做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

文/鄭祥安

（福建省莆田市涵江區(qū)城市管理行政執(zhí)法局）

在政府實(shí)施各項(xiàng)管理工作中，辦公室是其中的重要區(qū)域。在整個(gè)集體進(jìn)行工作期間，辦公室文秘綜合管理是其中重要的組成內(nèi)容，同時(shí)也可以將上下級(jí)有效聯(lián)系起來。在當(dāng)前時(shí)代背景下，要做好各項(xiàng)工作保障，辦公室是其中的重要一環(huán)，也因此越發(fā)凸顯出了辦公室工作的重要性，為了在工作中將辦公室文秘所具有的積極作用充分發(fā)揮出來，我們做出了以下思考。

一、辦公室文秘工作中存在的主要問題

（一）工作內(nèi)容較為煩瑣

相比于其他部門，辦公室工作內(nèi)容較為復(fù)雜，并且會(huì)聯(lián)系較多的人員和組織，在相當(dāng)一部分工作中，可能會(huì)產(chǎn)生很多重復(fù)性的內(nèi)容，長(zhǎng)期下去就會(huì)造成文秘工作人員心理上產(chǎn)生疲憊感，工作態(tài)度方面也會(huì)逐漸懈怠，這會(huì)在很大程度上降低工作人員的工作質(zhì)量和工作效率，難以順利推進(jìn)整個(gè)工作進(jìn)度，各項(xiàng)工作的開展都會(huì)都到阻礙。

（二）文秘工作人員的能力存在缺陷

在當(dāng)前時(shí)代背景下，主要的發(fā)展要求就是改革和創(chuàng)新，在各項(xiàng)工作中，都需要充分適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、 行政機(jī)關(guān)發(fā)展這兩方面的要求，在工作人員方面，需要時(shí)刻保證具有與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的思想。在辦公室文秘綜合管理工作中也同樣如此，如果文秘工作人員缺乏足夠的工作能力，就難以對(duì)上述要求有效滿足，進(jìn)而對(duì)整體工作進(jìn)展帶來影響。

二、對(duì)工作人員在工作中需要達(dá)到的幾項(xiàng)基本要求

（一）辦公室工作人員需要具備較強(qiáng)寫作能力，做到對(duì)上級(jí)指令進(jìn)行準(zhǔn)確傳達(dá)

對(duì)于大部分人來說，在與單位進(jìn)行交會(huì)過程中，政府的通知是主要的方法。在政府通知方面，其文筆在很大程度會(huì)影響到個(gè)人對(duì)單位產(chǎn)生的第一印象。在工作人員方面，主要是負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指令進(jìn)行傳達(dá)，將集體會(huì)議的主要精神宣貫給基層。因此，針對(duì)組織內(nèi)部文秘工作人員，政府也對(duì)其提出了十分嚴(yán)格的要求。為了能夠?qū)ι霞?jí)的思想進(jìn)行充分貫徹落實(shí)，文秘工作人員需要對(duì)自身整體素養(yǎng)進(jìn)行提升，保證可以清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)出上級(jí)發(fā)布的文件或者領(lǐng)導(dǎo)的講話要求，想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要具備足夠的理解能力和突出的總結(jié)能力，表達(dá)寫作能力方面也需要過硬。

（二）重視工作細(xì)節(jié)，保證各項(xiàng)工作得到完美落實(shí)

正如人們所說的細(xì)節(jié)決定成敗，在文秘工作中細(xì)節(jié)的處理也非常重要，文秘工作主要是語言服務(wù)和任務(wù)傳達(dá)，而中華文化博大精深并且在語言方面則更為豐富。在語言工作中，要求相關(guān)工作人員能夠深思熟慮，需要保證細(xì)心細(xì)致的工作態(tài)度，工作中一定不能存在語病這種低級(jí)錯(cuò)誤，在政策方向上更加不能產(chǎn)生偏差，針對(duì)每一句話都需要進(jìn)行仔細(xì)地琢磨，之后再借助書面的形式進(jìn)行表達(dá)。在各個(gè)部門之間傳遞文件過程中，需要充分重視對(duì)文件信息的保密工作。在整個(gè)文件的傳遞期間，必須做到封閉管理，從文件的接收到傳閱再到回收整個(gè)過程中，或者銷毀文件、將文件歸還到原有部門，這些工作中都需要妥善落實(shí)封閉工作，同時(shí)需要對(duì)每一份文件進(jìn)行編號(hào)，并妥善進(jìn)行后續(xù)的進(jìn)度跟蹤。

