企業(yè)基建工程檔案的收集與整理

于麗君

（中國海洋石油渤海有限公司天津濱海高新區(qū)服務(wù)分公司，天津 300450）

基建檔案是作為建設(shè)企業(yè)，在制定工程項目、工程設(shè)計方案、現(xiàn)場施工、周圍施工環(huán)境以及竣工驗收等一系列工作的重要記錄，它對于今后工程在核查記錄方面具有良好的數(shù)據(jù)參考。基建檔案是關(guān)于整個建設(shè)項目在申請批復(fù)以及規(guī)劃設(shè)計方面的資料，這些信息都可以為整個項目做出更加科學合理的評估，同時也為建設(shè)項目提供合法性的原始憑證，保證建設(shè)項目能夠與資料上的文字圖片相對應(yīng)，方便后期在施工使用以及改造等一系列工作開展。當工程完成之后，對于后期使用和維修的環(huán)節(jié)，這些資料也可以提供一定的考察依據(jù)，為項目的可實現(xiàn)性提供重要保障。為此，要想真正發(fā)揮項目工程檔案管理的真正作用，就必須確保檔案管理工作有效進行保證檔案資料完整性與真實性，進一步提高項目的質(zhì)量與水平，本篇文章會從幾方面進行闡述以便提供更真實完整的資料參考。

一、分析企業(yè)基建工程在檔案管理方面存在的問題

（一）工程項目建設(shè)檔案管理意識不強，責任不明確

至今為止，大部分企業(yè)在進行某個項目工程建設(shè)時，更重要的是工程的進度和效益很容易忽視對檔案管理的工作以及整個項目的質(zhì)量與效率。對于檔案管理存在嚴重忽視的情況，檔案歸納意識差許多建設(shè)單位和企業(yè)對于工程進度過于重視，導(dǎo)致項目建設(shè)中的檔案收集重視程度不夠，在施工過程中難以收集整個工程的資料，許多情況下，就會讓工程項目的建設(shè)檔案不完整不真實，影響今后工程未來的發(fā)展。有的企業(yè)為了查缺補漏，在工程完成之后濫竽充數(shù)，補充大量不真實的信息，造成重要環(huán)節(jié)缺乏正確的認識，導(dǎo)致檔案資料再整理和歸納時，缺失更多的關(guān)鍵信息。除此之外，管理人員的責任意識不強，缺乏對檔案管理工作的重要性，沒有明確各個工作人員的職責與分工，也沒有對管理人員的業(yè)務(wù)進行考核，導(dǎo)致企業(yè)管理人員流動性較大，既沒有專業(yè)的檔案管理工作人員，也沒有專門的檔案管理部門，難以對整個項目過程中做到動態(tài)化的資料記錄或者是檔案收集工作。由于許多企業(yè)都參與同一個建設(shè)項目，很容易在施工過程中出現(xiàn)不同版本的工程檔案，如果缺乏統(tǒng)一的管理，就很容易造成整個檔案文件不統(tǒng)一不完整。

（二）基建工程檔案管理制度不嚴謹，執(zhí)行不到位

近幾年，國家有關(guān)部門對于基建工程項目制定了一系列完善的制度，其中就包括在檔案管理工作方面，但是由于建設(shè)企業(yè)對于檔案管理工作不重視，忽視對管理制度的進一步強化和嚴格落實，除此之外，對于檔案制度也存在宣傳不到位、不及時的情況。一個建設(shè)項目時間跨度較長，參與的施工單位也比較多，因此人容易出現(xiàn)管理水平參差不齊的情況，相關(guān)制度也不能保證對整個項目的參與者進行嚴格管理，各種規(guī)章制度很難得到落實，這也將會導(dǎo)致資料管理的編排不統(tǒng)一檔案文件整理收集不規(guī)范。特別是一些規(guī)模較小的項目，這樣的問題更為常見，給項目的歸納工作造成嚴重困難。同時，有的建設(shè)企業(yè)管理部門，對于檔案管理制度未納入企業(yè)的管理體系中，導(dǎo)致基建項目檔案管理并不會作為企業(yè)的管理重點 讓整個管理工作流走于形式產(chǎn)生嚴重的偏差。

（三）基建項目檔案收集整理與工程建設(shè)不同步

許多工程建設(shè)項目在資料的編制上沒有制定明確的規(guī)定和要求，這就是個項目在建設(shè)過程中出現(xiàn)勘察與建設(shè)單位不準確與國家相關(guān)的標準和要求，互相適應(yīng)。由于不及時收集工程的資料，很難對整個工程的進度進行實時勘察，再加上項目工期較長，管理人員一旦缺失對工程的檔案管理，很容易失去對項目的掌控，不能及時深入建設(shè)過程以及建設(shè)程序，很難將工程的質(zhì)量和效率進行把控，影響工程之后的建設(shè)施工、建設(shè)、監(jiān)理等環(huán)節(jié)。目前有的企業(yè)是有專門的檔案部門，但是對于電子文件的操控還不夠熟練，許多管理人員對于電子文件的意識不強，再加上這方面的制度尚未完善，很容易導(dǎo)致檔案部門丟失電子文件，電子文件如果不留底，很容易把整個項目的資料信息全部丟棄，嚴重導(dǎo)致項目進度。

