運(yùn)用信息技術(shù)提升學(xué)校檔案管理效率的研究

寧英利

（山東省煙臺(tái)市招遠(yuǎn)市競(jìng)技體育學(xué)校，山東 煙臺(tái) 265400）

學(xué)校檔案管理可以對(duì)師生成長(zhǎng)情況進(jìn)行有效了解，在掌握思想動(dòng)態(tài)基礎(chǔ)上做好基本情況的記錄，在檔案信息分析基礎(chǔ)上給后續(xù)管理工作提供數(shù)據(jù)支持。檔案管理是需要獲得先進(jìn)技術(shù)的支持，重視通過(guò)信息技術(shù)運(yùn)用構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理與創(chuàng)先發(fā)展平臺(tái)，立足技術(shù)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮基礎(chǔ)開(kāi)展高水準(zhǔn)的檔案管理，在各項(xiàng)檔案資源管理和分析基礎(chǔ)上推動(dòng)教育管理工作的優(yōu)化發(fā)展。所以學(xué)校應(yīng)該通過(guò)信息技術(shù)運(yùn)用提高檔案管理工作的開(kāi)展效率，進(jìn)一步保障檔案管理工作的落實(shí)效率。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端分析

研究指出運(yùn)用傳統(tǒng)思維進(jìn)行檔案管理是存在多種弊端的，未能關(guān)注到檔案管理的價(jià)值與實(shí)踐特色，不能對(duì)各項(xiàng)檔案資源進(jìn)行科學(xué)管理與有效運(yùn)用，不能立足檔案資源管理與利用推動(dòng)學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展。長(zhǎng)期開(kāi)展人工檔案管理工作存在多種問(wèn)題，一是未能對(duì)檔案資源進(jìn)行充足利用，檔案管理與使用效率比較低。因?yàn)闄n案資源涉及的范圍比較廣泛，在進(jìn)行檔案資源檢索和運(yùn)用過(guò)程中出現(xiàn)檢索效率較低的問(wèn)題，限制檔案管理工作的落實(shí)效率。二是未能對(duì)檔案資源進(jìn)行嚴(yán)密保管，限制保密性的保障效果。人工開(kāi)展檔案管理經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)接觸太多主體，沒(méi)有對(duì)檔案資源進(jìn)行保護(hù)與科學(xué)利用，在管理與使用過(guò)程中出現(xiàn)保密性較差的問(wèn)題。三是不能保障檔案資源查找與維護(hù)工作。傳統(tǒng)檔案管理方式會(huì)導(dǎo)致大量檔案資源被忽略或者是使用率較低的問(wèn)題，長(zhǎng)久就會(huì)導(dǎo)致檔案資源與管理數(shù)據(jù)增加工作人員進(jìn)行檔案管理的綜合能力，不利于在工作中進(jìn)行檔案信息的查詢(xún)和更新保護(hù)工作。

二、運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理的特點(diǎn)

科學(xué)技術(shù)對(duì)學(xué)校檔案管理工作效果造成影響，在科技進(jìn)步背景下推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展，通過(guò)各項(xiàng)技術(shù)的運(yùn)用改變傳統(tǒng)人工形式的檔案管理，在自動(dòng)化處理基礎(chǔ)上提高檔案管理的實(shí)際效率。學(xué)校在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中需要關(guān)注到信息技術(shù)的運(yùn)用的價(jià)值，在技術(shù)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，立足自動(dòng)化處理推動(dòng)檔案管理的優(yōu)化發(fā)展?，F(xiàn)代化檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)量較大，資源查詢(xún)方便和處理速度較快的特點(diǎn)，在技術(shù)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮基礎(chǔ)上提高對(duì)各項(xiàng)檔案資源進(jìn)行管理和信息處理的綜合能力。工作人員需要在信息技術(shù)支持下對(duì)檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化管理與內(nèi)容探索，在進(jìn)行文字處理基礎(chǔ)上通過(guò)圖表的運(yùn)用進(jìn)行分類(lèi)處理，有利于對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢(xún)與交流[1]。同時(shí)也對(duì)工作人員素質(zhì)提出更高層面地發(fā)展要求，在掌握信息技術(shù)基礎(chǔ)上探索創(chuàng)新發(fā)展的道路，在提高個(gè)人素質(zhì)基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，有助于提高檔案管理工作的落實(shí)效率。

