探索加強房產登記檔案信息服務能力的建設

劉亞

（臨清市房產信息服務中心，山東 臨清 252600）

在互聯網和信息技術不斷發(fā)展的現代社會，房產登記檔案的管理模式和管理手段發(fā)生了十分顯著的變化，其傳統(tǒng)工作模式已經無法適應當前社會發(fā)展的需求。針對這種情況，相關部門必須順應時代發(fā)展的潮流，充分發(fā)揮互聯網和信息技術的優(yōu)勢，切實加強房產登記檔案信息服務能力的建設工作，為房產登記檔案管理工作的高效進行提供良好的先決條件。

一、房產登記檔案的內在特征

房產登記檔案主要是指在房產管理活動中產生的具有考察價值以及保存?zhèn)洳榈囊环N原始憑證，其中房產管理活動主要包括租賃管理、拆遷管理、抵押管理和交易市場管理等。目前，房產登記檔案已經被廣泛應用于城市改造、城市建設以及房地產開發(fā)等工作實踐中，其參考價值和應用效果十分顯著，對保障人民利益以及維護社會公平均有非常重要的影響。與其他檔案管理工作相比，房產登記檔案信息服務具有顯著的特殊性，其內在特點主要表現在以下幾個方面：其一，真實性。房產登記檔案是對房產管理活動的真實記錄，該記錄主要包括房屋的大小、位置以及產權等相關信息，其信息記錄必須與房屋的實際情況保持高度一致，從而為后續(xù)產權糾紛問題的解決提供良好的參考憑證。其二，專業(yè)性。房產登記檔案是房地產權屬登記管理中形成的重要歷史記錄，其管理過程中的法律效益和政策性質相對較強，因此由此產生的房產登記檔案具有很強的專業(yè)性。除此之外，與其他檔案管理工作相比，房產登記檔案的形式和內容均有所不同，其檔案結構在形式上非常規(guī)范，主要是以填寫式和表格式呈現出來，具有非常專業(yè)的性，其檔案結構在內容上主要反映了房地產的大小、位置和整體狀況，并且這些信息往往是以專業(yè)術語的方式呈現出來。其三，動態(tài)性。在房產登記檔案形成之后，由于各種因素的影響，房地產的所有人以及房產情況會發(fā)生一些改變，隨著產權人以及房屋破損情況的變化，房產登記檔案的內容也會隨之發(fā)生一定的改變，因此房產登記檔案一直處于一個變化和轉移到過程中，其動態(tài)性特征十分明顯，但是也正是房產登記檔案的動態(tài)性，其檔案信息才能準確真實地記錄房屋的變化情況，其實際價值才能被充分發(fā)揮出來。

二、房產登記檔案信息服務的發(fā)展現狀

（一）對房產登記檔案信息服務缺乏足夠的重視

在當前的社會發(fā)展過程中，受各種因素的影響，部分領導對房產登記檔案信息服務的實際效能缺乏正確的認識，因此其對房產登記檔案信息服務的重視程度還有待進一步提高，這對房產登記檔案信息服務工作的高效進行造成了一定的阻礙。首先，房產登記檔案管理人員尚未樹立良好的法律意識，同時他們對房產登記檔案管理的重要性知之甚少，因此相關部門在房產登記檔案信息服務的資金投入相對較少，導致一些基礎設施的配套工作未能得到全面落實，這在很大程度上增加了房產登記檔案信息服務面臨的安全風險。其次，房產登記檔案管理的人員配置還有待進一步完善，其人員配備不足的問題較為突出，同時房產登記檔案管理人員的年紀組成較為單一，其年齡組成整體偏大，并且專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力均有待進一步提升，導致檔案資料收集和檔案資料歸置工作無法及時高效的完成，這在很大程度上增加了后續(xù)檔案查詢和檔案調取的難度，嚴重降低了房產登記檔案的實際效能。

