關(guān)于加強石油企業(yè)檔案管理工作的措施分析

王玉喬

（中國石油渤海鉆探工程公司井下作業(yè)分公司，河北 任丘 062552）

結(jié)合實際情況來看，石油企業(yè)若想在愈發(fā)嚴(yán)峻的市場環(huán)境中獲得進一步的發(fā)展，必須要正確認識檔案管理工作的重要價值，并以此為基礎(chǔ)來不斷強化自身檔案收集、整體以及保管等工作開展的力度，從而為自身市場競爭能力的提升提供充分的保障。為此，石油企業(yè)應(yīng)以自身檔案管理工作開展的實際情況為基礎(chǔ)，采取積極的措施來不斷完善自身檔案管理工作的制度體系。但是，根據(jù)現(xiàn)階段我國部分石油企業(yè)檔案管理工作開展的實際情況來看，其仍舊存在著科研檔案信息泄露等負面問題，進而嚴(yán)重限制了石油企業(yè)的發(fā)展效率。為此，石油企業(yè)應(yīng)將這類問題的存在重視起來，并不斷強化自身檔案管理工作開展的力度，從而為自身市場競爭能力的提升提供充分的保障。

一、加強石油企業(yè)檔案管理的重要性

（一）檔案管理工作的特征與作用

現(xiàn)階段，石油企業(yè)檔案管理工作具有的特征就要可從三個方面進行論述，其分別為：1.從石油企業(yè)經(jīng)濟活動開展的角度來看，有效的檔案管理工作能夠?qū)⑵髽I(yè)經(jīng)濟活動實際進展程度與企業(yè)自身的財務(wù)收支情況清晰反映出來；2.從石油企業(yè)長久發(fā)展的角度來看，檔案能夠?qū)⑵髽I(yè)各階段的發(fā)展?fàn)顩r詳細記錄下來，進而為是由企業(yè)日后發(fā)展決策活動的開展提供更具價值的參考信息；3.從石油企業(yè)檔案編寫工作開展角度來看，檔案編寫工作的開展具有十分明顯的嚴(yán)謹性，這是因為企業(yè)檔案是企業(yè)不斷發(fā)展的重要基礎(chǔ)[1]。此外，檔案管理工作的開展能夠在為石油企業(yè)決策活動奠定全面的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的同時，從基礎(chǔ)上提升石油企業(yè)決策活動開展的科學(xué)性以及合理性，并且其作為企業(yè)各項制度以及內(nèi)部管理工作開展的重要基礎(chǔ)信息，其還能夠為石油企業(yè)的長久發(fā)展提供更為明確的訊息基礎(chǔ)。

（二）企業(yè)在運營管理過程中對檔案應(yīng)用的意義

對石油企業(yè)的檔案內(nèi)容進行深入分析我們則可發(fā)現(xiàn)，企業(yè)檔案的主要內(nèi)容有企業(yè)各階段的歷史發(fā)展信息以及財務(wù)信息等，而這類信息的存在則可為石油企業(yè)日后發(fā)展規(guī)劃的制定提供重要的參考信息。此外，石油企業(yè)將檔案信息充分利用起來，還能夠從基礎(chǔ)上提升自身工程投資、財務(wù)預(yù)算以及各項決策活動開展的科學(xué)性，進而為石油企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)奠定更為堅實的基礎(chǔ)。

二、石油企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）缺乏科學(xué)的檔案管理規(guī)劃

在當(dāng)前社會，部分石油企業(yè)將檔案管理工作劃歸為一次性工作，進而使其在開展檔案管理工作時難以正確認識到檔案管理工作開展的重要價值，加之其錯誤認為檔案管理工作在本質(zhì)上就是資料整理工作，最終導(dǎo)致石油企業(yè)檔案管理在實際開展時嚴(yán)重的缺乏科學(xué)的長久規(guī)劃[2]。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

在當(dāng)前社會，部分是由企業(yè)內(nèi)部并不具備完善的檔案管理工作制度體系，進而導(dǎo)致其在開展檔案管理工作時嚴(yán)重的缺乏規(guī)范性。結(jié)合實際情況來看，石油企業(yè)檔案管理工作規(guī)范性不足主要表現(xiàn)在以下幾個方面：其一，石油企業(yè)檔案收集工作規(guī)范性不足?，F(xiàn)階段，部分是由企業(yè)在開展檔案編寫工作時，其并不具備完善的檔案信息收集考核制度，從而導(dǎo)致是由企業(yè)難以將員工個人檔案有效的收集起來；其二，檔案整體工作缺乏規(guī)范性。石油企業(yè)在開展檔案管理工作時，往往并不會安排專人去開展檔案管理工作，這使得石油企業(yè)檔案管理工作人員整體的專業(yè)素養(yǎng)難以得到有效的保障，而專業(yè)素養(yǎng)的不足則使其在開展檔案卷宗整理工作時，極易出現(xiàn)一些影響檔案整理工作規(guī)范性的負面問題，嚴(yán)重的甚至還會導(dǎo)致企業(yè)檔案信息泄露；其三，油井等重要檔案信息在實際應(yīng)用時缺乏必要的規(guī)范性[3]。部分是由企業(yè)并未針對檔案信息的應(yīng)用構(gòu)建起相應(yīng)的檔案信息借閱制度，從而導(dǎo)致石油企業(yè)檔案信息在實際應(yīng)用時極易出現(xiàn)逾期歸還等負面問題，這類問題的出現(xiàn)不僅嚴(yán)重影響了石油企業(yè)檔案信息應(yīng)用的效率，其還會大大提升石油企業(yè)檔案信息泄露問題發(fā)生的概率。

