行政事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路與實(shí)踐路徑

姜云鵬

（東豐縣公務(wù)用車管理服務(wù)中心，吉林 遼源 136300）

對(duì)于行政事業(yè)單位管理工作來(lái)說(shuō)，人事檔案管理工作一直都是行政機(jī)關(guān)中十分重要的一個(gè)工作內(nèi)容。但當(dāng)今社會(huì)，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及社會(huì)管理水平的不斷進(jìn)步，導(dǎo)致了行政事業(yè)單位內(nèi)檔案保管工作內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜，管理的相關(guān)事務(wù)也日益增多，對(duì)管理者也提出了更高的要求。如果當(dāng)前的行政事業(yè)單位的檔案管理工作繼續(xù)墨守成規(guī)，沿用傳統(tǒng)的管理模式和手段，長(zhǎng)此以往無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新要求，也會(huì)影響事業(yè)單位的整體工作效果，最終被社會(huì)所淘汰。所以，檔案管理工作的改革勢(shì)在必行，行政單位必須總結(jié)利用最新的科學(xué)管理方法和技術(shù)，在行政事業(yè)單位內(nèi)部開展檔案管理工作的改革活動(dòng)，逐步提高管理人員的工作能力，促進(jìn)行政事業(yè)單位管理人員觀念的轉(zhuǎn)變，以促使行政事業(yè)單位工作效率與管理水平緊跟新時(shí)代的發(fā)展要求，以適應(yīng)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要。

一、加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是行政事業(yè)單位當(dāng)中最基本的工作環(huán)節(jié)，它既可以匯總和梳理各級(jí)機(jī)關(guān)和單位的基本信息，以體現(xiàn)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況和發(fā)展水平，同時(shí)也為日后政府信息系統(tǒng)調(diào)用和個(gè)人信息處理提供了有效保證。隨著信息化社會(huì)的日益發(fā)展，提升檔案管理工作質(zhì)量也已變成了一個(gè)十分關(guān)鍵的工作內(nèi)容，也同時(shí)受到了社會(huì)各界的普遍重視。其重要性反映在如下多個(gè)方面：

首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化是信息化社會(huì)發(fā)展的必然需求，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的日益發(fā)展，整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)所產(chǎn)生的信息量也愈來(lái)愈大，而人類的生存方式和工作方法也出現(xiàn)了巨大的變革，有太多的歷史信息要被人們記憶和整理，而傳統(tǒng)的檔案保管工作方法已慢慢被時(shí)間所淘汰，已經(jīng)不可以滿足高速發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)節(jié)奏，所以必須要做到檔案保管的系統(tǒng)化，網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化，要適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，不斷提高檔案保管技術(shù)水平。

其次，提高單位檔案管理質(zhì)量是行政事業(yè)單位工作順利開展的有效保證，單位檔案管理工作是一個(gè)事業(yè)單位正常發(fā)展的主要?dú)v史載體，包含著此單位在過(guò)去時(shí)期內(nèi)的發(fā)展歷史，是單位管理層對(duì)實(shí)際工作情況的有效記載，通過(guò)查詢單位檔案，人們既可以了解到單位的基本狀況和運(yùn)營(yíng)管理情況，也能夠根據(jù)單位實(shí)際狀況合理地調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，同時(shí)，人們還能夠在檔案中發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，以便逐步實(shí)現(xiàn)這些人員的社會(huì)價(jià)值，進(jìn)而提高了人員選拔效益。

二、行政事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）重視程度不足

當(dāng)前不少行政事業(yè)單位都輕視了對(duì)人事檔案科學(xué)管理的重要意義，對(duì)人力資源管理規(guī)范化的價(jià)值評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生了誤解，對(duì)規(guī)范化檔案管理重要性也缺乏了全面而客觀的認(rèn)識(shí)。認(rèn)為對(duì)檔案的管理記錄并無(wú)法幫助提高經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)需要對(duì)檔案的保管工作注入必要的經(jīng)營(yíng)資本，這對(duì)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)上的投資使用是一種浪費(fèi)，也增加了行政事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)成本。在此情況下，人事檔案管理工作從人力、物資、財(cái)務(wù)上都得不到有力保障，行政事業(yè)單位在具體工作過(guò)程中也沒(méi)有嚴(yán)格貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定和制度，無(wú)法發(fā)揮檔案管理在人事調(diào)動(dòng)、人才選拔等方面的優(yōu)勢(shì)。

（二）管理制度不完善

人事檔案管理作為行政事業(yè)單位的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，管理制度是提高其開展服務(wù)質(zhì)量工作的重要基礎(chǔ)，也是提高行政事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作重視程度的重要保證。檔案管理的實(shí)際工作流程中，它所依賴的工作機(jī)制仍然沒(méi)有完善，對(duì)于工作中的很多細(xì)節(jié)也沒(méi)有一套完整的規(guī)章制度。相關(guān)制度的不完善導(dǎo)致檔案管理人員在工作過(guò)程中沒(méi)有可以參考的指導(dǎo)文件，遇到問(wèn)題時(shí)只能憑借自身的工作經(jīng)驗(yàn)和行為習(xí)慣來(lái)進(jìn)行處理，這樣極易造成管理工作的失誤。同時(shí)，在行政事業(yè)單位的日常工作中也沒(méi)有完全遵守和執(zhí)行檔案管理制度，大部分時(shí)間這些制度形同虛設(shè)，繼而影響到整個(gè)檔案管理工作的整體質(zhì)量。

