芻議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

魏小凡

（承德市醫(yī)療保障基金稽核中心，河北 承德 067000）

引言

信息化時(shí)代檔案管理如果仍然是采用傳統(tǒng)的管理方式，必然會(huì)影響各項(xiàng)工作開展的質(zhì)量，通過發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，這就能為檔案管理工作的順利開展起到促進(jìn)作用。信息化的技術(shù)應(yīng)用不僅是檔案管理工作的需要，也對(duì)提高檔案管理人員素質(zhì)能力起到促進(jìn)作用，只有融入創(chuàng)新的工作理念和工作技術(shù)，才能為提升檔案管理工作質(zhì)量起到促進(jìn)作用。

一、信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新重要性和管理工作問題

（一）信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新重要性

檔案管理工作要和時(shí)代發(fā)展相需要相契合，檔案管理的理念上以及管理技術(shù)，都要隨著時(shí)代的進(jìn)步而優(yōu)化，如此，有助于提升檔案管理的質(zhì)量以及效率。信息化時(shí)代背景下，做好檔案管理的工作，管理人員首先就要?jiǎng)?chuàng)新管理觀念，只有創(chuàng)新才能促進(jìn)檔案管理發(fā)展[1]。檔案管理的內(nèi)容多，工作量大，采用傳統(tǒng)的工作方式，會(huì)影響檔案管理工作開展的效率。也不利于將檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來。面對(duì)新的時(shí)代發(fā)展要求，檔案管理工作形式更新變化變得愈來愈重要，通過新的檔案管理方式，能有助于減少檔案資料占地面積，以及保障檔案管理效率和質(zhì)量，能為提升檔案管理整體質(zhì)量水平打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）信息時(shí)代檔案管理工作問題

信息化時(shí)代，檔案管理工作中由于人員沒有樹立新的工作理念，使得管理存在著一些問題，從以下檔案管理問題進(jìn)行闡述：

1.檔案數(shù)據(jù)信息量大的問題

檔案管理工作中信息量大的問題非常突出，這對(duì)檔案管理人員必然會(huì)造成很大壓力。現(xiàn)代化的發(fā)展背景下，將信息化技術(shù)和檔案管理工作進(jìn)行緊密結(jié)合，創(chuàng)新管理的方式非常重要。檔案管理中面對(duì)的數(shù)據(jù)信息量非常大，在對(duì)檔案的分類以及歸檔等方面都需要有效的銜接方式為支持，提高檔案管理的質(zhì)量水平。但從具體檔案管理的狀況能發(fā)現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)信息量大的問題非常鮮明，對(duì)此問題沒有有效處理，這就會(huì)影響檔案管理工作開展的質(zhì)量效果[2]。

2.檔案管理人員專業(yè)能力薄弱

檔案管理中一些檔案管理人員的專業(yè)能力不強(qiáng)，這是影響檔案管理工作開展的重要因素，在這一基礎(chǔ)工作方面沒有加強(qiáng)重視，這就必然會(huì)影響實(shí)際工作的有效落實(shí)。檔案管理工作的開展過程中，沒有和實(shí)際的檔案管理工作的要求緊密結(jié)合起來進(jìn)行操作，檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高，在具體管理檔案的時(shí)候存在著效率低的問題，沒有達(dá)到當(dāng)前信息化的管理要求，這對(duì)實(shí)現(xiàn)既定的管理目標(biāo)會(huì)產(chǎn)生阻礙。

3.檔案信息化沒有達(dá)到規(guī)范

現(xiàn)階段檔案管理的工作開展現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，管理信息存在著不規(guī)范的問題，這對(duì)檔案管理的質(zhì)量效果會(huì)產(chǎn)生很大的影響。我國檔案管理信息化還處在初期階段。在檔案管理信息化的流程方面還沒有達(dá)到規(guī)范的要求，缺乏完善的規(guī)范制度，檔案信息管理沒有達(dá)到規(guī)范化要求，會(huì)影響最終檔案管理的質(zhì)量效果。

4.信息化建設(shè)的安全問題

提高檔案管理信息化質(zhì)量水平，信息的安全保障環(huán)節(jié)也是非常重要的，為能有效提升信息化建設(shè)的質(zhì)量水平，這就需要從安全性保障工作方面加強(qiáng)重視，最大程度提升安全管理質(zhì)量。但從實(shí)際檔案管理信息安全性現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，受到各方面威脅非常突出，如病毒的威脅，以及黑客的攻擊，軟件的漏洞等，這些因素都會(huì)對(duì)檔案信息的安全產(chǎn)生很大程度的影響[3]。電子檔案的管理雖然能提高檔案管理的效率，但是信息安全也會(huì)受到諸多因素的影響，所以在檔案信息的安全管理方面要加強(qiáng)重視。

