文件信息化管理在食品檢驗機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用

黃 婧

（廈門市食品藥品質(zhì)量檢驗研究院，福建廈門 361012）

食品檢驗是監(jiān)督食品生產(chǎn)流通、控制食品質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。食品檢驗機(jī)構(gòu)是保障食品安全的重要技術(shù)支撐。食品檢驗機(jī)構(gòu)日常運行中涉及的各類文件涵蓋了食品檢驗的質(zhì)量體系控制、核心技術(shù)、檢驗過程及檢驗結(jié)論等。文件管理工作的順利開展為食品檢驗提供強有力的保障和支持。隨著食品檢驗技術(shù)的不斷發(fā)展，各檢驗機(jī)構(gòu)的檢測能力范圍不斷增加，涉及的各類文件數(shù)量日益龐大，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理和使用方式已無法滿足現(xiàn)代食品檢驗的需求。為保證食品檢驗機(jī)構(gòu)的高效運行，文件信息化管理在食品檢驗行業(yè)的應(yīng)用顯得愈發(fā)迫切。

文件的信息化管理是指將食品檢驗中的各類文件均納入電子信息化管理系統(tǒng)。相較于傳統(tǒng)的管理方式，文件的信息化管理可以大大提升文件的可控性、有效性、便利性及保密性。

1 食品檢驗中的文件范圍

食品檢驗中涉及的文件包括以下幾類。①質(zhì)量體系文件。其中包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、各類質(zhì)量記錄表格及技術(shù)記錄表格等。②食品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等。③原始記錄。即食品檢驗及研究所涉及的各項試驗原始記錄。④校準(zhǔn)及檢定證書。包括各類試驗儀器及環(huán)境控制裝置的有效校準(zhǔn)及檢定證書。⑤研究資料。食品研究中所涉及的企業(yè)資料、調(diào)研資料、往來技術(shù)函件等。

2 文件信息化管理的優(yōu)點

2.1 文件的可控性

在食品檢驗實驗室中，質(zhì)量體系文件及實驗室所使用的食品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)均應(yīng)為受控版本[1-2]。紙質(zhì)版受控文件在管理中存在諸多漏洞，文件的受控版本發(fā)放后，存放位置、持有人等，隨時間而不斷改變，實驗室人員為使用方便而復(fù)印打印的非受控版本文件更有可能為各類實驗室認(rèn)可認(rèn)證檢查留下相應(yīng)的不符合項[3-5]。在信息化管理中，涉及的電子文件均在內(nèi)網(wǎng)中進(jìn)行受控，排除了檢驗現(xiàn)場存在非受控文件的可能，極大增強了文件的可控性。

2.2 文件的有效性

文件的有效性是實驗室檢驗結(jié)果有效性的重要保證，文件管理員負(fù)責(zé)保障實驗室相關(guān)文件的有效性。食品行業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)時有勘誤或更新，如未能及時對檢測機(jī)構(gòu)所使用的的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行變更，則直接影響到檢測結(jié)果的有效性。傳統(tǒng)紙質(zhì)版文件進(jìn)行更新時流程煩瑣，隨著使用時間的增加，紙質(zhì)文件的存放位置逐漸散亂或可能發(fā)生遺失，給文件的更新及回收造成了很大難度，而采用信息化管理，將文件的變更化繁為簡?？稍谧疃虝r間內(nèi)將實驗室所有人員使用的文件更新為有效版本，并可在第一時間將變更信息在內(nèi)網(wǎng)中送達(dá)實驗室所有人員。

2.3 文件的便利性

紙質(zhì)版文件的發(fā)放、整理、存放、更改和回收等，都需要極大的人力物力。在使用中受到各食品檢驗實驗室的規(guī)程及條件所限，人員獲取文件存在一定的物理流程，使用文件因紙質(zhì)版文件的數(shù)量而受限，實驗室的化學(xué)環(huán)境，也對紙質(zhì)版文件的保存造成一定影響。信息化管理可利用計算機(jī)的各種功能，實現(xiàn)文件使用的便利性。

