基于水利工程項目檔案信息化的思考

王君飛

（河北省水利水電勘測設(shè)計研究院集團(tuán)有限公司，天津 300250）

前言：加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理，不僅是新時代提高檔案現(xiàn)代化水平的現(xiàn)實需要，也是最新檔案法律法規(guī)的明確要求?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出:“新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。”使用信息技術(shù)手段破解傳統(tǒng)檔案管理的困局，從而提升效率、節(jié)約成本，對推進(jìn)水利檔案管理信息化非常重要。

一、水利工程項目檔案信息化特點

（一）完整性

水利工程項目檔案信息化建設(shè)管理應(yīng)當(dāng)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，這樣能讓檔案信息化建設(shè)做到有法可依，有章可循。在信息化技術(shù)的支持下，檔案信息收集、記錄、錄入、歸檔等各個方面將會更加完善，加之管理制度的規(guī)范，可以確保檔案的完整性，為后續(xù)應(yīng)用打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）先進(jìn)性

隨著檔案信息化建設(shè)管理的深入，結(jié)合水利工程項目檔案的特點與需求，不斷完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，在先進(jìn)的、完善的信息管理系統(tǒng)以及計算機(jī)等各類工具的支持下，可以為檔案管理人員提供更多便捷。同時，隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)以及需求的提升，要求檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)和能力，這樣才能適應(yīng)信息化檔案管理工作，同時也體現(xiàn)出人才的先進(jìn)性。

（三）一致性

因為管理手段以及載體形式存在局限性，水利工程項目檔案信息化建設(shè)管理一直參照的是紙質(zhì)檔案管理模式。隨著新修訂的《中華人民共和國檔案法》的頒布實施，對檔案信息化建設(shè)管理指明了方向，讓檔案載體、歸檔、管理等各個方面具有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，非常有利于提升檔案管理的效率與質(zhì)量，不會再出現(xiàn)檔案信息無法共享、格式不統(tǒng)一等各種問題。

二、水利工程檔案信息化的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理依靠物理存儲、人工查找等方式，存在效率低下、不易保存、傳輸困難等缺點。而通過推進(jìn)水利檔案信息化建設(shè)，用現(xiàn)代信息技術(shù)對信息進(jìn)行收集、分類、加工和整理，可使檔案管理方式發(fā)生根本性變革，達(dá)到信息的高度整合和提取。一方面，檔案信息化可以節(jié)約檔案管理成本。水利檔案信息化建設(shè)將檔案以電子化、數(shù)據(jù)化形式固定在硬盤、光盤以及云存儲等載體上，減輕了管理人員工作負(fù)擔(dān)，降低了檔案信息的存儲成本，提高了檔案信息的收集速度。另一方面，檔案信息化可以實現(xiàn)檔案信息的高效共享。用戶可以利用電腦隨時隨地搜索關(guān)鍵詞、查閱檔案、提取信息、傳送資料，代替了以前往返庫房反復(fù)查找、傳閱的過程，極大地節(jié)省了時間、提高了效率。第三，水利檔案信息化提升了檔案的安全性。由于數(shù)據(jù)的易儲存、易拷貝特點，相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案信息丟失的可能性也大幅下降。如，貴州省紀(jì)委省監(jiān)委采用“大數(shù)據(jù)+檔案”模式，建立了“一網(wǎng)絡(luò)、兩中心、三平臺”架構(gòu)，形成全省統(tǒng)一的檔案“收”“管”“存”“用”新機(jī)制，有力推動紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的深度融合，實現(xiàn)紀(jì)檢監(jiān)察業(yè)務(wù)檔案流程模塊化、程序化，為紀(jì)檢監(jiān)察工作的高質(zhì)量發(fā)展提供了保障。

三、新時代檔案信息化工作存在的主要問題

（一）檔案信息化的重要性和對電子檔案的認(rèn)識存在偏差

首先在思想認(rèn)識上，認(rèn)為電子數(shù)據(jù)不是檔案，不需要檔案部門去收集管理；認(rèn)為電子檔案不可靠、不可信，思想上沒有想把電子檔案管起來。其次在工作實踐中，檔案部門工作被動，沒有主動謀劃協(xié)調(diào)把檔案信息化統(tǒng)籌融入到政府和單位信息化建設(shè)規(guī)劃和進(jìn)程中去，電子文件和檔案管理被邊緣化。最后對檔案信息化建設(shè)投入不足，造成電子文件與電子檔案管理出現(xiàn)短板。

