寧英利
(山東省煙臺市招遠(yuǎn)市競技體育學(xué)校,山東 煙臺 265400)
學(xué)校檔案管理可以對師生成長情況進(jìn)行有效了解,在掌握思想動態(tài)基礎(chǔ)上做好基本情況的記錄,在檔案信息分析基礎(chǔ)上給后續(xù)管理工作提供數(shù)據(jù)支持。檔案管理是需要獲得先進(jìn)技術(shù)的支持,重視通過信息技術(shù)運(yùn)用構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理與創(chuàng)先發(fā)展平臺,立足技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮基礎(chǔ)開展高水準(zhǔn)的檔案管理,在各項檔案資源管理和分析基礎(chǔ)上推動教育管理工作的優(yōu)化發(fā)展。所以學(xué)校應(yīng)該通過信息技術(shù)運(yùn)用提高檔案管理工作的開展效率,進(jìn)一步保障檔案管理工作的落實效率。
研究指出運(yùn)用傳統(tǒng)思維進(jìn)行檔案管理是存在多種弊端的,未能關(guān)注到檔案管理的價值與實踐特色,不能對各項檔案資源進(jìn)行科學(xué)管理與有效運(yùn)用,不能立足檔案資源管理與利用推動學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展。長期開展人工檔案管理工作存在多種問題,一是未能對檔案資源進(jìn)行充足利用,檔案管理與使用效率比較低。因為檔案資源涉及的范圍比較廣泛,在進(jìn)行檔案資源檢索和運(yùn)用過程中出現(xiàn)檢索效率較低的問題,限制檔案管理工作的落實效率。二是未能對檔案資源進(jìn)行嚴(yán)密保管,限制保密性的保障效果。人工開展檔案管理經(jīng)常會出現(xiàn)接觸太多主體,沒有對檔案資源進(jìn)行保護(hù)與科學(xué)利用,在管理與使用過程中出現(xiàn)保密性較差的問題。三是不能保障檔案資源查找與維護(hù)工作。傳統(tǒng)檔案管理方式會導(dǎo)致大量檔案資源被忽略或者是使用率較低的問題,長久就會導(dǎo)致檔案資源與管理數(shù)據(jù)增加工作人員進(jìn)行檔案管理的綜合能力,不利于在工作中進(jìn)行檔案信息的查詢和更新保護(hù)工作。
科學(xué)技術(shù)對學(xué)校檔案管理工作效果造成影響,在科技進(jìn)步背景下推動檔案管理的信息化發(fā)展,通過各項技術(shù)的運(yùn)用改變傳統(tǒng)人工形式的檔案管理,在自動化處理基礎(chǔ)上提高檔案管理的實際效率。學(xué)校在進(jìn)行檔案管理過程中需要關(guān)注到信息技術(shù)的運(yùn)用的價值,在技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮基礎(chǔ)上推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展,立足自動化處理推動檔案管理的優(yōu)化發(fā)展?,F(xiàn)代化檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)存儲數(shù)量較大,資源查詢方便和處理速度較快的特點(diǎn),在技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮基礎(chǔ)上提高對各項檔案資源進(jìn)行管理和信息處理的綜合能力。工作人員需要在信息技術(shù)支持下對檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化管理與內(nèi)容探索,在進(jìn)行文字處理基礎(chǔ)上通過圖表的運(yùn)用進(jìn)行分類處理,有利于對檔案信息進(jìn)行查詢與交流[1]。同時也對工作人員素質(zhì)提出更高層面地發(fā)展要求,在掌握信息技術(shù)基礎(chǔ)上探索創(chuàng)新發(fā)展的道路,在提高個人素質(zhì)基礎(chǔ)上推動檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展,有助于提高檔案管理工作的落實效率。
基于檔案管理工作呈現(xiàn)出的特色與創(chuàng)新發(fā)展趨勢,學(xué)校應(yīng)該在技術(shù)優(yōu)勢把握基礎(chǔ)上制定系統(tǒng)化檔案管理平臺,通過各項技術(shù)運(yùn)用提高檔案管理的實際效率,在技術(shù)優(yōu)勢把握基礎(chǔ)上推動檔案管理的規(guī)范化發(fā)展能力。一方面需要在信息技術(shù)運(yùn)用過程中構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理平臺,在分析技術(shù)運(yùn)用特色和實踐價值基礎(chǔ)上制定規(guī)范化發(fā)展的方案,在辯證分析基礎(chǔ)上提高檔案資源的管理效率[2]。同時應(yīng)該在數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)上推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展,在信息技術(shù)靈活運(yùn)用過程中探索提高檔案資源管理的綜合能力,在科學(xué)運(yùn)用基礎(chǔ)上保障后期檔案查詢與資源整合各項工作的落實效率。
另一方面則應(yīng)該在合理投入經(jīng)費(fèi)基礎(chǔ)上打造良好的檔案管理環(huán)境,通過自動化處理保障檔案管理和資源運(yùn)用的整體效率,在改變傳統(tǒng)工作方式基礎(chǔ)上提高檔案資源整合與管理能力。在進(jìn)行檔案管理時需要關(guān)注到工作經(jīng)費(fèi)的合理運(yùn)用,在采購硬件設(shè)備基礎(chǔ)上制定完善的檔案管理工作制度,在進(jìn)行技術(shù)操作基礎(chǔ)上營造良好的工作環(huán)境,利于工作人員開展更高水準(zhǔn)的檔案管理和實踐運(yùn)用探索。這樣能立足信息技術(shù)推動檔案管理工作的規(guī)范性與創(chuàng)新性發(fā)展,通過各項資源整合運(yùn)用構(gòu)建更高水準(zhǔn)的檔案管理平臺,在信息技術(shù)靈活運(yùn)用基礎(chǔ)推動檔案管理優(yōu)化發(fā)展,工作人員可以在規(guī)章制度指導(dǎo)下進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理探索。
