互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的目標與策略

齊先飛 萬巖

（沈陽工業(yè)大學遼陽分校，遼寧 遼陽 111003）

引言

計算機網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的應(yīng)用被譽為“第三次技術(shù)革命”，如此可見信息技術(shù)對于社會生產(chǎn)所帶來的巨大影響。如今，計算機網(wǎng)絡(luò)核心技術(shù)被廣泛地運用于生產(chǎn)生活的諸多領(lǐng)域，許多行業(yè)都逐漸走向智能化和信息化，對于各大高校而言，檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型也是勢在必行的。自從上個世紀80 年代檔案信息化建設(shè)這一概念被提出以來，全國各地各種類型的檔案室、檔案館都是積極的開始進行檔案信息化建設(shè)工作。

所謂檔案信息化指的就是在國家的檔案行政部門的統(tǒng)一規(guī)劃組織之下，使用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來對檔案進行管理，將信息技術(shù)和檔案管理工作相融合，對信息檔案資源進行處理和使用等。具體到高校的檔案信息化建設(shè)，就是要求各大高校運用先進的信息技術(shù)，如結(jié)合現(xiàn)代化的管理理論來進行信息檔案資源的管理。

一、高校檔案信息化的目標

高校檔案信息化的目標大體可以分為兩個部分，其一是局部目標，也就是利用檔案信息化來提高檔案管理工作的工作效率，改善資源檔案的結(jié)構(gòu)，環(huán)境和現(xiàn)代化的管理觀念相結(jié)合，實現(xiàn)高校檔案管理的科學化和現(xiàn)代化[1]。

其二是全局目標，將高校檔案信息化作為基石，借由改革檔案管理工作這個窗口來促進高校整體信息化進程的推進，同時，強化對于高校信息檔案資源的利用。比方說在檔案信息化的背景之下，部分檔案在公開會更有效率，可以定期地舉行校園檔案的展覽會向?qū)W生公開學校的部分檔案有利于學生更好地了解學校的發(fā)展沿革與文化底蘊。

另外，關(guān)于高校檔案信息化工作方面的改革，也有利于高校內(nèi)部的資源共享，從而能夠更好地為高校的教學、科研等方面提供幫助。

二、在互聯(lián)網(wǎng)時代，高校檔案信息化建設(shè)的意義

在互聯(lián)網(wǎng)時代，高校檔案信息化建設(shè)的意義來說可以分為以下幾個方面：

（一）強化了檔案管理的工作流程，工作的便利性得到了提升

大多數(shù)機會的檔案包含了關(guān)于這個機構(gòu)的歷史內(nèi)容，是一個機構(gòu)發(fā)展沿革的一種見證。對于高校來說也不例外，高校的檔案信息資源，包含了學校、學生、教師，在學習、教學和科研方面的證明，具有比較高的保存價值。這些信息資源對于學校日后的發(fā)展和管理能夠發(fā)揮出一定的積極作用，所以妥善保存是十分有必要的。傳統(tǒng)的檔案管理方式，首先更傾向于實體檔案保存，紙面的內(nèi)容，很容易隨著時間的推移而損壞。其次，檔案管理方式需要進行人工的檔案整理和搜索，檔案檢索的效率十分低下，這樣當檔案需要調(diào)出使用時，就可能產(chǎn)生需要的信息難以檢索到等諸多問題。而檔案信息化可以有效地避免過去管理當中存在的一些問題，數(shù)字化的載體和存儲方式可以防止檔案信息因為時間的推移而損壞，而且如今大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用也可以提升載體的信息存儲量，以及進一步優(yōu)化信息檢索的方法，從而大幅度提高信息檢索的速度和準確性。

