綜合改革下高校二級單位（學(xué)院）機(jī)關(guān)管理服務(wù)體系的研究

解叢君 叢珊

（上海交通大學(xué)，上海 200240）

1.研究背景和理論基礎(chǔ)

“黨的十八大”以來，改革進(jìn)入到攻堅期和深水區(qū)，需要綜合改革并用制度依法保證改革的成果。2014年12月30日上海交通大學(xué)綜合改革方案獲得批準(zhǔn)，2015年進(jìn)入全面實施階段?！笆濉逼陂g，各個二級單位（學(xué)院）（以下簡稱二級學(xué)院）的學(xué)術(shù)水平和地位得到明顯提高，在學(xué)科和師資隊伍建設(shè)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)等方面都取得了顯著的成績。作為學(xué)院管理服務(wù)體系的核心，機(jī)關(guān)管理服務(wù)團(tuán)隊發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其體系的建設(shè)和提高勢在必行[1]。

1.1 二級單位（學(xué)院）的功能定位

二級單位（學(xué)院）是20世紀(jì)80年代以來我國高校為適應(yīng)辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)，提高管理效率和資源配置，在學(xué)校與系科之間設(shè)置的一個層級。時至今日，學(xué)院制已成為越來越多的大學(xué)選擇的模式。從目前我國高校的學(xué)院制模式看，大多是由內(nèi)部學(xué)科調(diào)整而組建的學(xué)院，但也有由高校與政府相關(guān)職能部門或企業(yè)共建的學(xué)院，還有少數(shù)是由國內(nèi)高校與國外高?；蚱髽I(yè)共建或聯(lián)合舉辦的學(xué)院。系級升格（將一個學(xué)科門類的系升格）和以學(xué)科群組成學(xué)院（一個或多個一級學(xué)科的系、所組合）為基本的兩種學(xué)院建制方式。實行學(xué)院制的學(xué)校，在校內(nèi)管理體制改革中，一般實行校一院兩級管理的體制，學(xué)院作為權(quán)力運行的主體，集教學(xué)、科研和行政權(quán)力于一體，全面負(fù)責(zé)管理和協(xié)調(diào)內(nèi)部各項事務(wù)[2]。

1.2 二級學(xué)院機(jī)關(guān)管理的重要地位

二級學(xué)院機(jī)關(guān)是學(xué)院的重要組成部分，它是學(xué)院黨委、行政及教學(xué)研究服務(wù)單位的中心樞紐，更是聯(lián)系學(xué)院廣大教職員工的重要橋梁，承載著推動學(xué)校各項方針、政策以及改革的有效貫徹和落實的重要地位。新的歷史時期，高校在各類競爭中穩(wěn)步發(fā)展的首要任務(wù)就是加強(qiáng)高校二級學(xué)院的建設(shè)，而其機(jī)關(guān)管理體系建設(shè)的重要性不容忽視[3]。

二級學(xué)院機(jī)關(guān)的職能和黨政機(jī)關(guān)的職能有所區(qū)別，機(jī)關(guān)作風(fēng)的好壞能直接影響到學(xué)院辦學(xué)質(zhì)量，還直接關(guān)系到學(xué)院辦學(xué)目標(biāo)的實現(xiàn)，更能影響學(xué)院重大決策的部署、落實和實施。新形勢下，我們以高校綜合改革和推進(jìn)“一門式服務(wù)體系”為契機(jī)，抓住二級學(xué)院機(jī)關(guān)工作的實際與特點，狠抓機(jī)關(guān)管理工作，不斷探討工作中的新思路新方法。當(dāng)前我校正邁上了發(fā)展的新征程，越來越多的新問題也在不斷出現(xiàn)，這就需要加強(qiáng)二級學(xué)院機(jī)關(guān)管理服務(wù)，營造機(jī)關(guān)濃厚的服務(wù)氛圍?？偠灾?，目前二級學(xué)院機(jī)關(guān)從權(quán)力型機(jī)關(guān)過渡到管理服務(wù)體系型機(jī)關(guān)刻不容緩，勢在必行。

