淺談信息化背景下工程建筑財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)的方法

侯南婧

（南京市江寧區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)局，江蘇 南京 211100）

財(cái)務(wù)檔案是建筑企業(yè)經(jīng)營(yíng)效果的體現(xiàn)，檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量，能夠直接影響到建筑企業(yè)的管理水平，是日常管理中需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容之一。在以往的財(cái)務(wù)檔案管理中，由于在理念、方法等方面存在的不足，造成財(cái)務(wù)檔案無法發(fā)揮出自身具備的實(shí)際作用，不僅影響了企業(yè)中管理工作的有序開展，也降低了財(cái)務(wù)檔案自身的價(jià)值。因此，當(dāng)前需要準(zhǔn)確的對(duì)以往財(cái)務(wù)檔案管理中存在不足進(jìn)行分析和研究，并且提出對(duì)應(yīng)的信息化檔案管理方法。以此保證能夠獲得最佳的財(cái)務(wù)檔案管理效果，發(fā)揮出財(cái)務(wù)檔案自身的實(shí)際作用，實(shí)現(xiàn)信息化的財(cái)務(wù)檔案管理，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好地發(fā)展提供一定支持。

一、信息化財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)的意義

（一）節(jié)約管理成本

財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案在保存上有著非常嚴(yán)格的年限界定，在對(duì)財(cái)務(wù)檔案實(shí)施管理的過程中，需要按照年限將其保存在適合的環(huán)境中，不僅需要避免檔案出現(xiàn)損壞等問題，還需要保證其符合財(cái)務(wù)檔案保存要求，為后續(xù)的檔案信息使用等工作提供支持。在這種情況下，建筑企業(yè)就需要建設(shè)對(duì)應(yīng)的檔案室，并且配備專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的存放、查詢、使用工作，及時(shí)地進(jìn)行登記。這種傳統(tǒng)的管理模式不僅不利于管理工作的高效開展，同時(shí)也加大了財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，造成了較為嚴(yán)重的人力資源、紙張資源以及空間資源浪費(fèi)。而信息化建設(shè)后的財(cái)務(wù)檔案管理工作，可以通過電子化的形式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，所有的檔案都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，避免占用大量的空間。并且通過信息化的財(cái)務(wù)檔案管理，還能夠避免浪費(fèi)大量的紙張，只需要對(duì)使用的檔案進(jìn)行下載打印即可，不需要將所有的檔案都打印出來，真正有效幫助建筑企業(yè)節(jié)約了管理成本。

（二）提升管理效率

在實(shí)際的財(cái)務(wù)工作中，財(cái)務(wù)檔案會(huì)在各個(gè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生，尤其是建筑工程項(xiàng)目活動(dòng)中，產(chǎn)生的財(cái)務(wù)檔案更加繁瑣，不僅內(nèi)容比較多，并且量也比較大[1]。如果采用以往的財(cái)務(wù)檔案管理模式開展工作，就需要財(cái)務(wù)人員親手處理大量的檔案，即使財(cái)務(wù)部門的人員配置比較完善，也不利于財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開展，這對(duì)于整體的財(cái)務(wù)檔案管理實(shí)效性有著一定影響。而通過信息化的建設(shè)，一些相對(duì)比較簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)往來可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行，節(jié)約了在整個(gè)財(cái)務(wù)檔案產(chǎn)生過程中需要浪費(fèi)的大量時(shí)間、人力和物力。減輕了工作人員工作負(fù)擔(dān)的基礎(chǔ)上，也能夠保證財(cái)務(wù)管理的效率實(shí)現(xiàn)有效提升。

（三）合理利用數(shù)據(jù)

在信息技術(shù)水平不斷提升的情況下，各種各樣的全新技術(shù)開始出現(xiàn)，并且被應(yīng)用在各行各業(yè)中，體現(xiàn)出了比較好的效果。在以往的財(cái)務(wù)檔案管理中，一般是重視檔案的保存情況，關(guān)注檔案保存條件是否適合、檔案信息是否完整、檔案取用是否合理等，對(duì)于檔案信息自身的數(shù)據(jù)價(jià)值沒有給予充分重視。而通過信息化的財(cái)務(wù)檔案管理工作有效開展，能夠通過積極地利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，對(duì)企業(yè)中現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行整合與分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效開發(fā)和利用。這樣能夠保證企業(yè)更好的按照行業(yè)發(fā)展形勢(shì)，分析企業(yè)在未來的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)于制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、明確發(fā)展目標(biāo)等，都有著非常積極的作用。尤其是在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)朝著管理會(huì)計(jì)積極轉(zhuǎn)變的全新財(cái)務(wù)背景下，融入信息化的財(cái)務(wù)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的高效利用，為企業(yè)更加高效的開展管理工作、優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu)提供一定支持。

