新形勢(shì)下加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)管局檔案管理工作的策略

張春霞

（內(nèi)蒙古自治區(qū)烏蘭察布市涼城縣市場(chǎng)監(jiān)督管理局綜合執(zhí)法大隊(duì)，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 013750）

檔案管理工作的質(zhì)量與信息的使用效率和信息資源效果的發(fā)揮有著直接關(guān)系。隨著社會(huì)信息化程度不斷推進(jìn)，檔案管理工作中需要處理的內(nèi)容不斷提升，同時(shí)對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求也更加突出。在這樣的發(fā)展背景之下，從事檔案管理的工作人員必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，提升自身的工作能力和工作水平，更好地服務(wù)于檔案管理。

一、檔案管理概述

事業(yè)單位檔案是記錄國(guó)家科教文衛(wèi)等事業(yè)各方面資料，涉及國(guó)家安全信息，如果檔案文獻(xiàn)資源泄露會(huì)形成嚴(yán)重危害，因此，事業(yè)單位檔案管理具有很高機(jī)密性。

檔案管理工作是各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)，是衡量單位工作業(yè)績(jī)的重要尺度。檔案工作可以作為制定未來(lái)發(fā)展方向的資料。加強(qiáng)檔案管理工作有利于單位領(lǐng)導(dǎo)掌握工作開(kāi)展情況，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理信息化成為事業(yè)單位檔案管理的趨勢(shì)。未來(lái)檔案信息化設(shè)備設(shè)施等方面需要提升。要根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際需求定期更新設(shè)施，實(shí)現(xiàn)新型設(shè)備設(shè)施智能化；要根據(jù)使用管理系統(tǒng)檔案工作人員要求改善優(yōu)化，為信息技術(shù)提升做好準(zhǔn)備；要重新調(diào)整傳統(tǒng)形式組織結(jié)構(gòu)等，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)管局檔案管理工作的主要特點(diǎn)

（一）檔案管理電子化、數(shù)據(jù)化

隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們已經(jīng)逐漸邁入了信息化時(shí)代，信息技術(shù)應(yīng)用到人們學(xué)習(xí)、工作中的各個(gè)領(lǐng)域，并逐漸成為必要可少的重要組成部分。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也正在向著信息化、電子化、自動(dòng)化、智能化的方向發(fā)展。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子化的管理方式不僅能夠提升管理的實(shí)效，減少對(duì)于空間的占用，而且在后期的查閱與利用中也更加便捷，極大地提升了檔案管理的應(yīng)用水平和使用范圍。

檔案管理電子化帶來(lái)的一個(gè)重要影響就是檔案管理的一體化，也就是說(shuō)檔案資料在轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)之后，能夠直接實(shí)現(xiàn)一體化傳輸，直接存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，減少了中間程序，也能夠極大提升了工作效率。

（二）檔案信息資源海量增加

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷變化，相應(yīng)的人們生產(chǎn)的信息記錄也更加豐富，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，人們需要處理的信息，在范圍和數(shù)量上都實(shí)現(xiàn)了快速增長(zhǎng)。這些對(duì)檔案管理工作提出了比較大的挑戰(zhàn)，如果僅僅依靠人工的力量，在速度和時(shí)效上都十分不足。通過(guò)建立電子信息系統(tǒng)，能夠?qū)⒏鞣N檔案信息上傳到云端，在一定的權(quán)限限制下，人們能夠比較方便快捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的調(diào)取與查閱，進(jìn)而極大地節(jié)省了查閱檔案信息所耗費(fèi)的時(shí)間成本，能夠更好地推動(dòng)檔案信息的實(shí)效性提升。

（三）檔案管理涉及的部門(mén)更加多樣

在檔案管理中，并不僅僅是單一部門(mén)的任務(wù)，而是一項(xiàng)需要多系統(tǒng)協(xié)調(diào)、多方積極配合的工作。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作能夠快速、高效地實(shí)現(xiàn)信息的采集、使用、維護(hù)，這些有效保證了檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)、規(guī)范。新時(shí)期的檔案工作涉及的領(lǐng)域更加廣泛、人員更加眾多，相應(yīng)的也需要更多部門(mén)的有效協(xié)調(diào)，在信息時(shí)代的大背景之下，檔案管理部門(mén)要認(rèn)識(shí)到工作的重要性，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，積極開(kāi)展工作，提升工作的實(shí)效性，更好地體現(xiàn)出檔案工作的價(jià)值。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)管局檔案管理工作中的發(fā)展難題

