關于4S店財務內部控制問題研究

文/劉芳芳（湖南省泰禹實業(yè)有限公司）

隨著生活水平的不斷提高，人們對汽車的需求量也在逐年增加，很多汽車企業(yè)在日常運營和管理中的問題也一一暴露，究其原因，多數(shù)是由于內部控制管理不到位造成的。4S店的內部控制環(huán)節(jié)也相當復雜化、多樣化，而且會涉及各個環(huán)節(jié)的利益，比如4S店發(fā)生的內部控制風險有整車過程中訂單的確認、定金的收取、訂單的更換、價格的管控、出入庫管理、金融分期、交車開票環(huán)節(jié)、精品贈送、精品安裝、大客戶返利、盤點等環(huán)節(jié)；售后過程中維修收款、發(fā)票開具是否合理、車輛維修狀態(tài)、交車、外采件入庫管理、備件采購下錯單、備件出庫、索賠業(yè)務、折扣權限的設置、理賠和索賠盤盈備件、借進借出備件、盤點、保險結算、剩余油品、舊件回收、委托外包業(yè)務等環(huán)節(jié)。所以對于正常經(jīng)營的4S店，要想在市場中占有一席之地，企業(yè)就要從根本上解決這些難題，從內部控制方面進行整改，不斷提高內控水平，提升經(jīng)濟效益。

一、4S店及財務內部控制重要性

當前4S店不僅面臨著同行業(yè)企業(yè)的競爭，同樣也面臨著各種市場環(huán)境因素的變化，比如城市限購政策的實施、新能源汽車的普及、互聯(lián)網(wǎng)銷售模式、新模式交易等各方面的挑戰(zhàn)。所以，加強內部控制建設、優(yōu)化管理方式、提升管理水平對企業(yè)來說尤為重要。內部控制建設的加強，可以使企業(yè)日常經(jīng)營活動更加規(guī)范、各部門分工明確，有效規(guī)避財務問題，不斷提高企業(yè)競爭力，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟效益。據(jù)有關數(shù)據(jù)統(tǒng)計，對500家4S店內部控制風險調查結果顯示有367家存在工單管理方面風險、345家存在配件管理風險、276家存在系統(tǒng)操作不規(guī)范引起風險、235家存在完工管理風險、13家有結算風險、67家店有接車環(huán)節(jié)風險，這些數(shù)據(jù)都體現(xiàn)了在4S店內部控制管理過程中各個環(huán)節(jié)都會出現(xiàn)風險點，并且發(fā)生頻率也不低。4S店內部控制風險還存在著相互作用的特點，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，也會對其他環(huán)節(jié)產生不利影響，在內控過程中如果單單對一個環(huán)節(jié)加以控制，也會致使最終內控效果不佳。

二、4S店財務內部控制存在問題

（一）財務內部控制分析

（1）單位對財務內部控制工作不夠重視。研究調查發(fā)現(xiàn)，很多4S店缺少對財務內控工作足夠的認識，人員安排并不合理，對于內控工作也沒有足夠的專業(yè)技能方面的知識，無法保障財務內控工作的順利進行。（2）售后維修過程的財務風險。售后維修過程中的風險多集中在維修保養(yǎng)、事故理賠、保修、配件更換管理過程。對于維修保養(yǎng)環(huán)節(jié)，很多企業(yè)會采用發(fā)放現(xiàn)金券、保養(yǎng)券、裝潢券的方式贈送給客戶，但是這種方式很容易造成禮券損壞、丟失的現(xiàn)象，給企業(yè)帶來財務監(jiān)管混亂的難題。也有企業(yè)員工會私自收取客戶現(xiàn)金或者故意推遲結賬日期，在無形中增加了企業(yè)運營成本。很多汽車在一定時間內是可以免費保修的，所以檢查人員就會存在隨意糊弄的情況，后期如果繼續(xù)出現(xiàn)同樣的問題，就會給4S店帶來負面影響。配件管理方面存在缺陷就會出現(xiàn)員工倒賣配件的情況，將會給4S店造成直接的財務損失。還有售后索賠員是否認真評估損壞車輛問題仍在質保范圍內，避免索賠員個人原因走后門、徇私舞弊、弄虛作假，讓一些不在索賠范圍內的情況也按照索賠流程執(zhí)行，將會給企業(yè)造成財務損失。另外客戶售后預存款的管理不當，也會使客戶產生消極心理，對4S店整體服務質量產生否定情緒。售后預存款管理不當，會出現(xiàn)管理混亂，不利于企業(yè)正常運營。（3）銷售過程產生的風險。在4S店的銷售業(yè)務中，與客戶簽訂合同時，容易存在合同簽訂人、開票人、付款人并不一致的問題。比如，有不法分子假扮經(jīng)銷商，或者有些工作人員不稱職，一輛車出售多次，最終給企業(yè)造成了極大的經(jīng)濟損失。所以企業(yè)對于工作人員的上崗要求極高，也要確保其在銷售過程中，嚴格確定合同細則以及相關信息表。近年來，4S店受到宏觀經(jīng)濟的影響，部分經(jīng)銷商為了在汽車銷售上增加業(yè)績，會對價格進行人為調控，隨意調控價格，為自己謀私利。比如，銷售員私自收取車款，且企業(yè)的其他服務費標準無人審核監(jiān)管，新車的出庫管理庫齡過長等。（4）4S店融資渠道一般來說都是通過銀行貸款獲得，還有一種特殊方式是“三方協(xié)議”，這種模式是把新到汽車車輛“身份證”質押給銀行，定期與銀行進行賬面核對。但是這種方式存在很大風險，如果汽車銷量不好，汽車合格證就會一直掛靠在銀行，會帶來很大資金管理風險，阻礙企業(yè)的正常財務管理。