二、工程建筑財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的不足

（一）重視程度較低

由于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理模式的應(yīng)用歷史比較悠久，是企業(yè)接受審計(jì)、司法查詢等最具權(quán)威性的一種依據(jù)，已經(jīng)在多年的實(shí)踐中，形成了較為完整的制度體系。同時(shí)，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案相對(duì)比較直觀，使用的頻率也比較高，企業(yè)對(duì)其的重視程度也比較高，而相對(duì)來說，信息技術(shù)支持下的電子檔案出現(xiàn)時(shí)間比較晚，加上會(huì)受到運(yùn)行環(huán)境、系統(tǒng)、人員素質(zhì)的影響，管理的效果會(huì)減低。在這種情況下，不僅造成企業(yè)對(duì)于信息化財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)工作無法給予充分重視，也造成電子化檔案信息無法被有效地利用，影響了信息化建設(shè)的實(shí)效性。

（二）建設(shè)不夠完善

財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)工作中，各種軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，能夠直接影響到信息化建設(shè)的效果，進(jìn)而對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量和效率造成不利影響。根據(jù)當(dāng)前企業(yè)中信息化建設(shè)的成果來看，在很多方面還存在不完善的情況，具體來說：一，軟件方面主要體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上，如使用較為落后的系統(tǒng)，造成其與新時(shí)期電子化財(cái)務(wù)工作的要求不相符，無法發(fā)揮出信息化建設(shè)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理能夠起到的實(shí)際作用。二，硬件部分主要是指計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印設(shè)備等，如果設(shè)備與軟件不相符，也會(huì)嚴(yán)重影響信息化財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開展。

（三）缺少安全管理

信息化財(cái)務(wù)檔案管理工作中，最需要關(guān)注的就是安全工作，這不僅僅是由于計(jì)算機(jī)的安全問題是當(dāng)前全社會(huì)重點(diǎn)關(guān)注問題之一，也是由于財(cái)務(wù)檔案是整個(gè)企業(yè)的重要信息，其涉及到非常多的機(jī)密內(nèi)容，一旦安全無法得到保障，造成的后果嚴(yán)重程度一般都比較高[2]。但是當(dāng)前大部分企業(yè)都由于在人才培養(yǎng)方面存在的不足，造成安全工作無法準(zhǔn)確地落實(shí)在實(shí)際中，如對(duì)于使用的系統(tǒng)或者軟件沒有及時(shí)進(jìn)行更新和安全管理；系統(tǒng)或者軟件中存在漏洞，容易引發(fā)財(cái)務(wù)檔案信息缺失、外泄等問題，對(duì)于獲得更好的財(cái)務(wù)檔案管理效果非常不利。

三、工程建筑財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）樹立正確認(rèn)知，完善管理制度

在實(shí)際的信息化財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)中，制定出與信息化管理工作相適應(yīng)的制度，是確保各項(xiàng)工作能夠順利開展的基礎(chǔ)，也是確保能夠獲得預(yù)期管理效果的重要保障。因此，當(dāng)前需要保證企業(yè)管理層能夠樹立正確的意識(shí)，制定出合理的管理制度，為更加有效的開展信息化財(cái)務(wù)檔案管理工作提供支持。首先，需要企業(yè)管理者自身需要首先樹立正確的意識(shí)，明確信息化建設(shè)工作對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠起到的實(shí)際作用，發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)者的積極作用，為各項(xiàng)建設(shè)工作的準(zhǔn)確落實(shí)提供上層支持。這就要求企業(yè)管理人員需要積極地參與各種管理者培訓(xùn)中，學(xué)習(xí)更多的先進(jìn)管理方法，了解信息技術(shù)對(duì)于企業(yè)管理工作能夠起到的輔助作用，進(jìn)而為信息化建設(shè)更好的落實(shí)在實(shí)際中奠定良好基礎(chǔ)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門人員也需要在管理者的正確引導(dǎo)下，改變以往的工作理念，創(chuàng)新工作模式，通過主動(dòng)地開展信息化財(cái)務(wù)檔案錄入、整理、分析以及利用，逐漸提升自身的信息化素質(zhì)，保證財(cái)務(wù)檔案管理的整體質(zhì)量。此外，需要加強(qiáng)其他部門，包括業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目建設(shè)部門對(duì)于信息化財(cái)務(wù)工作的支持和理解，使其能夠積極地配合財(cái)務(wù)部門，按照要求使用信息化系統(tǒng)，錄入各類財(cái)務(wù)信息，從源頭上實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的信息化建設(shè)。其次，在引導(dǎo)全體員工樹立正確意識(shí)的基礎(chǔ)上，需要完善現(xiàn)有的內(nèi)控制度，與傳統(tǒng)制度不同的是，信息化財(cái)務(wù)檔案管理模式下的制度要求范圍更大，將紙質(zhì)檔案中沒有涉及到的內(nèi)容融入到信息化檔案管理中。同時(shí)，在管理要求上需要落實(shí)程序化的控制，采用多樣化的手段，在保證財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確性、可靠性的基礎(chǔ)上，為財(cái)務(wù)檔案管理信息化更加準(zhǔn)確地落實(shí)在實(shí)際中提供支持。

