檔案云管理在實(shí)際工作中的效力與展望

王寧平

摘 要：隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，國(guó)內(nèi)掀起了云計(jì)算的熱潮，本文通過(guò)對(duì)檔案云管理的特點(diǎn)，探討檔案云管理在實(shí)際工作中的效力，最后研究檔案云管理在實(shí)際工作中的期望，以有效提升檔案云管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案云管理;效力;展望

檔案是指機(jī)構(gòu)或個(gè)人在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，檔案的載體、制作手段和表現(xiàn)方式多種多樣，具有歷史再現(xiàn)性、信息性、社會(huì)性等多個(gè)屬性特點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理多采用紙質(zhì)檔案，對(duì)檔案保存的環(huán)境濕度、溫度、光照等條件要求較高，很容易發(fā)生紙質(zhì)破損和丟失的情況。隨著社會(huì)科技的快速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)進(jìn)一步加深，傳統(tǒng)的檔案管理模式弊端逐漸顯現(xiàn)，已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的要求，檔案云管理是指在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用云計(jì)算、云存儲(chǔ)和云檢索等各項(xiàng)技術(shù)而創(chuàng)建的一種新的檔案管理平臺(tái)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的改革與創(chuàng)新，也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、檔案云管理的特點(diǎn)

檔案云管理是社會(huì)科技發(fā)展的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，具有操作簡(jiǎn)單、工作效率高、存儲(chǔ)空間大、計(jì)算能力強(qiáng)、運(yùn)行成本低，能夠?qū)n案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和遠(yuǎn)程管理等特點(diǎn)。

1.便捷高效

檔案云管理系統(tǒng)根據(jù)使用對(duì)象和部署工作不同可分為私有云、公有云和混合云三類(lèi)。其中，私有云是針對(duì)某個(gè)客戶(hù)或某個(gè)客戶(hù)群體而創(chuàng)建的服務(wù)系統(tǒng)，一般為公司或機(jī)構(gòu)內(nèi)部使用;公有云是由第三方提供商提供的面向整個(gè)社會(huì)的服務(wù)系統(tǒng)，每個(gè)人都可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)使用該平臺(tái);混合云是私有云和公有云的結(jié)合，是指由第三方提供的內(nèi)部人員和外部人員都可以使用的服務(wù)系統(tǒng)，由政府主導(dǎo)，與私有云和公有云相比，更有利于檔案管理工作的進(jìn)行和服務(wù)工作的開(kāi)展。但無(wú)論是私有云、公有云還是混合云，云管理平臺(tái)的體系架構(gòu)都可以劃分為物理資源層、信息資源層、中間管理層和Web接口層四層。在接收到檔案管理指令后，系統(tǒng)各層級(jí)分工合作，高效快速地完成各自負(fù)責(zé)的任務(wù)。利用檔案云管理系統(tǒng)可以直接對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行批量識(shí)別，檔案管理人員只需要將檔案信息拍照上傳到系統(tǒng)中就可以對(duì)檔案進(jìn)行識(shí)別和保存，省去了原來(lái)要逐個(gè)敲字上傳檔案信息的煩惱。此外，檔案云管理系統(tǒng)不是只能對(duì)檔案中的文字信息進(jìn)行管理，還能夠?qū)n案中各種證件的原件照片進(jìn)行識(shí)別，并以數(shù)據(jù)形式保存到管理系統(tǒng)的云盤(pán)中，可防止因?yàn)闄n案保存不當(dāng)造成的紙質(zhì)檔案損壞、丟失和硬盤(pán)損壞造成的檔案信息大規(guī)模缺失的問(wèn)題，節(jié)省了大量的時(shí)間和人力。

2. 海量存儲(chǔ)和強(qiáng)大的計(jì)算能力

能夠存儲(chǔ)海量的檔案信息是檔案云管理的一個(gè)重要特點(diǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)和電子產(chǎn)品的普及豐富了人們的生活，人們有更多的機(jī)會(huì)參與到各種各樣、豐富多彩的社會(huì)活動(dòng)中，隨著人們參與活動(dòng)的增加，每個(gè)人都自然而然地產(chǎn)生了大量的檔案信息，而檔案云管理系統(tǒng)作為用戶(hù)儲(chǔ)存和管理信息的平臺(tái)，能夠?yàn)橛脩?hù)提供幾乎無(wú)限多的信息存儲(chǔ)空間。