（二）信用風險內部控制分析

（1）風險管理不到位，風險預防機制不完善，沒有安排單獨的風險管理部門，只是讓領導層順便負責監(jiān)督風險管理。（2）對風險問題的監(jiān)督管理、審核工作執(zhí)行不到位。多數(shù)4S店對于風險問題的重視僅僅停留在銷售、業(yè)績方面，完全忽略了整體運行、發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)文化等方面存在的風險，說明4S店并沒有全面了解內部控制的風險問題。（3）風險評估結果不受重視，4S店對于已經(jīng)出現(xiàn)的風險問題不會詳細分析原因，也沒有設法在日后管理中有效避免，對風險評估的忽視不利于企業(yè)長久的發(fā)展。

（三）預算內部控制分析

（1）管理崗位權力集中，授權審批管理隨意。（2）預算編制與執(zhí)行過程不到位，預算管理不嚴謹，崗位職責分工不明確。沒有設置專門的預算管理部門，僅由財務部門代為負責，不能很好地進行預算管理，導致預算編制方法不當、編制內容不全面、數(shù)據(jù)不準確等各方面存在漏洞，預算執(zhí)行過程缺乏監(jiān)督管理，執(zhí)行落實不到位。（3）報銷流程存在問題，就會導致部門費用預算不準確。比如，有些活動費用支出超出了預算，但是因為預算超出部分重新審批流程太繁瑣，所以各部門可能會隱瞞實際超出費用預算，這樣不規(guī)范的操作會導致年度費用預算極其不準確。

（四）內部審計分析

管理層忽視審計工作，在企業(yè)管理中沒有設置獨立于其他部門的審計部門，無法保證審計工作的公平公正公開。大多數(shù)企業(yè)審計只是流于形式，只是隨意安排幾名管理層人員作為審計部門的成員，并不會真正履行審計職責。審計工作不獨立，容易造成審計結果的不公正。審計部門人員只有獨立于任何部門，才能避免徇私舞弊。

三、加強4S店財務內部控制建議

（一）財務內部控制建議

內部控制管理制度與日常經(jīng)營活動密切相關。俗語說“沒有規(guī)矩不成方圓”，一個企業(yè)沒有完善的制度體系約束員工行為，指導員工日常行為規(guī)范，企業(yè)管理就會存在混亂，管理不當會給企業(yè)整體經(jīng)營帶來嚴重影響，所以完善企業(yè)內部控制制度可以從以下幾方面進行:

