淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

關(guān)小娜

（河南省駐馬店市上蔡縣道路運(yùn)輸服務(wù)中心，河南 上蔡 463800）

引言

人事檔案載有員工的基本信息，真實(shí)地記錄了他們的求學(xué)經(jīng)歷和各種人事變動(dòng)情況，成為單位開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，單位可以根據(jù)檔案來(lái)了解員工的情況，以便合理地安排任務(wù)，做到人事安排的科學(xué)化。事實(shí)上，檔案管理是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，它不僅意味著保護(hù)個(gè)人隱私，更記錄了國(guó)家的發(fā)展軌跡，從個(gè)人檔案來(lái)看待新中國(guó)的快速發(fā)展是最為客觀(guān)的。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，檔案管理工作對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)社會(huì)民生具有不可替代的作用。保管不是檔案工作的最終目的，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)在保證信息不外泄的基礎(chǔ)上合理利用信息，從人事檔案中發(fā)現(xiàn)人民群眾的訴求，為開(kāi)展各項(xiàng)工作提供真實(shí)的信息反饋，有助于及時(shí)改進(jìn)政策方針，提高政府治理社會(huì)、為人民服務(wù)的水平。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的概念及優(yōu)勢(shì)

檔案的信息化管理是指采用先進(jìn)的信息處理技術(shù)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，從信息錄入、信息保存、信息使用等各環(huán)節(jié)入手實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，有效克服傳統(tǒng)檔案管理的各種問(wèn)題，提高檔案管理工作的效率。

（一）檔案存儲(chǔ)保管方面的優(yōu)勢(shì)

相比傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介、主要依靠人工錄入的檔案管理方式，信息化管理可以?xún)?yōu)化檔案的存儲(chǔ)和保管過(guò)程。由于紙張本身存在缺陷，時(shí)間一長(zhǎng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會(huì)變黃變脆，影響后續(xù)的使用，且紙質(zhì)檔案占據(jù)的空間較大，一些檔案遺失后不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，尤其是在缺乏人手的基層事業(yè)單位，檔案遺失成為一個(gè)老生常談的問(wèn)題。但如果采用信息化管理方式，就可以將大量的檔案信息儲(chǔ)存在一張硬盤(pán)中，解決了檔案的存放問(wèn)題，還可以利用電腦程序輕松快捷地進(jìn)行管理，從本質(zhì)上改進(jìn)了檔案的管理方式。

（二）檔案提取利用方面的優(yōu)勢(shì)

在過(guò)去，對(duì)檔案的錄入需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，在后續(xù)的利用上也存在過(guò)程繁瑣、查找困難的問(wèn)題。但如果采用信息化的管理方式，將檔案轉(zhuǎn)化為一組組電腦可以識(shí)別的數(shù)據(jù)，就可以利用電腦程序來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行提取利用，這是人力所不能企及的優(yōu)勢(shì)。用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)管理檔案，不僅可以極大地提高提取信息的效率，而且失誤率低，克服了傳統(tǒng)檔案管理的一系列問(wèn)題。而且，還可以通過(guò)構(gòu)建政府內(nèi)部的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，將全國(guó)各地的信息錄入進(jìn)來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的整合，幫助事業(yè)單位對(duì)人力資源進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的共享。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理中的問(wèn)題

（一）缺乏足夠的檔案管理信息化意識(shí)

盡管檔案的信息化管理具有各種優(yōu)勢(shì)，但在具體實(shí)施的過(guò)程中仍然存在很多不完善的地方。在過(guò)去，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，只是將檔案管理工作局限為對(duì)文檔的保存，沒(méi)有意識(shí)到檔案背后深層次的意義。這樣的態(tài)度也影響了下屬干部，使得他們?cè)陂_(kāi)展檔案工作時(shí)較為懈怠，管理工作形式大于實(shí)質(zhì)，尸位素餐現(xiàn)象嚴(yán)重，更沒(méi)有創(chuàng)新管理方式的動(dòng)力。意識(shí)薄弱使得許多單位忽視了對(duì)于檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，相關(guān)工作的科學(xué)性還有待提高。

（二）檔案信息化管理人員的素質(zhì)有待提升

在過(guò)去，由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，該崗位的門(mén)檻較低，對(duì)應(yīng)聘者的專(zhuān)業(yè)限制較少，很多檔案管理人員并不是檔案專(zhuān)業(yè)的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練，有的甚至缺乏文獻(xiàn)管理方面的基本知識(shí)，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足。這說(shuō)明，我國(guó)的事業(yè)單位還需要進(jìn)一步提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。尤其在推行信息化管理的今天，檔案管理人員更需要具有一定的信息素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，以適應(yīng)檔案管理方式的改革。

（三）檔案管理信息化基礎(chǔ)不足

事業(yè)單位普遍存在設(shè)備更新慢的問(wèn)題，同樣地，在信息化建設(shè)方面也較為滯后，這給檔案的信息化管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)。眾所周知，信息化建設(shè)需要各種硬件和軟件設(shè)施的支持，但事業(yè)單位常常受到各種主客觀(guān)原因的限制，在信息系統(tǒng)建設(shè)方面投入不足。