云技術(shù)不僅能夠?yàn)橛脩?hù)提供信息儲(chǔ)存的空間，還能夠提高用戶(hù)信息的計(jì)算速度，檔案云管理系統(tǒng)通過(guò)將用戶(hù)新輸入的龐大的計(jì)算任務(wù)按照具體類(lèi)型平均分配給多臺(tái)服務(wù)器，減少每臺(tái)服務(wù)器的計(jì)算量，各服務(wù)器在接收到計(jì)算任務(wù)時(shí)立即展開(kāi)運(yùn)算，多臺(tái)服務(wù)器同時(shí)工作，縮短計(jì)算時(shí)間，可以有效提高工作效率。用戶(hù)在檔案云管理平臺(tái)上可以獲得無(wú)限多的存儲(chǔ)空間，將自己的各類(lèi)信息儲(chǔ)存于云管理平臺(tái)中，同時(shí)，通過(guò)主系統(tǒng)的分工作用，減小各服務(wù)器的運(yùn)算任務(wù)，用戶(hù)可以在極短的時(shí)間內(nèi)處理大量的信息，快速得到自己需要的結(jié)果。

3.運(yùn)行成本低

在檔案云管理服務(wù)中，用戶(hù)只需要輸入自己的檔案信息就可以將信息自動(dòng)保存到云系統(tǒng)中，或者開(kāi)放管理權(quán)限，在無(wú)線網(wǎng)絡(luò)下，無(wú)需用戶(hù)操作，系統(tǒng)就可以對(duì)用戶(hù)的各項(xiàng)新增信息進(jìn)行上傳保存，對(duì)于特殊的管理服務(wù)，用戶(hù)只需要對(duì)服務(wù)器提出命令就可以啟動(dòng)服務(wù)器的特定服務(wù)流程，整個(gè)過(guò)程無(wú)需用戶(hù)進(jìn)行其他繁瑣的操作，簡(jiǎn)單易行，檔案云管理服務(wù)可操作性強(qiáng)，對(duì)使用設(shè)備沒(méi)有特殊的要求，任何一臺(tái)電子設(shè)備都可以使用，平臺(tái)運(yùn)行成本低。

單位內(nèi)部在使用檔案云管理時(shí)可能會(huì)在購(gòu)買(mǎi)儲(chǔ)存空間、提交文件與檔案等內(nèi)容上產(chǎn)生額外的成本，而且，不同平臺(tái)、不同時(shí)期的成本價(jià)格會(huì)跟隨現(xiàn)實(shí)生活的具體情況而發(fā)生變化，成本浮動(dòng)不固定，這就導(dǎo)致單位內(nèi)部無(wú)法準(zhǔn)確建立成本預(yù)算模型，可能會(huì)由于預(yù)估不準(zhǔn)確而導(dǎo)致成本超出預(yù)算。但風(fēng)險(xiǎn)與收益總是并存的，雖然檔案云管理可能會(huì)帶來(lái)計(jì)劃外的成本支出，但檔案云管理服務(wù)不需要各項(xiàng)文件保管和信息長(zhǎng)久保存的系統(tǒng)，因此也不需要各種軟硬件費(fèi)用，可以在運(yùn)行前期節(jié)約大量的先期成本，正是由于這一特點(diǎn)，檔案云管理系統(tǒng)無(wú)需進(jìn)行各種軟硬件的維修，可以省去軟硬件維修的人工費(fèi)用，降低單位使用檔案管理系統(tǒng)的維修成本，使用單位或機(jī)構(gòu)只需要為部分需要付費(fèi)才能使用的資源付費(fèi)即可，并且單位或機(jī)構(gòu)可以對(duì)檔案云管理的具體費(fèi)用使用情況進(jìn)行跟蹤和計(jì)算，從源頭上節(jié)約檔案管理成本，減少檔案管理的支出。

