檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)研究

裴晨輝

（山東省泰安市中心醫(yī)院，山東 泰安 271099)

前言

網(wǎng)絡(luò)工作的根本目的是為廣大人民群眾和社會(huì)服務(wù)。政府部門不斷轉(zhuǎn)變職能，宣傳檔案管理工作的重要意義，提高人民群眾對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的認(rèn)識(shí)、認(rèn)識(shí)、認(rèn)識(shí)和使用。檔案信息，確保檔案信息功能齊全，真正進(jìn)入社會(huì)。本文結(jié)合電子檔案與檔案信息網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)問題及改進(jìn)方法，簡要介紹其網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的主要方法和方法：

一、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的意義

網(wǎng)絡(luò)是一種雙向主動(dòng)服務(wù)方式。檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的發(fā)展，可以改變?cè)械?、單一的檔案收集、整理、處理和使用的管理方式，依靠和依托網(wǎng)絡(luò)的新型信息傳輸方式和信息服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)、及時(shí)、和時(shí)空信息服務(wù)，使檔案工作充分融入社會(huì)發(fā)展大環(huán)境。與其他文件不同，傳統(tǒng)的文件管理相對(duì)分散，而且由于來源單一，很多文件資料都是獨(dú)一無二的。一旦文件數(shù)據(jù)丟失，就很難找回。而且，由于傳統(tǒng)的文件管理方式單一，數(shù)據(jù)集成性不強(qiáng)。數(shù)據(jù)利用率不高，檢索次數(shù)也不多。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，將全社會(huì)的檔案信息虛擬地整合為一個(gè)整體資源，為社會(huì)使用提供了一個(gè)超級(jí)渠道。所有能上網(wǎng)的用戶都可以訪問自己管轄范圍內(nèi)的檔案信息，可以在較短的時(shí)間內(nèi)訪問保存在不同地區(qū)、不同部門的大量檔案信息。檔案信息集中利用程度明顯提高。這樣既可以提高檔案管理水平，又可以避免用戶奔波于各地檔案部門的痛苦，相應(yīng)減少了檔案部門實(shí)際使用檔案的人數(shù)，從而相對(duì)減少了檔案部門在提供閱覽條件和安排接待人員方面存在困難與壓力。

國家檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是一項(xiàng)涉及面廣、投資大、周期長的管理技術(shù)工程。其建設(shè)必須遵循以下四個(gè)原則。

一是堅(jiān)持系統(tǒng)規(guī)劃的原則。一方面，確立了“一盤走全國”的思路，服從國家信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一部。調(diào)整并遵循各類信息的統(tǒng)一規(guī)范和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，避免博弈的發(fā)生網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“檔案信息孤島”現(xiàn)象；另一方面，堅(jiān)持整體理念，避免檔案室和辦公室獨(dú)立的情況，杜絕重復(fù)建設(shè)；另一方面，要注意建設(shè)規(guī)劃，做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的設(shè)計(jì)工作[1]。設(shè)定目標(biāo)與實(shí)施過程的關(guān)系，堅(jiān)持把長遠(yuǎn)規(guī)劃放在首位，從全局到細(xì)節(jié)貫徹系統(tǒng)的思維和組織邏輯。

二是堅(jiān)持協(xié)調(diào)發(fā)展原則。實(shí)現(xiàn)與社會(huì)信息需求的協(xié)調(diào)，與社會(huì)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的協(xié)調(diào)。配合信息技術(shù)發(fā)展，配合國家信息化工程。

三是堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)開放的原則。一方面，它強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施。另一方面，使系統(tǒng)橫向兼容各種通用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為信息技術(shù)縱向發(fā)展留出空間，兼容原有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)規(guī)范等方面盡可能與整個(gè)信息產(chǎn)業(yè)保持一致。另一方面，要注重前瞻性，高起點(diǎn)制定和選擇與檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，避免標(biāo)準(zhǔn)頻繁更新帶來的損失和浪費(fèi)；具有先進(jìn)技術(shù)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和應(yīng)用軟件。

四是堅(jiān)持安全可靠的原則。確保網(wǎng)上傳輸信息的真實(shí)性，防止非法使用，防止文件泄露。使在線數(shù)字化檔案信息始終處于易于使用的狀態(tài)。國家檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)必須建立從國家檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組到省級(jí)檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的多層次分工協(xié)作組織管理體系，采取一系列務(wù)實(shí)的組織管理措施。

