試論事業(yè)單位人事檔案主要信息審核認定工作

白珊

（吉林省農(nóng)業(yè)科學院，吉林 長春 130000）

作為我國人事管理活動的重要組成部分，事業(yè)單位的人事檔案是職工工作能力審查、崗位晉升、職稱評級以及退休辦理的重要依據(jù)，為落實從嚴治黨的要求，確保干部嚴格監(jiān)管措施的順利落實，我黨自2014年開始逐步開展了人事檔案專門審查活動。專項審查的核心集中在職工“三齡”、“兩歷”“一身份”三個方面，工作成效頗為顯著。然而審查中仍有不足與缺陷需要改進與彌補，方可確保審核認定工作規(guī)范性與精準性開展。

一、事業(yè)單位人事檔案主要信息審查認定遇到的問題分析

（一）“三齡”時間缺乏精準性

1.年齡不真實

事業(yè)單位職工的人事檔案存在記錄的出生日期前后不符的現(xiàn)象，或是出生時間不同于身份證上的信息，或是職工年齡有所修改，因而導致職業(yè)年齡缺乏真實性。導致此現(xiàn)象的原因在于歷史遺留問題未及時解決，未明確出生時間記錄時間應是以公歷還是農(nóng)歷為標準，存在故意修改年齡現(xiàn)象，或是人事檔案資料登記時工作不嚴謹，存在記錄失誤的情況。

2.黨齡不正確

職工黨齡審查方面存在入黨記錄時間不統(tǒng)一、時間記錄出現(xiàn)錯誤的現(xiàn)象。此問題的出現(xiàn)有主觀及客觀兩方面原因。主觀層面來講，黨齡計算方式不明確、故意調(diào)整入黨時間是導致黨齡不準的直接原因，同時，不同階段所應用的黨齡計算方式有所差異，也會導致黨齡不夠精準。

3.工齡缺乏準確性

職工工資表上體現(xiàn)的工作時間與檔案登記的工作時間并不一致，不具備詳細的工作證明信息，致使職工人事檔案中所記錄的工作時間存在前后不符的情況。按照轉(zhuǎn)正時間計算工齡是導致工齡不準確問題出現(xiàn)的主要誘因，同時，若是履歷表的登記不夠詳細，會因證明信息缺失而影響工齡的準確性。

（二）“兩歷”資料不夠標準

“兩歷”資料標準性不足主要體現(xiàn)在學歷不統(tǒng)一及工作經(jīng)歷內(nèi)容不全面兩個方面。學歷不統(tǒng)一是指職工入黨資料缺失或?qū)W歷學位檔案資料不一致，這是由于向人事檔案管理中心提交職工資料時缺少了學歷學位檔案信息，或是人員調(diào)動時檔案未同步調(diào)動，或是關(guān)于學歷學位方面的資料丟失或損毀。而工作信息不完整主要是由于工作履歷資料有所缺失，或是工作進修等方面培訓資料丟失，導致職工工作經(jīng)歷出現(xiàn)了間斷現(xiàn)象。

（三）“一身份”佐證信息不完善

事業(yè)單位的職工干部中，許多都存在佐證信息不全面的現(xiàn)象，有的干部沒有派遣證，有的是缺少薪資報酬及人員任用等審批表格。此問題的發(fā)生誘因有客觀及主觀兩方面因素。主觀層面來講，是事業(yè)單位對佐證信息的保管不夠重視，或是檔案管理人員自身缺乏責任意識，工作不夠嚴謹。另一方面，是由于是事業(yè)單位機構(gòu)重組時未能全面交接檔案，或是檔案管理人力不足等因素導致的。

二、人事檔案主要信息審查認定的方法

（一）“三齡”認定方法

1.出生時間認定方法

認定出生時間時，若是沒有其他認定資料，應以人事檔案當中出生時間信息的最早記錄為準。若是出生時間被涂改，需要調(diào)取公安部門登記的原始戶籍內(nèi)容，以此為依據(jù)認定職工的出生時間。若是戶籍信息比人事資料的形成時間更晚，應向職工家屬求證，并查看其出生證明材料，且應以陽歷作為出生時間的認定標準。

2.入黨日期認定方法

認定入黨日期時，應以入黨志愿書的記錄時間為依據(jù)，若是此記錄與上級黨委的標注時間存在差異，則應將上級黨委的標注時間作為認定標準。20世紀八十年代以后的檔案，應以支部大會接收預備黨員的時間作為入黨日期的認定時間，以預備檔案轉(zhuǎn)正時間作為黨齡認定時間基準。

3.參與工作日期認定方法

以職工資料派遣報到證日期或是公務員記錄表中的記錄時間作為其參與工作時間的認定基準。若是派遣證與轉(zhuǎn)正定級表中的時間并不一致，則應以轉(zhuǎn)正定級表的時間作為參與工作日期認定時間。以職工勞動合約期作為有人事代理的職工參與工作日期的認定依據(jù)。

（二）“兩歷”認定方法

1.學歷認定方法

學歷認定時，應根據(jù)職工學歷獲取時間作為依據(jù)。若高等教育學歷的獲取時間在參與工作時間之前，并是在全日制高校中取得的學歷，應將之認定為全日制教育。若不是全日制教育，則將之認定為在職教育。認定黨校學歷時，應對職工的報考黨校的登記表、判斷表進行審查，還要審查其學歷證明，若黨校進修時間不足一年半，則不可進行學歷認定。此外，要根據(jù)教育或服務中心的認證信息作為國外發(fā)布學歷的認定標準。