（二）能使檔案的利用率得到不小的提升

正如在前文當中所闡述的那樣，傳統(tǒng)的檔案管理方式更傾向于實體檔案的保存與管理，大多數(shù)的檔案信息是記錄在紙面上的，這樣的方式和形式面對幾類問題：第一是上文提到的紙張損壞問題，實體檔案存儲，紙張會隨著時間的推移而產(chǎn)生損壞。這就在很大程度上影響了檔案的壽命。時間過長的檔案的內(nèi)容就容易變得模糊不清，導致重要信息丟失。第二，在調(diào)用和使用檔案信息時，紙張也容易產(chǎn)生磨損，對于常用的檔案信息，更有可能出現(xiàn)由于經(jīng)常調(diào)用而導致檔案字跡模糊的情況，從而影響到了檔案信息準確性。相比較而言，檔案信息化管理則不需要顧慮這些問題。數(shù)字化的載體不僅僅大幅度地提升了檔案信息的檢索速度，同時反復的調(diào)用，也不會影響到信息的存儲和信息的質(zhì)量[2]。所以檔案信息的使用也就不需要再有太多的顧慮，從而能夠在一定程度上提升檔案的利用率，從這一角度出發(fā)，高校檔案信息化轉(zhuǎn)型可以說是迫在眉睫，刻不容緩了。

（三）這是順應(yīng)時代發(fā)展潮流的必然

總的來說，在互聯(lián)網(wǎng)高度普及的今天，各行各業(yè)都已經(jīng)邁開了智能化信息化建設(shè)的步子，高校的檔案信息管理，要適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展潮流就必須要加快信息化建設(shè)的步伐，否則很難與高校內(nèi)部的其他工作進行高效率的協(xié)同與配合[3]。同上文所闡述的內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著許多難以彌補的缺陷和不足，而這一些不足和缺陷在以數(shù)字載體為核心的信息化檔案管理當中幾乎是不存在的，所以要進一步提高高校檔案信息管理的質(zhì)量，信息化建設(shè)是必然的也是必要的。如果不能夠緊隨時代發(fā)展的腳步，展開檔案信息化工作，并以檔案工作為窗口積極推進高校整體的信息化建設(shè)。這對于高校長期的發(fā)展來說是沒有益處的。而且，傳統(tǒng)的檔案管理模式，很容易導致檔案最終損壞，這也就無法達到檔案信息管理的最終目標，更不要說利用檔案信息，進一步促進學校在教學和服務(wù)等方面的發(fā)展。綜上所述，高校檔案信息化是高校順應(yīng)時代發(fā)展潮流的必然選擇。

三、高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀

自上世紀80 年代檔案管理信息化這一概念提出以來，伴隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展高校檔案管理信息化建設(shè)也取得了一個進步，但目前來說還存在著一些問題，大體上可以分為以下的幾個方面：

（一）信息化的意識不強，管理手段有欠缺

雖然近些年來高校檔案管理工作有了很大程度的發(fā)展和進步，但是仍然有部分管理人員檔案信息化管理的意識不夠強，沒有把檔案信息化建設(shè)工作重視起來。檔案管理工作思維還停留在傳統(tǒng)的管理模式上，并沒有及時的和現(xiàn)代的計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相融合，更沒有積極學習現(xiàn)代化的管理理念，導致了一部分高校的檔案管理工作，雖然有和信息技術(shù)相融合的一個形式，但是并沒有正確的使用數(shù)字載體，檔案信息化的優(yōu)勢和長處，自然也就無法很好地體現(xiàn)出來。換句話來說，部分管理人員對于高校檔案信息化建設(shè)還缺乏系統(tǒng)、正確的認識，信息化建設(shè)工作還停留在表面上，管理工作的理念也沒有及時的更新，是傳統(tǒng)的工作模式，這并不利于檔案信息資源的利用。

（二）檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位

各行各業(yè)的信息化建設(shè)與相關(guān)工作的開展是離不開計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的。檔案管理工作亦是如此，但是現(xiàn)階段部分高校出現(xiàn)了檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施配備不夠到位的現(xiàn)象。路由器設(shè)施的配置不能滿足檔案管理工作的需求，包括數(shù)據(jù)庫軟件和檔案管理信息化系統(tǒng)的標準化程度也比較低，目前來講，各大高校對于檔案信息管理的系統(tǒng)搭建并沒有一個統(tǒng)一的標準，這對于資源共享來說是不利的。除此之外，在網(wǎng)絡(luò)硬件配置和軟件使用上面的缺陷，也會使得檔案管理工作整體的質(zhì)量大打折扣。

