電子檔案單套制歸檔模式實踐路徑

電子檔案單套制歸檔管理有很多要求，其中最為基礎(chǔ)和關(guān)鍵的是全程連貫一致的電子化規(guī)范管理。單套制是指無紙管理的全流程，任何一個階段的缺失都會使單套制歸檔模式失敗。從上海自貿(mào)區(qū)電子檔案單套制歸檔管理的實踐經(jīng)驗得出，電子文件的接收、管理和長期保存是單套制管理過程中的3個難題。電力企業(yè)需要結(jié)合自身實際情況，重點從5個方面著手開展電子檔案單套制歸檔模式管理實踐工作。

4.1 前期管控——提升歸檔運轉(zhuǎn)效率

在電子文件創(chuàng)建前需要對其系統(tǒng)、設(shè)備等進行仔細檢查，確定不存在病毒或其他安全問題，并對已有軟硬件進行有針對性的優(yōu)化改造。通過實地調(diào)研，與辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)軟件設(shè)計公司、檔案管理軟件設(shè)計公司共同確定電子檔案元數(shù)據(jù)項及采集方案，明確將數(shù)字證書、簽名算法、簽名時間、電子認證服務(wù)機構(gòu)證書鏈等元數(shù)據(jù)與電子文件同時歸檔，擴充了歸檔要素，提高了電子檔案運轉(zhuǎn)效率。

4.2 流轉(zhuǎn)監(jiān)管——注重監(jiān)督審核把關(guān)

從公文編輯插件的安裝到電子公章的用印，再到流轉(zhuǎn)辦理方面入手，不斷規(guī)范完善OA系統(tǒng)功能，做好系統(tǒng)日常維護、檢查與更新。對文件創(chuàng)建、接收、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)進行嚴格管理控制，實施責任制，提高文件安全系數(shù)。OA系統(tǒng)平臺對電子文件運行流轉(zhuǎn)過程進行全面持續(xù)的監(jiān)控和記錄，會定期對檔案的一系列量化指標進行技術(shù)監(jiān)控和抽檢，監(jiān)控和抽檢內(nèi)容包括日期、門類、數(shù)量等，從而保證生成的電子檔案既符合技術(shù)要求，又能夠長期保存、隨時調(diào)用。

4.3 歸檔銜接——完善全鏈條功能

電力企業(yè)積極聯(lián)系相關(guān)技術(shù)部門研發(fā)電子文件歸檔與電子檔案管理原型系統(tǒng)，把電子文件歸檔、電子檔案管理流程與OA系統(tǒng)完美結(jié)合，檔案歸檔無需再以年度為單位進行，而是可以做到隨辦隨歸，從而避免出現(xiàn)文檔脫節(jié)的問題，確保電子檔案來源真實、結(jié)構(gòu)完整、安全可靠。同時，優(yōu)化電子檔案與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口功能，開展“四性”(真實性、完整性、安全性、可用性)檢測，實現(xiàn)電子文件自動歸檔。此外，企業(yè)通過借助企業(yè)內(nèi)容管理(Enterprise Content Management，簡稱ECM)系統(tǒng)，成功開發(fā)了統(tǒng)一歸檔模塊及系統(tǒng)間的接口規(guī)范和標準，還規(guī)定了歸檔范圍、存儲格式等，使辦理流轉(zhuǎn)完畢的電子文件自動歸檔到ECM系統(tǒng)，簡化了工作流程。

4.4 長期保存——提升數(shù)字認證能力

為提高業(yè)務(wù)部門對電子檔案信息的互認、互信水平，企業(yè)綜合采用元數(shù)據(jù)采集、數(shù)字簽名和自動采集、檢測技術(shù)，以及電子認證與電子簽章技術(shù)，確保每一份業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件在流轉(zhuǎn)過程中不被篡改或增減，實現(xiàn)電子檔案全流程統(tǒng)一管控。為順應(yīng)新時代保密工作要求，進一步做好電子文檔的信息保密工作，企業(yè)還在原始文本數(shù)據(jù)中，嵌入隱形的、具有一定意義的數(shù)字信息，隨之一同傳輸使用，通過采用數(shù)字水印技術(shù)對電子文件或檔案進行內(nèi)容固化，從而達到降低檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容被篡改的可能性目的。

4.5 注重利用——拓展服務(wù)查詢功能

通過與政府“一網(wǎng)通辦”平臺對接，依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，采用“按需分類”、“全文檢索”等手段，為企業(yè)、客戶提供便捷的電子檔案查詢使用服務(wù)，實現(xiàn)電子檔案分層次、分類別的共享利用。

