境外工程項(xiàng)目中外事管理工作探討

范樂(lè)樂(lè)

（秦皇島玻璃工業(yè)研究設(shè)計(jì)院有限公司 秦皇島 066001）

0 引言

為響應(yīng)國(guó)家“一帶一路”倡議，國(guó)內(nèi)企業(yè)將自身的技術(shù)優(yōu)勢(shì)、經(jīng)驗(yàn)與模式優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為市場(chǎng)與合作優(yōu)勢(shì)，國(guó)內(nèi)越來(lái)越多的企業(yè)借助我國(guó)政府在產(chǎn)業(yè)、投資、對(duì)外援助、國(guó)際合作和工程承包等方面的政策支持和信貸平臺(tái)，積極“走出去”參與到國(guó)際經(jīng)濟(jì)合作與競(jìng)爭(zhēng)中。國(guó)際化給國(guó)有企業(yè)帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也帶來(lái)了政治、法律、經(jīng)濟(jì)和安全等諸多風(fēng)險(xiǎn)，也對(duì)國(guó)有企業(yè)部署境外發(fā)展戰(zhàn)略、提升經(jīng)營(yíng)模式、確定業(yè)務(wù)范圍等方面提出了新的挑戰(zhàn)，對(duì)國(guó)有企業(yè)傳統(tǒng)的工程管理模式提出新要求。外事管理成為境外工程項(xiàng)目中必不可少的工作之一，是確保境外工程項(xiàng)目有效進(jìn)行的關(guān)鍵影響因素。

1 境外工程項(xiàng)目中外事管理工作的主要內(nèi)容

國(guó)有企業(yè)境外工程項(xiàng)目管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，外事管理工作是其基本管理職能之一，其具備高度原則性、保密性、計(jì)劃性。隨著國(guó)際化程度的不斷提高，外事管理工作也相應(yīng)擴(kuò)充和提高，目的是為國(guó)企更好地“走出去”做貢獻(xiàn)。外事管理工作主要包括以下幾方面：

（1）出國(guó)任務(wù)審批及團(tuán)組手續(xù)辦理

根據(jù)國(guó)企境外工程項(xiàng)目需求，選派管理人員或?qū)I(yè)技術(shù)人員出國(guó)（境）進(jìn)行技術(shù)交流考察、商務(wù)洽談、工程承包和合同簽訂，出席各類會(huì)議或提供專業(yè)技術(shù)支持服務(wù)等，由外事專辦員向外事主管部門提交出國(guó)（境）任務(wù)申請(qǐng)、審批表，待審批通過(guò)后辦理相關(guān)出國(guó)（境）手續(xù)。

（2）因公出國(guó)（境）證照申報(bào)及管理

因公出國(guó)（境）證照主要針對(duì)出國(guó)從事技術(shù)服務(wù)等公務(wù)活動(dòng)人員及訪問(wèn)學(xué)者。按照我國(guó)外交部規(guī)定及國(guó)有企業(yè)自身申報(bào)審批流程，由外事專辦員統(tǒng)一向外事主管部門申報(bào)辦理。因公出國(guó)（境）證照統(tǒng)一由指定負(fù)責(zé)部門，如外事部門或人力資源部門管理，按照外事規(guī)定進(jìn)行證照的借出和歸還。

（3）出訪團(tuán)組行前外事教育

出行前外事教育是境外工程項(xiàng)目外事管理工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)。一是為了維護(hù)國(guó)家及國(guó)企的國(guó)際形象；二是為了保障國(guó)家、國(guó)企及出訪團(tuán)組的安全；三是為了確保境外工程項(xiàng)目安全順利進(jìn)行。出行前外事教育主要包括：督促出訪團(tuán)組學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)、外事紀(jì)律及對(duì)外技術(shù)服務(wù)保密守則，了解當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣及宗教信仰，普及出國(guó)常識(shí)及境外突發(fā)事件應(yīng)急處理方法，提供在境外尋求領(lǐng)事保護(hù)的渠道和方式，進(jìn)行疾病風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)防等。