4.實(shí)時(shí)管理和遠(yuǎn)程管理

檔案云管理是在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行的，只要身邊有網(wǎng)絡(luò)就可以進(jìn)行操作，不受地理位置、時(shí)間等條件的限制。在科技快速發(fā)展的今天，人們的檔案信息變得多種多樣，紛繁復(fù)雜，有些信息稍縱即逝，而檔案云管理能夠及時(shí)將人們參與各種活動(dòng)、拍攝的照片視頻等各類(lèi)信息上傳并儲(chǔ)存到云盤(pán)中，還可以隨時(shí)從中搜索調(diào)用自己所需要的信息，做到檔案信息的實(shí)時(shí)管理。

此外，檔案云管理還具備能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行遠(yuǎn)程管理的特點(diǎn)，例如，客戶(hù)可以在電腦上對(duì)幾公里甚至幾千公里外的手機(jī)上的檔案信息進(jìn)行管理，只要雙方都有網(wǎng)絡(luò)，無(wú)論距離多遠(yuǎn)，都可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的信息管理，檔案信息并不是被固化到某個(gè)具體的時(shí)間或地點(diǎn)，并不是只有在特定的地點(diǎn)才可以對(duì)某個(gè)地點(diǎn)發(fā)生的檔案信息進(jìn)行管理，在檔案云管理下的信息資源是具有流動(dòng)性的。

二、檔案云管理在實(shí)際工作中的效力

檔案云管理由于其便捷高效的特點(diǎn)在檔案管理工作中得到了廣泛應(yīng)用，尤其體現(xiàn)在學(xué)校、公司等機(jī)構(gòu)對(duì)私有云的利用上，檔案云管理的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，改變了企業(yè)的管理模式和人們的生活方式，對(duì)社會(huì)信息發(fā)展起了積極的促進(jìn)作用。

1. 改變了檔案管理的工作方式

電子科技的不斷發(fā)展將人們帶入了電子時(shí)代，越來(lái)越多企業(yè)的行政辦公流程由紙質(zhì)辦公向電子辦公轉(zhuǎn)變，甚至有些企業(yè)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。受辦公條件的影響，無(wú)紙化辦公必然會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案信息，工作人員在將這些電子檔案進(jìn)行整理后，無(wú)論是主動(dòng)向檔案館移交，還是檔案館的工作人員前往企業(yè)內(nèi)部收集檔案信息，海量的電子文件的接收和錄入工作都會(huì)損耗較多的時(shí)間和人力。然而，在企業(yè)引入檔案云管理系統(tǒng)后，企業(yè)的檔案管理部門(mén)能夠隨時(shí)隨地將企業(yè)人員產(chǎn)生的各種檔案信息進(jìn)行收集整理，并上傳儲(chǔ)存到企業(yè)的私有云系統(tǒng)中，在企業(yè)與檔案館進(jìn)行檔案移交工作時(shí)，可以直接利用企業(yè)的檔案云管理系統(tǒng)將企業(yè)人員的檔案信息移交給檔案館，檔案館也能夠?qū)崟r(shí)地接收由企業(yè)移入的檔案信息，節(jié)省了檔案移交的流轉(zhuǎn)時(shí)間和人力成本。此外，電子檔案及時(shí)上傳檔案云系統(tǒng)可以保證檔案的完整性與安全性，防止檔案丟失。企業(yè)員工只需要用電腦連接進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部使用的網(wǎng)絡(luò)就可以對(duì)儲(chǔ)存于云盤(pán)中的檔案信息和資料進(jìn)行搜索和查閱，簡(jiǎn)單方便，既節(jié)約了專(zhuān)門(mén)去檔案部門(mén)查閱資料的時(shí)間，又提高了工作效率。

2.降低了檔案管理的工作成本

使用檔案云管理的機(jī)構(gòu)只需要在使用前期購(gòu)買(mǎi)軟硬件設(shè)備來(lái)自行搭構(gòu)云管理平臺(tái)，在云平臺(tái)的后期使用過(guò)程中無(wú)需再支付軟硬件的購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用和人員維修費(fèi)用。檔案云管理無(wú)需提供專(zhuān)門(mén)的檔案儲(chǔ)存和管理場(chǎng)地，只需要提供簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作場(chǎng)地就可以完成檔案信息的管理工作，節(jié)約了場(chǎng)地成本。檔案云管理操作簡(jiǎn)單，每個(gè)人都可以操作，無(wú)需引用專(zhuān)門(mén)的高科技人才，節(jié)約了人才聘用成本。檔案云管理既可以降低檔案管理的工作成本，又可以在低成本運(yùn)行的基礎(chǔ)上提高對(duì)用戶(hù)的服務(wù)質(zhì)量。

