淺談辦公室文書檔案管理效率提升對策

曲瀾濤

（國家廣播電視總局五二三臺，吉林 長春 130052）

文書檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理的過程中十分重要的管理工作，對于企業(yè)的發(fā)展有著具有深遠的影響。文書檔案包括在工作過程中的各種記錄，有會議記錄、工作記錄、工作報告等等，這些文檔能夠反映一個企業(yè)的真實狀態(tài)，具有重要的參考意義，所以要求所有的企業(yè)對于文書檔案的管理工作要做到綜合性、專業(yè)性、保密性全方位發(fā)展。

一、文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理保存完整對資源的開發(fā)和利用至關重要。文書檔案中包含了許多信息，這些信息是資源開發(fā)和利用的重要信息來源。此外，文書檔案是記錄歷史事實的檔案，因此具有法律效力，這是文書檔案和其他資料之間最大的區(qū)別。文書檔案包含了當事人手寫的材料，還包括當事人的音視頻等信息，因此具有真實性，對企業(yè)的發(fā)展有著重要影響。

二、新形勢下辦公室文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書檔案價值評估亟待優(yōu)化

信息社會背景下，文書檔案的產(chǎn)生、應用及保障均與電子信息技術密不可分，但在日常管理過程中，注重文書檔案的前端質(zhì)量控制，末端利用的價值評估有待強化。重管理輕利用的現(xiàn)象依然突出，辦公室OA 系統(tǒng)的利用，極大提升了行政管理效率，但文書檔案管理技術設備及信息系統(tǒng)工作運行特點與單位的發(fā)展階段不相匹配，文書檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化水平滯后，因此，需要不斷調(diào)整和優(yōu)化文書檔案利用價值評估，逐步建立并完善滿足單位實際運行需要的電子文書檔案檢索目錄，借助信息技術，使辦公室文書檔案信息及其蘊含的價值得以發(fā)揮，從而發(fā)揮辦公室文書檔案在提升行政管理效率方面的應有作用。

（二）文書檔案管理的規(guī)范程度較低

目前，我國很多單位尤其是辦公室，對于檔案管理的規(guī)范程度較低，如卷宗的分類不清晰、出現(xiàn)組卷錯亂、文件的檔號出現(xiàn)錯誤、缺少目錄以及文件檢索效率不高等。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索兩種形式。當前形勢下，電子檢索因其速度快，質(zhì)量高等優(yōu)勢被大量應用，也符合社會發(fā)展的趨勢。但是，目前的計算機管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標準，通用性不足，檔案管理的標準化和規(guī)范化還有待進一步提高。另外，因特殊原因，文書檔案部門在辦公室中往往成為機構改革和人員精簡的對象，也是閑雜人員安置的重災區(qū)，尤其是年紀較大的人員，對于先進的科學技術接受度較差，基本操作存在障礙，或者由于其他原因沒有安裝高質(zhì)量的檢索軟件，依然采用傳統(tǒng)的手工檢索方式，從而導致了檔案管理工作的滯后發(fā)展，遠遠不適應當前信息時代的發(fā)展要求。最終導致文書檔案管理的規(guī)范度較低。

三、辦公室文書檔案管理效率提升對策

（一）建立文書檔案管理信息系統(tǒng)

從硬件和軟件兩個方面全方位建立文書檔案管理信息系統(tǒng)。其中，硬件方面，就是要積極采購計算機，購置數(shù)碼相機，掃描儀等相關設備，既要做好新增電子文書檔案的收集、歸檔與整理，還需要做好已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)文書檔案的信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)化。軟件方面，則需要立足信息社會背景下，電子文書檔案管理特點，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，安裝專門的文書檔案管理軟件，將其內(nèi)嵌至辦公OA 系統(tǒng)，實現(xiàn)文書制作與文書檔案管理的同步進行，從文書檔案信息加工系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)到信息查詢、保密系統(tǒng)的搭建，建立符合信息社會建設和發(fā)展需要的專門的文書檔案信息管理平臺，提升辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（二）文書檔案管理基礎工作的強化

