對新時期加強國企辦公室行政管理工作的思考

代明莉

（四川省鐵路建設有限公司，四川 成都 610031）

國企辦公室這一部門綜合性強，承擔著各項業(yè)務，包括實施參謀等宏觀職能和一些微觀服務，是國企內負責協(xié)調溝通的至關重要的部門。隨著時代的發(fā)展，在新時期，國企辦公室行政管理工作的開展對企業(yè)的發(fā)展起到了更加重要的作用。國企辦公室各項工作的開展有利于不同業(yè)務的正常進行，幫助國企得到高質量發(fā)展。

一、國企辦公室行政管理工作的職能

（一）協(xié)助職能

國企辦公室的一大重要工作，就是協(xié)助上級部門合理地安排工作，按照上級領導的要求對各項工作進行協(xié)調和落實，有效檢查各項工作的操作情況和完成狀況。通過對各個部門工作的協(xié)調，確保國企內各項業(yè)務的順利運行，營造向上的工作氛圍和良好的工作條件。

（二）督辦職能

國企辦公室需要在行政工作的開展過程中，對各個部門進行督辦，協(xié)調好各項工作的順利進行，促使不同部門能夠在良好的工作氛圍中完成工作。

（三）中樞職能

國企辦公室在進行行政管理工作的過程中，起到了良好的中樞職能，對不同崗位和部門之間進行溝通協(xié)調。在日常工作中時常向下發(fā)布一些企業(yè)發(fā)展的理念，確保企業(yè)各個部門之間溝通順暢，有效地發(fā)揮連接和協(xié)調功能。

（四）服務職能

國企辦公室的行政管理人員都應該擁有良好的服務意識和能力，能夠積極配合領導下發(fā)的指令，做出對應的決策，制定相應的制度，完成工作的落實。在日常工作中，國企辦公室行政管理人員應該致力于不同部門之間的協(xié)調，加強各項工作不同環(huán)節(jié)之間的聯(lián)絡，讓企業(yè)能夠正常運行、穩(wěn)步發(fā)展。

二、新時期加強國企辦公室行政管理工作的意義

（一）有效提高企業(yè)競爭力

國企辦公室行政管理工作起著重要的樞紐作用，因而如果辦公室工作存在問題，則會直接影響到國企工作能否順利完成。尤其是國企大多工作人員數量較大，企業(yè)規(guī)模宏大，如果辦公室不能發(fā)揮好自己的職能，很難從上而下貫徹良好的工作理念，在調動員工的工作積極性這一方面也存在困難。在這種情況下，如果可以加強國企辦公室行政管理工作的質量和效率，可以更加有效地提升員工自身積極性，保證企業(yè)內各項工作的順利完成，讓企業(yè)可以穩(wěn)步發(fā)展，擁有一定競爭力[1]。

（二）提升企業(yè)的適應能力

隨著新時代的發(fā)展，我國對構建協(xié)調社會和戰(zhàn)略改革的要求日益增高。國企作為市場上的重要組成部分，在自身的發(fā)展過程中必須緊跟國家政策，貫徹創(chuàng)新堅持的理念，緊跟時事，按照社會發(fā)展的要求進行行政工作的調整，才能夠保證國企辦公室行政工作能夠真正滿足時代和企業(yè)的需求，這對提升企業(yè)的適應能力也有著重大影響。

（三）幫助企業(yè)形成良好的工作范圍

國企辦公室的一大重要職能是中樞職能，其中十分重要的一點就是辦公室工作人員由上而下地傳達企業(yè)理念，形成良好企業(yè)氛圍。在新的時期，國企辦公室需要通過行政工作的開展，提升工作人員的積極性，讓他們形成堅定的工作思想，堅決抵制外部誘惑，防止在工作過程中出現(xiàn)貪污腐敗的現(xiàn)象。國企辦公室需要通過嚴格的行政手段和科學有效的管理方法，讓國企內形成良好的工作氛圍，幫助企業(yè)發(fā)展[2]。

三、新時期國企辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀

目前我國的國企發(fā)展還處于全面深化改革的階段，這對辦公室行政管理帶來了一定的壓力，同時也帶來了許多的問題。

（一）缺乏完整的管理制度和體系

隨著時代的發(fā)展，我國國企的規(guī)模不斷擴大。但是當前有很多國企沒有建立完善的行政管理制度，這對國企辦公室行政工作的順利進行帶來了一定的困難。目前，國企辦公室人員聚集性不強，不利于人際關系的加強，工作人員的積極性也不高。

（二）國企辦公室存在矛盾

從目前的狀況來看，國企辦公室的人員素質總體達不到要求。首先是個人能力有限，不管是專業(yè)知識還是知識能力都達不到要求，這會導致辦公室工作環(huán)境相對惡劣。不僅如此，國企辦公室的工作流程相對復雜，加上人員不積極主動，很容易造成效率低下資源浪費的現(xiàn)象。同時，國企辦公室的作風也存在著一定的問題。很多工作人員的個人理念存在偏差，甚至存在著作風不良的問題，這為國企辦公室行政效率的提升帶來了困難。

（三）辦公室內紙質文檔的儲存缺乏規(guī)范化

國企辦公室中有眾多文獻資料，保存這些資料的任務繁重。在相關人員日常工作過程中，很多工作內容與文件都會通過紙質的方式下放，最后入庫儲存和管理。但是在實際的工作過程中，紙質文檔的使用會帶來一定的問題，文件的損失情況時有發(fā)生，這都是由于國企辦公室文檔管理并不規(guī)范造成的[3]。