（二）落實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)，創(chuàng)建完善體系

在實(shí)際的信息化建設(shè)中，基礎(chǔ)建設(shè)的成效，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作能否獲得預(yù)期的效果、能否真正獲得預(yù)期的信息化建設(shè)目標(biāo)，都有著非常重要的影響。因此，在實(shí)際建設(shè)中，還需要注重對(duì)現(xiàn)有的基礎(chǔ)建設(shè)工作進(jìn)行完善，保證基礎(chǔ)建設(shè)成果的基礎(chǔ)上，確保能夠創(chuàng)建出更加完善的基礎(chǔ)支持體系[3]。以此保證能夠?yàn)樾畔⒒呢?cái)務(wù)檔案管理工作提供有力支持，真正發(fā)揮出信息化建設(shè)的實(shí)際作用。首先，針對(duì)軟件方面的建設(shè)來說，除了需要及時(shí)的引進(jìn)全新系統(tǒng)，為更加科學(xué)的開展信息化財(cái)務(wù)檔案管理工作提供支持以外，還需要對(duì)人才的計(jì)算機(jī)水平、素質(zhì)給予關(guān)注。日常工作中可以通過培訓(xùn)、專題講座、外出參觀學(xué)習(xí)等手段，引導(dǎo)財(cái)務(wù)檔案管理人員能夠不斷提升自身的信息技術(shù)水平，確保其能夠在具備良好財(cái)務(wù)檔案管理技能的基礎(chǔ)上，能夠?qū)W會(huì)如何操作計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化的財(cái)務(wù)檔案管理。其次，硬件設(shè)備對(duì)于管理工作的效率、質(zhì)量，都有著非常重要的影響，是保證信息化財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠落實(shí)的根本要求。在建設(shè)中，企業(yè)需要按照自身的實(shí)際情況，合理的設(shè)定財(cái)務(wù)檔案管理部門或者是崗位，并且對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行升級(jí)和換代，不僅需要保證設(shè)備的先進(jìn)性，還需要考慮其與不同軟件或者系統(tǒng)的兼容性，為更好地開展財(cái)務(wù)檔案信息化管理提供基礎(chǔ)支持。

（三）融入先進(jìn)技術(shù)，落實(shí)安全管理

安全管理是整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理中需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容之一，建筑企業(yè)產(chǎn)生的大量財(cái)務(wù)檔案，不僅涉及到企業(yè)的盈利情況，也能夠體現(xiàn)出企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)能力和狀態(tài)，是非常重要的數(shù)據(jù)信息。因此，為了能夠保證這些重要數(shù)據(jù)的安全性，需要積極地落實(shí)安全管理工作，在先進(jìn)技術(shù)的支持下，將更加科學(xué)、合理的財(cái)務(wù)檔案信息化管理落實(shí)在實(shí)際中。首先，需要引進(jìn)加密技術(shù)，嚴(yán)格的電子信息進(jìn)行管理。當(dāng)前比較常用的加密技術(shù)包括指紋加密、口令加密等多種類型，在建設(shè)中可以將一些重要的財(cái)務(wù)檔案加密處理，管理權(quán)限交由財(cái)務(wù)部門主管人員或者是企業(yè)管理者，在需要的情況下通過說明使用途徑獲取批準(zhǔn)后，才能夠通過系統(tǒng)對(duì)檔案信息實(shí)施提取、使用。同時(shí)，設(shè)置權(quán)限也是一種比較有效的保密措施，如對(duì)一些需要時(shí)常查看檔案信息的部門，可以設(shè)置對(duì)應(yīng)的查看權(quán)限，為其提供查找檔案信息開展業(yè)務(wù)的空間，避免需要重復(fù)申請(qǐng)權(quán)限造成工作無法順利開展的情況出現(xiàn)。其次，需要對(duì)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行定期評(píng)價(jià)，配備專業(yè)的信息系統(tǒng)管理人員對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理，同時(shí)及時(shí)的掃描計(jì)算機(jī)漏洞等措施，將潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效排除[4]。以此保證能夠避免系統(tǒng)被非法侵入的情況出現(xiàn)，為系統(tǒng)的整體安全性提供保障，保證財(cái)務(wù)檔案信息的安全性。同時(shí)，為了能夠從源頭上控制檔案出現(xiàn)丟失、被篡改等問題出現(xiàn)，還需要做好檔案的備份工作，及時(shí)的將財(cái)務(wù)檔案拷貝下來，并且將其交由財(cái)務(wù)部門主管進(jìn)行保管，從源頭上為財(cái)務(wù)信息的完整性提供保障。

結(jié)語

財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)中非常重要的資源，管理工作的信息化建設(shè)，能夠有效改變以往的檔案管理工作模式，減輕人員工作負(fù)擔(dān)的基礎(chǔ)上，可以實(shí)現(xiàn)更加高效的當(dāng)財(cái)務(wù)檔案管理工作。因此，為了保證信息化建設(shè)成果，當(dāng)前需要通過完善相關(guān)制度、開展基礎(chǔ)建設(shè)、做好安全管理等措施，為信息化的財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠有效開展。只有這樣才能夠充分發(fā)揮出信息技術(shù)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作起到的實(shí)際作用，促使企業(yè)中的財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作能夠獲得預(yù)期成效，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。