提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

王曙光

（威海市文登區(qū)投資促進(jìn)服務(wù)中心，山東 威海 264200）

對于事業(yè)單位，可以說是我國社會體制中的一個重要組成部分，所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)工作較多。最近幾年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的日益提高，對我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的要求標(biāo)準(zhǔn)變得越來越高，在這樣的一種背景下，計算機(jī)設(shè)備逐漸被廣泛應(yīng)用到事業(yè)單位的辦公當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化建設(shè)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析

（一）促進(jìn)事業(yè)單位檔案儲存空間的節(jié)約

在當(dāng)今社會快速發(fā)展的這一背景下，大大增加了事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動，隨著業(yè)務(wù)活動的不斷增加，所需保管的文件資料數(shù)量也變得越來越多，就以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，在收集和整理的這一過程中不僅需要大量人力物力資源的浪費(fèi)，同時還會再用較大的儲存空間，再加上受檔案使用材料特殊性的影響，不利于長期保存。而對于檔案管理信息化建設(shè)的開展，借助計算機(jī)設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)對大量檔案資料的長期保存。

（二）促進(jìn)事業(yè)單位辦公效率的提高

隨著檔案資料數(shù)量越來越龐大，為事業(yè)單位的檔案收集和整理工作帶來了一定困境，而檔案管理的信息化建設(shè)在一定程度上可以有效改善和解決這一問題，不僅降低了工作人員的工作量，同時還可以實(shí)現(xiàn)資源的有效配置。在檔案管理的信息化建設(shè)中，所使用電子設(shè)備有著快速收集和整理功能，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理工作效率的提高。所以這就要求事業(yè)單位在改革創(chuàng)新的這一過程中，需要以檔案管理信息化建設(shè)工作為核心內(nèi)容，并進(jìn)一步擴(kuò)展信息化服務(wù)的廣度和深度，以此來將信息化檔案的服務(wù)功能得以最大程度發(fā)揮出來。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中所存在的主要問題分析

（一）檔案管理信息化專業(yè)人才的數(shù)量不足

從我國當(dāng)前的高等院校中我們可以看到，對于檔案管理相關(guān)專業(yè)的投入力度較小，包括教學(xué)經(jīng)費(fèi)和師資力量等，導(dǎo)致我檔案管理信息化專業(yè)人才的數(shù)量嚴(yán)重不足。除此之外，通過對我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作人員的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，其年齡普遍較高，很多管理人員對檔案管理信息化都不是很了解，而且也沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，還仍然采用以往傳統(tǒng)的管理方法來開展檔案管理工作，由于缺少新生力量的加入，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理理念和方法的更新。另外，有些管理人員對待檔案管理這項(xiàng)工作不夠認(rèn)真，缺少一定的工作熱情和積極性，大大降低檔案管理工作質(zhì)量和效率。

（二）工作標(biāo)準(zhǔn)存在不統(tǒng)一問題

最近幾年來，在網(wǎng)絡(luò)化辦公不斷推行的影響下，促進(jìn)了各事業(yè)單位檔案管理信息化工作的開展，但是由于缺少統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，很難實(shí)現(xiàn)各部門之間的檔案信息傳遞和共享，在實(shí)際工作中，經(jīng)常會有著檔案資料重復(fù)錄入這一問題情況的出現(xiàn)，不僅會浪費(fèi)掉大量的人力物力，同時對于事業(yè)單位工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提高也都有著嚴(yán)重不利影響。除此之外，在檔案管理人員方面同樣也存在缺乏問題，所以經(jīng)?？梢钥吹揭蝗松砑鏀?shù)職的這一現(xiàn)象，大大增加了檔案管理人員的流動性，嚴(yán)重限制到事業(yè)單位檔案統(tǒng)一規(guī)范管理的實(shí)現(xiàn)。

（三）缺乏完善的配套硬件設(shè)施

對于檔案管理信息化的實(shí)施，離不開互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的支持。但是由于當(dāng)前事業(yè)單位缺少對檔案管理信息化工作的正確認(rèn)識，再加上財政扶持力度不夠，導(dǎo)致配套硬件設(shè)施存在不完善問題。例如：以計算機(jī)設(shè)備為例，如果陳舊老化，則勢必會降低其運(yùn)行效率，而且所能夠儲存的檔案信息數(shù)量也相對較少，無法滿足龐大檔案資料的儲存要求，同時在數(shù)據(jù)查找的速度方面也會較慢一些。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效方法策略分析