2.4 文件的保密性

傳統(tǒng)紙質(zhì)版文件的保密性，依賴于領(lǐng)用程序的審批和存放空間的控制，存在較大的漏洞。而文件信息化管理可利用電腦權(quán)限設(shè)置，在保證使用便利性的同時，兼顧文件的保密性。

3 文件信息化的應(yīng)用實例

3.1 可控性應(yīng)用

在信息化管理中，所有文件均應(yīng)掃描或轉(zhuǎn)化為不可進(jìn)行內(nèi)容更改的文件格式，或設(shè)置只讀權(quán)限，上傳至實驗室內(nèi)網(wǎng)，所有受控文件的電子版本均應(yīng)加蓋電子受控章。電子受控章由質(zhì)保部門設(shè)計，并設(shè)立使用密碼，對文件管理員進(jìn)行使用授權(quán)。同時，應(yīng)在程序文件中對文件信息化管理設(shè)立進(jìn)行相應(yīng)的程序規(guī)定。例如，應(yīng)以實驗室內(nèi)網(wǎng)中上傳的版本為現(xiàn)行有效版本，任何下載的電子版、打印及翻拍的紙質(zhì)版均為非受控版本，應(yīng)加蓋“知識保存”章后作為知識保存文件使用。以信息化管理的模式，只需對上傳內(nèi)網(wǎng)的版本進(jìn)行受控，即可保證實驗室所有人員使用的均為有效受控的版本，大大增加了文件的可控性。

3.2 有效性應(yīng)用

信息化管理可最大限度地保證食品檢驗實驗室中各類文件的有效性。在具體操作中應(yīng)注意以下幾點：①質(zhì)量體系文件的更新及勘誤版本應(yīng)及時上傳至內(nèi)網(wǎng)，各類食品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期在各相關(guān)網(wǎng)站進(jìn)行查新及勘誤；②如有標(biāo)準(zhǔn)更新及勘誤，應(yīng)及時將更新的版本受控后重新上傳至內(nèi)網(wǎng)；③如有標(biāo)準(zhǔn)勘誤，應(yīng)在原電子版標(biāo)準(zhǔn)中的相應(yīng)位置對勘誤內(nèi)容進(jìn)行電子標(biāo)注，同時在標(biāo)準(zhǔn)首頁進(jìn)行勘誤說明，標(biāo)注勘誤日期，并對勘誤說明加蓋電子“有效”受控章。

文件管理員在對內(nèi)網(wǎng)文件進(jìn)行變更的同時，應(yīng)將變更通知及具體變更信息在內(nèi)網(wǎng)中以待辦提醒等方式發(fā)送至實驗室相關(guān)人員。

3.3 便利性應(yīng)用

在信息化管理極大地方便了文件的查詢和使用。各種文件可在不同目錄下分類存放，并可在各級分類目錄下使用文件名、受控號、標(biāo)準(zhǔn)號及檢品編號等進(jìn)行檢索。實驗室在使用時，也僅需在內(nèi)網(wǎng)獲取相關(guān)文件，即可得到有效的受控版本。

質(zhì)量手冊及程序文件等質(zhì)量體系文件作為檢測機(jī)構(gòu)合規(guī)運行的保障，規(guī)定了檢測機(jī)構(gòu)的崗位職責(zé)、質(zhì)量活動的流程、管理程序以及每一項日常工作的作業(yè)指導(dǎo)書，在日常檢測及各類質(zhì)量活動中均需要作為重要依據(jù)使用。文件信息化為檢測機(jī)構(gòu)各崗位人員獲取有效的相關(guān)信息提供了極大的便利性，也為質(zhì)量體系的有效實施和質(zhì)量活動的合規(guī)進(jìn)行提供了重要基礎(chǔ)。