（三）硬件設(shè)施欠缺

人事檔案管理工作流程中，重點(diǎn)工作內(nèi)容之一就是對(duì)有關(guān)人員的個(gè)人信息檔案進(jìn)行保管，做這一工作不僅需要專門的技術(shù)人員，同時(shí)還必須具備相應(yīng)硬件設(shè)備。部分政府事業(yè)單位并不能及時(shí)為人事檔案管理配置相關(guān)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)施，在互聯(lián)網(wǎng)等信息化管理建設(shè)理論與方法上也出現(xiàn)了不少問(wèn)題，在管理中缺乏系統(tǒng)化與整體性，致使信息資源存儲(chǔ)過(guò)程缺乏規(guī)律性，在一定程度上影響了檔案管理效果。例如設(shè)備配備不到位，設(shè)備系統(tǒng)軟件更新不及時(shí)等情況都會(huì)降低檔案管理工作的有效性。

（四）工作方式和管理監(jiān)督不到位

行政事業(yè)單位所需要處理的工作內(nèi)容往往是非常復(fù)雜的，在工作過(guò)程中管理人員需要充分考慮不同因素對(duì)檔案管理效果的影響。檔案資料具有種類多樣，繁瑣重復(fù)的特點(diǎn),在歸納處理過(guò)程中要嚴(yán)格地對(duì)歸檔類別進(jìn)行劃分區(qū)別，以避免各種資料間的交叉混淆，并對(duì)歸檔內(nèi)容進(jìn)行不斷的核對(duì)，以保證歸檔內(nèi)容和政府登記內(nèi)容的保持一致。由于當(dāng)前的檔案管理工作方法比較落后，極易導(dǎo)致資料歪曲、遺忘和損失。

另外，領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理人員的工作監(jiān)管不到位，對(duì)于工作中出現(xiàn)的問(wèn)題也不夠重視，導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性不高，工作中相對(duì)被動(dòng)和機(jī)械。而由于缺少監(jiān)督和有效的約束機(jī)制，工作中一旦發(fā)生了失誤往往會(huì)造成工作人員之間互相推諉的情況，極大影響了檔案管理工作的質(zhì)量。此外，由于不同的檔案資料其重要性也有所不同，其被調(diào)取的次數(shù)和利用率就不同。在對(duì)檔案的調(diào)取過(guò)程中，行政管理部門也缺少對(duì)該環(huán)節(jié)的記錄監(jiān)督管理工作，因此造成了資料在借閱流程中的遺漏與缺失。所以，事業(yè)單位一定要注意檔案管理工作的質(zhì)量，并創(chuàng)新管理工作方式，以進(jìn)一步提高管理效率，推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理工作的全面發(fā)展。

（五）缺少專業(yè)的管理人才

檔案管理要求工作人員具有極強(qiáng)的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠應(yīng)對(duì)檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的復(fù)雜情況。但目前，行政事業(yè)單位從事檔案管理的工作人員中，許多檔案管理人員并不具備這樣的專業(yè)知識(shí)水平和職業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，檔案管理工作者又常常是由其他部門的工作人員來(lái)兼任，從根本上對(duì)檔案管理工作也就無(wú)法傾注所有的時(shí)間和精力去進(jìn)行了。行政事業(yè)單位無(wú)法科學(xué)性、規(guī)范化的貫徹檔案管理意識(shí)和方式，對(duì)引入的信息化管理手段也未能予以足夠的關(guān)注，從而導(dǎo)致了檔案管理工作無(wú)法有序、合理地進(jìn)行。

三、人事檔案管理的創(chuàng)新思路與實(shí)踐路徑

（一）建立健全管理和監(jiān)督制度

對(duì)所有管理工作而言，都需要一定的規(guī)章制度做保證，而人事檔案管理工作亦不例外。唯有根據(jù)實(shí)際的檔案管理工作內(nèi)容，構(gòu)建科學(xué)的人員檔案管理制度與監(jiān)督制度，才可以有效促進(jìn)人員檔案管理工作的常態(tài)化。在人事檔案管理工作中，必須革新管理理念、管理方式和管理工作過(guò)程，進(jìn)一步健全和完善相關(guān)的規(guī)章制度系統(tǒng)，從宏觀層面角度上思考重大問(wèn)題，全面掌控全局，為各項(xiàng)管理工作的正常進(jìn)行提供清晰可信的保證，使人事檔案保存與管理工作越來(lái)越清晰化和規(guī)范化。