（4）涉外交往管理

涉外交往是增強(qiáng)國(guó)企與境外相關(guān)企業(yè)互動(dòng)和合作的重要途徑，是維護(hù)合作企業(yè)間良好關(guān)系的重要方法。境外工程項(xiàng)目的涉外交往主要包含邀請(qǐng)境外相關(guān)企業(yè)或合作企業(yè)的管理人員或?qū)I(yè)技術(shù)人員等來(lái)華學(xué)習(xí)、考察、參觀交流；國(guó)企管理人員或?qū)I(yè)技術(shù)人員受邀赴境外企業(yè)考察交流、參加展覽會(huì)等。主動(dòng)參與境外項(xiàng)目聯(lián)系、交流、推廣和合作，積極宣傳企業(yè)品牌，樹(shù)立企業(yè)形象。涉外交往管理要嚴(yán)格按照國(guó)家保密守則及外事規(guī)定執(zhí)行。

2 外事管理工作的作用和存在問(wèn)題

（1）工程項(xiàng)目的不確定性

工程項(xiàng)目復(fù)雜多變，具有一定的不可預(yù)見(jiàn)性，各國(guó)的政治、經(jīng)濟(jì)、法律、文化環(huán)境差異較大，從而會(huì)產(chǎn)生諸多風(fēng)險(xiǎn)因素，外事管理工作在涉外風(fēng)險(xiǎn)方面起到了“防火墻”作用。一方面外事管理部門安全意識(shí)強(qiáng)，日常風(fēng)險(xiǎn)防范工作到位，為出訪團(tuán)組提供出行安全、常見(jiàn)疾病、緊急求救方式等信息，確保每個(gè)出訪團(tuán)組做好充分準(zhǔn)備。另一方面外事管理部門制定相應(yīng)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，并設(shè)立突發(fā)事件應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，旨在做好境外突發(fā)事件處理工作，使人員生命和財(cái)產(chǎn)安全損失降到最低。

外事管理工作還具備紐帶作用，將國(guó)家的外事政策、外交部規(guī)定、國(guó)際動(dòng)態(tài)、各國(guó)駐華使領(lǐng)館的最新要求等，第一時(shí)間傳達(dá)給項(xiàng)目部門，避免違反國(guó)家規(guī)定和紀(jì)律，同時(shí)也避免影響境外項(xiàng)目的工程進(jìn)度。對(duì)于境外項(xiàng)目中出現(xiàn)的外事問(wèn)題或情況，能夠及時(shí)反饋給外事管理部門，從而采取安全有效的解決措施。

（2）外事工作管理復(fù)雜性

由于外事管理工作具有政治性和紀(jì)律性，在出國(guó)任務(wù)審批及團(tuán)組手續(xù)辦理方面控制節(jié)點(diǎn)較多、手續(xù)較為繁瑣，且各國(guó)簽證要求不同、變化較快，簽證周期長(zhǎng)短不一，使該項(xiàng)工作不可控因素增多。隨著企業(yè)國(guó)際化業(yè)務(wù)的不斷增多，出國(guó)任務(wù)審批及團(tuán)組手續(xù)辦理工作量也逐年遞增，而境外工程項(xiàng)目又具有較強(qiáng)的不確定性和非計(jì)劃性，緊急或特急的團(tuán)組給外事管理工作帶來(lái)很大壓力，同時(shí)也容易影響境外項(xiàng)目的工程進(jìn)度。由于外事管理部門與項(xiàng)目部門之間的交流較少，彼此缺乏溝通理解，部門之間缺乏溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。

3 外事管理工作的優(yōu)化措施

為適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)的要求，為企業(yè)境外工程項(xiàng)目順利安全的實(shí)施，外事管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)、不斷優(yōu)化完善，從以下四個(gè)方面改進(jìn)提升。

（1）提高業(yè)務(wù)能力

國(guó)企外事管理工作是國(guó)家外事管理工作的重要組成部分，外事無(wú)小事，外事管理人員要堅(jiān)持外事原則，深入理解外事政策，把外事管理工作融入到企業(yè)發(fā)展的大局之中，切實(shí)服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。在日常工作中，外事管理人員要持續(xù)關(guān)注最新的國(guó)家外交動(dòng)態(tài)、國(guó)際關(guān)系發(fā)展、各國(guó)駐華使領(lǐng)館要求，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)法律、法規(guī)、政策制度，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、書籍、媒體等渠道，了解各國(guó)風(fēng)俗習(xí)慣、宗教信仰、人文環(huán)境，全方位多層次地提高自身業(yè)務(wù)能力，牢固樹(shù)立“胸懷國(guó)家、心系企業(yè)”的“大外事”理念。

