信息化背景下高校行政檔案管理的創(chuàng)新

王述剛 孫鶴陽

（1.濱州職業(yè)學(xué)院，山東 濱州 256600；2.山東省北鎮(zhèn)中學(xué)，山東 濱州 256600）

高校具有一定的社會責(zé)任，其對社會培養(yǎng)了大量的有用人才，要不斷強化高校的管理，才能推動高校進步與發(fā)展，更好地服務(wù)社會與經(jīng)濟建設(shè)。高校招生不斷擴大、經(jīng)濟全面發(fā)展，建設(shè)項目越來越多，要想保證高校的管理科學(xué)化，則需要對檔案進行良好的管理，高校的檔案內(nèi)容越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)落后、人工操作量大，很容易出現(xiàn)問題，影響到了檔案的創(chuàng)新發(fā)展，隨著現(xiàn)代技術(shù)的全面推廣與應(yīng)用，技術(shù)得到了蓬勃發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展與普及，給高校行政檔案管理帶來了良好的機遇，通過信息化建設(shè)，提高了高校行政檔案管理效率，使高校行政檔案更加安全、準(zhǔn)確。

一、高校檔案體系建設(shè)重點

（一）確保檔案信息化與安全性

檔案是重要的文本，不論任何一個組織，其檔案都具備一定的價值，特別是一些組織的行政檔案管理，更需要嚴(yán)格做好保密，進行檔案管理工作中，不但要提高整體管理的效率，更要保證安全，所以說，運用信息化技術(shù)的同時，要考慮到安全問題，當(dāng)前，檔案管理信息化建設(shè)是大勢所趨，通過信息化建設(shè)，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成了電子信息，有效保證了文件、照片、音頻、視頻內(nèi)容的長期保存需求。高校的不斷發(fā)展，所以行政檔案涉及到更多的內(nèi)容，整體行政檔案數(shù)量大、內(nèi)容雜，借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行行政檔案管理，能夠大大提升工作整體效率，解決傳統(tǒng)人力所不能解決的問題，這樣，以往行政檔案管理中的困難事情就會迎刃而解，信息化錄入的行政檔案，更加精準(zhǔn)高效，管理人員通過使用多媒體技術(shù)及圖像處理技術(shù)，對文檔、音視頻進行電子化處理，保證了管理的效率，進行信息化建設(shè)時，要考慮到網(wǎng)絡(luò)的安全性，信息化技術(shù)下可對檔案設(shè)置多重保密和身份認(rèn)證，全面提高信息技術(shù)能力的同時，保證了檔案的安全。

（二）檔案信息的管理與共享

行政檔案主要就是高校日常運用中的相關(guān)工作情況，檔案記載了工作內(nèi)容，進行行政檔案管理工作時，重點就是各類數(shù)據(jù)保管、信息檢索與檔案使用查詢，通過行政檔案的管理與查詢，全面促進高校各項工作開展，可以這樣說，檔案調(diào)取與使用在檔案管理中是重要的環(huán)節(jié)，沒有應(yīng)用就沒有價值，所以檔案的應(yīng)用至關(guān)重要，那么，通過信息化技術(shù)運用就能夠減少工作的強度，使行政檔案管理使用與共享更簡便快捷。傳統(tǒng)行政檔案管理人工工作量大，不論是查詢還是應(yīng)用，都需要大量的時間，如果說調(diào)取1 份檔案，則需要大量的時間成本，要在眾多檔案中尋找，才能找到需要的內(nèi)容。而通過信息化技術(shù)應(yīng)用，就能夠通過關(guān)鍵詞輸入快速調(diào)取所需要的內(nèi)容。檔案不但是保存與管理，更主要的是要實現(xiàn)共享，使檔案資源實現(xiàn)資源共享的價值，信息化技術(shù)應(yīng)用，能夠針對不同的權(quán)限進行設(shè)置，重要資料可先取得查閱權(quán)限由管理人員核實后再查閱。