3.豐富了檔案管理內(nèi)容

檔案云管理具有海量存儲(chǔ)的特點(diǎn)，能夠儲(chǔ)存大量的檔案信息，企業(yè)從創(chuàng)建開(kāi)始的檔案信息、學(xué)校從立校開(kāi)始的檔案信息、個(gè)人用戶(hù)從出生開(kāi)始的檔案信息，只要曾經(jīng)上傳到云盤(pán)上的信息都可以隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱。海量檔案信息的存儲(chǔ)能夠豐富檔案管理內(nèi)容，不同的用戶(hù)可以同時(shí)對(duì)同一份數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問(wèn)，共享云盤(pán)中的各類(lèi)檔案信息，達(dá)到優(yōu)化共享的目的。

4.提高了檔案管理效率

檔案管理的主要工作內(nèi)容是檔案的移交和查閱。檔案云管理系統(tǒng)能夠?qū)n案移交工作簡(jiǎn)化，不再需要移交大量的紙質(zhì)檔案或電子文件檔案，企業(yè)或?qū)W校等機(jī)構(gòu)可以直接利用企業(yè)或?qū)W校的檔案云管理系統(tǒng)將企業(yè)人員或?qū)W校師生的檔案信息移交給檔案館，檔案館也能夠?qū)崟r(shí)接收由企業(yè)或?qū)W校移入的檔案信息，簡(jiǎn)化了檔案移交的工作流程，縮短了檔案移交的信息流通時(shí)間，提高了檔案移交工作效率。

傳統(tǒng)的檔案管理是將檔案資料儲(chǔ)存在專(zhuān)門(mén)的資料室，用戶(hù)查閱資料時(shí)，先要獲得批準(zhǔn)進(jìn)入資料室查閱資料的資格，然后在海量的資料信息中搜尋出自己需要的信息，在來(lái)回奔波和搜索資料時(shí)浪費(fèi)大量的時(shí)間，且資料搜索系統(tǒng)不完善，用戶(hù)很少能夠及時(shí)迅速地找到自己所需的資料信息，而檔案云管理系統(tǒng)中儲(chǔ)存有海量的檔案信息，且具備完善的信息搜索機(jī)制，用戶(hù)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)在計(jì)算機(jī)上對(duì)其中儲(chǔ)存的各類(lèi)檔案信息進(jìn)行搜索和查閱，既省去了用戶(hù)路途奔波的時(shí)間，又可以提高檔案查閱的工作質(zhì)量。

三、檔案云管理在實(shí)際工作中的展望

檔案云管理是社會(huì)科技發(fā)展的必然要求，與傳統(tǒng)檔案管理工作相比具有快捷、簡(jiǎn)便、高效的特點(diǎn)，且運(yùn)行成本低，檔案管理內(nèi)容豐富，能夠極大提高檔案管理的工作效率，值得進(jìn)一步的推廣。

1.做好檔案云管理工作規(guī)劃

最近幾年，云計(jì)算技術(shù)得到了快速發(fā)展，用云計(jì)算技術(shù)整合區(qū)域檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放的檔案利用服務(wù)體系、檔案業(yè)務(wù)管理體系及檔案行政管理體系，是符合信息時(shí)代的發(fā)展需要。檔案行業(yè)應(yīng)積極關(guān)注云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，做好檔案事業(yè)發(fā)展云規(guī)劃，了解成熟和能夠落地的技術(shù)，規(guī)劃構(gòu)想檔案行業(yè)云的概念。將檔案云規(guī)劃納入檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定切實(shí)可行的實(shí)施方案，分階段、分任務(wù)地建設(shè)實(shí)施。從省市級(jí)檔案部門(mén)開(kāi)始，把云計(jì)算集成到現(xiàn)有的 IT 系統(tǒng)和應(yīng)用程序中，逐步采取行動(dòng)，通過(guò)虛擬化與整合數(shù)據(jù)中心，持續(xù)改進(jìn) IT 資源利用率，并逐步覆蓋至縣級(jí)及以下各單位、各部門(mén)，形成省、市、縣（區(qū)）級(jí)的區(qū)域檔案信息化基礎(chǔ)支撐，最終實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的云管理。

