芻議文檔一體化在文書檔案信息化管理中的應(yīng)用

■ 張春生

“文檔一體化”主要是指以高效管理、資源整合以及資源統(tǒng)籌為出發(fā)點(diǎn)，以信息技術(shù)為支撐對文書資料進(jìn)行“一站式”“全方位”管理的運(yùn)行機(jī)制。其集中體現(xiàn)了文書檔案管理與信息化技術(shù)融合發(fā)展的趨勢，是文書檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化以及規(guī)范化發(fā)展的必然要求。在檔案管理內(nèi)容日趨復(fù)雜的背景下，單位開始強(qiáng)化對“文檔一體化”文書檔案信息化管理的重視，為“文檔一體化”在文書檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用創(chuàng)造了思想條件。但是，在實(shí)際應(yīng)用過程中，仍存在數(shù)據(jù)庫滯后、信息化程度低等方面的問題，對此，本文將從特點(diǎn)、問題以及應(yīng)用出發(fā)，對“文檔一體化”在文書檔案信息化管理中的應(yīng)用進(jìn)行探析，以促進(jìn)文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

一、文檔一體化文書檔案信息化管理的應(yīng)用特點(diǎn)

（一）整體性

“文檔一體化”文書檔案信息化管理，將檔案管理與文書處理兩個(gè)獨(dú)立個(gè)體，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)了文書處理與文書檔案管理的一體化管理，提升了檔案管理部門與文書部門間聯(lián)系的密切度，將文書檔案收集、文書檔案整理、文書檔案歸檔以及文書檔案存儲(chǔ)等業(yè)務(wù)的統(tǒng)一，不僅有效提升了案卷質(zhì)量，還推動(dòng)了文書檔案處理與管理的方便度與效率。

（二）效率性

“文檔一體化”文書檔案信息化管理，以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了文件制作、審核、校對、立卷、文件歸檔以及編目檢索等工作的全面自動(dòng)化智能化，徹底改變過去人工立卷、編目、整理、歸檔模式，大大提高文書形成及檔案管理的效率。

（三）經(jīng)濟(jì)性

“文檔一體化”文書檔案信息化管理模式下，文書檔案的起草、錄入存儲(chǔ)以及檔案采集歸檔等方面工作，皆可以借助自動(dòng)化直接進(jìn)行操作與管理，有效實(shí)現(xiàn)了單次輸入與無限次輸出，避免了手工操作中的重復(fù)性問題，有效節(jié)約了文書檔案各方面工作落實(shí)的人力與物力支出，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)性的提高[1]。

（四）規(guī)范性

相較于傳統(tǒng)手工操作模式而言，“文檔一體化”文書檔案信息化管理模式，多項(xiàng)工作皆可以借助系統(tǒng)完成，在系統(tǒng)中預(yù)設(shè)操作單元，即可實(shí)現(xiàn)流程、標(biāo)準(zhǔn)、要求以及格式的統(tǒng)一，有效實(shí)現(xiàn)了文書處理與文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化發(fā)展。

二、文檔一體化文書檔案信息化管理的應(yīng)用問題

（一）范圍不明

文書檔案具有種類繁多的特點(diǎn)，且不同種類在作用上有所差異。對此，在落實(shí)“文檔一體化”文書檔案信息化管理工作的過程中，既要眼于某一范疇，又要從系統(tǒng)性、綜合性以及協(xié)調(diào)性的角度出發(fā)，落實(shí)“文檔一體化”文書檔案信息化管理工作，但是，在實(shí)際的工作過程中，部分單位存在檔案歸檔范圍不明等方面的問題，使得文件歸檔存在對應(yīng)性偏低的問題，部分文書資料因沒有明確歸檔范圍而出現(xiàn)歸檔遺漏的情況，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失問題的出現(xiàn)，影響“文檔一體化”文書檔案信息化管理工作的整體質(zhì)量。

（二）技術(shù)把控低

“文檔一體化”文書檔案信息化管理以數(shù)字信息技術(shù)為支撐，若數(shù)字信息技術(shù)手段融入率偏低，則會(huì)對“文檔一體化”文書檔案信息化管理的落實(shí)進(jìn)程與運(yùn)行質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。目前，部分單位存在信息技術(shù)利用率偏低的問題，具體表現(xiàn)為：辦公系統(tǒng)、公文系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)間存在連貫性較弱的情況，使得數(shù)據(jù)信息共享性偏弱，進(jìn)而影響“文檔一體化”文書檔案信息化管理系統(tǒng)的工作效率；云共享技術(shù)應(yīng)用度偏低，部分單位并未及時(shí)采購云存儲(chǔ)空間，使得文書檔案共享建設(shè)處于滯后狀態(tài)；大數(shù)據(jù)應(yīng)用率偏低，主要是指部分檔案管理人員在數(shù)據(jù)挖掘與查找上效率較低，難以適應(yīng)“文檔一體化”文書檔案信息化管理的實(shí)際要求[2]。

