基于大數(shù)據(jù)視角下高校檔案工作與治理體系建設(shè)研究

陳瑾

摘 要：檔案工作是高等學(xué)校一項奠基性和基礎(chǔ)性工作。近年來，檔案工作在高校中的地位受到重視，檔案工作建設(shè)成效顯著，檔案工作隊伍結(jié)構(gòu)優(yōu)化，工作人員素質(zhì)明顯提升。如今的大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案工作面臨著亟待更新老舊的管理模式、原始的工作手段和數(shù)據(jù)處理方式的挑戰(zhàn)，需要及時利用大數(shù)據(jù)時代的利好，完善工作系統(tǒng)和模塊。將高校檔案工作用現(xiàn)代化技術(shù)手段進行更新、用信息化的現(xiàn)代管理方法推進變革，是提升高校治理能力、推進高校治理水平現(xiàn)代化的題中之義。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案工作;治理體系

高校治理是用一套完整的制度體系，對高校進行規(guī)范化管理的活動，治理水平的高低直接影響高校發(fā)展的進程。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案工作面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，檔案信息資源作為一種不可或缺的根基資源，在給檔案工作帶來新變化的同時，也給高校治理體系的優(yōu)化建設(shè)注入了新鮮血液。應(yīng)該直面高校檔案工作現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變意識導(dǎo)向、健全機制體制、改變發(fā)展模式、創(chuàng)新技術(shù)手段，利用大數(shù)據(jù)賦予檔案工作的契機，在高校治體系中發(fā)揮積極作用。

一、高校檔案工作現(xiàn)狀

1.不被重視，機制體制不完善

第一，高校檔案部門其最重要的職能是“存史”，也就是說，存的是生命周期即將終結(jié)的資料，是活動事后的產(chǎn)物，是現(xiàn)行文件的衍生物，是文書工作帶來的附屬品，具有一定的滯后性。在具體工作中，檔案部門既沒有其他行政處室職能作用發(fā)揮得顯著，也不能和教學(xué)、科研等一線部門相比，往往容易被忽視，管理者和被管理者均將檔案工作置于高校治理體系的底層，覺得檔案工作無關(guān)緊要，對其重視程度欠缺。

第二，一些高校并未真正將檔案工作納入年度規(guī)劃和相關(guān)考核之中，機制體制不完善。完整的制度體系是做好檔案工作的前提條件，沒有規(guī)范的制度體系和管理辦法作為依托，檔案工作難以有序運行。一些高校即使制定了相關(guān)檔案管理制度，并沒有落到實處，一份份檔案管理的規(guī)章制度往往成了“空殼子”“形象工程”。沒有制度作為支撐，檔案工作的有效開展舉步維艱。

2.手段落后，開發(fā)利用不深入

檔案信息資源因其原始記錄性的本質(zhì)屬性，在社會信息資源結(jié)構(gòu)中具有不可替代的地位。但高校檔案信息資源開發(fā)利用工作仍然存在一些問題。

第一，檔案信息資源開發(fā)存于表面。檔案信息資源開發(fā)一般分為信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料等構(gòu)成，信息輸出則由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、外借、出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。一次加工材料較多，二次加工形成的編研性資料較少，深度挖掘能力不足。一些高校僅有檔案利用登記，沒有總結(jié)提煉典型的利用效果事例，缺乏利用效果反饋和分析，檔案使用情況過于隨意和散漫。

第二，檔案信息資源利用效率不高。一些高校檔案數(shù)字化工作進程緩慢，利用僅停在手工階段，沒有完備的電子檔案管理體系。由于手段和方法的落后，存儲下來的檔案信息資源有限，整合程度不高，最終影響了館藏檔案的數(shù)量和質(zhì)量。由于數(shù)字化程度低下，查找利用不全面，檢索方式不方便，使得檔案信息資源的利用效率非常低。