二、信息時(shí)代檔案管理的優(yōu)化措施

信息時(shí)代下提高檔案管理的質(zhì)量是非常重要的，在管理中要采用多樣化的舉措，以下措施的落實(shí)要充分重視：

（一）注重檔案信息集中化管理

信息時(shí)代檔案管理工作的落實(shí)，需要管理人員自身進(jìn)行創(chuàng)新工作理念以及思路，檔案信息的集中化管理方面加強(qiáng)重視，不同區(qū)域的檔案管理互補(bǔ)交融，檔案信息非常分散，這就會(huì)影響檔案資源的作用價(jià)值發(fā)揮。信息時(shí)代背景下，檔案管理工作的落實(shí)，這就需要從創(chuàng)新檔案管理方式加強(qiáng)重視，在檔案管理工作的落實(shí)當(dāng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案集中化的管理，如此才能有助于提升檔案管理的整體質(zhì)量[4]。通過構(gòu)建完善的檔案信息共享以及交流平臺(tái)，把各區(qū)域的檔案形成大檔案的模式進(jìn)行管理，才能有助于將冗雜信息得以有效處理，能從整體上提升檔案管理的質(zhì)量以及管理效率，能夠和時(shí)代發(fā)展的步伐緊密結(jié)合起來，有效創(chuàng)新檔案管理的質(zhì)量效果。集中化的檔案管理方式，才能有助于實(shí)現(xiàn)既定檔案管理目標(biāo)。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)能力

信息時(shí)代下檔案管理工作開展過程中，為能有效提升檔案管理的質(zhì)量水平，檔案管理人員自身要融入創(chuàng)新的理念以及管理的技術(shù)方式。新時(shí)代的檔案管理工作要求已經(jīng)大大提高，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式方法已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)階段的管理工作要求，為能有效提升檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的專業(yè)能力素質(zhì)就顯得非常重要，要能從創(chuàng)新的工作角度進(jìn)行考量，加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用的能力素質(zhì)提升，管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)化認(rèn)知，將檔案管理服務(wù)大眾訴求目標(biāo)有效實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員不僅要在管理的理論性知識(shí)方面加強(qiáng)重視，更要在實(shí)踐技術(shù)方面不斷提高，為檔案管理發(fā)展提供技術(shù)支持。

（三）注重檔案管理標(biāo)準(zhǔn)完善制定

保障檔案管理信息的規(guī)范化，制定完善的政策進(jìn)行規(guī)范是非常重要的，結(jié)合當(dāng)前檔案管理當(dāng)中存在的不規(guī)范的問題，針對(duì)性應(yīng)對(duì)，在具體檔案管理工作落實(shí)中，按照制度規(guī)范進(jìn)行落實(shí)，才能真正為實(shí)現(xiàn)既定的檔案管理目標(biāo)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案管理規(guī)范制度的制定要體現(xiàn)出適應(yīng)性，構(gòu)建完善管理體系，保障檔案管理信息化的工作開展質(zhì)量，科學(xué)以及規(guī)范的管理，才能為實(shí)現(xiàn)既定的工作目標(biāo)起到促進(jìn)作用。規(guī)范檔案管理的過程，要注重明確管理制度，不同人員承擔(dān)的職責(zé)不同，明確檔案管理的職責(zé)，有助于促進(jìn)檔案管理工作人員按照職責(zé)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作[5]。

（四）結(jié)合實(shí)際建立完善安全體系

為能有效保障檔案管理工作有效推進(jìn)，這就需要從創(chuàng)新的工作方面加強(qiáng)重視，注重檔案管理安全體系完善構(gòu)建，使之和實(shí)際工作的要求相契合，提高檔案信息的安全水平。檔案信息的存儲(chǔ)以及信息的傳輸過程的安全保障非常關(guān)鍵，要充分注重相應(yīng)安全技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，從不同的工作角度出發(fā)，以檔案信息安全保障為目標(biāo)，對(duì)于病毒的威脅，這就需要建立防病毒的體系，通過安全殺毒軟件的方式，保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及檔案信息的安全。通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)的科學(xué)化運(yùn)用，這對(duì)保障檔案信息的安全也能起到積極作用，通過發(fā)揮檔案信息的技術(shù)作用優(yōu)勢(shì)，有助于對(duì)提升檔案信息的應(yīng)用質(zhì)量，保障信息傳輸過程中的安全[6]。檔案信息安全管理，要注重用戶登錄身份驗(yàn)證，通過語音解鎖等方式驗(yàn)證，避免假冒內(nèi)部人員竊取信息數(shù)據(jù)。只有從檔案信息的安全保障方面加強(qiáng)重視，才能為實(shí)現(xiàn)既定的檔案管理工作目標(biāo)起到促進(jìn)作用。

三、結(jié)語

綜上言之，檔案管理工作的開展過程中，涉及到的工作內(nèi)容非常豐富，為能有效提升檔案管理質(zhì)量水平，這就需要融入創(chuàng)新的工作理念，采用創(chuàng)新的檔案管理方式，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作動(dòng)力。為檔案管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。通過從上文中就信息時(shí)代檔案管理問題的分析，提出相應(yīng)檔案管理的舉措，希望能為提升檔案管理質(zhì)量起到促進(jìn)作用，為實(shí)現(xiàn)既定檔案管理的目標(biāo)提供參考依據(jù)。