淺談新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

李艷平

（國(guó)能朔黃鐵路發(fā)展有限責(zé)任公司原平分公司，山西 原平 034100）

前言

人事檔案是指人事部門根據(jù)黨的政策組織的文件和資料，用來(lái)控制個(gè)人數(shù)據(jù)的基本內(nèi)容。企業(yè)人事檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分。企業(yè)人事檔案可以反映企業(yè)的成長(zhǎng)過(guò)程和就業(yè)能力。人事檔案的管理包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、清理，編制和確定，人事部門通過(guò)這種人事檔案，根據(jù)人事檔案選擇和培訓(xùn)員工。人事管理是業(yè)務(wù)人事管理的重要組成部分，改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的人力資源管理發(fā)生了明顯的變化。近年來(lái)，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革，隨著這一深化和人才流動(dòng)的“雙向選擇”，不同企業(yè)對(duì)合理的人才流動(dòng)的限制。如何充分發(fā)揮服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的功能，已經(jīng)成為必須努力解決的重大問(wèn)題[1]。

一、企業(yè)人事檔案管理的重要性

企業(yè)人事檔案中收集了員工的工作技能和基本情況。員工的個(gè)人檔案是企業(yè)員工的重要招工標(biāo)準(zhǔn)，這是無(wú)可爭(zhēng)辯的。企業(yè)的人事檔案管理是由人力資源來(lái)進(jìn)行的，特別是在社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，為了保障個(gè)人檔案的安全和保障，這也是企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)多元化的原因。企業(yè)的個(gè)人檔案中包含著大量重要的人才信息，是培訓(xùn)和選拔的重要參考框架。企業(yè)的發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)力至關(guān)重要，因此，在新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理勢(shì)在必行。

二、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理管理水平有待提高和工作重視程度不足

由于傳統(tǒng)檔案管理中對(duì)管理的認(rèn)識(shí)不足，是片面的，使得人事檔案只是靜態(tài)簡(jiǎn)單的工作，沒(méi)有理由花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間和精力，對(duì)人事檔案知識(shí)的缺乏，檔案內(nèi)容和信息不全，導(dǎo)致管理水平低下，嚴(yán)重影響了企業(yè)人力資源管理的發(fā)展，專職檔案數(shù)量的減少和崗位的增加，導(dǎo)致了檔案工作的忽視，部分檔案頻繁變化，工作質(zhì)量不理想。

進(jìn)入21 世紀(jì)，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都得到了飛速的發(fā)展，職業(yè)類型發(fā)生了變化，人力資源需求不斷變化，企業(yè)發(fā)展所必需的，對(duì)企業(yè)人事檔案管理提出了新的更高的要求，并滿足社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的需要，從事企業(yè)人事檔案處理，必須具備良好的專業(yè)技能和資質(zhì)，由于企業(yè)對(duì)檔案重視不夠，檔案缺乏，基本上沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員，缺乏專業(yè)的檔案的專業(yè)管理，檔案管理和保存技術(shù)相對(duì)落后[2]。

（二）企業(yè)發(fā)展過(guò)程中缺乏人事檔案意識(shí)

隨著我國(guó)各類企業(yè)與日俱增，主要是全外企，中資合資和特殊項(xiàng)目。這些企業(yè)是非國(guó)有企業(yè)，特別是一些私營(yíng)企業(yè)。在招聘員工時(shí)，求職者不需要完善完整的人事檔案，這些企業(yè)往往注重其他職位的招聘，如申請(qǐng)人的資格或能力，而不注意以前的工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人關(guān)系。對(duì)企業(yè)的發(fā)展，候選人的誠(chéng)信和犯罪記錄都目光短淺。

總之，許多企業(yè)缺乏對(duì)人事檔案的了解，所以不會(huì)過(guò)多地關(guān)注人事檔案的管理，因?yàn)楣芾砣藛T不會(huì)過(guò)多地關(guān)注人事檔案，企業(yè)管理者也不會(huì)過(guò)多地關(guān)注人事檔案的管理。很多企業(yè)管理員認(rèn)為，人事檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展并不重要。企業(yè)不重視人事檔案管理，會(huì)造成重大危害[3]。一是不重視人事檔案管理，就無(wú)法建立和完善人事檔案管理系統(tǒng)。二是人事檔案管理的人力物力不足。第三，不重視人力資源檔案管理人員的培訓(xùn)，管理人員的工作水平是不平等的。上述情況不利于企業(yè)人事檔案的安全。

（三）企業(yè)人事檔案管理機(jī)制不能靈活性適應(yīng)人事工作機(jī)制

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的觀念發(fā)生了很大的變化。企業(yè)在招聘和使用員工時(shí)更加強(qiáng)調(diào)個(gè)人技能，企業(yè)對(duì)勞動(dòng)者的限制主要是以合同和協(xié)議為基礎(chǔ)，一旦完成，勞動(dòng)者就可以自由流動(dòng)，選擇更適合其工作的工作。鑒于招聘制度的變遷和人才競(jìng)爭(zhēng)的激烈，原單位為維護(hù)公司利益而打開(kāi)人事檔案。因此，社會(huì)上有‘死檔或存在“棄檔”“人檔分離”“人質(zhì)檔”“復(fù)制檔”“假檔”等現(xiàn)象。

