科技檔案收集工作中的問題分析

周宇

（河北省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院集團(tuán)有限公司，天津 300250）

前言：科技檔案主要來自其蘊(yùn)含的價(jià)值，區(qū)別于其他檔案在歸檔后主要用于歷史資料的查證，科技檔案的重要作用在歸檔后才得以體現(xiàn)?？萍紮n案記錄的資料能為其他相關(guān)的科技活動(dòng)提供重要的參考價(jià)值，這也決定了科技檔案必須具有較高的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性。只有完整、準(zhǔn)確的科技檔案才能真正成為具有重要參考價(jià)值的檔案，為其他科技活動(dòng)提供強(qiáng)有力的支撐。

一、科技檔案的特點(diǎn)

（一）多樣性

科技檔案的多樣性主要是指其種類及類型的多樣性。當(dāng)涉及到不同建檔事件時(shí)，科技檔案會(huì)因事件流程的發(fā)展而產(chǎn)生不同種類的檔案。例如，在建設(shè)領(lǐng)域內(nèi)，科技檔案按建設(shè)活動(dòng)的流程可分為工程設(shè)計(jì)檔案、建筑施工檔案與工程竣工檔案，在產(chǎn)品開發(fā)領(lǐng)域則可分為產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)檔案與工藝裝備檔案等?？萍紮n案類型的多樣性則是指科技檔案會(huì)具有不同的載體形式，檔案的類型通常由其所記載的活動(dòng)內(nèi)容與方式?jīng)Q定，而科技檔案因其記載活動(dòng)的研究與生產(chǎn)性質(zhì)使得其除了常見的紙質(zhì)載體外，還經(jīng)常使用音頻、視頻、圖像等各種形式的材料為載體?？萍紮n案的多樣性使得對(duì)科技檔案的管理需按其特點(diǎn)的不同采取不同措施。

（二）成套性

科技及生產(chǎn)活動(dòng)的特性使得科技檔案具有成套性的特點(diǎn)，即科技檔案都是以一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目或特有的現(xiàn)象為記錄對(duì)象，圍繞著某一課題而形成的科技檔案會(huì)記錄該課題項(xiàng)目的全部過程與結(jié)果，最終生成一系列相互關(guān)聯(lián)的科技檔案?？萍紮n案的成套性使得對(duì)科技檔案的管理必須完善、有序，若缺少對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)資料的記錄則會(huì)對(duì)科技檔案管理的效果產(chǎn)生顯著影響。

（三）實(shí)用性

科技檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，其歸檔之后仍然具有比較高的利用和使用價(jià)值。相較于其他類型的檔案，其文件材料歸檔后基本上完成了現(xiàn)行功能，之后多半是進(jìn)行歷史查考，而科技檔案則不同，歸檔后不僅仍然發(fā)揮現(xiàn)行效用，而且將在較長的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮。

二、科技檔案的主要價(jià)值

（一）知識(shí)儲(chǔ)備

“科技檔案是一種科學(xué)與生產(chǎn)技術(shù)的記錄，是科技和生產(chǎn)知識(shí)信息的載體，是人們生產(chǎn)勞動(dòng)成果的存在形式?！笨萍紮n案的特點(diǎn)在于其記錄的是科技生產(chǎn)活動(dòng)的過程、經(jīng)驗(yàn)與成果，提供的是加工整理后的科技信息，是一種可以用于科技、農(nóng)林、建造、水產(chǎn)、醫(yī)療等行業(yè)的技術(shù)資料，為知識(shí)生產(chǎn)服務(wù)，獲取后經(jīng)過簡單處理工作即可直接為科技活動(dòng)助力。

（二）提供情報(bào)

保密性同樣是科技檔案的基本特點(diǎn)之一，科技檔案的獲取通常存在一定的難度。而科技檔案所蘊(yùn)含的科技價(jià)值能有效推動(dòng)科學(xué)研究、開發(fā)設(shè)計(jì)等工作的進(jìn)展，獲取了科技檔案，就等同于掌握了科技發(fā)展的必備要素?？萍紮n案能消除科技活動(dòng)的不確定性、盲目性，具有顯著的情報(bào)特征，也可以被認(rèn)定為一種信息資源，具有明顯的價(jià)值性與指向性，即需要服務(wù)于特定的科技活動(dòng)才能發(fā)揮其效用。