2.現(xiàn)狀分析

為客觀的反映目前我校二級學(xué)院機(jī)關(guān)管理服務(wù)體系的現(xiàn)狀，全面了解綜合改革下我校二級學(xué)院機(jī)關(guān)管理服務(wù)體系的實際狀況，更好地把握機(jī)關(guān)管理服務(wù)的發(fā)展和提升方向，我們以一線教職工為研究對象，共計發(fā)放調(diào)查問卷132份，回收117份，具體分析結(jié)果如下：

2.1 調(diào)研對象基本情況分析

參加調(diào)研對象的年齡主要集中在31～40歲（占比60.18%），職稱以副高級和中級為主（占比24.78%和35.40%），師資類型以專任教師為主（占比63.72%），高校工作時間以1～3年和3～6年為主（占比22.12%和24.78%）。

2.2 機(jī)關(guān)管理服務(wù)體系的思考

（1）綜合改革方案的認(rèn)知分析。只有11%的老師對綜合改革非常了解，41%的教師對綜合改革方案不太了解，表明目前我校綜合改革的概念宣傳還有所欠缺。

（2）對目前學(xué)院機(jī)關(guān)服務(wù)的滿意程度。超過一半的受訪對象對目前我校學(xué)院機(jī)關(guān)服務(wù)的現(xiàn)狀不太滿意，有接近三分之一的受訪對象比較滿意當(dāng)前機(jī)關(guān)服務(wù)狀況。說明我校的管理服務(wù)改革已經(jīng)具有一定的良好基礎(chǔ)，未來的管理服務(wù)體系的建立和提升具有很好的條件。

（3）機(jī)關(guān)服務(wù)中存在的主要問題。管理效率低下、機(jī)構(gòu)過多、服務(wù)意識淡薄是受訪老師們比較普遍提出的問題。目前我校二級學(xué)院管理服務(wù)基本不具備成為體系的管理系統(tǒng)。管理部門之間的溝通不密切，辦事流程沒有打通，造成很多資源的浪費和重復(fù)。

3.當(dāng)前二級學(xué)院機(jī)關(guān)管理存在的主要問題分析

改革開放以來，高校在數(shù)量上不斷遞增，同時學(xué)生人數(shù)在擴(kuò)招的情況下也在不斷增加，這使得我國的高等教育事業(yè)飛速發(fā)展，但同時，也帶來了巨大的挑戰(zhàn)和壓力。學(xué)校的教師隊伍不足，各項教學(xué)、科研的基本設(shè)施相對匱乏，使得管理難度不斷加大。在這種情況下，二高校級單位一線的管理人員迫切需要高效地工作，更好地服務(wù)教學(xué)、科研，共同搞好人才培養(yǎng)。

在當(dāng)前高校二級學(xué)院機(jī)關(guān)中，黨委辦公室、科研事務(wù)辦公室、教學(xué)事務(wù)辦公室分管學(xué)院的人事、科研和教務(wù)行政管理事務(wù)。在這種體制架構(gòu)下，人事、科研、教學(xué)管理之間屬于平行管理，缺乏有效的聯(lián)接機(jī)制。機(jī)關(guān)管理中存在管理職能模糊、人員素質(zhì)有待提升、工作流程復(fù)雜、服務(wù)平臺缺失等問題。

3.1 管理職能模糊

管理職能一般是根據(jù)管理過程的內(nèi)在邏輯，劃分為幾個相對獨立的部分。劃分管理職能，管理者在實踐中有助于實現(xiàn)管理活動的專業(yè)化，使管理人員更容易從事管理工作。目前學(xué)校二級機(jī)關(guān)管理部門日常事務(wù)辦理中，管理部門之間分工有些地方不是很清晰，出現(xiàn)了職能疊加和職能空缺等情況。造成這種情況的最根本原因是管理職能不明確，缺乏一套系統(tǒng)科學(xué)明晰的管理體系[4-5]。