（三）數(shù)據(jù)庫滯后

文書檔案信息化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫是檔案信息化的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的必要支撐。但是，部分單位在數(shù)據(jù)庫建設(shè)上存在滯后性問題。主要表現(xiàn)為：分類編號(hào)明確度偏低、專題建設(shè)工作緩慢、數(shù)據(jù)庫建設(shè)分工不明等方面。

（四）安全管理缺失

“文檔一體化”文書檔案信息化管理落實(shí)，使得文書檔案管理工作對物聯(lián)網(wǎng)于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的依賴度顯著提升，相較而言，網(wǎng)絡(luò)安全對“文檔一體化”文書檔案信息化管理的威脅亦有所提升，但是，由于安全管理質(zhì)量偏低，使得“文檔一體化”文書檔案信息化管理工作中，極易出現(xiàn)非法加密、病毒攻擊、非法篡改等方面的問題，對單位利益造成損害。

三、文檔一體化文書檔案信息化管理的應(yīng)用實(shí)踐

（一）明確歸檔范圍

歸檔作為文檔一體化文書檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)，對文檔一體化文書檔案信息化管理工作的質(zhì)量具有直接影響，為避免歸檔錯(cuò)誤、信息收集失當(dāng)?shù)葐栴}的出現(xiàn)，單位應(yīng)當(dāng)對歸檔范圍進(jìn)行明確劃分，一般可劃分為以下幾類：一是政策公文，政策公文作為單位決策與工作展開的重要依據(jù)，對單位日常管理工作具有直接影響，對此，應(yīng)當(dāng)將政策公文資料進(jìn)行文檔一體化管理；二是會(huì)議資料，會(huì)議資料主要是指單位多類別會(huì)議展開過程中，所形成的工作計(jì)劃、照片錄音、會(huì)議紀(jì)要以及工作報(bào)告等多方面內(nèi)容，將之納入到文檔一體化文書檔案信息化管理范圍之中，能夠?yàn)楹笃诳己斯ぷ魈峁┲匾獏⒖糩3]。

（二）優(yōu)化技術(shù)使用

針對于信息技術(shù)使用的優(yōu)化，首先應(yīng)當(dāng)重視公文系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及辦公系統(tǒng)等各個(gè)系統(tǒng)間的壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的同步傳輸與一站式生成，用以提升數(shù)據(jù)傳輸?shù)母咝?；其次?yīng)當(dāng)重視云共享技術(shù)的應(yīng)用，單位應(yīng)當(dāng)與阿里云、百度云等云終端供應(yīng)商達(dá)成合作，以實(shí)現(xiàn)非機(jī)密文件在上線級(jí)單位和同級(jí)關(guān)聯(lián)單位的有效共享。

（三）優(yōu)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)

針對于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，首先應(yīng)當(dāng)及時(shí)落實(shí)文書檔案的分類、編號(hào)以及著錄等方面的工作，并通過制定相應(yīng)規(guī)則的方式，實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理；其次應(yīng)當(dāng)做好專題檔案監(jiān)理，用以提升檔案管理的條理性與科學(xué)性；最后優(yōu)化分工，應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)規(guī)章制度，引導(dǎo)業(yè)務(wù)部門對文書資料初步處理，再有管理人員以數(shù)據(jù)庫建設(shè)要求為依據(jù)，對文書檔案進(jìn)行精細(xì)化處理，之后再輸入數(shù)據(jù)庫之中。

（四）重視安全管理

針對于安全管理的優(yōu)化，首先應(yīng)當(dāng)落實(shí)安全管理體系，提升管理人員的安全防范意識(shí)，在條件允許的情況下，應(yīng)當(dāng)聘請專門人員對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與管理；其次應(yīng)當(dāng)對保密性文件進(jìn)行分離管理，通過隔絕的方式，降低安全風(fēng)險(xiǎn)[4]。

（五）設(shè)定完善的文書檔案各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)