（三）監(jiān)督管理工作要到位，保證各級(jí)能夠妥善落實(shí)上級(jí)要求

在文職工作人員工作中，主要就是對(duì)公文進(jìn)行傳遞。在會(huì)議中需要詳細(xì)記錄領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言，同時(shí)對(duì)各方面的事項(xiàng)進(jìn)度實(shí)施監(jiān)督和管理，領(lǐng)導(dǎo)每天都需要處理各種事務(wù)，對(duì)各種文件進(jìn)行處理，同時(shí)要對(duì)各方面存在的問題進(jìn)行解決，而此時(shí)作為辦公室的文秘工作人員，就需要保證文件的質(zhì)量，針對(duì)一些社會(huì)發(fā)過來的會(huì)議邀請(qǐng)函等不重要的文件，在尋求領(lǐng)導(dǎo)意見以后，可以進(jìn)行銷毀。其次，在會(huì)議過程中最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是記錄領(lǐng)導(dǎo)的講話，特別需要重視每周召開的例會(huì)，一定要詳細(xì)記錄領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表的講話，在必要的情況下可以總結(jié)一下領(lǐng)導(dǎo)的要求，并在會(huì)議中將這些要求體現(xiàn)出來。同時(shí)，需要向每一位員工及時(shí)傳達(dá)代辦事項(xiàng)，保證可以順利開展各項(xiàng)工作，及時(shí)開展抽查活動(dòng)，保證及時(shí)實(shí)施各項(xiàng)工作。

（四）工作中勞逸結(jié)合，保證自身心理、身體等方面的健康

身體是革命的本錢，在辦公室工作中，工作任務(wù)具有較高的重復(fù)率，工作較為單調(diào)、乏味，容易讓工作人員理不清其中的關(guān)系，想要對(duì)各方面帶來的壓力進(jìn)行從容應(yīng)對(duì)，就需要具備較強(qiáng)的心理素質(zhì)，同時(shí)在身體方面也需要達(dá)標(biāo)，這樣才可以做到在工作中從容應(yīng)對(duì)。在辦公室工作中，文秘工作人員需要做到時(shí)刻保持熱情，同時(shí)自身要形成健康、積極、樂觀的心態(tài)，從容面對(duì)工作中遇到的各種困難和挑戰(zhàn)。在面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)時(shí)，也需要做到虛心接受，始終保持自己具有良好的工作態(tài)度，在對(duì)待其他人時(shí)，也需要保持和藹可親的狀態(tài)。

三、著力于建立完善的規(guī)章、制度

（一）針對(duì)行政機(jī)關(guān)規(guī)章制度存在漏洞

在現(xiàn)階段部分單位中，存在著以下幾方面問題：缺乏到位的辦公室管理制度、沒有明確分配各項(xiàng)工作和職能；監(jiān)管工作存在滯后情況，缺乏完善的考核評(píng)價(jià)機(jī)制；在管理和執(zhí)行過程中，不具備規(guī)范性的指導(dǎo)，效率方面較為低下。