二、存在的問題

（一）進行信息化管理的意識較為薄弱

當(dāng)前，新技術(shù)應(yīng)用越發(fā)廣泛，高校已經(jīng)意識到了技術(shù)的力量，在實踐工作中，也引進了較為先進的技術(shù)，很多的信息技術(shù)運用到行政檔案管理工作中，大大提高了工作的整體性、系統(tǒng)性，但在實際檔案管理工作運行中，還存在許多的問題，影響到了信息化作用的發(fā)揮。整體看，不論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理者，信息化管理意識薄弱，不能進行檔案管理工作創(chuàng)新，信息化建設(shè)跟不上時代的發(fā)展，檔案管理工作還是老傳統(tǒng)、老模式，整體檔案管理的效率不高，能力不強，檔案信息化建設(shè)落后時代較多。領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，也是導(dǎo)致信息化進程緩慢的成因，很多的高校領(lǐng)導(dǎo)把更多的精力放在了教學(xué)教育工作上，而把行政工作看得較輕，認(rèn)為行政工作沒什么用，對學(xué)校發(fā)展沒有推動的事不干，也沒有多少投入，導(dǎo)致高校行政檔案管理工作質(zhì)量效率低。

（二）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，但是檔案管理部門的人員專業(yè)性不夠，特別是一些檔案收集部門人員，對檔案不重視，隨意性強，分不清哪些應(yīng)該存檔，哪些不應(yīng)該存放，造成了一系列的問題，如檔案管理環(huán)節(jié)上的不協(xié)調(diào)、管理人員專業(yè)素養(yǎng)的不足、檔案管理質(zhì)量低下、效率不高的問題是當(dāng)前最為主要的問題，對行政檔案信息化處理產(chǎn)生了直接影響，整體看，高校檔案管理人員都是臨時性的多，專業(yè)不強、業(yè)務(wù)不精，把檔案工作理解成存放與收集，沒有開發(fā)好檔案的價值，檔案整體利用效果不好。相關(guān)的檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一，不能進行有效的創(chuàng)新與引進，工作方法落后，模式固定，工作效率低下。

（三）信息化設(shè)備不夠完善，制度不健全

高校信息化建設(shè)必須要有足夠的軟件與硬件，這樣，才能更好地實現(xiàn)行政信息化檔案管理目標(biāo)，信息化技術(shù)是發(fā)展的趨勢，在信息化的過程中，設(shè)備是基礎(chǔ)、制度是保障，當(dāng)前，很多的高校設(shè)備不足，檔案使用的都是淘汰設(shè)備，內(nèi)在版本低，不適合進行檔案管理應(yīng)用，設(shè)備落后、短缺、陳舊是高校信息化設(shè)備存在的現(xiàn)狀，設(shè)備型號不統(tǒng)一，系統(tǒng)不統(tǒng)一，軟件不統(tǒng)一，嚴(yán)重影響到了高校行政檔案管理信息化進程，整體信息化建設(shè)工作速度不快。制度不健全也影響到了信息化建設(shè)，高校沒有針對行政檔案管理工作制定健全制度，影響到了信息的標(biāo)準(zhǔn)與統(tǒng)一收集。

三、信息化背景下高校行政檔案管理創(chuàng)新意義

（一）有利于進一步提升工作效率

高校檔案越來越復(fù)雜，只有全面利用先進技術(shù)，才能推動工作創(chuàng)新發(fā)展，高校的行政檔案管理需要互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)輔助，才能更加提升速度與質(zhì)量，解放繁重的人力勞動與操作，利用較少的時間完成大量的工作。傳統(tǒng)的檔案管理需要人力來完成，特別是對一些統(tǒng)計量、計算量大的工作，很難不出現(xiàn)失誤與差錯，不但在工作中浪費了時間，更消耗大部分精力。而利用信息技術(shù)就能夠提高工作整體效率，推動高校行政管理工作更好發(fā)展。

（二）有利于進一步提升工作質(zhì)量

高校行政檔案管理工作是管理中的重要組成，技術(shù)日益先進就要順應(yīng)形勢，不斷引進先進技術(shù)，推動工作高質(zhì)量發(fā)展，隨著信息設(shè)備廣泛應(yīng)用，高校的行政檔案管理工作需要不斷上新臺階，才能跟上時代的潮流，順應(yīng)時代的變化，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展也促進了高校行政檔案管理工作的進步，需要全面提升工作質(zhì)量，才能保證信息化背景下高校行政檔案管理走進正規(guī)軌道，工作人員壓力小了，工作效率也就上來了，通過信息技術(shù)運用，有效保證了信息的精準(zhǔn)度，工作人員大大減少了自身的勞動強度，能夠把更多的精力放在信息的價值開發(fā)上，信息技術(shù)有利于工作人員對問題的正視，能對以往無法破解的難題做到及時，技術(shù)創(chuàng)新能夠全面敦促工作人員學(xué)習(xí)，提升主動性、創(chuàng)造力，促使相關(guān)人員熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備，展現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢，更好地服務(wù)學(xué)校與學(xué)生。