另外，還要加強(qiáng)監(jiān)督和績(jī)效評(píng)估制度的建立。必須要對(duì)檔案管理中的資料查閱工作，對(duì)文書整理工作和歸檔保管等工作實(shí)施嚴(yán)密的監(jiān)管。行政事業(yè)單位要把檔案管理工作納入年終工作考評(píng)之中，并對(duì)檔案管理工作的結(jié)果制定合理的懲罰辦法。通過(guò)機(jī)制的完善與監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作健康有序地進(jìn)行，進(jìn)一步提高管理服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

（二）構(gòu)建信息化管理模式

信息時(shí)代的主要特點(diǎn)之一便是強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理，因此實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的不斷創(chuàng)新和變革就需要進(jìn)一步完善數(shù)字化管理，以促進(jìn)政府人事檔案工作的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，運(yùn)用信息技術(shù)同時(shí)建設(shè)紙質(zhì)檔案與電子文檔的管理系統(tǒng)，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用下，同時(shí)建設(shè)數(shù)字文檔系統(tǒng)，把紙質(zhì)文檔中的關(guān)鍵信息掃描并記錄在數(shù)據(jù)庫(kù)中，并設(shè)置安全登錄系統(tǒng)，對(duì)關(guān)鍵電子文檔信息限制瀏覽并進(jìn)行資格訪問(wèn)設(shè)置。同時(shí)，還要搞好軟件開發(fā)與升級(jí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修補(bǔ)漏洞問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)硬件的保護(hù)措施等工作。通過(guò)采用新技術(shù)，不但可以提高工作效率，準(zhǔn)確、快速地加載人事信息，而且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的永久保存，方便后期的文件調(diào)用工作。

（三）加強(qiáng)管理人員專業(yè)技能培養(yǎng)

高水平的人才隊(duì)伍可以有效提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的品質(zhì)與效率。所以，行政事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作人員必須在管理工作實(shí)踐中不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)訓(xùn)練，以改變傳統(tǒng)的檔案保管理念和方式，進(jìn)行理論聯(lián)系實(shí)際，以提高專業(yè)知識(shí)。同時(shí)行政單位要增加對(duì)檔案管理技術(shù)人員培訓(xùn)的時(shí)間和資金投入，聘請(qǐng)專門的信息化管理工作專家進(jìn)行授課和講座，并引入先進(jìn)的信息技術(shù)和儀器設(shè)備，以改進(jìn)單位內(nèi)部的硬件系統(tǒng)和軟件設(shè)備，為工作實(shí)施提供有效保證。在培訓(xùn)過(guò)程中，檔案管理人員要端正態(tài)度，充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的重要作用，并努力學(xué)習(xí)掌握信息化管理技術(shù)，掌握其實(shí)際運(yùn)用的能力。并在實(shí)際管理工作中不斷實(shí)踐，及時(shí)處理在管理工作中遇到的新問(wèn)題，并加強(qiáng)與科技人員的交流和互動(dòng)，推進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提升管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）優(yōu)化檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用率

就很多地區(qū)政府事業(yè)單位的檔案管理工作情況來(lái)說(shuō)，服務(wù)手段仍然比較單純和落后，在經(jīng)過(guò)工作人員歸檔整理和保管以后，被調(diào)用的頻率還是相當(dāng)?shù)停⒉荒墚a(chǎn)生一定的利用價(jià)值。所以，必須要進(jìn)一步健全和完善行政人員檔案管理的服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)運(yùn)用信息化技術(shù)手段，搭建人員云端環(huán)境共享服務(wù)器，同時(shí)賦予人員個(gè)人檔案管理和檢索的賬號(hào)，并根據(jù)人員等級(jí)實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)取和審查的級(jí)別分解，以進(jìn)一步提升行政事業(yè)單位人員財(cái)務(wù)管理文檔的使用率，以便真正地讓其實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值。同時(shí)行政事業(yè)單位人員財(cái)務(wù)管理要不斷完善歸檔信息服務(wù)體系，在需求人員無(wú)法調(diào)取到所需要的文檔時(shí)，還需要由管理人員及時(shí)加以說(shuō)明和應(yīng)答，以便使業(yè)務(wù)體系更為完善，從而全面提高單位檔案的管理水平。最后，單位主管也要加強(qiáng)對(duì)單位檔案管理工作的關(guān)注程度，全面提升單位相應(yīng)的資金分配和資源配置管理，以便使單位檔案管理工作更為順利地進(jìn)行。

四、結(jié)論

行政事業(yè)單位的檔案管理工作由于制度不夠健全，信息化程度不高，以及管理方式落后等，這些因素都導(dǎo)致了檔案管理工作存在許多漏洞，無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。面對(duì)這種情況，行政事業(yè)單位必須要進(jìn)行工作方式的變革創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)管理人員的技能培養(yǎng)，進(jìn)一步建立健全單位內(nèi)部檔案管理體系，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定進(jìn)步和發(fā)展。