（二）建立健全完備的規(guī)范體系

針對(duì)以上問題想要有效解決，最重要的就是對(duì)相關(guān)規(guī)章、制度體系進(jìn)行完善規(guī)范的構(gòu)建。制度可以作為規(guī)范對(duì)行為作出指導(dǎo)，同時(shí)可以作為行為的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。想要對(duì)辦公室相關(guān)工作效率進(jìn)行提升，就需要在具體工作中借助完整的規(guī)范流程進(jìn)行約束，另外，還需要借助制度保證各項(xiàng)工作正常開展，并且需要進(jìn)一步完善相關(guān)監(jiān)管和考核制度，將科學(xué)性充分體現(xiàn)出來，并對(duì)員工工作熱情進(jìn)行有效提高。因此，在辦公室管理層方面，需要詳細(xì)分析自身實(shí)際工作情況，對(duì)員工代表會(huì)議等相關(guān)會(huì)議形式進(jìn)行召開，將自身經(jīng)營、運(yùn)作的特點(diǎn)作為依據(jù)，對(duì)辦公室制度進(jìn)行科學(xué)制定，從而為自身今后發(fā)展在制度方面提供有效保障。舉例來講，針對(duì)每一項(xiàng)工作都具備考核制度，需要與其他制度建立聯(lián)系，共同對(duì)一個(gè)科學(xué)完整的考核體系進(jìn)行構(gòu)建，在考核體系中錄入員工的工作態(tài)度情況、工作完成度情況、上下班打卡情況以及違紀(jì)情況等各種評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，從而形成多樣化的考核數(shù)據(jù)，將每一名員工的工作狀態(tài)直觀體現(xiàn)出來。借助這一人性化服務(wù)，可以將對(duì)員工的關(guān)懷直觀體現(xiàn)出來，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)形象的良好樹立，讓員工可以對(duì)組織形成較高的認(rèn)同感。

四、辦公室工作中存在的矛盾

（一）宏觀和微觀方面的矛盾

辦公室屬于一個(gè)綜合性部門，主要在本身服務(wù)上得到體現(xiàn)，在整體工作中需要做到顧全大局。在部門工作、機(jī)關(guān)的整體工作之間，如果出現(xiàn)了矛盾，就需要將維護(hù)大局作為主要方向，保證大局可以正常運(yùn)作，同時(shí)最大程度保證具體工作有效運(yùn)行。

（二）主動(dòng)與被動(dòng)的矛盾

辦公室這一部門也具有一定服務(wù)性質(zhì)，因?yàn)檗k公室具有服務(wù)性的職能，因此工作中表現(xiàn)出一定的被動(dòng)性，實(shí)際上辦公室不能因?yàn)樽陨淼姆?wù)性質(zhì)就僅僅等到需要的時(shí)候再開展工作。如果想要妥善開展好各項(xiàng)工作，就需要將主動(dòng)性發(fā)揮出來。在實(shí)際工作中，各種突發(fā)事件是難以預(yù)測(cè)的，因此需要提前做好相關(guān)預(yù)防工作預(yù)案，對(duì)各種突發(fā)事件準(zhǔn)備好應(yīng)對(duì)措施。

在以往學(xué)習(xí)工作中我們了解到，預(yù)習(xí)能夠適當(dāng)提高學(xué)習(xí)效率，在實(shí)際工作中同樣可以采取提前準(zhǔn)備的方式，從而保證各項(xiàng)工作可以得到高效開展，在進(jìn)行各項(xiàng)工作中，首先做好預(yù)案和布局。

五、結(jié)語

總體而言，在單位工作中，辦公室文秘綜合工作具有重要作用。辦公室屬于一個(gè)十分重要的管理機(jī)構(gòu)，在平常工作中任務(wù)量較大，而文秘工作則是其中最為重要的內(nèi)容，因此對(duì)于文秘工作人員而言，面臨較大的壓力，想要提高工作效率，首先需要保證自身的能力達(dá)標(biāo)。

相關(guān)鏈接

文秘（Secretary）是指經(jīng)過學(xué)習(xí)，掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識(shí)，熟悉現(xiàn)代文書學(xué)、秘書學(xué)的原理和方法、具有較強(qiáng)的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務(wù)工作，能進(jìn)行文章寫作、文學(xué)編輯和新聞寫作、有較強(qiáng)的公關(guān)能力、并從事信息宣傳、文秘服務(wù)、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作的人才。

經(jīng)過學(xué)習(xí)、掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識(shí)，熟悉現(xiàn)代文學(xué)書，秘書學(xué)的原理和方法，具有較強(qiáng)的寫作能力，能熟練的從事文書、秘書事務(wù)工作、能進(jìn)行文章寫作，文學(xué)編輯和新聞寫作，有較強(qiáng)的公關(guān)能力,具有較強(qiáng)的社會(huì)交往能力，口語表達(dá)能力，服務(wù)能力。

在各級(jí)黨政群機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位、民營企業(yè)，文化宣傳部門從事信息宣傳，文秘服務(wù)，日常辦公管理及公共關(guān)系等工作。