質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是食品檢測的依據(jù)，在檢測實驗室中的使用頻率非常高。從實驗準(zhǔn)備、實驗過程到出具實驗報告，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件都是不可或缺的。由于化學(xué)檢測實驗室環(huán)境的特殊性，傳統(tǒng)紙質(zhì)版文件在使用過程中極有可能被檢測試劑污染、腐蝕，導(dǎo)致檢測實驗室在使用各類質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)時，存在一定的損耗。造成不便的同時，也增加了文件回收的工作量。在文件信息化管理中，檢測實驗室人員可在實驗室電腦及辦公電腦中登陸內(nèi)網(wǎng)，直接調(diào)閱受控版本，提高了質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)保存和使用的便利性。

檢測機(jī)構(gòu)中的各類儀器及環(huán)境控制裝置均需定期完成檢定或校準(zhǔn)。檢定證書及校準(zhǔn)證書在食品檢測機(jī)構(gòu)中的內(nèi)容涵蓋了儀器的使用范圍、使用環(huán)境及使用精度等重要信息，在日常檢測工作中需要實時參考。在信息化管理中，檢測機(jī)構(gòu)的各類儀器在檢定及校準(zhǔn)完成后，應(yīng)將檢定證書校準(zhǔn)證書掃描成電子格式并上傳至內(nèi)網(wǎng)，方便檢測實驗室的實時獲取，并依據(jù)其內(nèi)容確定儀器的使用方式，原件應(yīng)存放于質(zhì)保部門作為儀器檔案長期保存。

對文件管理而言，信息化也具有極大的便利性。電子文件的發(fā)放、更新、回收均在內(nèi)網(wǎng)中進(jìn)行。文件管理員在授權(quán)范圍內(nèi)對文件進(jìn)行電子受控及各項流轉(zhuǎn)操作。在文件流轉(zhuǎn)的各環(huán)節(jié)，電子簽收即代表文件發(fā)放、更新、回收等信息的送達(dá)，文件管理員從電子簽收反饋即可得知各項信息的送達(dá)情況，極大地提高了文件管理的工作效率，并保證了文件送達(dá)的時效。質(zhì)?？瓶筛鶕?jù)實驗室的不同崗位，設(shè)置不同等級的權(quán)限，對各類文件實行自上而下的高效管理，并在內(nèi)網(wǎng)中提供自下而上的信息化反饋渠道，為食品檢驗實驗室的文件管理提供了極大的便利性。

3.4 保密性應(yīng)用

食品檢測機(jī)構(gòu)中涉及的文件有多種來源及類型，不同種類的文件具有不同的保密等級。例如，各類質(zhì)量記錄表格、技術(shù)記錄表格及檢測能力范圍文件為可供下載并使用；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊、程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書等為僅可查看；檢測原始記錄及各類研究資料為需審批后查看。在信息化管理中，可為不同等級的文件設(shè)置不同的瀏覽權(quán)限，如“需審批后查看”“僅查看”“查看并下載”等。不同崗位也可設(shè)置為不同權(quán)限，如“僅查看”“查看或更改”“增加文件類別目錄”等。

4 結(jié)語

在各類檢測機(jī)構(gòu)中，傳統(tǒng)紙質(zhì)版文件仍占據(jù)了較大比例。對食品檢測機(jī)構(gòu)而言，各類文件的實時變化更新較多，文件管理部門在進(jìn)行文件定期查新勘誤，保證文件及時有效的同時，也應(yīng)采取積極措施，使有效文件實現(xiàn)實時傳遞、及時反饋。在信息化時代，食品檢驗行業(yè)應(yīng)緊跟科技發(fā)展的步伐，在文件管理中積極運用信息化技術(shù)，提高工作效率。同時，由于信息化管理的特殊性，應(yīng)定期對各類電子化文件進(jìn)行異地備份，保證電子數(shù)據(jù)的安全性。文件信息化管理為食品檢驗實驗室了提供完善的質(zhì)量體系保障[6]、有效的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、及時的資料調(diào)閱，從而將大大提高食品檢驗的工作效率以及工作質(zhì)量。