OA系統(tǒng)在辦公自動化進程中的應用與探索

郭慶林

（福建江夏學院現(xiàn)代教育技術中心，福建福州 350108）

0.引言

現(xiàn)階段，我國的辦公信息化自動化已經(jīng)得到快速發(fā)展，各行業(yè)、各企事業(yè)單位及中小企業(yè)，都已經(jīng)逐漸關注自動化辦公系統(tǒng)的使用，向著辦公自動化技術轉(zhuǎn)型。校內(nèi)辦公涉及到的行政要務工作較多，對辦公信息化自動化的需求日益顯現(xiàn)出來，為保證事務處理更加準確，工作效率和質(zhì)量能夠提高，辦公自動化的應用和發(fā)展較為重要。

1.應用OA系統(tǒng)推動校園辦公自動化進程

辦公自動化最早是由國外進行理論與技術研究，其英文為Office Automation（簡稱OA系統(tǒng)），現(xiàn)階段已經(jīng)將文本、語音、圖像、音頻、視頻等技術融合到辦公自動化系統(tǒng)中。在我國，OA系統(tǒng)也得到了快速發(fā)展，其發(fā)展勢頭良好、普及效果佳，校內(nèi)辦公也開始注重對辦公信息化自動化系統(tǒng)的使用。辦公自動化從最早的Lotus12-3、WPS、MSOffice等單機辦公應用軟件開始，實現(xiàn)了企業(yè)的信息交流和共享無紙化辦公。在實現(xiàn)個人單機辦公自動化的基礎上，各職能部門之間需要建立溝通和信息共享機制，企事業(yè)內(nèi)部要實現(xiàn)協(xié)同工作環(huán)境，辦公自動化需要拓展到整個辦公機構(gòu)的每個員工，確保所有員工均可實現(xiàn)辦公自動化。

2.應用OA系統(tǒng)推動校園辦公自動化的優(yōu)點

校內(nèi)辦公主動適應互聯(lián)網(wǎng)時代OA系統(tǒng)，在共享和傳遞以及使用信息時，更為方便、實時、快捷、高效地協(xié)同工作。隨著信息化技術的深度發(fā)展，校園已經(jīng)發(fā)展辦公自動化進程，OA系統(tǒng)改變了復雜傳統(tǒng)辦公方式，能夠?qū)崿F(xiàn)辦公的迅捷、信息采集的全面和數(shù)據(jù)處理的高效。在以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術發(fā)展為背景下，校內(nèi)辦公自動化已經(jīng)向著新型無紙化、網(wǎng)絡化、智能化的現(xiàn)代化辦公管理方向發(fā)展，并將繼續(xù)深化發(fā)展[1]。

3.校園OA系統(tǒng)在辦公自動化進程中的應用

3.1 發(fā)文管理

校園辦公應盡量減少辦公的開支，降低辦公的成本支出，有效實現(xiàn)內(nèi)部共享各項信息資源，加強校園內(nèi)教師間的交流，提高整體工作效率。通過利用辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)文管理模塊，對校內(nèi)和校外的重要發(fā)文進行管理，其中包括校內(nèi)產(chǎn)生的發(fā)文和教育局、教育廳等二級單位所的公文。校內(nèi)文件、黨務文件、函件、行政公文、會議紀要等內(nèi)容，辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)部有文件起草、負責人審批、簽字、校領導審批、簽發(fā)和蓋章申請等流程，經(jīng)辦人只需要根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)的流程要求，發(fā)起每一步發(fā)文的處理申請，待處理人通過申請，便可施行此步驟。通過辦公自動化系統(tǒng)，可以清晰看出發(fā)文的申請、經(jīng)辦等全部處理環(huán)節(jié)，還可以完成格式轉(zhuǎn)換和自行歸檔，并對日常的發(fā)文進行記錄，以備隨時查找，實現(xiàn)對信息資源的規(guī)整與管理。

3.2 公共模塊管理

OA系統(tǒng)的應用，為校園辦公提供了便捷，其系統(tǒng)包含校內(nèi)人員的通訊錄管理，還能夠直觀辦公人員的日程管理，系統(tǒng)還可以反饋并提示個人待辦事項以及他人提交審批的申請，避免了工作人員之間溝通、傳遞工作，還節(jié)約了時間，提高了辦公效率。

3.3 文件合同管理

校外文件來源主要是與其他單位進行往來的通知、函、合同等，處理校外來文件和其他單位來函或簽訂合同，可以在辦公自動化系統(tǒng)中按照學校的實際定制每個流程，系統(tǒng)在每一環(huán)節(jié)對下一環(huán)節(jié)處理人進行提醒。將外來文件、合同按標題、創(chuàng)建時間、內(nèi)容及全文檢索，在“收文登記簿”中以年份、收文字號、起止編號等內(nèi)容進行檢索，能夠?qū)С鰴z索結(jié)果。辦文流程流轉(zhuǎn)完成后自動歸檔。合同的發(fā)起需要根據(jù)學校的合同模板，制作電子檔合同會簽單。由權限設定的對應人發(fā)起申請，以附件形式流轉(zhuǎn)合同，系統(tǒng)支持修改附件并且保留修改留痕。辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對每個合同進行分類自動編號，并由學校合同管理員生成最終版合同，合同可附帶水印、二維碼。實現(xiàn)合同分類、合同統(tǒng)計。流轉(zhuǎn)過程中，流轉(zhuǎn)信息能夠被自動化辦公系統(tǒng)中記載，便于合同管理員對合同狀態(tài)進行查看。校內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)具有較高的安全性、保密性，符合國家信息安全等級保護制度要求，對于使用人員需要進行身份信息確認，并保存下瀏覽使用記錄，辦公自動化系統(tǒng)施行操作權限管理控制，能夠更好地確保校園文件、合同和函件信息的安全。校內(nèi)辦公時需要驗證身份登錄自動化辦公系統(tǒng)，辦公結(jié)束后退出，再次登錄自動化辦公系統(tǒng)仍需重新進行身份認證。自動化辦公系統(tǒng)的服務器端有安全機制，系統(tǒng)日常工作信息及數(shù)據(jù)庫自動全備份，備份信息進行核心數(shù)據(jù)加密存儲[2]。