（1）確保業(yè)務活動的正常開展，需要制定完整的業(yè)務活動流程制度，比如合同簽訂管理制度、一車一檔結算制度、款到放車制度、財務監(jiān)督管理制度等。制定銷售價格相關制度，明確銷售價格審批流程和結算款退款流程。制定車輛保險和后期續(xù)保制度，落實統(tǒng)一管理、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一結算。針對銷量差的超齡庫存車制定管理制度，盡可能盤活大量占用資金。制定完善的試駕車管理制度、二手車管理制度、銷售服務流程管理制度等。還有售后制度，應該包括維修（如質量及時效）、理賠（理賠廠家回款）、養(yǎng)護、信息咨詢、保險、維修項等內容。國內很多售后管理仍停留在維修和保養(yǎng)方面，還應該加強其他類型售后服務，比如售后服務流程、售后客戶跟蹤、提醒服務、客戶投訴處理等，站在客戶角度思考問題，提升客戶忠誠度。（2）建立職務分離的內控制度。4S店涉及業(yè)務活動多，管理流程復雜，資金量大、資產多，要完善內部控制制度還要建立相應的職權分離制度，讓員工能夠明確各種崗位職責，認真履行工作職責[1]。比如，資產采購與驗收、付款分離；管理與盤點分離；銷售與收款相分離；資產處置的審批與申請分離；審批與執(zhí)行分離等。（3）根據(jù)企業(yè)風險點和實際情況進行內控制度設計，內控建設既要遵守相關法律法規(guī)，又要符合4S店發(fā)展理念和特色。（4）建立內控團隊，對相關工作人員進行專業(yè)培訓，保證其能夠出色地完成內部控制管理工作?？梢詾閱T工提供學習、再教育平臺，提升員工個人能力和專業(yè)技能、綜合素質，創(chuàng)造高素質、高技能內部控制建設人員團隊。并且設置一定的獎懲制度，把內部控制建設結果與員工績效相關聯(lián)，以此來鼓勵員工認真履行崗位職責。

（二）信用風險內部控制建議

（1）健全風險管控機制，設置獨立的風險管理防控部門，認真履行風險監(jiān)管職責，對4S店整體銷售環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風險問題進行準確評估。（2）建立風險識別和評估機制，并嚴格落實。完善信用機制，可以與銀行建立合作關系，對銀行黑名單成員、企業(yè)都不與之建立合作關系，確保4S店所面臨的風險盡可能減少。（3）提高全體工作人員的風險評估意識，并重視風險評估結果。在風險評估過程結束后，要對其結果進行詳細分析，找出原因，一方面積極落實應對措施，另一方面健全現(xiàn)有風險評估機制，提前設置風險防御方案，以便更好地應對同類型風險[2]。

（三）預算控制建議

（1）設置預算管理機制，配備足夠的預算管理人員開展預算管理工作，讓預算管理工作更加精細化、規(guī)范化。（2）建立滾動預算管理，以及獨立的費用預算制度。滾動預算簡言之就是連續(xù)預算，滾動預算可以結合近期目標和中長期目標進行及時調整和改進，可以使預算與實際更加符合，能夠充分體現(xiàn)預算的指導作用。鑒于4S店業(yè)務活動的特點、內部控制工作的特殊性以及廠家系統(tǒng)費用、供應商情況的變化性，設置滾動預算可以更好地進行預算管理[3]。

（四）內部審計建議

（1）設置單獨的審計部門，保障審計工作開展過程更加公平公正。（2）改變傳統(tǒng)的審計方式，改用創(chuàng)新式審計方式。創(chuàng)新審計方法，拓寬審計范圍，不單單從賬簿開始查，要從全部業(yè)務活動流程查詢，隨著業(yè)務活動的拓展、規(guī)模的擴大，應該不斷改進審計方法和流程。（3）安排專業(yè)人員擔任審計工作，必要時可以高薪聘請外部專業(yè)的審計人員，同時加強企業(yè)內部審計人員的培訓制度。讓審計人員能夠從根本上了解企業(yè)的實際情況，熟悉企業(yè)業(yè)務活動、費用收支情況、經(jīng)營現(xiàn)狀、成本管理現(xiàn)狀等，通過全面分析，獨立思考后對企業(yè)審計中存在的問題及時改進，不能讓審計部門可有可無，要通過專業(yè)的審計從根本上解決內控建設中的問題[4]。

四、結束語

經(jīng)濟的快速發(fā)展讓當前汽車行業(yè)也進入了經(jīng)濟瘋狂增長期，4S店也迎來了發(fā)展高峰期，其穩(wěn)步快速發(fā)展離不開財務內部控制管理。本文通過對4S店財務內部控制建設方面存在的問題進行分析，并提出了財務內部控制、信用風險內部控制、預算控制、內部審計四方面的相關建議，希望通過這些建議可以為4S店提供有效幫助，以適應企業(yè)管理需求，滿足大眾消費理念，使企業(yè)獲得長久健康穩(wěn)定的發(fā)展。