（二）檔案管理隊伍的專業(yè)水平和綜合素質較差

在開展房產登記檔案信息服務的工作實踐中，檔案管理隊伍的專業(yè)水平和綜合素質直接決定著房產登記檔案信息服務的整體水平。但是就當前房產登記檔案信息服務的工作現狀來看，檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質普遍較低，并且相關部門也未能給他們提供良好的培訓平臺和進修途徑，同時他們的自主學習和自我提升意識相對較差，這就導致檔案管理人員對當前先進的檔案管理技術和檔案管理模式缺乏正確的了解，因此房產登記檔案管理的現代化和信息化水平相對較低，這在很大程度上降低了檔案管理人員的工作質量和工作效率，也切實增加了人為失誤對房產登記檔案管理工作的影響，這對房產登記檔案信息服務的進一步發(fā)展產生了十分不利的影響。

（三）信息采集工作有待優(yōu)化

對于我國房產登記檔案信息服務的發(fā)展而言，房產登記檔案的信息采集工作還存在很多不足。由于采集要求、技術設備以及人員水平等各種因素的影響，我國房產登記檔案信息采集的的數據偏差現象十分嚴重，甚至部分地區(qū)還存在數據缺失和信息模糊等問題，這在很大程度上影響了房產登記檔案信息服務的高效進行。與此同時，在開展房產登記檔案信息服務的工作實踐中，信息公開與檔案保密、資源共享與網絡安全之間的矛盾關系未能得到有效解決，這也對房產登記檔案信息服務工作造成了一定的阻礙。

三、加強房產登記檔案信息服務能力建設的具體措施

（一）切實轉變思想觀念

在當前社會發(fā)展的過程中，房產登記檔案信息服務扮演著十分重要的角色，因此房產登記檔案管理部門必須轉變自身的思想觀念，不斷強化自身的服務意識，進一步加強對房產登記檔案的重視程度，使其能夠有效滿足社會發(fā)展的切實需求，為房產登記檔案信息服務工作的有序進行提供良好的先決條件。首先，房產登記檔案管理部門部門要樹立良好的法律意識，并對房產登記檔案信息服務的工作內容和工作手段有一個較為明確的認識，不斷調整本部門的各項功能，進一步促進房產登記檔案信息服務的全面發(fā)展。其次，房產登記檔案管理部門要改變自身的工作模式，摒棄傳統(tǒng)模式下的被動服務意識，切實提高房產登記檔案信息服務的主動性，并根據日常工作的實際情況，為人民群眾提供必要的上門服務，切實促進房產登記檔案信息服務由封閉到開放的重大轉變，進一步提高房產登記檔案信息的實際利用率。最后，房產登記檔案管理部門要轉變自身的工作理念，并具備良好的超前服務意識，對當前房產登記檔案信息服務的現狀進行全面分析，從而對檔案管理的內在規(guī)律和相關標準有一個清晰全面的認識，并以此為基礎尋找新的突破點和創(chuàng)新點，從而進一步促進房產登記檔案信息服務工作的有序進行。

（二）構建科學合理的房產登記檔案信息服務體系

在開展房產登記檔案信息服務的工作實踐中，部分地區(qū)的房產登記檔案管理制度尚未建立健全，部分檔案管理人員對自己的職責范圍缺乏明確的認知，導致工作過程中出現責任劃分不明以及部分工作無人負責的不良現象，這在很大程度上降低了房產登記檔案信息服務的整體質量。針對這種情況，房產登記檔案管理部門必須根據自身的工作實踐以及社會發(fā)展趨勢，構建科學合理的房產登記檔案信息服務體系，制定行之有效的房產登記檔案信息服務制度，切實明確檔案人員的工作職責和工作范圍，從而為房產登記檔案信息服務工作的順利進行提供強有力的保障。與此同時，在開展房產登記檔案信息服務的工作實踐中，相關管理部門也要建立完善的考核機制和監(jiān)管機制，從而在檔案管理人員內部形成積極向上的進取氛圍，使得檔案管理人員能夠利用自己的業(yè)余時間，不斷提高自身的專業(yè)水平和綜合素質，從而為各項工作的順利進行提供良好的先決條件，進一步提高房產登記檔案信息的服務水平和服務質量。