3.4 會議、活動行程管理

由于自動化辦公系統(tǒng)的操作界面模塊和功能十分清晰，操作流程標準，是校園辦公規(guī)范化的信息平臺，在校內(nèi)通過自動化辦公系統(tǒng)將各會議室、活動室的安排情況進行上傳、公開顯示，能夠便于全體師生查詢會議室和活動室使用情況，以及了解參會人員情況。將會議、活動行程管理的內(nèi)容加到自動化辦公系統(tǒng)，能夠提高校園各會議室、活動室的利用率，會議管理包括會議室申請、參會人員管理、座位安排、材料管理等方面。系統(tǒng)可按照會議申請、審批情況每周生成會議會議室使用情況一覽表。重要專題會議提前自動提醒參會人員的功能，包括校黨委常委會、校長辦公會參會人員統(tǒng)計等，提供校園卡、二維碼、身份證等簽到功能，實時顯示應到會單位數(shù)和實際到會單位數(shù)。會前承辦單位可上傳會議議程、擬討論材料等文會議材料，并在參會提醒中提醒參會人員提前查看，會后承辦單位可上傳會議紀。例如，周五前向?qū)W校辦公室提交下周會議申請，重點確定會議時間、會議室和參會人員等信息，由學校辦公室工作人員審核匯總、審定并發(fā)布。自動化辦公系統(tǒng)根據(jù)會議申請審批情況，生成會議安排表和會議室使用情況一覽表。

3.5 申請、審批、督辦管理

為了能夠提高校內(nèi)辦公效率，減輕校行政部門人員的工作強度。自動化辦公系統(tǒng)取締了文件、材料線下遞交的行為，基于OA平臺可以讓信息完成線上的傳遞，實現(xiàn)提高辦公信息資源和工作時間利用率的良好態(tài)勢。由于傳統(tǒng)的辦公會導致存在工作分工不夠清晰的情況，校內(nèi)工作信息在上傳下達的過程中，會存在各部門相互推脫，工作積極性差，導致工作被拖延，浪費時間的現(xiàn)象。建立辦公自動系化后，這種現(xiàn)象得到了良好的改善，辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)，能夠?qū)⒚總€工作細節(jié)的責任落實到個人，能夠事事有人做。辦公自動化系統(tǒng)通過加強每個業(yè)務流程的審批過程，明確審批單位、審批負責人，使業(yè)務審批程序更加清晰、合理、準確。每個工作流程都有負責人進行跟蹤、督辦和歸檔，且每項工作的工作節(jié)點都能清晰、準確地呈現(xiàn)在辦公自動化系統(tǒng)中，全程透明可視。辦公自動化系統(tǒng)的業(yè)務流轉(zhuǎn)功能對進度更加透明，使工作管理變得更公正。學校督查、督辦的各事項，主要根據(jù)學校會議、文件和領導批示要求來執(zhí)行，辦公自動化系統(tǒng)能夠起到對事項的督辦作用，學校辦公室可以對承辦部門進行跟蹤督辦，掌握工作進展情況。承辦單位要在辦公自動化系統(tǒng)反饋的承辦期限內(nèi)，反饋處理過程及承辦情況，并由小辦公室監(jiān)督下載時限內(nèi)辦結(jié)事項，督辦流程可對相關責任人進行提醒。對于沒能在工作事項中按照辦公自動化系統(tǒng)工作節(jié)點進行的，可予以駁回處理，對申請不符合要求、審批超時、督辦管理不力的情況，系統(tǒng)將信息記錄，并作為個人績效考核內(nèi)容[3]。

3.6 各種終端訪問OA系統(tǒng)的便捷化、兼容化

通過電腦網(wǎng)頁、OA手機客戶端、微信小程序集成等各種方式均可便捷地訪問OA平臺。并且通過安全認證機制保護訪問安全和平臺數(shù)據(jù)安全。

4.結(jié)語

校園辦公自動化系統(tǒng)的應用，清晰了工作流程管理模塊，為學校現(xiàn)代化的日常辦公提供了便利條件，使校內(nèi)辦公事務處理更加便捷。辦公自動化系統(tǒng)提高了校內(nèi)辦公的效率，實現(xiàn)了學校日常工作的規(guī)范化、標準化和無紙化。辦公自動化系統(tǒng)是順應現(xiàn)代化、信息化、智能化發(fā)展的潮流，為現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定了基礎。