二、檔案管理信息化的基本內(nèi)容

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化

文件管理自動(dòng)化是文件管理行為現(xiàn)代化的決定性因素，是文件管理自動(dòng)化的具體體現(xiàn)。檔案信息數(shù)字化的所有要求都是基于這個(gè)方面的?，F(xiàn)代化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)。檔案管理信息化是在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上完成的。主要功能包括檔案自動(dòng)編目與自動(dòng)檢索、檔案業(yè)務(wù)輔助管理、計(jì)算機(jī)輔助歸檔、檔案全文自動(dòng)存儲(chǔ)與檢索、檔案辦公自動(dòng)化、檔案保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案自動(dòng)索引、文件綜合管理、檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)與建立等。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用

對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)，我們可以把它看成一個(gè)非常大的信息市場(chǎng)。存檔信息是該信息的一部分。檔案信息數(shù)據(jù)庫是互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)庫的重要組成部分和擴(kuò)展。檔案信息的數(shù)字化管理也是各種通訊線路連接的一部分。它以各個(gè)檔案圖書管理站點(diǎn)的數(shù)據(jù)庫為節(jié)點(diǎn)，形成了世界上最大的數(shù)據(jù)庫,圖書庫、信息庫等。

檔案信息使用的現(xiàn)代化離不開服務(wù)。過去的服務(wù)方式是面對(duì)面的服務(wù)，而現(xiàn)代檔案服務(wù)主要是在線。這也是檔案信息服務(wù)發(fā)展的必然方向。檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核出借，借款人通過網(wǎng)絡(luò)提交借款申請(qǐng)。這對(duì)部門和群眾來說極為方便。檔案管理信息化必須貫穿整個(gè)借閱過程。借閱者無需親臨檔案現(xiàn)場(chǎng)，減輕庫房壓力，有利于原始檔案的保護(hù)。由于使用方便，必然會(huì)有更多的人借用，從而提高文件的利用率。

三、檔案信息聯(lián)網(wǎng)方式

（一）借水劃船解決網(wǎng)絡(luò)金融資源

檔案信息聯(lián)網(wǎng)就是通過網(wǎng)絡(luò)將檔案信息傳遞給用戶，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享。因此，檔案信息化建設(shè)必須要有一定的資金支持。在一些地方，檔案部門在財(cái)力上無法單獨(dú)建立網(wǎng)絡(luò)。為了省錢，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，需要在政府建立網(wǎng)站，同時(shí)利用政府力量在政府網(wǎng)站上占據(jù)一席之地[2]。配備開關(guān)和操作平臺(tái)，省錢、省力、見效快。

（二）內(nèi)外網(wǎng)結(jié)合

在建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)，檔案館應(yīng)該有兩套機(jī)器，即一套內(nèi)網(wǎng)和一套外網(wǎng)。內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行在局域網(wǎng)內(nèi)，外網(wǎng)可以直接加入Internet。這樣做可以加快檔案信息化。檔案館可以集中建立檔案數(shù)據(jù)庫，在合法開放的檔案館直接訪問互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫。一旦條件成熟，就可以使用尚未向局域網(wǎng)開放的數(shù)據(jù)庫。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)移到外部網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)。二是全年可建庫，數(shù)據(jù)內(nèi)容將不斷豐富。三是便于正確處理文件保密性和公開性的關(guān)系。

（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題

檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化的核心。各級(jí)檔案館要以檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點(diǎn)，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中應(yīng)做好以下工作：

建立文件級(jí)開放目錄中心；其次，建立一個(gè)未開封的歸檔文件級(jí)目錄中心；最后，要做好現(xiàn)有機(jī)關(guān)檔案館的文件整合工作。在接收機(jī)關(guān)檔案的同時(shí)，接收同期的檔案數(shù)據(jù)庫磁盤，然后按照開放檔案的相關(guān)方法對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行審查，編制開放檔案目錄并發(fā)送至互聯(lián)網(wǎng)。

（四）文件訪問范圍

各級(jí)檔案館保存的檔案來源十分廣泛，有上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)、非下屬機(jī)關(guān)，也有民間單位和個(gè)人。如果每個(gè)檔案館都將檔案館保存的檔案錄入數(shù)據(jù)庫，必然會(huì)造成大量的文件重復(fù)，其數(shù)據(jù)庫的容量可想而知。因此，各級(jí)檔案館要以轄區(qū)內(nèi)黨政機(jī)關(guān)組建的檔案館為重點(diǎn)，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中以具有地方特色的檔案館為重點(diǎn)。這樣可以大大減少檔案信息的重復(fù)，使數(shù)據(jù)庫更加精致實(shí)用。

（五）原始數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的連接

在上線之前，一些檔案館已經(jīng)建立了數(shù)據(jù)庫，但單于上線時(shí)使用的軟件不同，兩個(gè)數(shù)據(jù)庫之間的轉(zhuǎn)換有時(shí)很難實(shí)現(xiàn)。因此，做好兩個(gè)數(shù)據(jù)庫的連接是非常重要的。對(duì)此，檔案部門在軟件的使用上必須有所選擇。一些技術(shù)含量低、不符合國家標(biāo)準(zhǔn)的軟件，必須確定淘汰。國家清理檔案館確保各類檔案軟件能夠與互聯(lián)網(wǎng)軟件統(tǒng)一接口[3]。只有這樣，檔案信息才能充滿希望地聯(lián)網(wǎng)。

