干部人事檔案專項審核視角下的學(xué)生檔案管理研究

王近維

（廣安市干部人事檔案服務(wù)中心，四川 廣安 638500）

干部人事檔案專項審核工作，是對干部檔案的全面體檢，重點審核干部的“三齡兩歷一身份”、家庭主要成員及重要社會關(guān)系等信息，尤其是審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等，其中出生時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、干部身份等重要信息的審核依據(jù)材料均涉及學(xué)生檔案，學(xué)生檔案作為干部人事檔案重要形成基礎(chǔ)，每一份材料的準(zhǔn)確性、完整性、真實性都至關(guān)重要，規(guī)范管理學(xué)生檔案，有助于提升干部人事檔案整體質(zhì)量。

一、干部人事檔案專項審核中學(xué)生檔案的常見問題

（一）材料歸檔不全面

專項審核中學(xué)生檔案最常見的問題是材料缺失，其中報考材料、高（初）中畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書等學(xué)籍材料及《入黨申請書》《入黨積極分子培養(yǎng)考察登記表》等黨團材料缺失情況較為突出。缺少最多的材料為《入團志愿書》，因?qū)W生入團時間較早，部分學(xué)校未將《入團志愿書》裝入學(xué)生檔案或?qū)W校集中保存時間短，導(dǎo)致后期難以查找。學(xué)生畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞時其畢業(yè)證書和學(xué)位證書暫未發(fā)放，后期由學(xué)生自行保管，部分學(xué)生未及時移交單位政工人事或因保管不善丟失，致使檔案中雙證未及時歸檔或材料遺失，影響了學(xué)生檔案的完整性。

（二）檔案材料有涂改

學(xué)生檔案材料主要以手寫為主，個別學(xué)生缺乏重視，材料填寫錯誤時存在用筆直接劃去、重新描寫或者用涂改液修改等情形，造成材料有涂改痕跡。學(xué)生檔案中涂改痕跡最多的信息為出生時間，干部人事檔案認(rèn)定出生時間的第一原則為“最先最早”，學(xué)生檔案作為干部人事檔案的最早形成材料，相關(guān)信息記載一致且字跡清晰無涂改痕跡尤為重要。但早期因多種原因，如因入團、入黨、入學(xué)等程序執(zhí)行不規(guī)范、材料審核把關(guān)不嚴(yán)格，學(xué)生為符合相關(guān)條件，主觀故意填大或填小年齡；由于學(xué)生時期個別材料由老師或同學(xué)代為填寫，因信息掌握不準(zhǔn)確而錯填、誤填出生時間；也有學(xué)生本人因出生時間陰陽歷換算，隨意填寫、涂改出生時間等，導(dǎo)致學(xué)生檔案中早期材料出生時間記載不一致、涂改情形頻發(fā)，專項審核時認(rèn)定干部出生時間存在一定困難。

（三）材料形成不規(guī)范

學(xué)生檔案材料存在由他人代寫、代填、代簽，材料字跡潦草不清，紙張質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，證件照、簽名、印章、落款時間等要素不齊，因工作人員失誤將相同姓名或者同班同學(xué)的個別材料錯裝、混裝、漏裝，也有因工作人員業(yè)務(wù)水平不高、筆誤造成部分材料邏輯矛盾等問題，并且絕大多數(shù)學(xué)生檔案未進行規(guī)范整理，材料未分類，無材料目錄，無份數(shù)統(tǒng)計，更未進行統(tǒng)一裝訂。學(xué)生檔案材料零散錯亂，形成不規(guī)范，直接影響后期干部人事檔案的審核和利用。比如入黨材料，常常出現(xiàn)支部決議時間與上級黨委審批時間前后矛盾、黨委審批欄無意見或未蓋公章、預(yù)備黨員培養(yǎng)考察登記表考察記錄填寫不全、《入黨轉(zhuǎn)正申請書》落款時間晚于轉(zhuǎn)正時間等問題，材料形成極不規(guī)范，導(dǎo)致專項審核時需核實干部入黨程序是否合規(guī)。