（三）全面落實檔案管理隊伍的建設工作

在當前房產登記檔案信息服務的工作實踐中，其涉及到的工作范圍越來越廣，這就對檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質提出了更高層次的要求，因此相關部門必須全面落實檔案管理隊伍的建設工作，從而為房產登記檔案信息服務工作的高效進行奠定堅實的基礎。首先，相關部門可以為檔案管理人員提供良好的培訓平臺，切實豐富檔案管理人員的專業(yè)知識儲備，使其對當前先進的檔案管理技術和檔案管理模式有一個清晰全面的了解，從而進一步促進各項房產登記檔案信息服務工作的順利進行。其次，相關部門要不斷優(yōu)化檔案管理人員的年齡結構，并構建科學合理的人才引進機制，為高素質優(yōu)秀人才提供良好的薪資待遇和晉升途徑，從而有效吸引高素質優(yōu)秀人才的加入，同時切實減少檔案管理人員的流失，切實提高檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。最后，相關部門要切實提高檔案管理人員的計算機操作能力，使其能夠熟練掌握各個計算機軟件的應用流程，從而切實檔案管理人員的工作質量和工作效率，有效減少人為因素引起的工作失誤。比如對于某市房產登記檔案館而言，其正式在編人員的數量非常少，僅僅包括館長以及極少數的領導，其余檔案管理人員均為合同制員工，其整個檔案管理隊伍非常年輕化，并且具有良好的朝氣干勁以及創(chuàng)新意識，這對某市房產登記檔案館的進一步發(fā)展大有裨益。

（四）有效加強檔案管理信息化建設

對于房產登記檔案管理信息化建設而言，其具有較強的系統(tǒng)性和復雜性，因此整個過程中需要投入的人力、物力以及財力相對較大，這就需要相關部門給予一定的資金支持。在開展房產登記檔案管理信息化建設的具體實踐中，工作人員一定要根據房產登記檔案管理的內在特征進行統(tǒng)一規(guī)劃設計，并引入當前國際上先進的檔案管理軟件，制定相對統(tǒng)一的標準規(guī)范和文件格式，切實促進房產登記檔案信息的共建共享，為房產登記檔案管理的數字化發(fā)展奠定堅實的基礎[4]。與此同時，房產登記檔案管理部門也要全面落實計算機人才的引進工作，從而為檔案信息管理、檔案軟件開發(fā)以及檔案軟件利用等工作的高效進行提供良好的先決條件，同時也充分發(fā)揮計算機設備和信息技術的實際效能，切實促進房產登記檔案管理工作的進一步發(fā)展。比如某市房產登記檔案館的館藏檔案高達300 余萬卷，并且各類房地產檔案每年都會增加50 萬-70 萬左右，因此某市房產登記檔案管理面臨的工作壓力十分巨大。在這種情況下，某市房產登記檔案館就充分利用現代化信息技術的力量，對館藏檔案進行了全面的數字化掃描，這項工作從館藏檔案的高清掃描到最后的整體的裝訂，均由外包的專業(yè)公司完成，而檔案管理人員只需要負責檔案入庫及質量監(jiān)督工作，這在很大程度上優(yōu)化了某市房產登記檔案信息服務的整體質量，同時也將檔案管理人員從復雜的重復勞動中解放出來。除此之外，房產登記檔案管理部門也要不斷優(yōu)化自身的信息系統(tǒng)，從而進一步提高房產登記檔案信息服務能力。

結語

在房地產開發(fā)以及城市建設的具體實踐中，房產登記檔案信息服務能力的建設占據著十分重要的地位。針對這種情況，相關部門必須對房產登記檔案信息服務能力的建設給予足夠的重視，切實轉變其思想觀念和工作模式，構建科學合理的房產登記檔案信息服務體系，全面落實檔案管理隊伍的建設工作，有效加強檔案管理信息化建設，從而進一步優(yōu)化房產登記檔案信息服務水平。