試析信息化時(shí)代人社檔案管理途徑

徐偉

（阿拉善左旗人力資源和社會(huì)保障綜合服務(wù)中心，內(nèi)蒙古 阿拉善盟 750306）

引言：近幾年，隨著我國(guó)社會(huì)發(fā)展速度的加快，對(duì)人社檔案管理要求逐漸增多，現(xiàn)階段，我國(guó)在人社檔案管理中仍然存在著管理問(wèn)題，對(duì)管理工作產(chǎn)生較大的影響，由此工作人員通過(guò)對(duì)檔案管理問(wèn)題的深入分析，繼而提出合理的管理策略。在此過(guò)程中，逐漸提高人社檔案管理工作的效率，保證檔案的質(zhì)量，并不斷突破傳統(tǒng)的管理模式，強(qiáng)化信息化設(shè)施的建設(shè)，以此充分發(fā)揮檔案管理優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)管理工作的高效開(kāi)展。

一、信息化時(shí)代檔案管理意義

現(xiàn)階段，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，對(duì)檔案管理工作越加重視，不斷將其與信息化技術(shù)進(jìn)行充分結(jié)合，提高檔案管理的時(shí)效性，促使其符合我國(guó)信息化時(shí)代的發(fā)展。在檔案管理過(guò)程中，通常是由工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一保管，便于各個(gè)部門對(duì)相關(guān)信息內(nèi)容的查看。同時(shí)，在檔案信息管理中，工作人員還會(huì)將檔案的主要信息進(jìn)行充分記錄，繼而形成檔案管理工作。繼而在信息化時(shí)代下，檔案管理工作也需進(jìn)行適當(dāng)?shù)母纳?，各個(gè)方面應(yīng)當(dāng)進(jìn)行不斷升級(jí)，有效增強(qiáng)整體的管理效率，并提升檔案管理的質(zhì)量。由此在信息化時(shí)代下，充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，并對(duì)其提出更多地要求。通過(guò)檔案管理工作的全面改善，可有效將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行充分保管，有效完善檔案的管理內(nèi)容，逐漸豐富檔案的管理信息，增加檔案的信息資源[1]。同時(shí)，在檔案管理工作中融入相應(yīng)的信息技術(shù)，可有效為管理工作提供較大的幫助，將檔案數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一放置到指定的系統(tǒng)中進(jìn)行保管，能夠充分減輕工作人員的工作量，并確保數(shù)據(jù)信息的安全，便于相關(guān)人員對(duì)檔案信息資料的快速查詢，從而信息化時(shí)代下，使檔案管理工作水平得到快速提升。

二、當(dāng)前人力資源與社會(huì)保障工作檔案管理現(xiàn)狀

目前，在人力資源與社會(huì)保障工作開(kāi)展過(guò)程中，促使檔案資料逐漸增加，為工作人員帶來(lái)較大的工作量，工作人員需將相關(guān)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一整理，并對(duì)檔案信息進(jìn)行有效分類，對(duì)其進(jìn)行分別保管。在傳統(tǒng)的管理方式下，工作人員通常對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行管理，整體管理的工作量相對(duì)繁重，隨著資料的逐漸增加。在查閱過(guò)程中，難度也相對(duì)較大，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)快速找到相應(yīng)的信息檔案，降低整體的管理效率，無(wú)法展現(xiàn)出檔案管理的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)當(dāng)前，在實(shí)際管理過(guò)程中，相關(guān)單位對(duì)檔案管理的重視力度相對(duì)較小，未能結(jié)合信息化時(shí)代的優(yōu)勢(shì)對(duì)管理工作進(jìn)行全面優(yōu)化，致使檔案管理未能達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，降低管理工作質(zhì)量。并且，在開(kāi)展檔案管理工作中，相關(guān)部門未能將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，與信息化時(shí)代出現(xiàn)脫離的現(xiàn)象，不符合時(shí)代的發(fā)展要求，使檔案管理水平逐漸下降。在信息化時(shí)代下，相關(guān)部門缺乏對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，未能及時(shí)引用相應(yīng)的軟件設(shè)施，使檔案信息管理的效果不斷下降，經(jīng)常在管理中出現(xiàn)各種問(wèn)題，影響管理工作的正常開(kāi)展。另外，在信息化建設(shè)下，檔案管理的方式較為單一，未能采取多樣化的管理模式，致使檔案管理過(guò)程中，還存在著較多的隱患，影響檔案信息的安全。為此，要求相關(guān)單位加大對(duì)檔案管理的重視力度，積極將其與信息化技術(shù)進(jìn)行融合，滿足社會(huì)的發(fā)展要求，并提高檔案管理的安全性。

