中職學(xué)校學(xué)生檔案管理數(shù)字化探析

王冬英

（福建省龍巖市農(nóng)業(yè)學(xué)校，福建 龍巖 364000）

中職學(xué)校通過學(xué)生檔案資料可以查閱有關(guān)中職學(xué)校內(nèi)部的各種信息資源，有重要的現(xiàn)實(shí)意義，但是在當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作中，由于包含的內(nèi)容具有復(fù)雜性的特征，所以在管理時(shí)難免會(huì)存在諸多的失誤，影響學(xué)生檔案管理工作效率的提高，因此在實(shí)際工作中需要加強(qiáng)對(duì)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的力度，加強(qiáng)信息化的建設(shè)，保證學(xué)生檔案管理工作能夠更加高效率的完成，使中職學(xué)校能夠朝著良性的方向而不斷地進(jìn)步。

一、以往中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作中暴露出來的問題

（一）信息不夠全面和可靠

從我國當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的情況來看，還存在著不夠全面和可靠的問題。從全面性的角度來看，中職學(xué)校學(xué)生檔案搜集的信息要涵蓋與中職學(xué)校發(fā)展所需要的一切信息，但是由于在信息全面性方面存在一定的不足，導(dǎo)致學(xué)生檔案收集效果無法得到全面的提高，使學(xué)生檔案管理人員無法滿足實(shí)際的工作要求。大多數(shù)的中職學(xué)校學(xué)生檔案管理往往停留于一個(gè)非常落后的階段，無法采取更加新型的措施來提高學(xué)生檔案的收集效果，導(dǎo)致學(xué)生檔案很難做到全面。另外相關(guān)中職學(xué)校也并沒有根據(jù)時(shí)代發(fā)展方向升級(jí)相對(duì)應(yīng)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，一些中職學(xué)校認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作只是進(jìn)行信息的收集以及統(tǒng)計(jì)，在中職學(xué)校中的優(yōu)勢(shì)并不是那么的突出，所以也不會(huì)投入更多資金來優(yōu)化學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，這也是學(xué)生檔案管理不夠可靠的重要原因。如果在學(xué)生檔案信息搜集方面存在一定偏差的話，那么負(fù)面影響是非常突出，影響了中職學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）信息化程度不夠

從整體上看中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理屬于復(fù)雜性的工作內(nèi)容，僅僅憑借人力是很難做好學(xué)生檔案管理工作的，需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的方向融入信息化的建設(shè)模式，從而提高學(xué)生檔案管理的效果。但是從我國當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作來看，仍然采取的是紙筆的方式來完成學(xué)生檔案的記錄，這種方式是非常落后的，例如一些紙質(zhì)學(xué)生檔案很容易出現(xiàn)受潮和損傷的情況，不利于長時(shí)間的保管，在紙質(zhì)學(xué)生檔案搜查時(shí)也會(huì)消耗大量的時(shí)間，造成不必要的麻煩。在紙質(zhì)學(xué)生檔案管理時(shí)，相關(guān)中職學(xué)校需要聘請(qǐng)更多人員來負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理，很容易會(huì)出現(xiàn)人力資源的浪費(fèi)。在這一期間需要加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視程度，加強(qiáng)資金和設(shè)備投入力度，從而有效地應(yīng)對(duì)在以往中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作中的問題。但是相關(guān)中職學(xué)校并用加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視程度，導(dǎo)致一些信息在搜集方面存在諸多的不足，影響中職學(xué)校學(xué)生檔案管理效果的提高。