由于當前我國各項經(jīng)濟事業(yè)都在快速發(fā)展，各大事業(yè)單位文書檔案管理的基礎工作十分重要。檔案管理基礎工作需要持續(xù)大量的投入相當數(shù)量資源，有效大量的資源投入才能夠夯實檔案管理工作內(nèi)容，更好推動檔案管理工作的健康運行。物質(zhì)與資金是保障各項事業(yè)平穩(wěn)運行的基礎，同樣，只有基礎工作做好，后續(xù)工作開展才會得到保障，也才能夠創(chuàng)造出更大更多經(jīng)濟效益，從而實現(xiàn)單位物質(zhì)和資金的良性循環(huán)和健康發(fā)展。當前，各大辦公室對于文書檔案管理工作的重視度逐漸加強，但是其規(guī)范化和科學化意識并不是很充分，對于加強文書檔案工作的方法和實施步驟還沒有全面掌握。文書檔案管理的基礎工作至關重要，其中基礎設施的采購就是最為關鍵的環(huán)節(jié)，如網(wǎng)線、計算機設備、檔案管理軟件、辦公設備等，這些設備和設施的充足保障是檔案管理工作開展的基本要素，其嚴重影響著檔案管理工作的具體實施和實際操作。辦公室檔案管理工作需要領導層面的高度關注，從根本上加以重視，從檔案管理工作的更深層次進行調(diào)查研究，根據(jù)其運行原則和發(fā)展規(guī)律進行科學系統(tǒng)的規(guī)劃。想要做好文書檔案管理工作，必須從基礎工作入手，檔案管理人員應該從檔案的錄入、檔案的整理，以及檔案的存檔等方面入手，以嚴謹、認真、富有責任心的工作態(tài)度投入其中，從自身業(yè)務能力方面高標準嚴要求，對于工作中出現(xiàn)的錯誤及時改正，對于可能存在隱性失誤深挖糾正，避免相應問題的再一次發(fā)生，杜絕專業(yè)范疇內(nèi)的一切失誤和錯誤行為。

（三）建立完善的辦公室文書檔案管理制度

辦公室應該在當前文書檔案管理的基礎上建立一套完善、適合本企業(yè)情況的辦公室文書檔案管理制度，以便文書檔案管理工作更好、更順利、更高效運行。根據(jù)具體問題具體分析的辦法，可以針對文書檔案管理員、檔案使用者提出的難題，逐步將需要增加的新需求加入規(guī)章制度中，制定出來的規(guī)章制度會更加完整、科學且具有操作性。規(guī)章制度的建立，目的在于執(zhí)行。首先，領導者必須起帶頭作用，從意識上、行動上支持文書檔案管理工作，要求各部門嚴格按照文書檔案管理制度貫徹執(zhí)行；其次，企業(yè)要做好文書檔案管理員思想教育工作，為其提供良好的工作環(huán)境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文書檔案管理人員必須嚴格遵守規(guī)章制度，并將執(zhí)行過程中遇到的問題及時反饋解決，保證辦公室文書檔案管理更好地服務于企業(yè)。