（二）信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，電子文件難以歸檔

目前，絕大多數(shù)的公文處理系統(tǒng)、行政審批系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理等系統(tǒng)在建設(shè)過程中都沒有考慮電子文件歸檔功能，開發(fā)設(shè)計存在缺陷，未實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步實施，造成文件檔案信息管理沒有系統(tǒng)平臺做支撐，電子文件難以歸檔，電子檔案管理幾乎失控。

（三）系統(tǒng)接口不規(guī)范，難以實現(xiàn)系統(tǒng)對接和數(shù)據(jù)交換

檔案管理系統(tǒng)難以與各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)、上級檔案管理系統(tǒng)、綜合檔案館系統(tǒng)對接，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，造成電子文件、電子檔案認(rèn)定難、使用難，檔案信息數(shù)據(jù)互聯(lián)互通共享難，檔案信息“孤島”、數(shù)據(jù)“煙囪”現(xiàn)象普遍存在，難以實現(xiàn)檔案“全程網(wǎng)辦”“一次不跑”“跨省通辦”“省內(nèi)通辦”等便民服務(wù)。

（四）檔案數(shù)字資源建設(shè)不完善，價值難以體現(xiàn)

電子文件未實現(xiàn)在線歸檔，對檔案數(shù)字副本OCR 重視不夠，無法實現(xiàn)全文檢索。普遍存在電子檔案和檔案數(shù)字副本元數(shù)據(jù)缺失。電子檔案利用不充分不活躍，檔案資源價值難以充分發(fā)揮、難以被充分認(rèn)可。

四、水利工程項目檔案信息化建設(shè)管理思路

（一）提升水利工程項目檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

在水利工程項目檔案管理工作中，檔案管理人員在其中發(fā)揮著非常重要的執(zhí)行作用，其自身專業(yè)性將直接影響到檔案管理工作水平與質(zhì)量。因此，一定要嚴(yán)格遵守以人為本的基本原則，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍。企業(yè)應(yīng)該在一定的時間內(nèi)開展嚴(yán)格的培訓(xùn)活動，鼓勵檔案管理工作人員積極參與到培訓(xùn)活動中，從而對先進(jìn)的檔案管理理論知識與技能進(jìn)行全面掌握。另外，每一位上崗的檔案管理人員，都必須保證持證上崗。對外舉辦檔案管理工作集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，從而促進(jìn)檔案管理工作人員專業(yè)性實現(xiàn)明顯提升。

（二）構(gòu)建科學(xué)的檔案信息化建設(shè)管理制度

在構(gòu)建制度的過程中，要充分結(jié)合行業(yè)情況、水利工程項目檔案特點、國家政策、新檔案法律法規(guī)等，對檔案信息化建設(shè)管理過程中的檔案收集、整理、歸檔、錄入、利用等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范；同時，借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的技術(shù)、經(jīng)驗、理念，完善自身的管理制度。需要注意的是，隨著檔案信息化建設(shè)管理的全面推進(jìn)，相互借鑒已成為一種趨勢，但是借鑒并不是跟風(fēng)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合水利工程項目檔案的特點、自身特色以及實際功能需求等因素，確保檔案信息化管理體系與管理內(nèi)容相匹配。