在現(xiàn)階段文檔一體化發(fā)展背景中展開文檔管理要注重遵循相關(guān)章程，制定明確的規(guī)定要求。各項(xiàng)管控活動(dòng)要基于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行操作，這樣能保障文檔管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展?，F(xiàn)階段我國針對文檔檔案管理制定的法律法規(guī)主要有保密法、檔案法、歸檔文件整理規(guī)則等。各項(xiàng)法律法規(guī)制定實(shí)施能保障文檔管理人員規(guī)范化開展文檔管理活動(dòng)。在當(dāng)前信息化時(shí)代環(huán)境中，在加速文檔一體化建設(shè)發(fā)展中。要注重基于單位內(nèi)部發(fā)展現(xiàn)狀，構(gòu)建相對完善的文檔理論系統(tǒng)?；诂F(xiàn)有力量體系促使管理人員開展各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，保障文檔理論體系能有效適應(yīng)自身檔案文檔工作要求。此外，在文檔一體化發(fā)展背景中，相關(guān)部門管理人員還要制定完善的檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。要在確定員工各項(xiàng)職責(zé)基礎(chǔ)上，積極研究各類公文編輯、檔案管理兼容性較高的操作系統(tǒng)。此項(xiàng)系統(tǒng)應(yīng)用中要注重規(guī)范化遵循網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)要求。通過此類系統(tǒng)規(guī)范化運(yùn)用能便于文檔管理人員掌握各項(xiàng)操作步驟要求，掌握好文檔安全性以及通用性。相關(guān)管理部門要注重遵循實(shí)踐指導(dǎo)、學(xué)術(shù)先行基本原則，在理論以及實(shí)踐階段要注重組建更為完善的文檔一體化管理模式，在實(shí)踐探究中提升信息化建設(shè)成效。

（六）規(guī)范化整合公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用

公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)即是OA 系統(tǒng)，其主要功能就是實(shí)現(xiàn)各類文件資料復(fù)制、信息檢索、資料傳輸?shù)取，F(xiàn)階段檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用主要是用于檔案資料存儲(chǔ)、檔案查閱、資料共享等環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)運(yùn)行中存有共通性。但是系統(tǒng)整體兼容性偏低，在文檔一體化發(fā)展新時(shí)期，公文與各類檔案管理之間要進(jìn)行相互傳導(dǎo)、實(shí)現(xiàn)信息共享流通，要求事業(yè)單位在長期發(fā)展中能整合檔案管理系統(tǒng)與公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)運(yùn)用。相關(guān)部門要注重和各類科技公司之間強(qiáng)化協(xié)作，注重融入串聯(lián)、并聯(lián)技術(shù)應(yīng)用。有助于提升文檔管理系統(tǒng)運(yùn)行兼容性，還要注重突出系統(tǒng)運(yùn)行替換、系統(tǒng)更新等各項(xiàng)功能。這樣能適應(yīng)用戶信息存儲(chǔ)、錄入要求，以此來提升文檔管理系統(tǒng)運(yùn)行成效。在目前信息化時(shí)代發(fā)展環(huán)境中，文檔管理系統(tǒng)運(yùn)行要趨向于綜合化方向全面發(fā)展。注重構(gòu)建綜合性突出的文檔管理機(jī)構(gòu)，推動(dòng)電子文件中心、數(shù)字檔案館建設(shè)，逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)分散化管理格局，這樣能全面提升文檔整體管控成效。

公文與檔案管理之間差異性突出，在不同板式文件標(biāo)準(zhǔn)、格式要求中，對文檔管理人員工作會(huì)產(chǎn)生較大壓力。當(dāng)前各部門要注重與科技公司強(qiáng)化合作，開發(fā)更多文檔自動(dòng)化轉(zhuǎn)化應(yīng)用軟件。導(dǎo)入國內(nèi)以及國際的文檔標(biāo)準(zhǔn)，這樣能促使各類文檔基于內(nèi)部軟件應(yīng)用展開自動(dòng)化管控。例如北大方正提出文章依照CEB 版式進(jìn)行顯示，還能實(shí)現(xiàn)各類民族語言有效切換，實(shí)現(xiàn)不同文檔格式的自由轉(zhuǎn)換。

結(jié)束語：

綜上所述，信息技術(shù)的高速發(fā)展，為文檔一體化文書檔案信息化管理的構(gòu)建創(chuàng)造了條件。在落實(shí)過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)重視，優(yōu)化信息技術(shù)、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫平臺(tái)建設(shè)、加強(qiáng)安全管理以及歸檔管理等方面的工作，實(shí)現(xiàn)文檔一體化文書檔案信息化管理工作質(zhì)量的提升。