二、加強企業(yè)基建工程的檔案管理工作對策

（一）增強檔案意識，明確管理職責

建設(shè)企業(yè)在項目前期，就需要對整個項目進行檔案管理做好嚴格的培訓(xùn)工作，在管理上嚴格落實相關(guān)的法律法規(guī)，從思想上提高管理人員對于建設(shè)項目在工程質(zhì)量管理方面的重要意識，在工作內(nèi)容上明確好每位管理人員的工作職責和范圍，學會基本的管理操作，對整個檔案進行編寫排版整理歸納等等。除此之外，作為檔案部門最重要的就是要將檔案進行業(yè)務(wù)分類明確文件材料的歸納，做好各個管理人員的考核指標，進一步優(yōu)化部門的職能，明確檔案管理部門的各項工作，確保施工團隊有更高效的工作效率和工作質(zhì)量。作為建設(shè)企業(yè)，需要培養(yǎng)檔案部門及人員的責任感，軍隊建設(shè)的項目特點分析檔案管理的重要內(nèi)容，加強各部門之間的溝通與合作，通過多種形式對整個工程進行動態(tài)的掌握，才能夠完善檔案資料，實時進行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。

（二）實行統(tǒng)一的檔案管理制度

在項目前期開工之前，建設(shè)企業(yè)也需要對周圍環(huán)境進行勘察，而這些勘察記錄也需要做好資料的收集和整理，將這些信息進行檔案歸納，才能夠為今后施工過程中遇到的問題提供參考資料，與此同時這也符合相關(guān)部門的規(guī)章制度。按照國家的標準，對于企業(yè)的基建工程，在完工之后所需要上交相關(guān)材料以及技術(shù)方面的編制情況。作為施工方需要制定詳細的施工細則，展現(xiàn)對項目的設(shè)計和施工，以及檔案管理的范圍設(shè)計要求整理內(nèi)容以及編制的要求，做出這些詳細的規(guī)定，主要是為了避免施工方所造成的歸檔規(guī)范不統(tǒng)一，影響施工進度和質(zhì)量或者應(yīng)不符合歸檔要求，進行二次返工整改，給施工方帶來不必要的麻煩。實行統(tǒng)一的檔案管理制度，不僅方便施工方對項目的開展，還有利于今后檔案管理的收集和整理工作，這對于項目來說是非常有必要的。

（三）保證基建工程項目檔案收集與工程建設(shè)同步進行

通過管理制度以及企業(yè)內(nèi)部的管理方案，可以將基建工程的管理檔案工作納入企業(yè)的管理制度中，實現(xiàn)基建檔案工作于工程建設(shè)同步進行。對于基建工程能夠與檔案工程同步開展，主要是保證整個工程的檔案在整理收集審查上的工作更加完整準確，與此同時在項目進行驗收時，能夠盡快完成文件的歸檔工作，保證項目有更好的資料保障。企業(yè)的基建工程是整個企業(yè)在整理各種流程文件的歸檔，保證整個項目能在合理的流程中進行，以更加正確科學的方式讓項目有更快的進度。通過建立工程合同簽訂，讓工程的監(jiān)理制度更加完善，保證整個歸檔準備工作，有效落實，進一步監(jiān)督控制企業(yè)基建工程的檔案管理質(zhì)量。同時檔案工作要保證檔案部門與企業(yè)的規(guī)劃相適應(yīng)，才能夠更好地銜接管理流程，實現(xiàn)對項目檔案歸檔的有效管理與控制。確保基建工程項目檔案收集與整理的精準度，就是為了保證工程建設(shè)有更快更好的落實發(fā)展，因此檔案的收集與整理對于建設(shè)工程具有可行性。

（四）基建工程檔案管理納入企業(yè)建設(shè)管理

基建項目檔案質(zhì)量是和整個項目工程質(zhì)量相同步的，其中任何一方出現(xiàn)問題都會影響到另一方的整體性，因此更需要基建項目納入企業(yè)建設(shè)管理中，才能夠共同保證兩者之間的聯(lián)系性。在企業(yè)簽訂各種合同時，要明確好所要移交的基建檔案材料，保證在資料完整性，文字圖片準確性以及各部門遞交資料的有效性。確保檔案部門對于建設(shè)項目具有全過程的檔案整理形成完整的資料鏈條，能夠?qū)椖窟M行全面檢查指導(dǎo)和監(jiān)督，依法參與各項目的施工與監(jiān)督，讓項目的竣工驗收能夠及時接收項目的檔案資料，確保建設(shè)項目檔案齊全完整，讓基建工程有良好的檔案保障減少因工檔案缺失情況所產(chǎn)生的問題和麻煩?；üこ虣n案管理工作是非常重要的，它對于企業(yè)的建設(shè)與項目工程的建設(shè)，都有現(xiàn)實意義，都產(chǎn)生巨大的影響力。

三、結(jié)語

綜上所述，基建檔案作為基建工程項目建設(shè)情況的重要環(huán)節(jié)，它能夠真實反映工程項目的進度和狀態(tài)，為保證工程的質(zhì)量和工作效率更高，基建檔案具有非常重要的作用?；n案管理水平的提升就是保證基建工程管理水平的提高，為的就是能讓基建工程有更好的發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展提供必要的參考資料，通過以往工程建設(shè)的過程，能為企業(yè)今后的各種項目施工提供寶貴經(jīng)驗。為此，本篇文章主要談及的魅力中國館藏內(nèi)的各種檔案管理工作，尤其是基建工程項目的檔案管理工作更為重要，從各個方面做好基建工程檔案的收集與整理，最終是為了企業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，保證今后的施工企業(yè)有更好的發(fā)展前景。