（四）材料真實性存疑

學(xué)生檔案中《入團志愿書》《高中畢業(yè)生登記表》等材料真實性存疑比較常見?！度雸F志愿書》的缺失及原件查找困難，導(dǎo)致后期補辦、補填行為較多，但老師或者學(xué)生在補辦、補填時未注意材料中相關(guān)經(jīng)歷記載和補填時間的邏輯性，導(dǎo)致補辦、補填的《入團志愿書》記載的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和材料形成時間存在邏輯矛盾，且未注明該份材料系后期補辦、補填。早期部分學(xué)生高考后更換學(xué)校復(fù)讀，復(fù)讀學(xué)校為追求升學(xué)率，為學(xué)生重建學(xué)籍，要求學(xué)生重新填寫《高中畢業(yè)生登記表》，材料中相關(guān)學(xué)習(xí)信息、材料形成單位可能與學(xué)生檔案其他材料記載的高中學(xué)習(xí)經(jīng)歷不一致。專項審核遇到此類問題時，首先會質(zhì)疑材料的真實性，其次需開展調(diào)查核實，很有可能給干部本人帶來不必要的麻煩。

二、學(xué)生檔案常見問題的原因分析

（一）歸檔范圍無明確標(biāo)準(zhǔn)

目前學(xué)生檔案的歸檔范圍無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27 號令）對學(xué)生類檔案做出規(guī)定，主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等①。由于沒有更加詳細(xì)的規(guī)定，各級各類學(xué)校只能基于以上內(nèi)容，結(jié)合學(xué)校實際，自行明確歸檔要求，制定歸檔范圍，導(dǎo)致學(xué)生檔案歸檔范圍不統(tǒng)一，最終材料歸檔不全面。同時學(xué)生檔案和干部人事檔案管理要求缺乏有效銜接，《干部人事檔案工作條例》雖然明確了歸檔十大類和具體內(nèi)容，但未對學(xué)生檔案范圍做出明確規(guī)定。

（二）管檔主體重視不夠

筆者因開展檔案問題調(diào)查核實，去過很多學(xué)校查找學(xué)籍檔案，發(fā)現(xiàn)部分學(xué)校尤其是中學(xué)的學(xué)生檔案管理混亂，有的因校址搬遷造成部分檔案丟失，有的將檔案存放在人員出入頻繁的教師辦公室，有的將檔案隨意擺放在木柜子或鐵皮柜里，有的將學(xué)籍檔案和文書檔案混裝，有的更是常年無人問津等等。因教學(xué)就業(yè)壓力、經(jīng)費保障不足、職稱名額限制等原因，部分學(xué)校優(yōu)先滿足和保障能提高教學(xué)質(zhì)量、升學(xué)率或就業(yè)率的相關(guān)工作，檔案作為后勤工作，則秉持讓一讓、緩一緩、有就行的態(tài)度，甚至采取“四無”運行，無專項資金支持、無專業(yè)管檔場所、無專職管檔人員、無專門管理制度，導(dǎo)致檔案管理水平不高，軟硬件配套不足，檔案質(zhì)量大打折扣。

（三）學(xué)生檔案意識薄弱

相信任何一名學(xué)生都曾聽過“如果在學(xué)校受了處分，那么處分會跟隨你的檔案一輩子”類似的話語，大多數(shù)學(xué)生知道受處分的后果很嚴(yán)重，但并不理解處分決定放在自己檔案里意味著什么，甚至有的學(xué)生對檔案一無所知，對檔案的重要性缺乏認(rèn)識，對檔案內(nèi)容缺乏常識等，直到工作后組織人事部門或單位政工人事對其檔案進行審核，需要干部本人對檔案材料進行補充完善或者接受組織認(rèn)定時，才開始認(rèn)識、重視檔案，這都體現(xiàn)了學(xué)生時代對檔案基本認(rèn)知的缺乏，對檔案意識的淡薄，對檔案重視程度的不夠，也從側(cè)面反映了學(xué)校對檔案相關(guān)政策和知識的宣傳、普及力度不夠，學(xué)生了解途徑單一、了解時間滯后，檔案知曉覆蓋面有限。