三、有效運(yùn)用信息技術(shù)提升檔案管理效率的策略分析

（一）立足信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范性與創(chuàng)新性發(fā)展

基于檔案管理工作呈現(xiàn)出的特色與創(chuàng)新發(fā)展趨勢(shì)，學(xué)校應(yīng)該在技術(shù)優(yōu)勢(shì)把握基礎(chǔ)上制定系統(tǒng)化檔案管理平臺(tái)，通過(guò)各項(xiàng)技術(shù)運(yùn)用提高檔案管理的實(shí)際效率，在技術(shù)優(yōu)勢(shì)把握基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展能力。一方面需要在信息技術(shù)運(yùn)用過(guò)程中構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理平臺(tái)，在分析技術(shù)運(yùn)用特色和實(shí)踐價(jià)值基礎(chǔ)上制定規(guī)范化發(fā)展的方案，在辯證分析基礎(chǔ)上提高檔案資源的管理效率[2]。同時(shí)應(yīng)該在數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，在信息技術(shù)靈活運(yùn)用過(guò)程中探索提高檔案資源管理的綜合能力，在科學(xué)運(yùn)用基礎(chǔ)上保障后期檔案查詢(xún)與資源整合各項(xiàng)工作的落實(shí)效率。

另一方面則應(yīng)該在合理投入經(jīng)費(fèi)基礎(chǔ)上打造良好的檔案管理環(huán)境，通過(guò)自動(dòng)化處理保障檔案管理和資源運(yùn)用的整體效率，在改變傳統(tǒng)工作方式基礎(chǔ)上提高檔案資源整合與管理能力。在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要關(guān)注到工作經(jīng)費(fèi)的合理運(yùn)用，在采購(gòu)硬件設(shè)備基礎(chǔ)上制定完善的檔案管理工作制度，在進(jìn)行技術(shù)操作基礎(chǔ)上營(yíng)造良好的工作環(huán)境，利于工作人員開(kāi)展更高水準(zhǔn)的檔案管理和實(shí)踐運(yùn)用探索。這樣能立足信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范性與創(chuàng)新性發(fā)展，通過(guò)各項(xiàng)資源整合運(yùn)用構(gòu)建更高水準(zhǔn)的檔案管理平臺(tái)，在信息技術(shù)靈活運(yùn)用基礎(chǔ)推動(dòng)檔案管理優(yōu)化發(fā)展，工作人員可以在規(guī)章制度指導(dǎo)下進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理探索。

（二）通過(guò)多種方式提高工作人員的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)

研究指出現(xiàn)代化檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)量較大，資源查詢(xún)方便和處理速度較快的特點(diǎn)，可以在技術(shù)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮基礎(chǔ)上提高對(duì)各項(xiàng)檔案資源進(jìn)行管理和信息處理的綜合能力?；趯W(xué)校檔案管理的內(nèi)容和創(chuàng)新發(fā)展需求，工作人員需要在信息技術(shù)支持下對(duì)檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化管理與內(nèi)容探索，重視是在進(jìn)行文字處理基礎(chǔ)上通過(guò)圖表的運(yùn)用進(jìn)行分類(lèi)處理，在保障檔案管理規(guī)范發(fā)展基礎(chǔ)上提高檔案管理和數(shù)據(jù)分析的綜合能力。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理探索過(guò)程中應(yīng)該關(guān)注到工作人員的綜合素質(zhì)，在保障工作人員素質(zhì)基礎(chǔ)上推動(dòng)各項(xiàng)檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展[3]。所以學(xué)校應(yīng)該通過(guò)多種方式提高工作人員的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，在數(shù)字化探索過(guò)程中提升檔案數(shù)據(jù)的保密程度。