三、信息時(shí)代下人社檔案管理的主要策略

（一）運(yùn)用信息管理軟件

在人社檔案管理過(guò)程中，相關(guān)部門充分利用信息化時(shí)代的特點(diǎn)，對(duì)管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，逐漸增強(qiáng)檔案信息的管理效率，使其不斷成為信息化時(shí)代下的優(yōu)良產(chǎn)物，順應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展方向。因此，在實(shí)際管理過(guò)程中，工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息管理軟件的應(yīng)用，引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)，逐漸使紙質(zhì)檔案向信息化檔案的轉(zhuǎn)變。工作人員需將紙質(zhì)檔案信息的內(nèi)容錄入到系統(tǒng)中，則可利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行全面管理，有效減輕管理人員的工作壓力，使其更加輕松完成管理任務(wù)[2]。同時(shí)，在紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，由于長(zhǎng)時(shí)間的存放致使紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)破損的現(xiàn)象，無(wú)法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，由此采用信息化的管理方式，可為檔案管理帶來(lái)較大的益處。同時(shí)，在檔案管理過(guò)程中，還需不斷發(fā)揮軟件的作用，在軟件運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)木S護(hù)，可有效避免出現(xiàn)信息丟失等現(xiàn)象。在管理系統(tǒng)使用過(guò)程中，工作人員還需重視系統(tǒng)軟件的不斷優(yōu)化，定期對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)，提高系統(tǒng)軟件的管理效率，增強(qiáng)檔案管理的共享性，設(shè)定具體的共享目標(biāo)。由此各個(gè)部門能夠快速獲取相應(yīng)的檔案信息，為人社工作的開(kāi)展提供較大的保障，由此充分體現(xiàn)出信息化時(shí)代檔案管理的價(jià)值。

（二）強(qiáng)化檔案集中管理

在開(kāi)展人社檔案管理工作時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)引進(jìn)的重視。通過(guò)對(duì)人社檔案管理工作的詳細(xì)分析，并對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行深入探索。以此在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用相適宜的信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，不斷增強(qiáng)檔案資料的集成水平。在實(shí)際管理過(guò)程中，工作人員可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成相應(yīng)的集成編碼工作，并充分結(jié)合人力資源與社會(huì)保障的基礎(chǔ)工作要求，采取針對(duì)性的管理方式，利用信息技術(shù)的特有功能，強(qiáng)化檔案信息管理，為其搭建良好的管理平臺(tái)，不斷轉(zhuǎn)變檔案信息的管理方式。利用信息化檔案管理平臺(tái)，可使工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理工作進(jìn)行深入的交流，逐漸優(yōu)化管理內(nèi)容，并為檔案管理提供良好的環(huán)境，促使檔案信息得到全面?zhèn)鬟f，便于將各個(gè)部門進(jìn)行連接，可促使管理工作高效完成，提高管理工作的質(zhì)量，使各個(gè)部門在檔案信息管理下，融合在一起，確保各部門均能有效開(kāi)展相應(yīng)工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行自主查詢。并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將各部門的信息進(jìn)行全面歸檔，不斷發(fā)揮出信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)人社檔案管理的全面發(fā)展。