（一）加強(qiáng)管理制度的建立和完善

作為事業(yè)單位需要根據(jù)置身檔案管理的實(shí)際情況，有針對性和目的性的制定好相應(yīng)措施，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理效率和水平的提高。與此同時，還需要做好各部門之間的有效溝通交流，并正確認(rèn)識檔案管理信息化工作，增強(qiáng)其內(nèi)部凝聚力，并建設(shè)好全國電子檔案平臺，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的共享。除此之外，作為事業(yè)單位還需要將檔案人員的編制有效落實(shí)好，合理安排好專門人員來負(fù)責(zé)管理信息化工作的開展，并實(shí)行績效考核，對于工作認(rèn)真、表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員，則需要給予適當(dāng)獎勵；而對于工作態(tài)度不認(rèn)真的工作人員，則需要給予批評，通過績效考核的實(shí)行，在一定程度上能夠有效調(diào)動起工作人員的工作熱情和積極性，提高單位檔案管理信息化工作的質(zhì)量和效率。

（二）一步加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍綜合能力素質(zhì)的提高

通過上述分析我們了解到，我國現(xiàn)階段事業(yè)單位中檔案管理信息化工作人員的專業(yè)性不夠，所以在面對這一問題現(xiàn)狀下，作為事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對檔案管理信息化工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，在條件允許的情況下，還可以邀請專家深入到單位當(dāng)中進(jìn)行講座和培訓(xùn)，并給予親自指導(dǎo)，或者還可以帶領(lǐng)工作人員深入到優(yōu)秀的事業(yè)單位當(dāng)中進(jìn)行參觀，學(xué)習(xí)和借鑒他們先進(jìn)的檔案管理信息化工作理念和方法，這些對于單位檔案管理信息化工作人員隊(duì)伍整體能力素質(zhì)的提高都有著很大幫助。另外，還可以從高等院校入手，將檔案管理信息化專業(yè)課程納入其中，為事業(yè)單位培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的檔案管理人才，積極引入一些年輕的檔案管理人才，以實(shí)現(xiàn)管理理念和方式的更新，提高檔案管理工作的創(chuàng)造性和整體水平。

（三）提高對檔案管理信息化配套設(shè)施建設(shè)的重視

對于事業(yè)單位檔案管理信息化工作的開展，必須要在先進(jìn)計算機(jī)設(shè)備的支持下才能夠得以完成。最近幾年來，我國科學(xué)技術(shù)水平得到了很大提高，促進(jìn)了計算機(jī)設(shè)備的更新?lián)Q代，但是現(xiàn)階段很多事業(yè)單位并沒有積極更新和升級計算機(jī)設(shè)備，不利于檔案管理信息化工作的開展。所以作為事業(yè)單位必須要正確認(rèn)識到配套設(shè)施的建設(shè)對于檔案管理信息化的重要性，加大資金投入力度，購買一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)施設(shè)備，提高檔案管理信息化建設(shè)水平，并更好地服務(wù)事業(yè)單位。

（四）提高對檔案安全管理的重視

在檔案管理的信息化建設(shè)工作中，檔案安全管理可以說是其中的一項(xiàng)重要工作，在一定程度上能夠直接影響到檔案工作作用的發(fā)揮，所以作為事業(yè)單位必須要提高對檔案安全管理的重視，并樹立好保衛(wèi)國家檔案安全這一責(zé)任意識，以促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)更好地發(fā)展。而從政府部門這一角度來看，需要加強(qiáng)對事業(yè)單位的檢查，制定好檔案安全管理的各項(xiàng)制度，并對其安全管理責(zé)任有效落實(shí)到各部門和個人身上，以保障檔案保管的安全性和完整性。

結(jié)束語：綜上所述，由此可見在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)這一時代背景下，要求事業(yè)單位必須要做好檔案管理的信息化建設(shè)，只有這樣才能更好地滿足社會時代和單位自身的發(fā)展需求。但是由于受各方面因素的影響，事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設(shè)中遇到了很多問題，對于這些問題需要有一個全面的了解和分析，然后制定好相應(yīng)措施進(jìn)行解決，以提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的整體水平。