（三）信息共享

科技檔案是一種可供復(fù)用的資源，通過建立完善的科技檔案共建共享體系能實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值的集成與再開發(fā)。在美國與歐盟等地，科技檔案的共建共享一直是其管理建設(shè)科技檔案的重點(diǎn)，通過制度統(tǒng)一科技檔案的編寫規(guī)范、明確科技檔案的服務(wù)對(duì)象、圈定科技檔案的利用方向有效提高了科技檔案的利用率，促進(jìn)了科技檔案的傳播與擴(kuò)散，使得不同來源資源互相融合完善，一份資源多機(jī)構(gòu)共用，新興資源不斷產(chǎn)生。

三、科技檔案收集工作中存在的問題

（一）收集不完整和歸檔不及時(shí)

這個(gè)問題是由科研人員和檔案人員雙方面造成的。一方面，科研人員往往對(duì)自己的研究成果十分重視，但是檔案意識(shí)比較薄弱。有的科研人員不愿意將研究成果公開交給檔案部門管理而是選擇自行保管；或是在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中以任務(wù)進(jìn)度和驗(yàn)收成果為主，只保存驗(yàn)收審查時(shí)必須形成的文件，而一些記錄性和過程性的文件，如重要數(shù)據(jù)、圖紙資料等經(jīng)常缺失，導(dǎo)致檔案材料收集不完整。另一方面，科技檔案的管理工作是靠時(shí)間和經(jīng)驗(yàn)積累來完成的一項(xiàng)專業(yè)性工作。然而很多單位對(duì)此不夠重視，所設(shè)置的檔案人員專業(yè)水準(zhǔn)不夠或臨時(shí)由其他崗位人員代替，且頻繁換崗，缺乏穩(wěn)定性；尤其是有些檔案員對(duì)科技檔案形成過程極為陌生，不知道每個(gè)階段會(huì)產(chǎn)生哪些文件，在項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)不能及時(shí)跟進(jìn)、歸檔，導(dǎo)致收集過程不順暢甚至很被動(dòng)，造成重要文件流失、收集文件無效等問題。

（二）歸檔的文件材料不是定稿原件

科技檔案的歸檔文件材料不是定稿原件，這個(gè)問題在科技檔案的收集中經(jīng)常出現(xiàn)?？蒲谐晒蔷哂袑W(xué)術(shù)意義和實(shí)用價(jià)值的創(chuàng)造性結(jié)果，所簽署的各種原件不僅是科研人員辛勤汗水的凝晶，也是衡量科學(xué)研究任務(wù)完成與否、質(zhì)量優(yōu)劣及科研人員貢獻(xiàn)大小的重要標(biāo)志，其重要性可想而知。如此重要的簽署文件如果只提供復(fù)印件或是副本，不僅是對(duì)科研人員所付出勞動(dòng)的不尊重，更是對(duì)科研成果的不尊重，而且復(fù)印件只具備參考借鑒作用，起不到依據(jù)憑證作用，留存的價(jià)值和意義大打折扣。

（三）紙質(zhì)文件與電子文件不一致

信息社會(huì)中，電子文件和紙質(zhì)文件在檔案的利用和保管中各司其職。科技檔案的收集工作要求紙質(zhì)文件與電子文件雙套制，實(shí)踐中經(jīng)常出現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件不一致的問題。如兩者所簽署的字跡不一致，或者是紅章頁蓋章位置不一致；紙質(zhì)報(bào)告、合同中的目錄、頁碼與電子文件不一致；電子文件中沒有重要的原始數(shù)據(jù)、圖表、圖件等參考依據(jù)；紙質(zhì)文件密級(jí)與電子文件不一致，或是沒有標(biāo)注保密期限等。

四、解決科技檔案收集工作中存在問題的改善途徑

（一）建立有效機(jī)制增強(qiáng)歸檔意識(shí)

科技檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，收集工作也面臨著困難和挑戰(zhàn)，因此各單位要設(shè)立專職檔案人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案員的專業(yè)水準(zhǔn)。以國家檔案局、科技部新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）為例，《規(guī)定》中以行政制度的方式明確和細(xì)化了歸檔要求和歸檔范圍，制定了歸檔流程，從而加強(qiáng)了檔案規(guī)范管理的力度，使科技檔案的歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、有序化，進(jìn)而提升了科技檔案歸檔的效率和質(zhì)量。新《規(guī)定》明確提出科研項(xiàng)目管理單位對(duì)所負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的檔案工作負(fù)總責(zé)，建立工作機(jī)制，科研項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。新《規(guī)定》對(duì)分工合作完成的科研項(xiàng)目檔案也進(jìn)行了明確規(guī)定，要求以任務(wù)合同或分工協(xié)議條款等書面形式約定科技檔案的歸屬、流向、處置和利用等共享事項(xiàng)。此外，新《規(guī)定》針對(duì)現(xiàn)實(shí)科研檔案管理工作中的常見難題，也提出了相應(yīng)的制度解決方案。此外，科技檔案的收集工作單靠檔案管理部門的力量是不夠的，還需要科研部門的有力支持。檔案管理部門可采取有效措施加強(qiáng)與科研部門的溝通。如每年年初與科研部門對(duì)接上一年度科研項(xiàng)目驗(yàn)收清單，制定具體的檔案催繳方案，聯(lián)合行政管理部門發(fā)布催繳通知，引起科研人員對(duì)歸檔工作的重視，打破科研人員視自身為“檔案庫房守門員”的常規(guī)看法，使其充分認(rèn)識(shí)到科技檔案的留存價(jià)值及開發(fā)利用的重要性，增強(qiáng)科研人員的歸檔意識(shí)，確保在項(xiàng)目驗(yàn)收后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)上繳各項(xiàng)檔案。