企業(yè)人事檔案管理意識(shí)的缺乏，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理權(quán)利責(zé)任的嚴(yán)重不清。許多企業(yè)沒(méi)有建立人事檔案管理制度，企業(yè)人事檔案管理的權(quán)利和責(zé)任不明確。但是，在人力資源管理和檔案管理方面存在很多問(wèn)題，如:人事檔案管理的多重性，存儲(chǔ)的混亂性，最終會(huì)導(dǎo)致一些企業(yè)的人事檔案流失，從而產(chǎn)生“檔案拒收”的現(xiàn)象。

（四）企業(yè)人事檔案信息拓展不全面，使用價(jià)值不高

目前，人事檔案管理多沿襲計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的工作流模式，忽視了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下人員的大量流動(dòng)，只有姓名，性別，年齡，國(guó)籍，共青團(tuán)黨員等簡(jiǎn)單資料[4]。工作時(shí)間、文化程度、工作經(jīng)驗(yàn)等可以反映出業(yè)績(jī)，專業(yè)知識(shí)、技術(shù)水平、工作經(jīng)驗(yàn)等重要資料的收集和歸檔不完整，尤其是專業(yè)技術(shù)性能力的缺失，職稱考核和招聘信息在檔案內(nèi)不完整，不能全面客觀地反映一個(gè)人的情況。

（五）檔案管理非標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程

企業(yè)人事檔案管理的核心是企業(yè)人事檔案的收集，處理，歸檔，清點(diǎn)，使其在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，提高對(duì)檔案分類，檢索，分類等的需求。企業(yè)人事檔案管理能夠反映企業(yè)的整體管理水平，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和科學(xué)化十分重要；合理規(guī)范地管理企業(yè)檔案，有利于提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

另一方面，人事檔案制度存在明顯缺陷。最棘手的問(wèn)題是不公開(kāi)文件資料，對(duì)記錄對(duì)象不透明，而且當(dāng)事人的知情權(quán)，沒(méi)有查詢自己文件的權(quán)利。文件記錄的內(nèi)容無(wú)法理解，即使人事檔案被神秘的面紗遮蓋，也有“秘密篡改人事檔案”的嫌疑，剝奪當(dāng)事人依法保護(hù)個(gè)人名譽(yù)和信譽(yù)的權(quán)利。另一方面，現(xiàn)行人事檔案制度對(duì)存儲(chǔ)和傳輸有嚴(yán)格的規(guī)定，但執(zhí)行上有很多不足。例如，文件的移交程序，文件是自己保存的，所有這些都失去了文件的保密性和真實(shí)性，并檢索和替換重要的信息，會(huì)造成嚴(yán)重的后果。

（六）檔案管理信息化程度明顯落后

當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，一些發(fā)達(dá)國(guó)家和地區(qū)用電子文檔替代紙質(zhì)文檔，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案的社會(huì)資源共享，是信息時(shí)代人事管理的一場(chǎng)革命。與國(guó)外檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化相比，我國(guó)的檔案管理相對(duì)落后，目前大多數(shù)用人單位的檔案管理還是人工操作或紙質(zhì)管理，不利于社會(huì)檔案信息共享。實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理化更有利于提高工作效率，降低管理成本。

三、新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的建議和對(duì)策

（一）建立和完善科學(xué)合理管理模式，提升服務(wù)效能

在人事檔案管理過(guò)程中，要改革適應(yīng)新環(huán)境的制度，針對(duì)新任務(wù)的規(guī)章制度，建立新的，更科學(xué)，更合理，更現(xiàn)代化的人事檔案管理制度，使人事檔案工作更加系統(tǒng)化，規(guī)范化。檔案的收集工作必須按時(shí)完成，檔案評(píng)價(jià)應(yīng)遵循“證據(jù)合理性”原則；檔案工作要嚴(yán)格科學(xué)化；應(yīng)根據(jù)具體情況分析查閱檔案的情況；檔案管理等機(jī)關(guān)不能袖手旁觀，檔案安全要注意，檔案現(xiàn)代化建設(shè)要及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。特別是，必須及時(shí)和積極地完成新檔案的收集工作。

（二）全面從嚴(yán)要求企業(yè)人事檔案意識(shí)，提高政治素質(zhì)

在缺乏人事檔案知識(shí)的情況下，要提高企業(yè)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，就必須提高對(duì)人事檔案重要性的進(jìn)行有效宣傳，由于企業(yè)檔案意識(shí)的弱化，政府、社會(huì)和人力資源單位應(yīng)積極開(kāi)展宣傳和提高認(rèn)識(shí)活動(dòng)。定期對(duì)企業(yè)人員進(jìn)行個(gè)人檔案方面的培訓(xùn)，對(duì)個(gè)人檔案意識(shí)低下的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使企業(yè)和行政部門充分了解個(gè)人檔案對(duì)員工和企業(yè)自身的影響。