歸根結(jié)底，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的不足，在很大程度上是由于資金投入不足導致的，主要還是由于學校在這方面的經(jīng)費投入較為有限，這也就使得不少學校在硬件配置上并不能夠達到檔案信息化建設(shè)的標準。而在軟件方面，各大高校都“各用各的”，鉆石的信息管理系統(tǒng)的搭建和軟件的選取沒有統(tǒng)一化、標準化，在進行資源共享和信息交流的時候就很容易遇到阻礙。

（三）管理人員的隊伍整體素質(zhì)有限

無論是在過去以傳統(tǒng)工作模式為主的檔案資源管理還是在檔案信息化的背景下進行的檔案資源管理工作，工作的執(zhí)行主體一直都是人。所以智能化信息化時代的到來，各行各業(yè)也都一直強調(diào)要進行高素質(zhì)人才隊伍的建設(shè)。銷售的檔案信息化轉(zhuǎn)型工作也是如此，管理人員隊伍的建設(shè)對于管理工作整體的質(zhì)量影響是很大的。就目前來說，許多工作人員在計算機操作使用方面并不是很熟悉，因此也就不能很好的利用現(xiàn)代化的設(shè)備展開檔案信息管理工作。而且有不少人對于檔案管理的具體手段也沒有充分的了解，這就致使當前高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的進程十分緩慢，同時檔案管理工作效率較為低下。許多管理人員既沒有充分發(fā)揮出數(shù)字載體和計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢與長處，又沒有改進傳統(tǒng)管理模式，彌補傳統(tǒng)管理模式當中的不足與缺陷的能力，這是當前高校檔案信息化轉(zhuǎn)型陷入僵局的一個重要原因。

四、推進高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的策略

簡要分析了當前高校的信息化轉(zhuǎn)型的困境之后，能看出高校檔案信息化建設(shè)還有很長的一段路要走。接下來本文將結(jié)合現(xiàn)狀，提出一些較有針對性的建議。

（一）加強各校之間的溝通交流

高校檔案信息化轉(zhuǎn)型和標準化進程的推進，有賴于各校之間的溝通和交流，只有多校之間積極進行溝通協(xié)商，才能更好地促進管理手段以及在軟硬件配置方面形成標準化。而且，就現(xiàn)階段來說，我國的部分高校檔案信息化建設(shè)管理工作尚處于探索的階段，工作質(zhì)量和工作效率都難以得到保證。但是檔案管理信息化建設(shè)作為一個在上個世紀80年代就提出的概念，也有一些起步較早的高校。所以要加強各校之間的溝通交流，就可以讓經(jīng)驗較為豐富的高校指導起步較晚、尚處于摸索階段的高校，進行檔案信息化建設(shè)工作，這樣就能夠加速我國高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的進程，提高檔案信息化建設(shè)工作整體質(zhì)量。

（二）加大這方面資金的投入

誠如上文所述，那當前高校檔案信息化轉(zhuǎn)型藝術(shù)設(shè)施建設(shè)方面依然存在這些不足，而解決基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問題的根本在于資金。另外現(xiàn)階段許多高校的檔案信息化管理與學校的整體信息化管理并不協(xié)調(diào)。而要對檔案信息管理工作進行創(chuàng)新和改革自然也少不了資金的投入。無論是硬件的配置還是他們是使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來與師生的實際情況與教學研究等方面進行協(xié)調(diào)或是信息管理系統(tǒng)的搭建和相關(guān)計算機軟件的選區(qū)使用都離不開資金。就在經(jīng)費充足的情況下，檔案管理部門才能夠大膽革新，購入較為先進能源設(shè)施和軟件系統(tǒng)，積極的展開嘗試，在實踐的過程當中不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，最終形成一套較為完善的，高效率的檔案信息管理系統(tǒng)。

五、結(jié)束語

總而言之，要走出當前高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的困境，就需要加強各校之間的溝通交流，加快檔案信息化建設(shè)標準化的進程，同時加大這方面資金投入，強化相關(guān)工作人員的信息安全意識、提升他們的專業(yè)素養(yǎng)與能力水平。這樣才能夠讓高校檔案信息化建設(shè)步入一個全新的局面。