（二）明確科技檔案中文件定稿的憑證作用與利用價(jià)值并重

筆者單位檔案管理部門制定的《科技檔案歸檔要求》中明確規(guī)定將科技文件的定稿原件歸檔，內(nèi)容如下：項(xiàng)目合同內(nèi)容和各項(xiàng)條款經(jīng)過甲乙雙方單位協(xié)定無異議的情況下順利簽署，并加蓋雙方單位公章，一式兩份或多份的原件合同都屬于定稿原件，空白范本合同或簽署、蓋章不完全的紙質(zhì)文件則不屬于定稿原件。此外，檔案管理人員應(yīng)通過有效方式幫助科研人員認(rèn)識(shí)到原件歸檔的重要性，使科研人員在相關(guān)部門組織驗(yàn)收評(píng)審前，及時(shí)提出留存文件原件的意愿和需求，并將驗(yàn)收意見及驗(yàn)收委員會(huì)名單等文件原件一并保存。檔案員在接收檔案時(shí)要嚴(yán)格審查、鑒定，對(duì)缺少公章、簽字等材料的要拒收，追溯定稿原件源頭，及時(shí)將原件追回以便齊全、完整地歸檔。

（三）制定“雙套制”歸檔要求

將電子文件與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔。筆者單位分別制定了《電子檔案歸檔要求》和《實(shí)體檔案歸檔要求》，要求在科技檔案收集過程中，電子版檔案與紙質(zhì)檔案的格式和內(nèi)容應(yīng)完全一致，而《實(shí)體檔案歸檔要求》中則明確了實(shí)體檔案的載體和字跡要求、歸檔紙介質(zhì)數(shù)量要求、紙張幅面和印刷要求等。檔案人員以整理好的紙質(zhì)檔案為參照，審查紙質(zhì)檔案和電子檔案的一致性。如檢查紙質(zhì)文件和電子文件的數(shù)量，其目的是防止文件缺失，保證檔案的完整性；還要檢查紙質(zhì)文件和電子文件的名稱，重點(diǎn)檢查是否為同一項(xiàng)目或課題的文件，以保證檔案的成套性；逐件檢查紙質(zhì)文件和電子文件的質(zhì)量，重點(diǎn)審查文件帶紅章頁、簽署頁，尤其對(duì)蓋章單位名稱、紅章位置、簽署字跡一致性等要仔細(xì)辨別鑒定，確保電子文件和紙質(zhì)文件的一致性。

（四）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)確定文件名稱

科技檔案歸檔審查時(shí)，針對(duì)所提交的紙質(zhì)文件，要以項(xiàng)目合同或計(jì)劃任務(wù)書的協(xié)定內(nèi)容為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)其確定文件名稱，并逐一核對(duì)文件進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，剔除多余件，確保歸檔文件的完整性、齊全性、準(zhǔn)確性，以保障留存在企業(yè)中的科技檔案發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

結(jié)束語

綜上所述，科技檔案收集工作是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。完整、齊全、準(zhǔn)確地收集科技檔案，才能充分體現(xiàn)科研單位的科研生產(chǎn)水平和服務(wù)科研生產(chǎn)的力度。因此，做好科技檔案的收集工作要從科技檔案自身特點(diǎn)出發(fā)，找出實(shí)踐中的關(guān)鍵點(diǎn)和易錯(cuò)點(diǎn)，有針對(duì)性地采取措施；同時(shí)，檔案管理人員要加強(qiáng)與科研人員的溝通，使其增強(qiáng)檔案意識(shí)，以確保收集工作順利完成，使科技檔案的重要價(jià)值得到充分發(fā)揮。