3.2 管理人員素質(zhì)有待提升

二級學(xué)院管理人員整體素質(zhì)直接影響二級單位的一線管理水平和質(zhì)量。當(dāng)前高校二級學(xué)院機(jī)關(guān)管理人員比較普遍的存在管理理念落后、國際化視野和外語水平不高，信息化管理水平不高、團(tuán)隊意識淡漠等問題。管理理念落后，工作中新辦法不能及時踐諾，實際工作中按部就班的情況屢屢出現(xiàn)；還表現(xiàn)在服務(wù)意識淡漠，缺乏積極主動為教師、學(xué)生、基層服務(wù)的責(zé)任心，缺乏為學(xué)校事業(yè)發(fā)展服務(wù)的熱情和激情。

國際化視野和外語水平不高，就無法從原有的框架中解放出來，不能很好地接收國際化管理的新理念。信息化管理水平不高，就無法充分發(fā)揮多媒體工具，造成效率低下，信息傳導(dǎo)途徑不暢等問題。團(tuán)隊意識的缺乏造成工作中需要系統(tǒng)解決的問題難以得到重視和解決，也無法根據(jù)團(tuán)隊分層次合作的理念來進(jìn)行科學(xué)的分工協(xié)作，造成工作的分割和斷層。

3.3 管理工作流程復(fù)雜

當(dāng)前二級學(xué)院的機(jī)關(guān)管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)流程，造成工作效率低，業(yè)務(wù)處理周期長，容易產(chǎn)生業(yè)務(wù)流程混亂，增加了人為因素造成的錯誤的可能性。高校機(jī)關(guān)“一門式服務(wù)”管理理念的提出，可以很好的疏通管理流程并使其標(biāo)準(zhǔn)化，有利于更好地提高管理水平[6]。

3.4 管理服務(wù)平臺缺失

學(xué)校現(xiàn)有管理平臺是一個部門一個系統(tǒng)，各部門各自為戰(zhàn)在整個校園門戶網(wǎng)也僅僅是系統(tǒng)集合。由于缺乏部門之間的交流，往往會造成信息重復(fù)、信息遺漏等問題。管理平臺建設(shè)方向不明確，造成現(xiàn)有平臺建設(shè)不規(guī)范、不完善、不科學(xué)等現(xiàn)象。比如現(xiàn)有的管理平臺出現(xiàn)了用戶界面不一致，進(jìn)入多個系統(tǒng)需要重新輸入密碼等，給一線教師造成了很多不便。

4.小結(jié)和思考

高校二級學(xué)院機(jī)關(guān)管理服務(wù)工作是高校管理工作的重要組成部分，建立起一套符合綜合改革發(fā)展需求的、行之有效的管理服務(wù)體系，能使原本散亂、籠統(tǒng)的工作合理地形成較為完整的工作體系，規(guī)范管理工作流程，嚴(yán)格管理服務(wù)程序，達(dá)到管理服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)化、規(guī)范化，有效提升高校二級學(xué)院機(jī)關(guān)管理服務(wù)的質(zhì)量和水平[7]。

高校二級學(xué)院機(jī)關(guān)管理服務(wù)作為促進(jìn)學(xué)院科研教學(xué)事業(yè)健康發(fā)展的重要保障，正逐漸向高素質(zhì)化、高效化、信息化、服務(wù)型的模式發(fā)展。建設(shè)二級學(xué)院機(jī)關(guān)管理服務(wù)體系是一項長期的系統(tǒng)工程，不但要提升管理服務(wù)觀念，轉(zhuǎn)變管理服務(wù)方式，提升管理服務(wù)效率，提高管理服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)新管理服務(wù)平臺，改革管理服務(wù)舉措，加強(qiáng)管理監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化管理服務(wù)效果，更需要充分發(fā)揮學(xué)院機(jī)關(guān)黨支部的一線戰(zhàn)斗堡壘作用和黨員的先鋒模范帶頭作用。只有這樣，才能將高校二級學(xué)院機(jī)關(guān)管理服務(wù)逐步建設(shè)成為教學(xué)科研和廣大教職員工服務(wù)的管理體系[8]。