3.資金有限，數(shù)字化進程緩慢

檔案數(shù)字化是一種運用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。隨著存儲載體的進步，電子檔案越來越普遍和實用，各種載體的檔案資源需要向數(shù)字化的檔案信息形態(tài)轉(zhuǎn)化，而這個過程需要大量資金，給高校檔案工作帶來了挑戰(zhàn)。

資金不足影響檔案數(shù)字化進程。由于檔案經(jīng)費緊張，沒有統(tǒng)一的檔案數(shù)字化規(guī)劃，嚴重影響了檔案信息資源的有效利用。例如，老舊檔案無法進行數(shù)字化工作，有些高校甚至沒有一套完整的檔案管理信息軟件，即使有軟件，也未實現(xiàn)與協(xié)同辦公系統(tǒng)的對接，無法進行電子文件的歸檔與移交工作。此外，一些高校沒有建立起電子檔案安全保障、應(yīng)急機制及備份策略，不能確保電子檔案的真實、完整、安全、有效。

第二，資金不足影響信息技術(shù)維護。在檔案信息化的過程中，檔案管理軟硬件的維護、電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代、專業(yè)技術(shù)人員的工資保障，都需要投入大量資金。而“人”作為當今社會最重要的資源，技術(shù)人員的不足，會造成檔案在管理過程中的丟失和信息收集不完整等問題，并給檔案信息化工作帶來隱患，最終嚴重制約了檔案工作信息化進程。

4.主動不夠，檢索平臺建設(shè)滯后

第一，提供檔案利用的主動性不夠。多數(shù)的利用是被動產(chǎn)生的利用，利用模式也主要以被動的查閱為主。但是實際上，檔案利用方式有很多種類，不僅有被動的提供閱覽、復(fù)印、掃描、咨詢，還可以主動地進行檔案陳列、展覽、發(fā)行檔案縮微膠卷、編輯出版檔案史料、創(chuàng)辦檔案刊物、根據(jù)檔案內(nèi)容加工整理參考性資料等。

第二，檔案檢索平臺建設(shè)相對滯后。在檔案載體多樣化的今天，一些高校的檔案檢索還處于初級階段，由于檢索手段比較低下、檢索方式比較落后，導(dǎo)致檢索工作存在著響應(yīng)時間慢、查全率不高等問題，嚴重影響高校檔案管理水平，制約治理體系的發(fā)展進程。

二、大數(shù)據(jù)時代給檔案工作帶來的機遇

麥肯錫全球研究所給“大數(shù)據(jù)”的定義是：一種規(guī)模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合。如今，隨著大數(shù)據(jù)概念的深入人心，數(shù)據(jù)共享與資源整合程度已成為影響高校治理水平的顯著指標，而承載著重要信息資源的檔案工作獲得了前所未有的重視。

1.受重視程度顯著提高，機制體制逐漸健全。

目前，大數(shù)據(jù)已成為高校各部門所關(guān)注的重要戰(zhàn)略資源。隨著各部門對信息資源的重視，檔案部門應(yīng)該抓住機遇，積極整合檔案資源，把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中去，確保檔案工作與高校整體工作同步部署、同步發(fā)展;建立以高校主要領(lǐng)導(dǎo)為檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任制，形成二級部門負責(zé)人共同配合的檔案工作縱向網(wǎng)絡(luò)體系，加強檔案管理部門對各個立檔單位的指導(dǎo)，發(fā)揮檔案在高校治理中的基礎(chǔ)性作用，讓檔案為高校發(fā)展服務(wù)，為師生服務(wù)。