研究指出現(xiàn)代化檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)存儲數(shù)量較大,資源查詢方便和處理速度較快的特點(diǎn),可以在技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮基礎(chǔ)上提高對各項檔案資源進(jìn)行管理和信息處理的綜合能力。基于學(xué)校檔案管理的內(nèi)容和創(chuàng)新發(fā)展需求,工作人員需要在信息技術(shù)支持下對檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化管理與內(nèi)容探索,重視是在進(jìn)行文字處理基礎(chǔ)上通過圖表的運(yùn)用進(jìn)行分類處理,在保障檔案管理規(guī)范發(fā)展基礎(chǔ)上提高檔案管理和數(shù)據(jù)分析的綜合能力。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比,在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理探索過程中應(yīng)該關(guān)注到工作人員的綜合素質(zhì),在保障工作人員素質(zhì)基礎(chǔ)上推動各項檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展[3]。所以學(xué)校應(yīng)該通過多種方式提高工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng),在數(shù)字化探索過程中提升檔案數(shù)據(jù)的保密程度。
一是通過崗位招聘的方式吸納更多高素質(zhì)人才,運(yùn)用信息技術(shù)開展更高水準(zhǔn)的檔案管理與數(shù)據(jù)分析,在行業(yè)發(fā)展趨勢分析基礎(chǔ)上制定科學(xué)的工作方案。重點(diǎn)對應(yīng)聘人員的專業(yè)能力和職業(yè)操守等內(nèi)容進(jìn)行考核,通過吸納高素質(zhì)工作人員的方式推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展,在提高工作人員素質(zhì)基礎(chǔ)上保障檔案管理工作的落實效率。二是通過崗位培訓(xùn)的方式提升工作人員的綜合素質(zhì),引導(dǎo)其以良好的精神態(tài)度參與到檔案管理與優(yōu)化探索中。立足主題培訓(xùn)活動開展對工作人員進(jìn)行計算機(jī)操作、檔案管理、職業(yè)操守與法律法規(guī)等方面的教育指導(dǎo),以此提高工作人員隊伍的組建質(zhì)量[4]。三是通過定期考核方式提高工作人員的綜合素質(zhì),在定期考核基礎(chǔ)上分析檔案管理中存在的問題,圍繞問題開展針對性地培訓(xùn)指導(dǎo)與自主成長引導(dǎo),提升工作人員對檔案管理的認(rèn)知程度。在考核評價基礎(chǔ)上制定科學(xué)的檔案管理工作方案,圍繞出現(xiàn)的檔案管理問題實施針對性地整改,利于工作人員高效率完成檔案管理各項工作。
因為傳統(tǒng)檔案管理方式會導(dǎo)致大量檔案資源被忽略或者是使用率較低的問題,長久就會導(dǎo)致檔案資源與管理數(shù)據(jù)增加工作人員進(jìn)行檔案管理的綜合能力,也容易在檔案管理中出現(xiàn)泄密或者是資源遺失的問題,不能符合時代發(fā)展對檔案管理提出的創(chuàng)新發(fā)展需求。所以進(jìn)行檔案管理過程中應(yīng)該進(jìn)行多個層面探索,重視進(jìn)行檔案管理安全保障工作的探索,在對檔案資源進(jìn)行管理過程中推動后續(xù)管理工作的優(yōu)化發(fā)展。一是制定科學(xué)的信息化檔案管理制度,在技術(shù)優(yōu)勢分析基礎(chǔ)上制定解決安全隱患的策略,減少檔案信息被泄露問題的發(fā)生[5]。在對電子文檔進(jìn)行管理過程中需要關(guān)注到版本更新出現(xiàn)的兼容性問題,在兼容性分析基礎(chǔ)上保障檔案信息管理的實際效率,以免在管理工作中出現(xiàn)檔案信息管理效率低下的問題。同時應(yīng)該在加密技術(shù)支持下對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類處理和加密管理,做好檔案管理與實踐運(yùn)用之間的關(guān)系,有助于提高檔案管理工作的落實效率。二是對電子文檔進(jìn)行保存環(huán)境和操作方式的制定,在落實防蟲害處理工作基礎(chǔ)上保障檔案資源管理的安全性能。工作人員在進(jìn)行管理過程中需要做好紙質(zhì)文檔和電子文件之間的關(guān)系,在相關(guān)操作要求基礎(chǔ)上提高檔案管理的實際效率。
結(jié)論:綜上得知學(xué)校需要在時代背景下思考通過哪些方式推動檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展,在滿足時代創(chuàng)新需求基礎(chǔ)上進(jìn)行多元化探索,圍繞技術(shù)優(yōu)勢提高檔案管理的規(guī)范性和創(chuàng)新發(fā)展能力。本文認(rèn)為學(xué)校應(yīng)該在技術(shù)優(yōu)勢把握基礎(chǔ)上制定系統(tǒng)化檔案管理平臺,在技術(shù)優(yōu)勢把握基礎(chǔ)上推動檔案管理的規(guī)范化發(fā)展能力。同時需要通過多種方式提高工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng),重視在數(shù)字化探索過程中提升檔案數(shù)據(jù)的保密程度。此外也要重視進(jìn)行檔案管理安全保障工作的探索。