（一）管理程序不夠規(guī)范

檔案管理工作對(duì)于專(zhuān)業(yè)性的要求比較強(qiáng)，需要管理人員在檔案管理，以及負(fù)責(zé)的具體內(nèi)容上都有比較規(guī)范、專(zhuān)業(yè)的技能和知識(shí)。但是就目前的檔案管理工作而言，存在著許多地方不盡如人意。第一，在檔案管理工作中過(guò)于隨意。一些檔案管理的工作人員在工作中沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工作的重要，對(duì)于相應(yīng)的培訓(xùn)工作也不重視，相應(yīng)的人員素質(zhì)不高，難以有效推進(jìn)和執(zhí)行檔案管理工作。第二，在檔案管理工作中不規(guī)范，一些單位將檔案管理工作僅僅看作是形式化的面子工程，對(duì)于檔案管理工作的建設(shè)與投入不足，相應(yīng)的工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有有效貫徹。例如，在人事檔案管理上，一些單位領(lǐng)導(dǎo)將其看作是一種單位閑職，于是為檔案管理的工作人員同時(shí)安排其他的工作，在“身兼數(shù)職”的工作壓力之下，工作人員難以有效地進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的鉆研與磨練，這樣的結(jié)果就是造成了檔案管理工作的惡性循環(huán)，十分不利于檔案管理工作的高效推進(jìn)。或者在一些單位，檔案管理中各個(gè)崗位的工作人員時(shí)長(zhǎng)變更，這樣做的結(jié)果就是，檔案管理中的工作隊(duì)伍十分不穩(wěn)定，往往內(nèi)部比較浮躁，新人對(duì)于工作的熟悉程度和理解度也不強(qiáng)，整體工作難以取得有效的成績(jī)。第三，在檔案的收集與利用上不合理，一方面是收集上不完善，一些需要配合的部門(mén)不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)有效協(xié)同，或者在檔案的收集質(zhì)量上欠佳。另一方面，檔案的利用不合理，這種不合理具體表現(xiàn)在檔案的借閱過(guò)于隨意，沒(méi)有形成規(guī)范的借閱流程，或者借閱規(guī)定形同虛設(shè)，沒(méi)有起到規(guī)范借閱的實(shí)際效果。此外，在檔案的歸還上不及時(shí)，極大的影響下后續(xù)的檔案利用工作，甚至一些檔案在借閱中出現(xiàn)了丟失，這些不規(guī)范的行為都極大影響了檔案管理工作的效果。

（二）管理方式相對(duì)落后

在新時(shí)期，面對(duì)檔案管理工作出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)，一些領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員沒(méi)有對(duì)其產(chǎn)生足夠的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在新時(shí)期的重要價(jià)值，進(jìn)而沒(méi)有為檔案管理工作投入相應(yīng)的支持。一些單位的檔案管理工作仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，應(yīng)用過(guò)去的管理手段，這種陳舊機(jī)械的管理操作方法，一方面難以提升工作效率，另一方面也降低了工作人員的工作熱情，工作效率十分低下。并且一些單位在檔案管理的信息化、電子化建設(shè)方面比較落后，缺少必需的硬件支撐，檔案管理工作的質(zhì)量和效率都十分受限。

（三）人員隊(duì)伍稍顯不足

首先，一些工作人員在責(zé)任意識(shí)上比較薄弱，在長(zhǎng)期的工作中僅僅將檔案管理看作是文件的收發(fā)，缺乏現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)。加之一些單位對(duì)于檔案管理工作不重視，檔案管理的工作人員的監(jiān)督意識(shí)不強(qiáng)，工作比較散漫，缺少自我約束、自我提升的動(dòng)力。其次，在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)上比較欠缺。網(wǎng)絡(luò)化、信息化時(shí)期，檔案管理工作不僅要求工作人員具有檔案管理的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，而且對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平也提出了相應(yīng)的要求。但目前大多數(shù)從事檔案管理工作的人員與這一要求還存在較大發(fā)展差距。另外，在人員隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)上也缺乏合理性，由于一些單位將檔案管理工作看做是“閑職”，相應(yīng)的安排的人員也大多是年齡比較大的，整體檔案管理的工作隊(duì)伍偏向于老齡化。這些都在一定程度上制約了檔案管理工作的現(xiàn)代化步伐。

四、檔案管理提升的有效策略

檔案工作制度要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，由于不同單位具有不同規(guī)模，檔案管理方式要求不同，事業(yè)單位檔案部門(mén)要不斷探索總結(jié)，建立符合單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。規(guī)章制度制定中要明確領(lǐng)導(dǎo)干部的職責(zé)權(quán)限，如檔案部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理任務(wù)制定，要著重保護(hù)工作人員合法權(quán)位檔案管理制度要堅(jiān)持職責(zé)與權(quán)益兼顧原則。制度建設(shè)首要思想是按照部門(mén)特點(diǎn)探索制定系統(tǒng)檔案制度，檢驗(yàn)制度的合理性關(guān)鍵是制度執(zhí)行情況。事業(yè)單位檔案管理中要關(guān)注制度的執(zhí)行情況，使制度更加規(guī)范化。事業(yè)單位發(fā)展需要制度保障。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位制度要適應(yīng)工作的需求。當(dāng)前事業(yè)單位走向國(guó)際化，要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理辦法，完善現(xiàn)有檔案管理制度。

