中職學校財務(wù)管理檔案信息化建設(shè)探析

馬英

（新疆塔城地區(qū)師范學校，新疆 塔城 834700）

隨著中職院校的不斷發(fā)展，財務(wù)工作中的檔案信息也就越發(fā)繁雜，數(shù)量也劇增，信息的變化更新也越來越快，其中對檔案索引功能的需求也更加明顯，加上學校需要應對不斷變化的各種財務(wù)管理制。所以，信息化管理就顯得尤為重要。因為它能很好地節(jié)約學校的各種資源成本，讓賬務(wù)管理更加清晰明了，能隨機應變各種財務(wù)信息的需求，從而降低管理的難度，提高學校賬務(wù)工作的效率，促使財務(wù)檔案管理趨向現(xiàn)代化。

一、中職學校的財務(wù)檔案管理中的現(xiàn)實狀況

（一）學校不夠重視

很多中職院校更多的是注重對學生的培養(yǎng)，沒有對自己的財務(wù)檔案進行完善地管理，這就導致很多財務(wù)文件四處分散，檔案形式多樣且沒有明確的歸類和標識，責任主體也不明確。一旦管理人員離崗，檔案信息就會出現(xiàn)斷層或是丟失，給后面檔案信息的管理帶來極大的不便。甚至有一些學校根本設(shè)立檔案室來存放文件。而很多學校就算有，也只是一個擺設(shè)，里面潮濕陰暗，長久沒有使用，文件存放在里面很容易發(fā)霉腐爛。加上許多學校并沒有配置專門的財務(wù)人員，沒有使用現(xiàn)代化的先進信息管理機制，采取的是老式的記賬方法和全部紙質(zhì)的保存模式，甚至很多檔案管理部門都是會計兼職，這樣難免會因為精力不足，而無暇顧及檔案文件的管理，從而導致文件的丟失和檔案信息的紊亂。

（二）信息化程度不深

很多學校由于習慣了老式的管理模式，加上原本檔案信息雜亂無章，如果要清理出來，就會是一個大工程，因此很多學校不愿意嘗試新的模式，產(chǎn)生了畏難的心理。甚至，有一些學校為了應付檢查，買幾臺電腦建一個網(wǎng)站，貼幾個標簽就草草了事了。這樣的檔案信息化建設(shè)是沒有成效的，因為它需要專業(yè)的人員在日常中對大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行分類整理，然后匯編成一個系統(tǒng)，絕不是一兩天就可以隨便完成的。加上很多院校目前的財務(wù)人員年紀都偏大，很多并不能熟練地應用計算機，不能通過各種軟件和網(wǎng)站對檔案信息進行管理。因此信息化還只是空有口號，實施的程度還不足。

（三）標準不夠明確

財務(wù)檔案包括紙質(zhì)文件和電子資料。紙質(zhì)的文檔需要專門的檔案室進行分類保存，而電子資料則需要運用到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。然而目前很多的中職學校的檔案管理人員，都是根據(jù)自己的喜好和習慣作為標準，并沒有可依照的統(tǒng)一的行業(yè)準則。這就導致學校間的管理方式會有很大的差異，甚至是花樣百出，參差不齊。所以，需要建立明確的信息管理標準，才能保證財務(wù)檔案逐漸系統(tǒng)化。

二、檔案信息化在中職財務(wù)管理中的體現(xiàn)方式

近年來，中職教育受到前所未有的重視，中職學校招生規(guī)模越來越大，財務(wù)工作量加大，因此，財務(wù)管理檔案信息化建設(shè)越來越重要。接下來我們從以下幾

方面剖析中職學校財務(wù)管理檔案信息化建設(shè)策略。

（一）加強建設(shè)財管檔案的基礎(chǔ)設(shè)施

要想檔案管理實現(xiàn)信息化，就少不了必需的基礎(chǔ)設(shè)備，這就包括計算機的配置能不能達到要求，存儲設(shè)備的質(zhì)量好壞和內(nèi)存是否足夠，檔案管理的各種軟件是否滿足要求和數(shù)據(jù)庫的管理是否科學等方面。因為只有強大的基礎(chǔ)設(shè)施，才能給后續(xù)的信息化管理提供保障。比如檔案管理軟件就可以幫助工作人員系統(tǒng)科學地處理各種信息。財務(wù)分析軟件就可以對各種檔案中的狀況和現(xiàn)象進行檢測和分析。而系統(tǒng)的軟件包括對財務(wù)檔案的監(jiān)督、調(diào)控和操作等方面。不論是建設(shè)硬件還是軟件設(shè)施，都是為了實現(xiàn)信息化管理，為了提高管理的質(zhì)量。

（二）著力建設(shè)財管檔案的網(wǎng)站

建設(shè)專門的網(wǎng)站主要是為了方便大眾對檔案信息進行查詢，這樣可以讓學校的財務(wù)管理更加的公開透明，更加面向社會。所以，可以著重突出網(wǎng)站的文件查詢功能，這樣就能方便學校的教師和學生對各種賬務(wù)進行查詢。還可以提供在線咨詢服務(wù)，為咨詢?nèi)藛T提供搜尋索引。當然網(wǎng)站也少不了對自身的宣傳，這樣就可以進一步提高學校的影響力和學校財務(wù)檔案管理的知名度。最后，網(wǎng)站要設(shè)置討論交流區(qū)，讓用戶可以及時反饋網(wǎng)站的不足，然后網(wǎng)站建設(shè)者針對用戶建議不斷地去完善，從而促使財務(wù)管理工作水平的提升。

（三）著力培養(yǎng)從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)

作為學校應該配置專門的檔案管理人員，因為財務(wù)工作不是每個人都可以勝任的，它的專業(yè)性很強。其次要不定期地對已從業(yè)人員進行培訓，比如文件管理知識，表格的應用管理等，確保他們的專業(yè)能力是與時俱進的，能夠跟上時代的步伐。當然，也少不了職業(yè)操守方面的培訓，只有具備了良好的職業(yè)素養(yǎng)，才能確保遵紀守法，按照行業(yè)規(guī)范來完成工作，從而確保檔案管理工作的質(zhì)量。最后，從業(yè)人員還需要掌握最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和最新的財務(wù)管理知識，這樣才能滿足檔案信息化的要求。

三、結(jié)束語

總之，在中職學校實施信息化檔案管理，是為了給學校的運行提供強有力的后盾。因為，只有學校賬務(wù)清晰明了，公開民主，才能為學校的管理帶來方便，才能進一步提升學校的知名度和影響力，從而得到更多的關(guān)注和重視。因此，實施信息化的檔案管理模式，是很多中職學校的一種財務(wù)管理趨勢，是為了學校更好地發(fā)展。