二、數(shù)字化背景下，學(xué)生檔案管理的策略

（一）保證學(xué)生檔案規(guī)范完整

在信息化時(shí)代下一些學(xué)生檔案的信息來源非常的復(fù)雜，同時(shí)也包含著一些不完整的信息，這對(duì)于學(xué)生檔案管理來說產(chǎn)生了一定的影響，因此在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下要加強(qiáng)信息化的建設(shè)，保證學(xué)生檔案是規(guī)范和完整的，從而使得學(xué)生檔案管理效率和水平能夠得到全面的提高。在實(shí)際工作中要嚴(yán)格地執(zhí)行檔案相關(guān)法律法規(guī)來構(gòu)建科學(xué)的規(guī)章體系，確保學(xué)生檔案能夠及時(shí)地歸檔，使得學(xué)生檔案管理能夠具備規(guī)范性的特征。

與此同時(shí)還要根據(jù)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的方法來制定清晰的責(zé)任機(jī)制，逐漸地形成學(xué)生檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)，使得不同部門能夠明確責(zé)任工作職責(zé)，更加有條理的完成學(xué)生檔案的收集及整理，在部門內(nèi)部要建立完善的信息交流機(jī)制，迎合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下學(xué)生檔案管理的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來可以使不同的管理人員明確自身的工作重點(diǎn)。利用信息化的技術(shù)完成學(xué)生檔案的檢索及查詢，同時(shí)還可以配合這些制度和措施，以此來完成重要學(xué)生檔案信息資料的搜集，這樣一來可以保證最終學(xué)生檔案利用能夠具備規(guī)范性的特征。相關(guān)部門要根據(jù)信息化建設(shè)的特點(diǎn)，隨時(shí)召開一些組織會(huì)議，認(rèn)真的探討在當(dāng)前學(xué)生檔案管理工作中的一些問題以及改進(jìn)的措施，使得學(xué)生檔案管理逐漸朝著新的方向而不斷地發(fā)展。

（二）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的研發(fā)工作，通過內(nèi)外部的結(jié)合完善學(xué)生檔案信息資源的共享能力，以此來提高學(xué)生檔案信息資源的編排力度。在實(shí)施工作中需要先進(jìn)行學(xué)生檔案資源的基本劃分，有針對(duì)性地進(jìn)行跨部門和跨種類信息的多方位匯總，并且還要時(shí)相關(guān)崗位員明確自身工作職責(zé)，逐漸地提高學(xué)生檔案信息的編排能力。在實(shí)際工作中要加強(qiáng)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，做好數(shù)字化資源的開發(fā)以及利用，這樣一來在獲取相關(guān)信息時(shí)，可以轉(zhuǎn)變?cè)谝酝ぷ髦型ㄟ^人力進(jìn)行搜尋的弊端。在獲取信息時(shí)，可以馬上的錄入到大數(shù)據(jù)庫平臺(tái)中完成信息的錄入。之后，在信息資源中進(jìn)行自動(dòng)的查詢以及借閱，從而使得信息利用效果能夠得到全面的提高。與此同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)信息安全的全面保護(hù)，這主要是由于一些重要學(xué)生檔案屬于保密的范疇中，因此在實(shí)際工作中需要積極利用網(wǎng)絡(luò)信息化的技術(shù)，加強(qiáng)各種學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息的共享和互通，完善整體的管理模式。

（三）檔案安全體系

檔案安全體系屬于檔案全方位保護(hù)的工作基礎(chǔ)，在實(shí)際工作中需要根據(jù)實(shí)際情況確定最終的建設(shè)任務(wù)，從而使檔案安全管理效率和水平能夠全面的提高。檔案安全體系的各個(gè)環(huán)節(jié)是相互連接的，能夠形成全生命周期的保護(hù)系統(tǒng)，在實(shí)際實(shí)施時(shí)需要以系統(tǒng)性建設(shè)為主要的方向，按照層次性的工作原則，提高安全管理效果和水平，防止對(duì)檔案管理產(chǎn)生一定的影響因素。另外還需要實(shí)現(xiàn)全方位的檔案管理模式，依托于新型的技術(shù)力量來提高檔案體系建設(shè)的效果和水平。其次，還需要根據(jù)不同的檔案對(duì)象，保證檔案處于最佳的安全狀態(tài)中，通過組織和領(lǐng)導(dǎo)等不同的因素，采取更加科學(xué)的應(yīng)急措施和事故預(yù)防方案，避免對(duì)后續(xù)檔案安全管理產(chǎn)生一定的影響。另外還需要根據(jù)實(shí)際情況開展安全保障技術(shù)和安全管理理論研究，遵循我國相關(guān)法律法規(guī)，為后續(xù)安全體系建設(shè)提供必要性的保證。相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人員的培養(yǎng)，可以定期開展職業(yè)技能培訓(xùn)等等實(shí)現(xiàn)全生命周期的管理，按照不同的載體保護(hù)對(duì)象，實(shí)現(xiàn)安全管理思想的延伸，考慮法律和管理等不同的角度提高后續(xù)管理的效果和水平，以此來逐漸地完善檔案安全管理模式。