（一）強(qiáng)化對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

想要提高新時(shí)期檔案管理工作水平，使其更好地與新時(shí)代的發(fā)展訴求相契合，就需要首先轉(zhuǎn)變觀念，要將傳統(tǒng)的將檔案管理工作定位為文化收發(fā)的錯(cuò)誤思想中解放出來(lái)。相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)干部要以身作則，上行下效，重視現(xiàn)代化檔案管理工作的建設(shè)與投入。要在單位中形成宣傳合力，使各個(gè)部門(mén)都認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，并且在工作中主動(dòng)配合。另外，要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的工作人員的監(jiān)督，提升檔案管理工作的實(shí)效性，建立健全相應(yīng)的績(jī)效考核，提升工作人員的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作能夠保質(zhì)、保量的高水平完成。要定期對(duì)檔案管理的工作人員組織培訓(xùn)與教育，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，更好地推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理工作的完成。

（二）加強(qiáng)檔案管理中的信息化、數(shù)據(jù)化

要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的技術(shù)投入和資金支持，目前社會(huì)信息化、自動(dòng)化的趨勢(shì)更加明顯，傳統(tǒng)的“人工為主”的檔案管理模式已經(jīng)不能充分滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理的需要，整體效率十分低下，并且也不利于檔案資源的有效開(kāi)發(fā)、高效利用。針對(duì)這種情況，加強(qiáng)檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化迫在眉睫。要將傳統(tǒng)的實(shí)體存儲(chǔ)升級(jí)為數(shù)字化存儲(chǔ)，將傳統(tǒng)的人工為主轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)為主。想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要完成兩項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，第一將檔案電子化，要將單位內(nèi)部的紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描等處理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。這一過(guò)程要注意信息的準(zhǔn)確性和實(shí)用性。第二，建立單位內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。想要實(shí)現(xiàn)后期檔案管理的一體化，實(shí)現(xiàn)共享性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在建設(shè)中要注意與相關(guān)部門(mén)、相關(guān)項(xiàng)目的有效協(xié)調(diào)。在信息化的建設(shè)初期往往需要投入大量的資金，但是在后期檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)就能夠更加明顯地體現(xiàn)出來(lái)。

（三）建立檔案管理制度的合理性與科學(xué)性

制度必須具有可操作性，更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)作用。建立檔案管理制度要符合單位特點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)行為直接影響制度的執(zhí)行，職工是制度的主要約束對(duì)象。檔案部門(mén)是制定檔案制度的主管部門(mén)，在制度執(zhí)行中要做到賞罰分明。各級(jí)事業(yè)單位要提高對(duì)檔案管理的重視，建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，結(jié)合單位檔案工作實(shí)際，對(duì)檔案工作實(shí)行考核。通過(guò)等級(jí)升降實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，建立完善質(zhì)量管理體系。各單位研究制定各項(xiàng)工作質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)檔案工作制度化建設(shè)。事業(yè)單位要通過(guò)定期宣傳，提高對(duì)檔案工作的重視度。要求單位建立過(guò)硬的領(lǐng)導(dǎo)班子，建立適合單位實(shí)際的考核機(jī)制，通過(guò)級(jí)別升降實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。

（四）提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

要加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提升員工的責(zé)任感，增強(qiáng)員工愛(ài)崗敬業(yè)的意識(shí)，使員工能夠保質(zhì)保量地完成相應(yīng)的工作，同時(shí)在工作中仔細(xì)、耐心，具備高度的責(zé)任心與使命感，要能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值與意義。并且要不斷地提升自身的業(yè)務(wù)能力和水平，單位要為員工的成長(zhǎng)提供良好的環(huán)境支撐和空間支撐，要給予員工以學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)。

結(jié)束語(yǔ)

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案管理實(shí)行信息化管理是社會(huì)對(duì)檔案管理工作的要求。延長(zhǎng)檔案使用壽命，是檔案管理創(chuàng)新的主要目的。檔案管理現(xiàn)代化是檔案服務(wù)事業(yè)單位制度改革的需要，要使檔案發(fā)揮作用表現(xiàn)利用先進(jìn)科技手段，提高檔案工作效率。