四、加強國企辦公室行政管理工作的方法

（一）強化國企辦公室人員建設

國企辦公室的工作在企業(yè)的發(fā)展過程中承擔著十分重要的職責。隨著我國經濟的發(fā)展，國企規(guī)模的壯大，辦公室工作的內容更廣，且難度更大。在這樣的情況下，只有加強人才建設，才能夠滿足國企發(fā)展的人才要求。在國企辦公室進行人員建設的時候，必須貫徹以人才為中心的理念，積極接納各路人才，實現(xiàn)以人為本的管理。除了人才的接納之外，企業(yè)還應該加強人才的思想建設和業(yè)務培訓，為工作人員貫徹國企的核心思想和文化，幫助辦公室營造良好的工作氛圍。在日常的工作過程中，要幫助辦公室的員工樹立責任意識，鼓勵他們多和其他部門進行溝通，增強服務意識，從而更好地完成個人手頭任務，為國企的發(fā)展增添一份力量。

（二）強化國企辦公室人員服務意識

在國企辦公室中，行政人員的一大重要職能就是服務職能。對此，新時期的行政管理工作，需要不斷加強相關人員的服務理念和意識，增強他們的服務觀念。在日常的工作生活中，國企辦公室相關人員一定要堅決服從上級領導的安排，根據指揮積極做好自己手上的各項工作，在進行服務時，要做好不同部門之間的協(xié)調和配合，加強企業(yè)不同部門和不同層級之間的聯(lián)絡。在有接待工作時，國企辦公室人員務必要完善接待流程，并且對各項工作安排一對一監(jiān)督，保證接待工作的順利完成。在日常生活中，國企辦公室人員也應該做好基層人員的服務，積極了解企業(yè)發(fā)展中存在的各項問題，保障企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。對此，在日常的工作中，應該不斷強化行政管理工作相關人員的責任意識，讓他們在生活中更加積極認真，養(yǎng)成良好的工作態(tài)度，盡量避免在工作中產生錯誤[4]。

（三）提高國企辦公室行政管理人員的學習能力

我國近些年來經濟飛速發(fā)展，國企辦公室的工作也隨之變化，在這樣的情況下，只有相關人員擁有良好的專業(yè)素養(yǎng)和學習能力，才能夠保障個人的知識水平能夠滿足企業(yè)的發(fā)展要求。在日常工作中，國企辦公室行政管理相關人員不僅需要加強個人專業(yè)技能素養(yǎng)，還要不斷提升學習能力，懂得對知識進行延伸。對此，國企辦公室行政管理工作的相關人員要不斷參加各種培訓，在學習中充實自己，從而掌握更多的知識，以便適應崗位的需求。在日常工作中，國企辦公室的工作人員也要對日常工作中出現(xiàn)的困難進行分析和總結，對同類型問題進行歸類，以便工作經驗的積累和自身業(yè)務水平的提高。除了著眼于自身工作之外，國企辦公室工作人員更要懂得不斷開闊自身的視野和思路，為公司提供一些建設性的有效建議。

（四）完善辦公室工作制度

新的時代，國企辦公室應該對行政管理工作的流程和制度進行不斷的完善，強化制度的保障和約束作用，促進辦公室各項工作更加規(guī)律性的開展。在相關制度制定的過程中，必須要根據各自的實際狀況進行各項制度的分析和評價，確保設立制度的有效和適用性。在新的制度確立之后，國企辦公室的工作一定要貫徹落實相關制度，保證工作流程的優(yōu)化。除了工作流程的確立，國企辦公室還需要建立和完善約束監(jiān)督、激勵機制，保證現(xiàn)有的辦公室考核體系和標準符合要求。國企辦公室也應該積極發(fā)揮激勵制度的作用，關注和表彰優(yōu)秀的個人和部門，對一些工作狀態(tài)差的人員和部門進行一定的懲罰。通過對國企辦公室內各項制度的完善，可以有效地促進辦公室管控體系的規(guī)范化和科學化，確保辦公室行政管理工作能夠更加協(xié)調有序地進行，從而提升工作效率，保障企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展[5]。

（五）進行數字化檔案的建設

時代的發(fā)展使得新技術在企業(yè)內的應用成為大勢所趨。在新的時期，國企辦公室要懂得不斷優(yōu)化信息技術，改善辦公室信息能力。首先國企辦公室要懂得構建信息交流平臺，以便辦公室內外人員的交流。利用這樣的平臺進行企業(yè)經營狀況的分析，以及一些重要信息的通知和發(fā)布等。促使企業(yè)內的人員可以更加方便了解關于企業(yè)的各種信息，讓企業(yè)信息的傳播效率加快，更有利于保障各項工作的實時進行和推進。其次，國企辦公室要不斷推進檔案的數字化，強化電子檔案的建立，讓檔案信息更加全面和準確。這樣不僅有利于檔案的保存，更有利于工作人員隨時隨地進行檔案的查閱。最后，企業(yè)應該創(chuàng)新溝通方式，利用一些線上APP 進行實時交流，提升企業(yè)溝通效率，讓國企辦公室內行政管理工作的水平得到提高。

（六）簡化工作流程

國企辦公室的工作流程，如果過于繁瑣，很容易造成工作效率的降低和人力的消耗。為此在新的時期，國企辦公室要懂得簡化工作流程，從根源上加快工作效率。這樣不僅有利于人力的節(jié)省，還有利于工作水平的提高。同時還能夠讓辦公室內業(yè)務的劃分更為清晰，減少員工發(fā)生矛盾的可能。

結束語：總的來說，國企辦公室行政管理工作在國企內起著至關重要的作用。但是在當前，國企辦公室的行政管理工作中還存在著許多問題。在這樣的情況下，國企辦公室的工作人員應該充分認識到自身工作的重要性，不斷采用各種方法提升自身工作效率。企業(yè)辦公室也應該不斷改善自身制度和流程，保障各項工作能夠順利進行，讓企業(yè)能夠得到穩(wěn)步發(fā)展。