四、檔案網(wǎng)站建設(shè)

檔案站點(diǎn)建設(shè)是檔案室網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的第一步。檔案網(wǎng)站建立在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上，以主頁的形式提供檔案室的相關(guān)信息和服務(wù)，集服務(wù)窗口、中介窗口、中介窗口五項(xiàng)功能于一體。檔案網(wǎng)站提供圖書館功能信息、圖書館資源信息、檔案利用服務(wù)信息、檔案工作信息及相關(guān)資源信息。

檔案局可根據(jù)自身情況采用虛擬主機(jī)、托管、聯(lián)通專線等不同技術(shù)方案，按照一定的Rennet 程序建立和維護(hù)自己的網(wǎng)站，采用“網(wǎng)站服務(wù)補(bǔ)充”的運(yùn)營模式。檔案網(wǎng)站建設(shè)和維護(hù)的相當(dāng)一部分資金可能來自非金融投資。因此，檔案網(wǎng)站提供的服務(wù)除了公共服務(wù)之外，還有一個(gè)“附加服務(wù)”的組成部分。檔案館可以通過提高贊助費(fèi)、收取網(wǎng)絡(luò)廣告費(fèi)、收取信息服務(wù)費(fèi)等方式收取這些優(yōu)質(zhì)服務(wù)的運(yùn)營成本。這筆收入彌補(bǔ)了財(cái)政預(yù)算之外的額外投資。減輕檔案網(wǎng)站建設(shè)和維護(hù)資金缺口壓力，有效推動(dòng)公共檔案網(wǎng)站建設(shè)的啟動(dòng)和可持續(xù)發(fā)展，加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)程。

檔案室網(wǎng)站建設(shè)要始終堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化。檔案網(wǎng)站建設(shè)的相關(guān)規(guī)范包括站點(diǎn)設(shè)置和站點(diǎn)名稱規(guī)范、域名規(guī)范、郵箱規(guī)范、站點(diǎn)信息和網(wǎng)頁格式規(guī)范等。

一要建立全國檔案信息網(wǎng)（或稱為門戶網(wǎng)站導(dǎo)航網(wǎng)站）。這個(gè)領(lǐng)先的網(wǎng)站直接命名為中國檔案信息網(wǎng)[4]。龍頭網(wǎng)站直接鏈接國家歷史檔案館、專業(yè)檔案館和特色檔案網(wǎng)站。省級(jí)檔案信息網(wǎng)絡(luò)門戶；二是各省建立國家檔案信息網(wǎng)省級(jí)門戶網(wǎng)站，名稱為“xx 省檔案信息網(wǎng)”。本網(wǎng)站向上鏈接中國檔案信息網(wǎng)龍頭網(wǎng)站，直接向下鏈接全省所有檔案站點(diǎn)，再次覆蓋全國各級(jí)各類檔案每個(gè)房間建立自己的檔案網(wǎng)站，網(wǎng)站名稱與檔案室名稱相同。

表征站點(diǎn)IP 地址的域名具有在線“品牌”的含義。檔案網(wǎng)站現(xiàn)有的注冊(cè)域名可謂五花八門[5]。這種情況如果不規(guī)范，將不利于檔案網(wǎng)站的宣傳，影響檔案信息網(wǎng)絡(luò)的整體形象，阻礙未來的發(fā)展。

查詢?nèi)W(wǎng)文件信息。將我國檔案網(wǎng)站的一級(jí)、二級(jí)域名注冊(cè)為“ORGCN”較為合適，三級(jí)及以上域名按一定規(guī)則設(shè)置。

近年來，我國建立了一批檔案網(wǎng)站。由于還處于發(fā)展初期，這些網(wǎng)站目標(biāo)不足，內(nèi)容不足，訪問率低，維護(hù)不到位。因此，有必要倡導(dǎo)“檔案在線工程”，建立領(lǐng)先的網(wǎng)站。采取行動(dòng)改變現(xiàn)狀。國外越來越多的檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上建立了網(wǎng)站，網(wǎng)站的質(zhì)量參差不齊。

結(jié)論

綜上所述，電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)有待加強(qiáng)，電子檔案管理系統(tǒng)的建立和完善仍有待解決。網(wǎng)絡(luò)化檔案系統(tǒng)需要定期更新信息，不斷豐富檔案分類，保證信息的準(zhǔn)確性和檢索過程的便捷性。