5 電力企業(yè)電子檔案單套制歸檔模式管理建議

5.1 抓住試點契機全面推進數(shù)字檔案館(室)建設(shè)

數(shù)字檔案館(室)是在信息社會背景下應(yīng)運而生的檔案信息管理系統(tǒng)，它在檔案信息的采集與整理、存儲與管理方面均引入了現(xiàn)代信息技術(shù)，將檔案信息進行數(shù)字化處理，并借助各網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息的共享利用及公共服務(wù)。數(shù)字檔案館(室)的建立，有效促進了檔案管理的現(xiàn)代化水平并提升了工作效率，實現(xiàn)了數(shù)字檔案存儲的長期化和檔案信息資源的社會共享，并且提高了檔案保管的安全性及公共檔案的服務(wù)能力。

電子文件產(chǎn)生的源頭是各立檔部門的政務(wù)信息系統(tǒng)，包括業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)。數(shù)字檔案館(室)是電子文件歸檔后的最終歸宿，但是由于數(shù)字檔案館(室)建設(shè)和政務(wù)信息系統(tǒng)不匹配，致使留存在政務(wù)信息系統(tǒng)中的電子文件數(shù)量與日俱增，名副其實的電子檔案并未最終形成。電子文件歸檔之所以沒有見到顯著成效，主要是因為在推進檔案信息化的過程中，并沒有從整個流程的角度來統(tǒng)籌考慮如何管理電子檔案。而要促進電子檔案和電子文件的管理水平不斷提高，就要保證電子文件的歸檔必須是完整的，并且要在有效時間內(nèi)完成，而這就需要合理整合數(shù)字檔案館(室)的建設(shè)和包括業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)在內(nèi)政務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)。企業(yè)現(xiàn)已通過國家檔案局企業(yè)數(shù)字檔案館(室)試點驗收。要抓住機遇，依托政策環(huán)境支持，為進一步推進電子檔案單套制歸檔管理提供助力。

5.2 建立健全電子檔案單套制歸檔的配套制度與措施

我國實施電子檔案單套制歸檔管理，國家層面的主要方式是“試點——推廣”。單套制歸檔模式迎合了實際需要，順應(yīng)了時代潮流，是完全可行的，這一點得到了試點地區(qū)實踐結(jié)果的證明，因此單套制的貫徹落實就應(yīng)該從國家頂層設(shè)計開始著手。而隨著《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局令第6號)的頒布。電力企業(yè)層面也要做好建章立制工作，結(jié)合發(fā)展實際完成配套規(guī)章制度的起草出臺，這些制度包括《電子公文歸檔管理辦法》、《電子公文處理工作辦法》等。此外，按照電子公文歸檔、移動辦公等新功能要求，加快完成移動辦公、電子檔案管理系統(tǒng)等平臺功能研發(fā)升級。

5.3 加強建設(shè)檔案專業(yè)信息化人才隊伍

管理的中心本質(zhì)在于人，要推行電子檔案單套制歸檔模式，就必須要有高素質(zhì)的檔案管理人員與文件處理者，相關(guān)人員的信息安全意識必須不斷增強，面對新的技術(shù)手段要有學習的主動性，并且能夠?qū)@些技術(shù)手段加以合理運用。試點的電力企業(yè)要著力培養(yǎng)、選用復合型業(yè)務(wù)人才，保證這些專業(yè)骨干人才既能夠管理好檔案業(yè)務(wù)，又掌握必備的電力專業(yè)知識，而且對信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理還要相當熟悉，而這就需要做好業(yè)務(wù)技術(shù)教育培訓工作，確保發(fā)展檔案事業(yè)和培養(yǎng)專業(yè)人才同時向前推進。

6 結(jié)語

當今已經(jīng)進入信息時代，促進檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效，在檔案事業(yè)發(fā)展引入電子檔案單套制歸檔新模式是必然趨勢?，F(xiàn)階段電子文件單套制歸檔模式尚存在管理制度不完善和關(guān)鍵技術(shù)不成熟等問題，這將是一個漫長的過程。

電力企業(yè)要主動應(yīng)用電子檔案單套制歸檔模式，著力建設(shè)新的檔案資源體系，從而有效促進檔案管控能力與業(yè)務(wù)能力的提升。要更重視電子檔案的歸檔問題，在實踐中探索真正適用于電子檔案歸檔與管理的科學方案，從承擔歷史責任的高度出發(fā)，切實把那些有價值的歷史記錄保存好、管理好，把檔案事業(yè)發(fā)展推向新的高度，以信息化為核心，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。