提高政治素質(zhì)加強(qiáng)制度建設(shè),轉(zhuǎn)變行風(fēng),改善服務(wù)。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,人們的思想觀念發(fā)生了很大變化,提高人的政治素質(zhì),建立和嚴(yán)格各項(xiàng)制度,用制度來(lái)規(guī)范人們的行為,層層有章可循,也是提高素質(zhì)一種保障措施,形成單位與個(gè)人的制約和相互關(guān)系,相互監(jiān)督。提高自覺(jué)性,主要目的還是要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),改善服務(wù)態(tài)度,克服消極情緒,冷漠態(tài)度和行業(yè)不正之風(fēng),要注重廉潔自律與糾正不正之風(fēng)結(jié)合起來(lái),提高檔案管理人員的思想覺(jué)悟,增強(qiáng)自覺(jué)性,懂得搞好行風(fēng)建設(shè)與單位形象的關(guān)系,增強(qiáng)集體榮譽(yù)感,既講行風(fēng),又講服務(wù),不斷提高管理人員的政治素質(zhì)。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

人才是企業(yè)建立和完善人事檔案改革和發(fā)展的基礎(chǔ)。加強(qiáng)人事檔案管理，在職稱宣傳，選舉人才，任免員工中具有重要作用。由于企業(yè)不重視人事檔案的管理，對(duì)人事管理人員在工作層面上的要求不高。為提高人事檔案管理水平，企業(yè)應(yīng)提高人事檔案管理水平，在選拔企業(yè)員工時(shí)，應(yīng)選拔具有責(zé)任心，耐心和學(xué)習(xí)熱情的員工。企業(yè)應(yīng)投入一定的人力，物力，財(cái)力進(jìn)行人事檔案管理，定期對(duì)員工進(jìn)行管理技能培訓(xùn)，提高行政人員的工作、敬業(yè)、保密水平。促進(jìn)企業(yè)人事檔案的發(fā)展，必須提高管理人員的素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的培訓(xùn)，以適應(yīng)新的條件和要求，提高項(xiàng)目質(zhì)量和檔案管理水平，更好地為項(xiàng)目服務(wù)。

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高檔案利用價(jià)值

人事檔案是記錄員工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。這是個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，隨著時(shí)間的推移，如果這些數(shù)據(jù)不及時(shí)更新，個(gè)人經(jīng)驗(yàn)就會(huì)變得不完整，不利于工人的選擇，并可能導(dǎo)致有效信息的丟失。企業(yè)個(gè)人檔案管理可以信息豐富。同時(shí)，要及時(shí)更新個(gè)人檔案，擴(kuò)大其使用范圍。

（五）增強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化和信息化水平

加強(qiáng)數(shù)字化人事檔案管理，修復(fù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人數(shù)據(jù)的條件集成，對(duì)個(gè)人信息的管理方式很多，在一定程度上，人事檔案存在重疊，需要對(duì)一些已知、共通的信息進(jìn)行整合和分類，首先將日常管理自動(dòng)化，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行編碼進(jìn)行檔案的查詢和傳輸，不僅可以省去人工操作的麻煩，而且可以提高檔案的準(zhǔn)確率和效率。其次，檔案的信息內(nèi)容，將共享文件的內(nèi)容盡可能地轉(zhuǎn)化為信息，存儲(chǔ)在微機(jī)中，既可以優(yōu)化人事檔案的信息資源，提高人事檔案的效率，又可以幫助企業(yè)節(jié)約人力和財(cái)產(chǎn)。

企業(yè)人事檔案信息化是時(shí)代的要求。例如，許多企業(yè)可以大大減少工作時(shí)間，使用掃描儀，攝像機(jī)和錄像機(jī)以及計(jì)算機(jī)等相關(guān)信息技術(shù)，用于存儲(chǔ)信息的電子數(shù)據(jù)文件的人員配置，減少存儲(chǔ)個(gè)人數(shù)據(jù)所需的行政人員人數(shù)，并通過(guò)信息技術(shù)簡(jiǎn)化文件分類和管理。

四、結(jié)語(yǔ)

最后，企業(yè)人力資源管理是一門信息量大，知識(shí)密集的學(xué)科。在新的環(huán)境下，人事檔案管理工作面臨著一系列的挑戰(zhàn)。沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)可借鑒，只有完善檔案管理機(jī)制，提高管理人員素質(zhì)，實(shí)踐創(chuàng)新檔案管理方法，才能促進(jìn)檔案事業(yè)和管理事業(yè)的健康發(fā)展。檔案人員要解放思想，不斷完善人力資源管理創(chuàng)新機(jī)制，充分利用人力資源管理反饋系統(tǒng)收集和處理各方面的信息。