（四）檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范和統(tǒng)一

目前，我國(guó)還沒(méi)發(fā)布檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不同的部門(mén)有不同的管理標(biāo)準(zhǔn)，整體呈現(xiàn)出散亂無(wú)序的狀態(tài)。檔案信息化管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的高效利用，而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的缺乏勢(shì)必會(huì)阻礙對(duì)檔案信息的溝通和分享，不利于全國(guó)性檔案信息平臺(tái)的建設(shè)。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理

要想推進(jìn)事業(yè)單位檔案的信息化管理，首先必須制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)定檔案信息錄入、修改、提取等的程序，推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。一方面，為檔案管理制定標(biāo)準(zhǔn)有利于各地工作的對(duì)接，讓全國(guó)的事業(yè)單位都使用同一套信息系統(tǒng)，有利于檔案信息資源的整合。另一方面，通過(guò)頒布相應(yīng)的規(guī)章制度，有利于檔案信息管理的公開(kāi)化、透明化，避免濫用職權(quán)，保障人員的信息安全。各事業(yè)單位要根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r，制定科學(xué)完善的檔案管理制度，確保相關(guān)工作有章可循，實(shí)現(xiàn)硬件和軟件的標(biāo)準(zhǔn)化、配套化。

（二）更新觀(guān)念，加強(qiáng)重視

要想從根本上改變事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，必須糾正相關(guān)人員的思想，宣傳檔案管理的重要性。部分單位領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作擁有巨大的前景，而傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)檔案管理的新技術(shù)和新思路，將檔案管理的信息化建設(shè)納入重點(diǎn)工作內(nèi)容，落實(shí)責(zé)任，建立激勵(lì)機(jī)制，從檔案管理入手推動(dòng)整個(gè)單位的信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）強(qiáng)化檔案信息安全管控

近年來(lái)，檔案信息泄露的事件時(shí)有發(fā)生，這說(shuō)明我國(guó)的檔案管理仍然存在漏洞，需要強(qiáng)化對(duì)于檔案信息的安全管控。隨著隱私意識(shí)的進(jìn)一步增強(qiáng)，人們?cè)絹?lái)越重視檔案的安全問(wèn)題。為了更好地為人民服務(wù)，事業(yè)單位必須重視檔案的信息安全，制定檔案管理的規(guī)范流程，嚴(yán)格管控檔案信息的錄入、修改和提取，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理、資料移交、信息查詢(xún)等工作制度，要求相關(guān)工作人員在入職時(shí)簽訂保密協(xié)議，承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。定期開(kāi)展職業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的安全防范意識(shí)，從主客觀(guān)方面降低檔案信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)。

（四）加大資金投入

我國(guó)的檔案管理工作從傳統(tǒng)的方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的信息管理方式，必然是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，不僅需要相關(guān)人員的努力，更需要物質(zhì)支持，為了支持相關(guān)的建設(shè)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大資金的投入。我國(guó)的事業(yè)單位的信息化基礎(chǔ)普遍薄弱，缺乏必須的硬件和軟件，需要投入大量的資金。另外，人員的培訓(xùn)也需要相應(yīng)的支出。因此，單位應(yīng)當(dāng)建立檔案信息化管理的建設(shè)基金，加大專(zhuān)項(xiàng)投入，確保相關(guān)工作得到順利開(kāi)展。

（五）培養(yǎng)檔案信息化人才

首先，單位應(yīng)當(dāng)提高招聘門(mén)檻，注重考查應(yīng)聘者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和解決突發(fā)事件的能力，為檔案管理注入新鮮血液。其次，對(duì)于已經(jīng)入職的檔案管理人員，單位應(yīng)當(dāng)定期組織職業(yè)技能培訓(xùn)，讓相關(guān)人員學(xué)習(xí)前沿的信息管理技術(shù)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息管理人才。另外，單位還可以建立員工的激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)其成就感和獲得感，鼓勵(lì)檔案管理人員之間進(jìn)行良性競(jìng)爭(zhēng)，營(yíng)造良好的工作環(huán)境。

（六）檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的整合，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極推動(dòng)檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)。這需要單位建立一個(gè)安全可靠的網(wǎng)站，工作人員可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)來(lái)提供檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上咨詢(xún)、查找、電子文化的歸檔、下載以及瀏覽使用的服務(wù)功能。在具體開(kāi)展的過(guò)程中，單位可以與專(zhuān)門(mén)的信息軟件公司合作，開(kāi)發(fā)出符合本單位需要的信息化平臺(tái)。

結(jié)論

綜上所述，檔案的信息化管理不僅對(duì)于個(gè)人很重要，對(duì)于國(guó)家的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展也具有重要意義，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好表率，與多方開(kāi)展合作，一步步推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。