（2）加強(qiáng)對(duì)外宣傳

外事管理部門要加強(qiáng)宣傳外事政策、外事性質(zhì)、外事流程，讓企業(yè)員工深入了解外事管理工作并積極配合。境外工程項(xiàng)目是一個(gè)系統(tǒng)工程，是充分發(fā)揮職能作用的平臺(tái)，外事管理人員要利用優(yōu)勢(shì)主動(dòng)宣傳自身，主動(dòng)參與到境外工程項(xiàng)目中，了解境外項(xiàng)目的工作內(nèi)容、進(jìn)度及出訪團(tuán)組需求，主動(dòng)為項(xiàng)目和專業(yè)技術(shù)人員服務(wù)。

外事管理部門可利用對(duì)外渠道，與外交部、各駐華使領(lǐng)館、相關(guān)行業(yè)組織及國(guó)際、國(guó)內(nèi)同行業(yè)合作伙伴建立長(zhǎng)期聯(lián)系、交流和合作關(guān)系，組織技術(shù)交流、合作活動(dòng)、商務(wù)洽談等，積極推廣企業(yè)品牌，主動(dòng)參與到企業(yè)的國(guó)外業(yè)務(wù)開(kāi)拓工作中，為企業(yè)尋找和創(chuàng)造機(jī)會(huì)。

外事管理部門還可通過(guò)企業(yè)門戶網(wǎng)站、公眾號(hào)、期刊等媒介及時(shí)報(bào)道企業(yè)的對(duì)外交流，宣傳國(guó)內(nèi)外合作動(dòng)態(tài)，展示企業(yè)良好形象。

（3）減少審批環(huán)節(jié)

對(duì)于出訪團(tuán)組辦理手續(xù)繁瑣、不可控性大、加急團(tuán)組多等問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)將外事管理工作與境外工程項(xiàng)目管理工作緊密結(jié)合，在國(guó)家政策、外事制度允許的范圍內(nèi)，適度簡(jiǎn)化審批及出訪團(tuán)組手續(xù)辦理流程。對(duì)于要頻繁出國(guó)（境）人員，可采取一次審批一年有效、一次辦理多次往返等方法減少審批次數(shù)。企業(yè)應(yīng)建立自上而下的健全審批制度，盡量確保出訪團(tuán)組手續(xù)按期、順利、保質(zhì)完成。

（4）優(yōu)化管理平臺(tái)

傳統(tǒng)的外事管理信息平臺(tái)，主要用于出國(guó)（境）任務(wù)審批、因公證照申報(bào)、證照管理和出國(guó)人員管理。隨著企業(yè)國(guó)際化的發(fā)展，企業(yè)合作的國(guó)家越來(lái)越多，項(xiàng)目分布也越來(lái)越廣，傳統(tǒng)外事管理信息平臺(tái)已無(wú)法滿足企業(yè)需求，應(yīng)利用互聯(lián)網(wǎng)的便捷，優(yōu)化外事管理信息平臺(tái)，在基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)辦理模塊外，增加政策信息模塊、跟蹤服務(wù)模塊和出訪貼士模塊。政策信息模塊包含最新外事政策規(guī)定，國(guó)際動(dòng)態(tài)，各國(guó)簽證辦理信息等，便于從宏觀上了解政策規(guī)定和辦理需求；跟蹤服務(wù)模塊用于跟蹤出國(guó)（境）任務(wù)審批流程，證照和簽證辦理進(jìn)度，便于外事管理人員掌握情況，及時(shí)和境外工程項(xiàng)目人員溝通協(xié)商；出訪貼士模塊包含各國(guó)風(fēng)俗習(xí)慣、宗教信仰、法律法規(guī)、貨幣匯率及換算、安全事項(xiàng)、各駐外使領(lǐng)館聯(lián)系方式等，便于出訪人員全面了解出訪國(guó)情況，減少因文化差異等導(dǎo)致的矛盾或危險(xiǎn)，遇到突發(fā)緊急事件能第一時(shí)間聯(lián)系駐外使領(lǐng)館，保障出訪人員安全，同時(shí)也為國(guó)家及企業(yè)樹(shù)立良好的國(guó)際形象。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)有企業(yè)在國(guó)際上的工程項(xiàng)目越來(lái)越多，外事管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，積極迎接企業(yè)國(guó)際化帶來(lái)的挑戰(zhàn)，主動(dòng)參與到境外工程項(xiàng)目的管理、開(kāi)拓和推廣中，為企業(yè)的國(guó)際化提供服務(wù)。需要外事管理人員不斷加強(qiáng)自身思想理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)能力，積極投身于外事管理工作中，企業(yè)的外事管理工作一定會(huì)在境外工程項(xiàng)目中發(fā)揮更大作用，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。