（四）檔案存儲方式單一滯后

目前許多學(xué)校的學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，量大面寬，缺乏先進技術(shù)支撐，儲存形式較為單一，檔案管理存在一定風(fēng)險。一方面紙質(zhì)檔案容易受到外部環(huán)境影響，很多學(xué)校無專門的管檔場所，儲存地點的PM10、PM2.5、TVOC、二氧化碳、濕度、溫度、消防系統(tǒng)等無法達(dá)到檔案“八防”要求，可能出現(xiàn)紙質(zhì)檔案受潮、蟲蛀、霉變、火災(zāi)等情形，不利于紙質(zhì)檔案的安全保管；另一方面因?qū)W生檔案數(shù)量較多，材料歸檔主體和歸檔時間不同，管檔人員更換頻繁，日常的查（借）閱利用、歸檔整理，經(jīng)手人員過多，容易導(dǎo)致材料丟失、材料錯裝、紙張破損，甚至出現(xiàn)信息篡改、材料造假等情形，不利于檔案材料的完整性和真實性。

三、規(guī)范管理學(xué)生檔案的舉措建議

（一）建立學(xué)生檔案工作制度

組織人事部門和教育部門要以貫徹《干部人事檔案工作條例》為契機，搭建學(xué)生檔案和干部人事檔案的銜接橋梁，共同制定學(xué)生檔案管理制度，對學(xué)生檔案工作的體制機制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀(jì)律監(jiān)督等方面加以規(guī)范和完善，尤其要細(xì)化檔案材料類別和具體歸檔內(nèi)容，明確不同材料的歸檔時間和歸檔流程，提高學(xué)生檔案歸檔工作的針對性、時效性和可操作性，讓今后的學(xué)生檔案工作有章可循，有規(guī)可依，為干部人事檔案奠定堅實基礎(chǔ)。

（二）開展學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化是對檔案信息的進一步開發(fā)、利用和保護，能有效防止檔案涂改造假，提高檔案利用效率。目前全國各地正在大力推進干部人事檔案的數(shù)字化工作，部分地方已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化全覆蓋，教育部門開展教師檔案數(shù)字化建設(shè)時，可同步推進學(xué)生檔案數(shù)字化工作，檔案數(shù)字化可以有效規(guī)避因?qū)W生檔案材料錯裝、漏裝、遺失等造成的檔案內(nèi)容缺失，同時可以保證檔案材料的真實可信，避免檔案篡改、造假的現(xiàn)象出現(xiàn)，也為以后需補充完善檔案材料時，提供便捷的查找、補充、佐證途徑。

（三）加大學(xué)生檔案宣傳力度

宣傳部門可將學(xué)生檔案宣傳工作納入學(xué)校宣傳目標(biāo)績效考核，有條件的高?？梢蚤_設(shè)檔案基礎(chǔ)知識選修課。倡導(dǎo)從中學(xué)開始，學(xué)校和老師要積極向?qū)W生普及檔案政策和知識，利用好新生開學(xué)、畢業(yè)季、檔案日等重要時間節(jié)點，設(shè)置檔案咨詢點、舉辦宣傳講座、發(fā)放宣傳手冊、播放教育警示片、新媒體推送宣傳等多形式、多途徑開展宣傳，宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生了解檔案價值，培養(yǎng)檔案意識，知悉檔案內(nèi)容，教育和引導(dǎo)學(xué)生在填寫各類材料時，要保證材料形成規(guī)范、信息真實準(zhǔn)確、內(nèi)容清晰無涂改。

（四）設(shè)置學(xué)生檔案審核環(huán)節(jié)

高?？蓞⒄崭刹咳耸聶n案的審核要求，建立學(xué)生檔案審核制度，設(shè)置“凡進必審”“凡增必審”“凡轉(zhuǎn)必審”三個審核環(huán)節(jié)。學(xué)生入學(xué)報到后，賡即對中學(xué)學(xué)籍材料開展清點和審核，材料缺失的應(yīng)督促學(xué)生盡快補全，材料真實性存疑的應(yīng)由學(xué)?；?qū)W院組織開展調(diào)查核實，出生時間、入黨時間等記載不一致的，要按照規(guī)定進行組織認(rèn)定；學(xué)生就讀期間新增的學(xué)籍、獎懲、黨團等材料，歸檔時應(yīng)從嚴(yán)把好審核關(guān)，重點審核材料填寫是否規(guī)范，要素是否齊全，字跡是否清晰無涂改，不符合歸檔要求的，一律返回重新制作；學(xué)生畢業(yè)時，在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞前，要對檔案進行認(rèn)真核對整理，保證檔案內(nèi)容真實準(zhǔn)確、材料齊全完整后再進行轉(zhuǎn)遞。

注釋：

①教育部國家檔案局令27 號.高等學(xué)校檔案管理辦法。