2.積極創(chuàng)新技術(shù)手段，深入開發(fā)信息資源。

檔案信息資源有效開發(fā)，是大數(shù)據(jù)帶來的必然趨勢，是各項事業(yè)對檔案信息的迫切需求。要運用現(xiàn)代技術(shù)手段加強對檔案信息資源的開發(fā)力度，提升抓取信息資源的信息化水平。例如可以運用先進的射頻識別技術(shù)、OCR文字識別技術(shù)等來進行檔案的著錄，快速提取可用的檔案信息資源。現(xiàn)今是5G技術(shù)、智慧化辦公等數(shù)字化治理形態(tài)普及的時代，檔案工作要抓住機遇，創(chuàng)新管理模式，將“數(shù)智”時代融入檔案管理的實際。在整合檔案信息資源的同時，為高校治理體系建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.加大資金投入力度，推進檔案數(shù)字化建設(shè)。

利用大數(shù)據(jù)時代開發(fā)信息資源的契機，加大資金投入力度，做好檔案數(shù)字化工作，引進先進的檔案信息化工作軟件，建立行之有效的檔案信息平臺，解決隨時間推移導(dǎo)致的檔案數(shù)量激增和檔案信息、工作任務(wù)持續(xù)上漲的問題，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)精簡檔案工作的煩瑣環(huán)節(jié)，為科學(xué)規(guī)范檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)，積極引進檔案管理專業(yè)人員，加強對專業(yè)人才的技術(shù)培訓(xùn)，通過檔案人、財、物的整合，為更好地構(gòu)建資源共享、管理高效的現(xiàn)代化高校治理體系奠定基礎(chǔ)。

三、把握時機，積極發(fā)揮檔案工作在高校治理體系中的作用

加快數(shù)字社會建設(shè)，是“十四五”規(guī)劃和2035遠景目標綱要所強調(diào)的重要精神。高等學(xué)校治理體系建設(shè)現(xiàn)代化包含著豐富的內(nèi)容，對于檔案工作來說，尤其需要打造智慧檔案系統(tǒng)、建設(shè)智能型的檔案檢索工具、合理編研檔案以煥發(fā)其生命力。在這個層面上，大數(shù)據(jù)時代給檔案工作提供了契機。

1.借助大數(shù)據(jù)時代的東風(fēng)，積極開發(fā)檔案檢索工具

檔案檢索工作是檔案工作的重中之重，在數(shù)字時代到來之前，人們往往使用紙質(zhì)這種傳統(tǒng)檔案記錄載體，利用純?nèi)斯な侄蝸黹_展這項工作。如今的社會，豐富的數(shù)字體驗打開了檔案人員的視野，互聯(lián)網(wǎng)+、云媒體、人工智能等技術(shù)的普及為檔案工作帶來了春天。新時代固然需要新技術(shù)，因此開發(fā)嶄新而合理的檢索工具，是提升檔案工作效率的必要一環(huán)。

首先，擺脫原始的檢索方式，探索可行的現(xiàn)代化檢索手段。不少高校的檔案館仍然使用老舊傳統(tǒng)的檢索系統(tǒng)，浪費人力物力，也極其容易造成信息錯誤和紕漏。隨著信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，時至今日，類似“阿里云”“華為云”等智能軟件工具已經(jīng)得到了部分運用。高校檔案管理人員需要積極探索這些新檢索軟件的優(yōu)勢與劣勢，取其精華而去其糟粕，開發(fā)適合本校的檢索工具，在熟練運用之后，將新技術(shù)作為舊方法的替換。

其次，校企合作，將高校檔案檢索工作日漸專業(yè)化。建立大數(shù)據(jù)研發(fā)公司與高校相關(guān)信息資源管理專業(yè)等相關(guān)專業(yè)的深度合作，讓師生參與到檔案檢索工具的開發(fā)工作中來，利用企業(yè)的實踐特征和師生的理論派特質(zhì)，優(yōu)勢互補，相融并進，相關(guān)企業(yè)可以從高校的檔案工作實際中發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的實際運行情況和問題，高等學(xué)?？梢詮闹忻鏖_發(fā)出屬于自己的創(chuàng)新的檔案數(shù)據(jù)體系和檢索方法。