（三）完善系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

在信息化時(shí)代下，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，將其運(yùn)用到人社檔案管理工作中，為其提供良好的服務(wù)，促使檔案管理水平不斷提高，有助于推動(dòng)人力資源與社會(huì)保障工作的順利開(kāi)展。為此，在檔案實(shí)際管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)完善系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)，逐漸實(shí)現(xiàn)信息化管理，優(yōu)化檔案整體的管理方式。在信息技術(shù)的應(yīng)用下，可使檔案管理工作得到有效完善，在前期的檔案信息整理以及歸納工作中，節(jié)省大量的管理時(shí)間，使其效率得到快速提升，在短時(shí)間內(nèi)則可完成對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的整理，并能夠?qū)⑵浔４娴较嚓P(guān)系統(tǒng)中，提高信息數(shù)據(jù)的安全性[3]。同時(shí)，在檔案系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)逐漸強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的功能，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行全面升級(jí)，并配備相應(yīng)的設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的應(yīng)用，強(qiáng)化檔案信息管理工作與信息技術(shù)的全面融合，有助于提高整體的建設(shè)水平。在局域網(wǎng)的完善下，使檔案管理工作得到整體升級(jí)，利用相關(guān)技術(shù)能夠?qū)n案信息進(jìn)行自動(dòng)化管理，其具有一系列的管理流程，工作人員只需將相關(guān)內(nèi)容錄入到指定系統(tǒng)中，則可在相關(guān)操作下完成檔案管理工作。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才

在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，需要依靠大量的管理技術(shù)人才的支撐，繼而才可確保管理工作的順利開(kāi)展。為此，相關(guān)單位在檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)。在信息化時(shí)代下，對(duì)人才也有著較高的要求，確保人才具備專業(yè)的信息技術(shù)理論知識(shí)，并能夠?qū)ο鄳?yīng)的信息系統(tǒng)進(jìn)行熟練操作，在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)檔案管理工作，有助于保證管理工作的高效完成。同時(shí)，還要求管理人員具備良好的創(chuàng)新意識(shí)，能夠結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況以及相應(yīng)需求，對(duì)管理工作方式進(jìn)行適當(dāng)?shù)母纳?，?duì)檔案管理具有較大的幫助。相關(guān)單位在開(kāi)展檔案管理過(guò)程中，還需對(duì)人才進(jìn)行全面培養(yǎng)，定期開(kāi)展檔案信息化管理的培訓(xùn)工作，提升管理人員的專業(yè)技能，并使其對(duì)信息化時(shí)代以及檔案管理的需求進(jìn)行充分了解。由此使其在日后的管理過(guò)程中，把握工作的重點(diǎn)內(nèi)容，并突出信息化的管理特點(diǎn)，有效提升檔案管理的質(zhì)量。在培養(yǎng)管理人才過(guò)程中，相關(guān)單位還需指定詳細(xì)的考核以及激勵(lì)制度，對(duì)人才進(jìn)行全面的考察，增強(qiáng)管理人員在工作中的積極性，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效整理，從而不斷提高檔案管理的信息化發(fā)展。

（五）優(yōu)化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在人社檔案管理過(guò)程中，采用相應(yīng)的信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展提供較大的支持，促使管理工作的正常進(jìn)行，避免在管理過(guò)程中出現(xiàn)較多的問(wèn)題，影響人社工作的有效開(kāi)展。因此，在實(shí)際管理過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)化。通常情況下，在對(duì)檔案信息管理中，經(jīng)常將檔案數(shù)據(jù)信息放入到數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行充分保管，以確保檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)泄露等情況，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生不利影響。繼而在檔案管理中，需對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行全面維護(hù)，逐漸強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并對(duì)其進(jìn)行不斷優(yōu)化，促使檔案信息逐漸完善，信息資料越加豐富，為人社工作的開(kāi)展提供較多的信息資源，便于人社更好地開(kāi)展相關(guān)工作[4]。同時(shí)，在信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，還需對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)管理進(jìn)行全面升級(jí)優(yōu)化，促使數(shù)據(jù)庫(kù)更加規(guī)范，符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，能夠自動(dòng)收集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)整理，根據(jù)檔案管理的具體要求，將信息進(jìn)行合理分類，并對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，有助于促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享，提高檔案信息的應(yīng)用效率。

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，信息化時(shí)代下，應(yīng)當(dāng)對(duì)人社檔案管理工作進(jìn)行全面升級(jí)，充分運(yùn)用信息技術(shù)，不斷彰顯出檔案管理的重要性。因此，相關(guān)管理在開(kāi)展管理工作中，應(yīng)當(dāng)積極采用信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)應(yīng)用，完善管理工作內(nèi)容，優(yōu)化檔案管理工作，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息形成良好的保護(hù)，有效促進(jìn)人社檔案管理的快速發(fā)展，滿足信息化時(shí)代的發(fā)展要求。