一是通過(guò)崗位招聘的方式吸納更多高素質(zhì)人才，運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)展更高水準(zhǔn)的檔案管理與數(shù)據(jù)分析，在行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)分析基礎(chǔ)上制定科學(xué)的工作方案。重點(diǎn)對(duì)應(yīng)聘人員的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)操守等內(nèi)容進(jìn)行考核，通過(guò)吸納高素質(zhì)工作人員的方式推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，在提高工作人員素質(zhì)基礎(chǔ)上保障檔案管理工作的落實(shí)效率。二是通過(guò)崗位培訓(xùn)的方式提升工作人員的綜合素質(zhì)，引導(dǎo)其以良好的精神態(tài)度參與到檔案管理與優(yōu)化探索中。立足主題培訓(xùn)活動(dòng)開(kāi)展對(duì)工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作、檔案管理、職業(yè)操守與法律法規(guī)等方面的教育指導(dǎo)，以此提高工作人員隊(duì)伍的組建質(zhì)量[4]。三是通過(guò)定期考核方式提高工作人員的綜合素質(zhì)，在定期考核基礎(chǔ)上分析檔案管理中存在的問(wèn)題，圍繞問(wèn)題開(kāi)展針對(duì)性地培訓(xùn)指導(dǎo)與自主成長(zhǎng)引導(dǎo)，提升工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度。在考核評(píng)價(jià)基礎(chǔ)上制定科學(xué)的檔案管理工作方案，圍繞出現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題實(shí)施針對(duì)性地整改，利于工作人員高效率完成檔案管理各項(xiàng)工作。

（三）重視進(jìn)行檔案管理安全保障工作的探索

因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理方式會(huì)導(dǎo)致大量檔案資源被忽略或者是使用率較低的問(wèn)題，長(zhǎng)久就會(huì)導(dǎo)致檔案資源與管理數(shù)據(jù)增加工作人員進(jìn)行檔案管理的綜合能力，也容易在檔案管理中出現(xiàn)泄密或者是資源遺失的問(wèn)題，不能符合時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理提出的創(chuàng)新發(fā)展需求。所以進(jìn)行檔案管理過(guò)程中應(yīng)該進(jìn)行多個(gè)層面探索，重視進(jìn)行檔案管理安全保障工作的探索，在對(duì)檔案資源進(jìn)行管理過(guò)程中推動(dòng)后續(xù)管理工作的優(yōu)化發(fā)展。一是制定科學(xué)的信息化檔案管理制度，在技術(shù)優(yōu)勢(shì)分析基礎(chǔ)上制定解決安全隱患的策略，減少檔案信息被泄露問(wèn)題的發(fā)生[5]。在對(duì)電子文檔進(jìn)行管理過(guò)程中需要關(guān)注到版本更新出現(xiàn)的兼容性問(wèn)題，在兼容性分析基礎(chǔ)上保障檔案信息管理的實(shí)際效率，以免在管理工作中出現(xiàn)檔案信息管理效率低下的問(wèn)題。同時(shí)應(yīng)該在加密技術(shù)支持下對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)處理和加密管理，做好檔案管理與實(shí)踐運(yùn)用之間的關(guān)系，有助于提高檔案管理工作的落實(shí)效率。二是對(duì)電子文檔進(jìn)行保存環(huán)境和操作方式的制定，在落實(shí)防蟲(chóng)害處理工作基礎(chǔ)上保障檔案資源管理的安全性能。工作人員在進(jìn)行管理過(guò)程中需要做好紙質(zhì)文檔和電子文件之間的關(guān)系，在相關(guān)操作要求基礎(chǔ)上提高檔案管理的實(shí)際效率。

結(jié)論：綜上得知學(xué)校需要在時(shí)代背景下思考通過(guò)哪些方式推動(dòng)檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，在滿(mǎn)足時(shí)代創(chuàng)新需求基礎(chǔ)上進(jìn)行多元化探索，圍繞技術(shù)優(yōu)勢(shì)提高檔案管理的規(guī)范性和創(chuàng)新發(fā)展能力。本文認(rèn)為學(xué)校應(yīng)該在技術(shù)優(yōu)勢(shì)把握基礎(chǔ)上制定系統(tǒng)化檔案管理平臺(tái)，在技術(shù)優(yōu)勢(shì)把握基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展能力。同時(shí)需要通過(guò)多種方式提高工作人員的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，重視在數(shù)字化探索過(guò)程中提升檔案數(shù)據(jù)的保密程度。此外也要重視進(jìn)行檔案管理安全保障工作的探索。