（四）提升信息化管理水平

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的主要工具了，對(duì)于中職學(xué)校管理工作來說也是不例外的，在實(shí)際實(shí)施時(shí)要將信息化建設(shè)落實(shí)到中職學(xué)校的不同工作環(huán)節(jié)中，提高信息化的管理水平，以過硬的基礎(chǔ)為主要的保證，充分發(fā)揮軟件本身的功能，提高信息化管理的效果和水平。在學(xué)生檔案管理時(shí)，要利用數(shù)字化的工作模式，通過計(jì)算機(jī)和掃描儀將學(xué)生檔案的信息轉(zhuǎn)變?yōu)楦油暾碾娮淤Y料，方便后續(xù)的查閱以及管理。其次在后續(xù)工作中要在網(wǎng)絡(luò)上建立統(tǒng)一的學(xué)生檔案服務(wù)模式，加快檔案收集和分類的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將文件號(hào)和責(zé)任者信息錄入到電子平臺(tái)中，保證信息檢索的準(zhǔn)確性。相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理人員綜合素質(zhì)的全面培訓(xùn)，既要掌握一些檔案管理知識(shí)，也要掌握大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)的應(yīng)用技巧，全面的提高崗位人員綜合素質(zhì)，靈活應(yīng)對(duì)在檔案管理工作中的問題，以此來為學(xué)生檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（五）開展網(wǎng)上服務(wù)

在開展網(wǎng)上服務(wù)時(shí)，首先要擴(kuò)展電子檔案的利用方式，將傳遞和共享進(jìn)行功能的重組，中職學(xué)?？梢越㈤T戶網(wǎng)站，做好檔案管理，上傳相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)和信息，并且構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的鏈接，主動(dòng)地為相關(guān)部門提供數(shù)據(jù)查詢和信息共享的功能，全面的提高提供檔案管理的效果以及水平。其次要加強(qiáng)對(duì)綜合管理體系建設(shè)的重視程度，實(shí)現(xiàn)信息資源的統(tǒng)一整理以及利用，并且還要利用新技術(shù)及時(shí)的查找在檔案搜集中的一些遺漏地方，全面的提高開發(fā)利用的效果。在具體實(shí)施時(shí)需要將信息技術(shù)取代人工操作的環(huán)節(jié)，不僅可以減少人工成本方面的投入，還有助于使檔案管理能夠具備規(guī)范性的特征，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)從量變到質(zhì)變的飛躍，提高檔案管理的效果。

三、結(jié)語

在數(shù)字化背景下的學(xué)生檔案管理工作中，需要迎合時(shí)代發(fā)展的方向，加強(qiáng)信息化的建設(shè)，并且還要?jiǎng)?chuàng)新管理模式管理理念，利用先進(jìn)科技手段構(gòu)建一體化的管理模式，從而使得學(xué)生檔案管理水平能夠得到全面提高。同時(shí)還要提高崗位人員的綜合素質(zhì)，具備完善的服務(wù)意識(shí)，掌握信息化的操作技巧，提高檔案管理的效果。