2.工作經(jīng)歷認定方法

以干部履歷表作為工作經(jīng)歷認定依據(jù)，同時還要嚴格審查定級審查表，并將之作為認定基準。這兩個表格均不可存在斷層現(xiàn)象。若存在部分工作信息丟失，應補全佐證信息，呈報給人事中心，由其負責佐證信息有效性審查，審查無誤后要簽章確認，之后方可作為工作經(jīng)歷認定依據(jù)。

（三）“一身份”認定方法

以錄用、任免等相關(guān)審批表作為社會招錄人員的身份證證依據(jù)。若是為轉(zhuǎn)業(yè)軍人，身份認定時，要對其退伍軍人記錄表進行審查，檢驗其軍官任免晉銜報表，還要嚴格審查入伍記錄表，而后再認定其身份。若職工畢業(yè)于全日制院校，應以工作通知書、派遣證為依據(jù)進行身份認定，同時還應將轉(zhuǎn)正確定、薪資報酬等審批表格作為身份審查與認定的重要依據(jù)。

三、人事檔案主要信息審核認定工作科學開展的路徑分析

（一）建立專業(yè)審查認定團隊、詳細記錄人員檔案審查情況

事業(yè)單位審查人事檔案主要信息時，應篩選專業(yè)人員成立專項審查認定小組，由人事業(yè)務負責人擔任組長職務，負責統(tǒng)籌部署整個審查認定工作，在審查開展前詳細記錄相關(guān)的資料信息。應增強檔案部與人事部的協(xié)作與配合，以職工出生年齡、入黨時間、參與工作時間、學歷、工作經(jīng)歷、身份等方面信息的詳細收集與調(diào)查為基礎，詳細登記人事檔案審查情況，通過完整的資料收集，確保人事檔案審查工作順暢開展。

（二）嚴格審查認定人事檔案資料內(nèi)容

審核認定人事檔案之前，應開展專項業(yè)務培訓活動，確保認定團隊審查業(yè)務理論知識完備。若審查中存在檔案內(nèi)容不全面的情況，應與人事資料保管者及時溝通，盡可能補全所缺資料。如果人事檔案中職工“三齡”信息不全，或是“兩歷”、“一身份”認定不夠精準，需要通過二次審核，在可行性處理建議的提出后，由審核認定小組共同協(xié)商討論，并詳細記錄檔案核實認定表格，職工本人需在此表上簽字，且審查者及審核認定人的簽章也需齊全，而后方可將之與個人檔案資料共同存儲。

（三）構(gòu)建完善的審核認定機制

人事檔案信息審核認定工作需要連續(xù)性開展，且需以完善的機制作為指導，應通過審核認定措施的科學與全面實施，確保得出客觀、精準的審查認定結(jié)果。應制定與實施任前審查機制，在員工招聘或晉升時，嚴格審查其人事資料，做到所發(fā)生問題的及時與妥善處理，資料無誤后方可入職或晉升。同時，要構(gòu)建完善的審核認定申訴體系，嚴厲查處審核認定中存在的違規(guī)或失誤行為。當事人可以通過正規(guī)途徑對不合理的審核認定情況進行申訴，并提交相應佐證信息，從而保障審核認定結(jié)果的公正性與精準性。

（四）確保人事檔案管理符合規(guī)定標準

1.規(guī)范整理

人事檔案的記錄要書寫規(guī)范、內(nèi)容清晰，不可隨意涂改。應遵循規(guī)范方法劃分材料，合理排序，確保層次分明。應準確記錄材料生成日期，嚴謹記錄材料編號及頁碼。按照要求加工或裝訂材料，不可出現(xiàn)脫頁漏裝現(xiàn)象，不可使資料內(nèi)容有所缺損。應以《干部檔案整理工作細則》作為檔案整理的重要依據(jù)。

2.科學存儲

審查事業(yè)單位人事檔案時，若發(fā)現(xiàn)其中存在信息有誤的資料，或是信息內(nèi)容不必歸檔，則應將清除日期清晰標注在檔案目錄之上，注明檔案清除的具體原因，且經(jīng)辦人要簽字確認。根據(jù)資料來源進行退返，將之分別退還給個人或組織。將所有文書資料做好存儲，其他無價值資料則可銷毀。

3.嚴謹審核

檔案資料入檔時，檔案管理部門應嚴格審查入檔信息，逐一核實新收集檔案信息的精準性，確保信息審查準確無誤、信息足夠完整后再入檔存儲。若檔案資料有涂改痕跡，應對涂改人進行追查，并對其給予嚴厲懲處。若是信息內(nèi)容與政府規(guī)定不相符，與檔案信息存儲標準及存儲方法不一致，應立即糾正。若存在記錄缺乏規(guī)范性或是手續(xù)缺失的檔案信息，應與材料生成部門及時溝通，由其負責補全信息，補交手續(xù)。

結(jié)語：人事檔案專項審核工作的開展，為事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范性管理起到了警示作用。面對人事檔案主要信息審查中存在的“兩歷”資料不夠標準、“三齡”時間缺乏精準性、“一身份”佐證信息不完善幾方面問題，應從審核認定方法的調(diào)整入手，建立專業(yè)審查認定團隊、詳細記錄人員檔案審查情況、嚴格審查認定人事檔案資料內(nèi)容、構(gòu)建完善的審核認定機制、確保人事檔案管理符合規(guī)定標準，保證檔案管理的規(guī)范性，高效管理與利用事業(yè)單位的人事檔案，通過人事檔案管理公信力的提升，確保人事檔案職能作用的最大化彰顯。