2.堅(jiān)持政府領(lǐng)導(dǎo)原則

檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作，由國(guó)家統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)集中管理，具有行業(yè)性、政府性的特征。檔案云的建設(shè)可以充分發(fā)揮政府的組織、協(xié)調(diào)、引導(dǎo)、監(jiān)管等優(yōu)勢(shì)，高瞻遠(yuǎn)矚地構(gòu)建檔案行業(yè)云，領(lǐng)導(dǎo)與推動(dòng)制定檔案行業(yè)云相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，參與建設(shè)檔案云數(shù)據(jù)中心等基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí)，云平臺(tái)的建設(shè)涉及最新技術(shù)的綜合應(yīng)用，涉及大數(shù)據(jù)的綜合處理，需要運(yùn)用各種計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，作為檔案行政主管部門(mén)要學(xué)會(huì)與各企業(yè)合作，建立與各技術(shù)廠商協(xié)同合作的工作機(jī)制，在確保檔案信息資源安全下可分類(lèi)、分級(jí)實(shí)行基礎(chǔ)設(shè)施的托管服務(wù)或外包服務(wù)。制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，保障任何問(wèn)題都可以有應(yīng)對(duì)措施。比如，檔案部門(mén)可以制定電子公文處理規(guī)范、電子文件歸檔制度、電子信息填報(bào)規(guī)范等，這些規(guī)章制度有利于業(yè)務(wù)人員和檔案工作人員處理電子文件。針對(duì)檔案管理中的安全問(wèn)題可以制定嚴(yán)格的檔案信息化安全保密制度、嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，要保證制度到位，責(zé)任到人。

3.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享與安全

檔案信息分別為各個(gè)不同部門(mén)，檔案部門(mén)與各個(gè)職能部門(mén)之間沒(méi)有直接溝通，缺乏交流會(huì)導(dǎo)致很多問(wèn)題，工作也會(huì)出現(xiàn)許多不方便之處。想要實(shí)現(xiàn)云管理下的資源共享，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的資源共享，需要不斷嘗試，不斷進(jìn)步，使各類(lèi)信息可以轉(zhuǎn)化成為各種不同形式。當(dāng)然，還提供了網(wǎng)絡(luò)檢索，快速查找需要的數(shù)據(jù)，一步步實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的資源共享。信息化、數(shù)字化的進(jìn)一步普及，安全問(wèn)題也日益突出，如何更好的保障檔案的安全，首先，儲(chǔ)存信息的載體材料要選好，質(zhì)量好、性能強(qiáng)，此外，還要注意光線和其他有害物質(zhì)等等不確定因素的危害;其次，提升管理技術(shù)，技術(shù)確保信息安全，可以通過(guò)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、建立防火墻、信息鑒別系統(tǒng)等等來(lái)完善安全保障系統(tǒng);最后，制定嚴(yán)格的檔案管理制度和安全責(zé)任制度，按類(lèi)別進(jìn)行具體的權(quán)限設(shè)置，不同對(duì)象的權(quán)限都是不盡相同的，確保信息不會(huì)外泄。

4.培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才

檔案云管理工作的開(kāi)展，對(duì)于檔案管理人員有了新的要求，檔案管理人員需要不斷更新自身知識(shí)庫(kù)，熟練掌握計(jì)算機(jī)硬件知識(shí)。單位可以通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)、在職學(xué)習(xí)等方法，加強(qiáng)檔案管理人員的自身實(shí)力，提升檔案管理人員的素質(zhì)，形成優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)檔案云管理的發(fā)展，推動(dòng)檔案云管理的進(jìn)程，為單位文化建設(shè)做出更大貢獻(xiàn)。

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