2.利用大數(shù)據(jù)時代的契機，積極做好檔案編研工作

大數(shù)據(jù)時代不是紙上談兵，對于高校檔案管理工作而言，不斷研究檔案管理工作的方式方法，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，將大數(shù)據(jù)時代賦予的資源進行深度加工和運用，才能有效促進信息資源的開發(fā)和利用。在處理好檔案開放和利用關(guān)系的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)代媒體技術(shù)，將檔案工作整合深化，通過不同形式的合理加工，加深對于檔案的利用深度，做好檔案編研工作。

第一，靜止的檔案資源化身動態(tài)的檔案教材。檔案不應(yīng)該被存于故紙堆中，開發(fā)出一些專題性強、新穎性突出的檔案材料，是檔案編研工作的突出特點。尋找具有史料價值的檔案材料，通過專題介紹、專研選編、影像學(xué)習(xí)方法，檔案資源在此過程中得到了廣泛開發(fā)和運用，并整理為可讀性或者可觀賞性較強的學(xué)習(xí)材料。

第二，開放并蓄，館內(nèi)資源與社會資源相結(jié)合。高校館藏資源知識檔案編研材料的基礎(chǔ)和立足點，編研工作的成功取決于材料的深度，因此多家合作、優(yōu)勢互補，將社會資源中積淀的相關(guān)檔案材料運用到“拿來主義”，多家資源共享以此總結(jié)歸納。

最后，保護原始檔案資料，運用“編研”使其重獲新生。很多原始檔案，如果不進行整理編研，很容易將原件損毀，尤其是孤本檔案。大數(shù)據(jù)時代提供給檔案工作者的信息量更多、范圍更廣，更要采用合理的編研方法和辦法，積極做好檔案編研工作。這樣才會更利于檔案的長久保存，才會達到既保護原件，又整合資源的目的。向人們提供檔案匯編、編研資料，不僅起到了一定的宣傳教育作用，也是檔案利用工作高層次的體現(xiàn)。

結(jié)束語

總之，隨著科技和經(jīng)濟的高速發(fā)展和進步，“大數(shù)據(jù)”已經(jīng)融入各行各業(yè)，也給高校檔案管理工作帶來了新的機會和挑戰(zhàn)。檔案部門要在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下，建立起健全的檔案管理機制體制，適時地加大檔案管理專項資金投入力度，引進檔案專業(yè)人才和信息化專業(yè)技術(shù)人員，創(chuàng)新技術(shù)手段，做好資源整合，建立檔案管理信息化平臺，推動檔案工作發(fā)展。

與此同時，我們應(yīng)積極發(fā)揮檔案管理工作在高校治理體系中的保障性、基礎(chǔ)性作用，無論是制度保障、組織保障還是人員配備，都應(yīng)該相互促進、連接成線、一以貫之，真正實現(xiàn)檔案工作的質(zhì)量控制和協(xié)調(diào)發(fā)展。提升高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化的相關(guān)權(quán)威論述中多次提及，信息化思維和先進的現(xiàn)代技術(shù)手段是必要條件，檔案管理體系是高校治理體系的分支，必須實現(xiàn)科學(xué)化治理，用“大數(shù)據(jù)”帶來便捷的服務(wù)，保障數(shù)據(jù)的完整鏈條，保證高校檔案體系的易操作易辨讀，打造信息技術(shù)帶來的系統(tǒng)整合和蓬勃發(fā)展，在工具方法上勇于創(chuàng)新、善于總結(jié)，通過信息服務(wù)，深化高校內(nèi)部管理體制改革，繼而為高校各方面工作的推進提供先行條件。在深化教育領(lǐng)域綜合改革的大背景下，檔案管理工作應(yīng)借助工作特質(zhì)和優(yōu)勢，率先實現(xiàn)教育現(xiàn)代化的要求，為高校治理體系更快更好的建設(shè)提供強有力的支撐。

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（作者單位：安徽工業(yè)經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學(xué)院）