基層檔案管理工作創(chuàng)新模式研究

唐艷麗

（佳木斯市精神疾病防治院，黑龍江 佳木斯 154000）

引言：基層檔案管理工作就是要及時對信息數(shù)據(jù)進行儲存及整理，在整理過程中保障信息數(shù)據(jù)的準確性，以便為基層企業(yè)發(fā)展提供信息依據(jù)，促進基層企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，在新形勢背景下，管理觀念在不斷更新，管理技術(shù)在不斷改革，管理模式也要不斷進行創(chuàng)新，才能更好地滿足時代發(fā)展需求，發(fā)揮出基層檔案管理作用與價值。

一、加強宣傳，重視管理

首先要重視管理，檔案記錄著各項業(yè)務(wù)過程，記載著發(fā)展歷史，因此，對業(yè)務(wù)進行有效管理也是對檔案形成的一種控制，檔案管理質(zhì)量在一定程度上反映出業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀。歸檔不但是一個企業(yè)的基本要求，也是每個工作人員應(yīng)盡的義務(wù)，檔案管理工作需要全體人員配合，做好檔案管理工作對促進企業(yè)發(fā)展，促進國家發(fā)展有著重要作用，可以為其業(yè)務(wù)指導提供一定參考，通過不斷總結(jié)經(jīng)驗，使業(yè)務(wù)工作更加有序，如果不重視檔案管理工作就會嚴重影響業(yè)務(wù)管理效率。其次，要意識到歸檔管理的重要意義與價值，保證信息完整性是歸檔管理基本要求，不完整的信息會影響檔案的利用率，會使企業(yè)歷史出現(xiàn)記憶缺損，在進行輪崗換崗時不利于新崗人員熟悉崗位工作與要求，難以保證各項工作的連續(xù)性。保證歸檔時效性也是進行檔案管理的重要要求，歸檔不及時不但影響歸檔工作進度，也會影響檔案完整性，在一定程度上削弱了檔案歷史價值，因此，需要檔案管理人員重視歸檔的及時性，使檔案可以現(xiàn)時利用。而規(guī)范性作為保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)也要引起重視，如果檔案信息不準確，就會影響檔案的利用價值，為檔案利用者帶來較大困難，失去檔案本質(zhì)作用。最后要加強宣傳，相關(guān)領(lǐng)導要建立高素質(zhì)、強技能管理隊伍，加大對檔案管理的資金投入力度，加強基層檔案管理重要性宣傳，促進基層檔案管理工作發(fā)展[1]。

二、構(gòu)建信息化平臺，實施電子檔案管理

一方面要建立信息化平臺，基層檔案管理工作發(fā)展，要適應(yīng)社會經(jīng)濟大環(huán)境，要與時俱進，在新時代背景下，信息技術(shù)迅速發(fā)展，先進的技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中，基層單位也要充分利用信息手段進行檔案管理，使管理更加高效，這也是建立信息化平臺的發(fā)展目標。在構(gòu)建信息化平臺過程中要規(guī)范信息化背景下的檔案管理工作流程，將檔案管理與信息化相結(jié)合，根據(jù)管理流程選擇相關(guān)系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)檔案管理的科技化，并要重視內(nèi)部控制，要有目的的建設(shè)文件信息庫，實現(xiàn)檔案信息共享。另一方面要實施電子檔案管理，電子檔案的應(yīng)用是基層檔案管理創(chuàng)新化發(fā)展的一個重要途徑，傳統(tǒng)的管理方法耗時耗力，檔案的完整性與及時性在較大程度上受到人為因素影響，而電子檔案管理通過數(shù)字化處理，使管理更加便捷、準確。檔案作為歷史紀錄體現(xiàn)，具有憑證性，數(shù)字化管理有效保護了原始檔案數(shù)據(jù)，是信息時代檔案管理的必然選擇，但其也存在一定風險性，病毒的入侵影響著電子檔案的安全，并且文件的儲存依賴于硬件設(shè)備，容易出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，因此，在基層檔案管理過程中，要采取針對性解決措施。例如：可以利用編解碼將電子文件存儲于硬盤中，提高電子檔案的安全性[2]。

三、創(chuàng)新服務(wù)方式

檔案服務(wù)作為檔案管理工作的中心，創(chuàng)新檔案服務(wù)要從以下兩個方面入手：一是創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容與范圍，目前基層檔案管理多是以收集與儲存為主，對檔案的開發(fā)與應(yīng)用不多，檔案利用率較低，很多信息內(nèi)容在歸檔后就處于休眠狀態(tài)中，這樣非常不利于檔案管理的發(fā)展和價值生成。因此，基層領(lǐng)導需要重視檔案管理每一個環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)檔案服務(wù)功能基礎(chǔ)上拓展其他職能，例如：利用局域網(wǎng)對檔案信息進行利用與檢索，利用其他網(wǎng)絡(luò)終端實現(xiàn)檔案在線服務(wù)功能?；蛘吒鶕?jù)大數(shù)據(jù)環(huán)境和現(xiàn)有技術(shù)條件將數(shù)字檔案統(tǒng)一存儲于云端，有效利用虛擬技術(shù)分配儲存空間，進行云服務(wù)，這樣不但能夠提升檔案管理速率，也能在一定程度上減小軟硬件兒設(shè)施投入。也可以通過將不同地區(qū)檔案管理機構(gòu)的檔案信息進行整合、分享實現(xiàn)檔案信息一體化管理，促進全方位檔案管理發(fā)展。二是創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，高新技術(shù)的應(yīng)用使得檔案保管條件得到了改善，檔案服務(wù)也要相應(yīng)提高，想要創(chuàng)新服務(wù)方式，就要不斷發(fā)現(xiàn)檔案新需求，在工作中增強檔案服務(wù)主動性，提高服務(wù)針對性，消除檔案利用障礙，并結(jié)合利用者的需求實現(xiàn)檔案服務(wù)創(chuàng)新[3]。

結(jié)論

總而言之，檔案管理無論是對企業(yè)發(fā)展還是對國家發(fā)展都有著重要作用，中國已經(jīng)走入了新時代，基層檔案管理工作也要適應(yīng)新時代要求，走向現(xiàn)代化，因此，要加強宣傳，重視管理，構(gòu)建信息化平臺，實施電子檔案管理，創(chuàng)新服務(wù)方式，堅持與時俱進，提高基層檔案管理水平，使檔案管理更加科學化。