單位檔案管理中的電子檔案管理探究

陳玉芬

（四平無線電監(jiān)測站，吉林 四平 136000）

電子化檔案管理是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的產(chǎn)物，是新興的檔案管理新模式。由于電子檔案具有機讀性、信息存儲的高密度性、信息的數(shù)字化性等特點，不僅給傳統(tǒng)檔案管理帶來挑戰(zhàn)，同時賦予了檔案工作新的內(nèi)涵。

一、電子檔案管理的優(yōu)勢

（一）縮短檔案管理工作時間

傳統(tǒng)的檔案管理需要單位人員進行手工記錄，耗費時間較長。在實施電子化檔案管理下，檔案的歸檔工作更為方便快捷，繁瑣的檔案管理任務(wù)將變輕松，因此，縮短了檔案的管理時間，實現(xiàn)檔案的及時歸檔。

（二）提升檔案管理的效率

檔案的管理主要目的是更好地查閱資料，實現(xiàn)公司內(nèi)部資源共享以及查閱等。檔案的電子化則能夠方便查閱人員從豐富的資料中容易找到需要的信息。使得查閱人員有更多閑暇時間處理其他工作事務(wù)，全面單位工作人員的工作效率。

二、電子檔案管理過程中的問題

（一）自身的安全性問題

電子檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體和傳輸載體兩方面。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息是否造成安全隱患。電子檔案通常以光盤或磁盤等作為載體，這類載體往往存在不穩(wěn)定性，可能影響檔案的真實反映情況，而且在這類載體對環(huán)境溫濕度、防磁、防震等條件要求較高，易受影響造成損失，并且保存年限比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案小。傳輸安全性是指網(wǎng)絡(luò)安全性，互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展方便信息的傳遞，容易實現(xiàn)資源共享。但是，網(wǎng)絡(luò)的安全的破壞者網(wǎng)絡(luò)黑客以及不勝防的計算機病毒對電子檔案管理造成安全的隱患。此外，電子檔案是可改并不留下改過的痕跡，無法保證電子檔案的真實性。在單位使用計算機生成公司文件時，擬稿者無法在上面簽字蓋章，對于日后判定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性是較為困難的。如果單位有人出于自己的利益刪改磁盤中存的內(nèi)容，對單位的不利。

（二）紙質(zhì)檔案的處理問題

經(jīng)過多年的紙質(zhì)傳統(tǒng)管理已經(jīng)留下各類紙質(zhì)檔案是最原始、真實、權(quán)威的記資料，都是彌足珍貴的資源。但是電子檔案的產(chǎn)生不是紙質(zhì)檔案的消亡的時候。電子檔案產(chǎn)生是不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運行方式，因此對于傳統(tǒng)檔案的安排，需要盡快實現(xiàn)電子化紙質(zhì)檔案，使電子管理檔案和紙質(zhì)管理檔案并軌。

（三）對檔案管理人員新挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的電子檔案管理工作人員缺乏先進電子檔案管理理念。電子化的檔案管理使檔案工作成為集計算機技術(shù)與檔案學(xué)的綜合性的學(xué)科。電子檔案管理人員不僅要掌握相關(guān)的檔案管理專業(yè)知識，還要不斷提升現(xiàn)代化管理技能，才能逐漸適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要，從根本上保證在電子時代資料的管理。目前檔案管理人員的素質(zhì)普遍較為低下，知識面窄。關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)、等相關(guān)知識匱乏，面對新的知識需要顯得難以快速接受，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用。

三、完善電子檔案管理的建議

（一）加強電子檔案的保管

電子檔案存儲的介質(zhì)具有不穩(wěn)定性，易受溫濕度、磁場以及黑客入侵等影響，因此，對電子檔案的管理，需要建造適宜存放電子檔案的專用庫房和檔案柜。同時使用安全性能高的計算機，一次性寫入光盤比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩(wěn)定性，提高安全性。對于電子檔案需要實行雙份備份制，一份用于封存保管，一份提供查閱。總的來說，保持良好的溫濕度,能滿足防曬、防塵、防震等適宜條件，并針對網(wǎng)絡(luò)安全性，建立備份與恢復(fù)系統(tǒng)，確保電子資源的安全性以及受破壞后能得以恢復(fù)。

（二）加強網(wǎng)絡(luò)的安全監(jiān)控管理，及時有效歸檔，重要文件嚴(yán)加保管

單位資源的共享離不開網(wǎng)絡(luò)，對電子檔案網(wǎng)絡(luò)的管理也需要重視，在進入查閱時則需要對通過設(shè)置用戶進入權(quán)限以及對其設(shè)置查詢口令。并在所屬位置安裝先進的防火墻或者殺毒防毒軟件，避免黑客對電子檔案網(wǎng)絡(luò)的入侵和破壞，積極利用口令管理及數(shù)字化簽名等先進技術(shù),確保電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的正常運營。在一般電腦系統(tǒng)管理過程中，文件若出現(xiàn)單位人員更改，電腦并不會有此記錄，因此，更改的痕跡無處可尋，當(dāng)因為文件被篡改造成不可磨滅的損失，是不利于單位的發(fā)展的。因此，實行實時對文件安全監(jiān)控是非常必要的，對需要的電子檔案進行全程監(jiān)控并記錄,可以盡量避免由于篡改造成的損失。要嚴(yán)格把控電子文件歸檔，及時對存檔文件進行歸類記錄，實行動態(tài)管理。對于重要的秘密文件需要嚴(yán)加保管，實行多份拷貝以及多個保管人員嚴(yán)加保管，保證單位工作正常進行。

（三）提升檔案工作人員的素質(zhì)

隨著電子檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化，對檔案工作人員的自身素質(zhì)要求也越來越高，為了避免在新興的電子檔案操作過程中出現(xiàn)一些失誤，所以需要檔案工作人員提升自身檔案管理工作的知識技能管理，以及職業(yè)道德水平，系統(tǒng)掌握相關(guān)的電子管理數(shù)據(jù)庫管理的維護工作，努力優(yōu)化工作知識，以更快適應(yīng)電子檔案工作的需要。同時，電子管理檔案作為的新生事物，勢必缺少相關(guān)的知識體系。因此，工作人員需要有勇于探索和創(chuàng)新意識，才能探索出一條新興之路，推動電子檔案的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，單位電子檔案的應(yīng)運而生，給傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，為了更好順應(yīng)時代發(fā)展的需要，必須盡快對傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)進行革新，掌握現(xiàn)代化電子檔案管理的有關(guān)知識和技術(shù)，優(yōu)化檔案管理體系。