（三）有利于進一步提升工作人員能力

檔案管理人員學(xué)習(xí)積極性不強，但是通過技術(shù)創(chuàng)新與應(yīng)用，就能夠進一步促進他們的學(xué)習(xí)熱情，信息技術(shù)并非簡單的收集與保存，而是需要及時錄入與共享，高校行政檔案是工作的記錄，時刻都需要查詢與使用，通過技術(shù)運用，能夠讓師生調(diào)取數(shù)據(jù)和分享數(shù)據(jù)更簡便。技術(shù)的支撐實現(xiàn)了信息的電子化，相關(guān)人員要把握更多的技術(shù)，才能滿足用戶分享查詢需求，工作人員必須要不斷進步與學(xué)習(xí)，才能把握好技術(shù)靈活用好技術(shù)。

四、信息化背景下高校行政檔案管理的創(chuàng)新舉措

（一）全面提高工作人員信息化意識

高校是教育學(xué)生的地方，時代在不斷進步與發(fā)展，只有不斷跟上時代，才能不落后時代。行政檔案管理是主要的工作，要對各個點位的信息進行整理，才能上傳到平臺上，要不斷增強信息管理人員的整體素質(zhì)。提高信息化運用的能力，把握各項工作要素，才能更好地適應(yīng)新時代。檔案管理人員應(yīng)逐步提升自己信息化意識，以高校信息需求為導(dǎo)向，做好創(chuàng)新實踐，應(yīng)用符合用戶偏好的功能，推動行政檔案管理發(fā)展。要全面建立起信息意識，不斷提升自身工作能力，通過技術(shù)開發(fā)與運用，解決日常行政檔案管理工作遇到的難題，對軟件提出必要的修訂意見，有效簡化步驟流程，從根本上提高自身和工作效率，最大化滿足高校工作需要。

（二）提高工作人員信息化素養(yǎng)

信息化背景下的檔案管理人員，一定要有專業(yè)的素養(yǎng)，才能做好當(dāng)前的信息化工作，只有不斷提高自身的素養(yǎng)，才能在實踐中創(chuàng)新，高校行政檔案管理創(chuàng)新就是需要專業(yè)素養(yǎng)來實現(xiàn)，通過創(chuàng)新提高整體工作質(zhì)量。我國高校行政人員整體能力要不斷提升，要通過造血的方式，專門引進具備較高素質(zhì)的行政檔案管理人才，推動工作不斷創(chuàng)新。做好內(nèi)部培訓(xùn)，全面強化業(yè)務(wù)應(yīng)用能力，強化服務(wù)意識，提升管理效果。加大對檔案人員的福利待遇，這樣，才能通過物質(zhì)激勵提高工作積極性，提升創(chuàng)新的意識與能力，更好地完成各項檔案管理工作。

（三）創(chuàng)新工作方法和模式

從機制上創(chuàng)新見實效，從方法上創(chuàng)新提升質(zhì)量。要不斷在實踐中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對以往不符合時代的流程進行簡化，要全面總結(jié)先進的技能技巧，通過對工作流程、環(huán)節(jié)的改進，進一步創(chuàng)建新的工作運行模式，全面提高檔案管理效率。檔案管理人員要全面遵循“發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題”的原則，在實踐中提高自身的業(yè)務(wù)能力，對落后模式逐步優(yōu)化，推動行政檔案管理流程的機制性創(chuàng)新，更好地服務(wù)高校行政工作發(fā)展。管理人員要不斷做好流程的評估，以此，提高整體工作質(zhì)量，按照工作量節(jié)點的不同，做好流程上的劃分，根據(jù)信息化建設(shè)具體實施效果，循環(huán)反復(fù)多次進行流程環(huán)節(jié)優(yōu)化，讓檔案復(fù)雜工作流程變成簡單操作。

總結(jié)

綜上所述，在新時代的信息化背景下，高校要不斷創(chuàng)新管理能力與工作方式，通過對行政檔案管理創(chuàng)新帶動其他工作發(fā)展，要把檔案工作當(dāng)成創(chuàng)新的突破點，在信息技術(shù)輔助下完成創(chuàng)新建設(shè)，以此，全面避免出現(xiàn)工作差錯，要解決傳統(tǒng)檔案管理的問題，進一步提升行政檔案管理工作的效率和質(zhì)量，讓學(xué)校、教師、學(xué)生都能夠從技術(shù)創(chuàng)新上深刻體會信息技術(shù)的簡便、高效優(yōu)勢。