（三）完善軟硬件設(shè)施

第一，功能完善、擴(kuò)展性強(qiáng)、適應(yīng)性強(qiáng)的檔案信息管理系統(tǒng)才能保障檔案信息化建設(shè)管理有效進(jìn)行。檔案信息管理系統(tǒng)要按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建，結(jié)合水利工程項目的特點，加強(qiáng)系統(tǒng)操作的便捷性；同時，需要構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，可以通過關(guān)鍵詞搜索、查詢相關(guān)檔案，從而保障檔案信息能夠得到及時有效地管理。水利工程項目檔案資料非常重要，在檔案信息化建設(shè)管理實踐過程中，要高度重視數(shù)據(jù)庫資料的完整性、真實性，建議對數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行審核，確保檔案信息資料齊全?？梢詫n案信息資料與原始數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，如果發(fā)現(xiàn)有缺失、錯誤等情況，應(yīng)當(dāng)借助檔案信息管理系統(tǒng)及時完善，然后再進(jìn)行校正與檢驗，保障檔案的完整性。第二，信息化時代背景下，水利工程項目緊跟時代步伐，重視信息化檔案發(fā)展，但是必須要完善硬件設(shè)施，建議根據(jù)實際情況購買硬件設(shè)施，為檔案信息化建設(shè)管理提供必要的設(shè)備支持，避免因為兼容性、拓展性不足而導(dǎo)致設(shè)備形同虛設(shè)，最終無法發(fā)揮實際作用。完善硬件設(shè)施的過程中，要有成本意識以及目標(biāo)意識，一方面，要加強(qiáng)成本控制，另外一方面，需要按照水利工程檔案信息化建設(shè)管理頂層框架，對硬件設(shè)施進(jìn)行科學(xué)安排、精心布局、統(tǒng)籌規(guī)劃，避免盲目引進(jìn)與購買。信息化時代背景下，檔案信息化建設(shè)管理需求不斷變化，硬件設(shè)施或許能夠滿足當(dāng)下的需求，但是隨著需求的不斷擴(kuò)大，硬件設(shè)施可能又無法滿足實際工作的需求，因此需要做好整體部署以及規(guī)劃，確保硬件設(shè)施的可拓展性，可以基于實際需求進(jìn)行拓展，為后期改造預(yù)留空間，這樣才能進(jìn)一步提升檔案信息化建設(shè)管理的整體水平。

（四）加強(qiáng)云存儲以及云服務(wù)的應(yīng)用

第一，對于管理活動來講，要借助云存儲技術(shù)將檔案資料進(jìn)行云儲存，這方面需要與其他相關(guān)單位進(jìn)行合作與溝通，并結(jié)合水利工程實際情況以及檔案管理實際需求設(shè)計對應(yīng)的云儲存服務(wù)器，可為檔案資料的共享打下基礎(chǔ)。

第二，云服務(wù)的交互性比較強(qiáng)，可以實現(xiàn)多元化服務(wù)的目標(biāo)。檔案管理人員可以通過云服務(wù)，制定檔案管理使用權(quán)限，擁有權(quán)限才能查閱對應(yīng)的檔案資料，可以為使用者提供極大的便利，從而滿足用戶的不同需求。同時，也可以保障檔案資料的安全。

（五）加強(qiáng)檔案信息安全管理

第一，檔案資料具有不可再生的特點，尤其是一些關(guān)鍵資料，一定要按照相關(guān)制度規(guī)定做好備份工作以及審核工作，最大限度保障檔案資料不會出現(xiàn)遺漏、缺失等問題。

第二，及時升級、更新檔案信息管理系統(tǒng)，確保安全級別達(dá)到實際需求，可以最大限度規(guī)避安全事故的出現(xiàn)。

第三，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)以及教育，促使其樹立安全意識，并掌握安全防護(hù)技術(shù)；同時，還要定期落實安全檢查活動，有利于及時發(fā)現(xiàn)安全漏洞并及時進(jìn)行改進(jìn)。

第四，構(gòu)建并持續(xù)完善安全管理機(jī)制，將安全責(zé)任落實到個人，在發(fā)現(xiàn)安全事故等問題時，可以及時解決并追究相關(guān)人員責(zé)任。第五，構(gòu)建具有實際操作意義的應(yīng)急處理機(jī)制。按照水利工程項目檔案信息化建設(shè)管理的需求以及實際情況，擬定多種安全應(yīng)急預(yù)案，可有效應(yīng)對各種突發(fā)事件。

結(jié)束語

綜上所述，水利工程項目檔案涉及內(nèi)容繁雜，傳統(tǒng)建設(shè)管理模式難以滿足實際需求，因此，在提升水利工程項目檔案信息化建設(shè)管理整體水平的過程中，必須要加強(qiáng)檔案信息安全管理。我們必須結(jié)合信息化技術(shù)強(qiáng)化信息化意識，提升水利工程項目檔案信息化建設(shè)管理水平，將信息化價值全面發(fā)揮出來，進(jìn)而為水利工程建設(shè)事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有效支撐。