三、加強石油企業(yè)檔案管理工作力度措施分析

（一）加強對企業(yè)檔案管理工作的重視

針對上述問題，石油企業(yè)管理工作人員首先要正確認識到檔案管理工作在發(fā)展過程中具有的重要價值，并以此為基礎(chǔ)采取積極的措施來將檔案管理工作具有的價值更加充分地發(fā)揮出來。其次，是由企業(yè)還應(yīng)做好檔案管理工作考核制度的構(gòu)建工作，對一些積極參與檔案管理工作且工作失誤較少的員工予以合理的建立，以此來進一步調(diào)動石油企業(yè)檔案管理工作人員參與檔案管理工作的積極性[4]。而針對一些在檔案管理工作實際開展過程中存在明顯失誤的工作人員，石油企業(yè)則應(yīng)以檔案管理工作考核制度為基礎(chǔ)對其進行處罰，以此來為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量以及效率的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。此外，石油企業(yè)檔案管理工作人員還應(yīng)將檔案管理工的收集、整理以及儲存等工作的開展重視起來，并積極的學(xué)習(xí)西塔企業(yè)優(yōu)秀的檔案管理工作經(jīng)驗，從而在有效提升石油企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)代化程度的同時，為其高校檔案管理工作體系的構(gòu)建奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）引進和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

相對于其他工作來說，檔案管理工作具有工作量大、管理流程復(fù)雜等特點，加之其在專業(yè)性方面的要求相對較高，這就要求石油企業(yè)檔案管理工作人員在開展檔案管理工作時，必須要具備縝密的工作態(tài)度以及較高的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。其次，由于石油企業(yè)檔案管理工作在實際開展時其工作性質(zhì)較為單一，因此，檔案管理工作人員還要具備強烈的工作責(zé)任感以及一定程度的文化素養(yǎng)，并且其還需能夠后將專業(yè)的檔案管理工作理論知識有效應(yīng)用到實踐工作中。在當(dāng)前社會，我國大部分高校都逐漸開設(shè)了檔案管理專業(yè)，為此，石油企業(yè)需將與高校開展的合作工作重視起來，進而為自身檔案管理工作的開展提供更為專業(yè)的檔案管理人才，從而為石油企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)奠定堅實的基礎(chǔ)[5]。

（三）完善石油企業(yè)檔案管理制度

在檔案管理制度完善工作實際開展的過程中，石油企業(yè)需從自身的實際情況出護法，并在嚴(yán)格落實相關(guān)部門法律規(guī)章制度的同時，以自身的實際的發(fā)展需求為基礎(chǔ)，進一步提升檔案收集、編寫、保管以及銷毀等環(huán)節(jié)工作開展的科學(xué)性，并且，其還要在提升自身檔案管理各項工作科學(xué)性的同時，積極開展現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理制度的建設(shè)工作。其次，石油企業(yè)還應(yīng)在檔案管理工作實際開展的過程中進一步明確相關(guān)工作人員的工作職責(zé)與權(quán)限，逐漸檔案管理部門，并以此為基礎(chǔ)來提升自身檔案管理工作運行機制的健康性。再次，石油企業(yè)檔案管理工作人員還需在不斷提升自身檔案管理專業(yè)知識應(yīng)用能力的同時，做好企業(yè)檔案信息的更新工作，從而為石油企業(yè)檔案管理工作的多元化發(fā)展提供充分保障。

（四）學(xué)習(xí)先進的檔案管理方法，提升檔案管理信息化程度

在石油企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，其規(guī)模也在不斷拓展，這無疑增加了石油企業(yè)檔案管理中信息采集、資料整理等工作的工作量，而是由企業(yè)檔案管理工作量的增加，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式在實際應(yīng)用時逐漸難以滿足石油企業(yè)檔案管理工作開展的實際需求，且極易導(dǎo)致石油企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)檔案歸類錯誤、存檔錯誤等負面問題。為此，石油企業(yè)就緒將計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用重視起來，并以此為不斷的優(yōu)化石油企業(yè)檔案管理工作體系，在應(yīng)用這類現(xiàn)代化信息技術(shù)時，石油企業(yè)需以自身的實際情況為基礎(chǔ)，合理的為檔案管理工作的開展投入更多的人力、物力等資源[6]。結(jié)合實際情況來看，現(xiàn)代化檔案管理方法與技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠有效的優(yōu)化是由企業(yè)檔案管理工作開展的流程，其還能夠在降低石油企業(yè)檔案管理工作成本支出的同時，進一步減輕檔案管理工作人員的工作壓力，從而為石油企業(yè)檔案管理工作效率的提升奠定了堅實的基礎(chǔ)。此外，在大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的時代背景下，石油企業(yè)要將自身檔案管理工作的數(shù)字化、信息化發(fā)展工作重視起來，并以自身對檔案管理工作開展需求為基礎(chǔ)，科學(xué)的設(shè)置檔案管理工作的信息化發(fā)展目標(biāo)，從而在檔案管理信息化建設(shè)工作不斷開展的過程中，進一步提升石油企業(yè)檔案信息管理的方式，進而為石油企業(yè)檔案管理工作效率的提升與其可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)奠定堅實的基礎(chǔ)。

結(jié)語

綜上所述，在我國社會經(jīng)濟體系不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作在石油企業(yè)中具有的作用也因此變得更為重要。因此，從現(xiàn)階段石油企業(yè)的發(fā)展趨勢來看，其需正確認識到自身檔案管理工作的不足，進而在不斷完善自身檔案管理制度體系的同時，做好檔案管理專業(yè)人才的吸引工作。此外，石油企業(yè)還需將檔案管理信息化建設(shè)工作的開展重視起來，從而使得石油企業(yè)檔案管理工作的開展能夠真正為石油企業(yè)的發(fā)展所服務(wù)。