（四）加快數(shù)字轉(zhuǎn)型，提升檔案數(shù)據(jù)的儲量與質(zhì)量

在“智能+”時代，浩瀚的檔案數(shù)據(jù)海洋蘊含著巨大的價值，世界主要發(fā)達國家的檔案部門紛紛進行戰(zhàn)略部署，采取一系列措施加快數(shù)字轉(zhuǎn)型。例如，美國國家檔案與文件署在2018 年發(fā)布五年戰(zhàn)略計劃，通過制定相關政策和法規(guī)推動文件進一步向電子化和無紙化過渡；英國檔案部門近年來始嘗試運用人工智能與機器學習系統(tǒng)來管理和開發(fā)檔案數(shù)據(jù)。因此，我國的檔案部門也要加快數(shù)字轉(zhuǎn)型，一方面，提升檔案數(shù)據(jù)的儲量和質(zhì)量，規(guī)范和推動傳統(tǒng)粗放型的數(shù)字化加工轉(zhuǎn)型為精細化的數(shù)據(jù)化加工，加大電子檔案的接收力度，推動數(shù)字檔案信息進一步轉(zhuǎn)化為能夠進行深度挖掘的檔案數(shù)據(jù)；另一方面，積極試點應用各種智能化技術對檔案數(shù)據(jù)進行挖掘與分析，重塑檔案信息資源的組織方式與服務方式，提升檔案業(yè)務工作的質(zhì)量和效率。

（五）加強文檔一體化管理數(shù)據(jù)庫建設，推進檔案信息

資源的開發(fā)利用文書檔案保存利用價值是有目共睹的，可以為行政管理等其他的工作提供依據(jù)和參考。應加強文書檔案數(shù)據(jù)庫建設，為文檔一體化管理奠定堅實的物質(zhì)基礎。應對歸檔文件材料進行合理有序的分類整理，并在此基礎上形成相應的數(shù)據(jù)庫。還應做好文書檔案的編研工作，結合企業(yè)文書檔案材料的實際情況，設立相關的文書檔案管理專題。比如可以圍繞人力資源管理的相關政策和法律法規(guī)設立文書檔案管理專題，形成系統(tǒng)性的檔案管理體系。在開展這項工作時，可以讓各個業(yè)務部門根據(jù)企業(yè)的要求，規(guī)范地進行文書檔案的歸類工作，避免后期重復加工。

（六）標準化文書檔案數(shù)字化著錄

1.從字段內(nèi)容方面，應從文書檔案的檔號、全宗號、文件編號、文件題名、目錄號、案卷號、順序號、保管期限、頁號(頁數(shù))、密級等方面做好相關的數(shù)字化著錄工作，并在著錄過程中對預留檔案鑒定、廢止失效等字段內(nèi)容，確保檔案著錄的擴展性。2.從標準化方面，在文書檔案數(shù)字化管理中，根據(jù)相關技術規(guī)范統(tǒng)一著錄標準，以確保著錄項內(nèi)容的完整性和著錄符號的規(guī)范性。比如對于無法識別的文字或標識，應采用“?”著錄符號;而對于自擬文件標題則采用“［］”著錄符號;在錄入多文號、多責任者的文書檔案時，應先將選錄標準確定，使責任者能夠與文件編號相互對應。

（七）堅守底線，嚴格把控文書檔案的安全

一是要嚴格實行文書檔案管理系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離，落實安全管理責任，提升文書檔案管理人員的安全意識。同時，應采用防火墻來對訪問IP 以及U 盤等介質(zhì)進行嚴格化管理，及時發(fā)現(xiàn)病毒和非法程序入侵。二是要應用區(qū)塊鏈、數(shù)字水印、云加密、數(shù)字加密等新型的信息技術對文書檔案進行加密處理，適應新形勢下信息技術的發(fā)展趨勢。同時，也要對文書檔案管理人員進行培訓，確保其能夠熟悉應用各種信息技術，打造復合型人才隊伍。三是要重點關注涉密類文書檔案的安全管理，充分保障企業(yè)的利益和商業(yè)秘密。對于涉密類的文書檔案，還應當進一步進行加密處理，并設置相應的訪問權限，嚴格保守檔案機密。

結語：總的來說，辦公室文書檔案管理工作是一項真實記錄企業(yè)或機構歷史發(fā)展進程的工作，應該以時代的要求和變化為導向，不斷摸索高效、可持續(xù)的管理模式。通過多方面的努力，確保辦公室文書檔案管理效率能夠進一步提升，進而推動企業(yè)全面穩(wěn)定發(fā)展。