芻議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

魏小凡

（承德市醫(yī)療保障基金稽核中心，河北 承德 067000）

引言

信息化時代檔案管理如果仍然是采用傳統(tǒng)的管理方式，必然會影響各項工作開展的質(zhì)量，通過發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢，這就能為檔案管理工作的順利開展起到促進(jìn)作用。信息化的技術(shù)應(yīng)用不僅是檔案管理工作的需要，也對提高檔案管理人員素質(zhì)能力起到促進(jìn)作用，只有融入創(chuàng)新的工作理念和工作技術(shù)，才能為提升檔案管理工作質(zhì)量起到促進(jìn)作用。

一、信息時代檔案管理的創(chuàng)新重要性和管理工作問題

（一）信息時代檔案管理的創(chuàng)新重要性

檔案管理工作要和時代發(fā)展相需要相契合，檔案管理的理念上以及管理技術(shù)，都要隨著時代的進(jìn)步而優(yōu)化，如此，有助于提升檔案管理的質(zhì)量以及效率。信息化時代背景下，做好檔案管理的工作，管理人員首先就要創(chuàng)新管理觀念，只有創(chuàng)新才能促進(jìn)檔案管理發(fā)展[1]。檔案管理的內(nèi)容多，工作量大，采用傳統(tǒng)的工作方式，會影響檔案管理工作開展的效率。也不利于將檔案資源的價值充分發(fā)揮出來。面對新的時代發(fā)展要求，檔案管理工作形式更新變化變得愈來愈重要，通過新的檔案管理方式，能有助于減少檔案資料占地面積，以及保障檔案管理效率和質(zhì)量，能為提升檔案管理整體質(zhì)量水平打下堅實基礎(chǔ)。

（二）信息時代檔案管理工作問題

信息化時代，檔案管理工作中由于人員沒有樹立新的工作理念，使得管理存在著一些問題，從以下檔案管理問題進(jìn)行闡述：

1.檔案數(shù)據(jù)信息量大的問題

檔案管理工作中信息量大的問題非常突出，這對檔案管理人員必然會造成很大壓力?，F(xiàn)代化的發(fā)展背景下，將信息化技術(shù)和檔案管理工作進(jìn)行緊密結(jié)合，創(chuàng)新管理的方式非常重要。檔案管理中面對的數(shù)據(jù)信息量非常大，在對檔案的分類以及歸檔等方面都需要有效的銜接方式為支持，提高檔案管理的質(zhì)量水平。但從具體檔案管理的狀況能發(fā)現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)信息量大的問題非常鮮明，對此問題沒有有效處理，這就會影響檔案管理工作開展的質(zhì)量效果[2]。

2.檔案管理人員專業(yè)能力薄弱

檔案管理中一些檔案管理人員的專業(yè)能力不強，這是影響檔案管理工作開展的重要因素，在這一基礎(chǔ)工作方面沒有加強重視，這就必然會影響實際工作的有效落實。檔案管理工作的開展過程中，沒有和實際的檔案管理工作的要求緊密結(jié)合起來進(jìn)行操作，檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高，在具體管理檔案的時候存在著效率低的問題，沒有達(dá)到當(dāng)前信息化的管理要求，這對實現(xiàn)既定的管理目標(biāo)會產(chǎn)生阻礙。

3.檔案信息化沒有達(dá)到規(guī)范

現(xiàn)階段檔案管理的工作開展現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，管理信息存在著不規(guī)范的問題，這對檔案管理的質(zhì)量效果會產(chǎn)生很大的影響。我國檔案管理信息化還處在初期階段。在檔案管理信息化的流程方面還沒有達(dá)到規(guī)范的要求，缺乏完善的規(guī)范制度，檔案信息管理沒有達(dá)到規(guī)范化要求，會影響最終檔案管理的質(zhì)量效果。

4.信息化建設(shè)的安全問題

提高檔案管理信息化質(zhì)量水平，信息的安全保障環(huán)節(jié)也是非常重要的，為能有效提升信息化建設(shè)的質(zhì)量水平，這就需要從安全性保障工作方面加強重視，最大程度提升安全管理質(zhì)量。但從實際檔案管理信息安全性現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，受到各方面威脅非常突出，如病毒的威脅，以及黑客的攻擊，軟件的漏洞等，這些因素都會對檔案信息的安全產(chǎn)生很大程度的影響[3]。電子檔案的管理雖然能提高檔案管理的效率，但是信息安全也會受到諸多因素的影響，所以在檔案信息的安全管理方面要加強重視。

二、信息時代檔案管理的優(yōu)化措施

信息時代下提高檔案管理的質(zhì)量是非常重要的，在管理中要采用多樣化的舉措，以下措施的落實要充分重視：

（一）注重檔案信息集中化管理

信息時代檔案管理工作的落實，需要管理人員自身進(jìn)行創(chuàng)新工作理念以及思路，檔案信息的集中化管理方面加強重視，不同區(qū)域的檔案管理互補交融，檔案信息非常分散，這就會影響檔案資源的作用價值發(fā)揮。信息時代背景下，檔案管理工作的落實，這就需要從創(chuàng)新檔案管理方式加強重視，在檔案管理工作的落實當(dāng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案集中化的管理，如此才能有助于提升檔案管理的整體質(zhì)量[4]。通過構(gòu)建完善的檔案信息共享以及交流平臺，把各區(qū)域的檔案形成大檔案的模式進(jìn)行管理，才能有助于將冗雜信息得以有效處理，能從整體上提升檔案管理的質(zhì)量以及管理效率，能夠和時代發(fā)展的步伐緊密結(jié)合起來，有效創(chuàng)新檔案管理的質(zhì)量效果。集中化的檔案管理方式，才能有助于實現(xiàn)既定檔案管理目標(biāo)。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)能力

信息時代下檔案管理工作開展過程中，為能有效提升檔案管理的質(zhì)量水平，檔案管理人員自身要融入創(chuàng)新的理念以及管理的技術(shù)方式。新時代的檔案管理工作要求已經(jīng)大大提高，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式方法已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)階段的管理工作要求，為能有效提升檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的專業(yè)能力素質(zhì)就顯得非常重要，要能從創(chuàng)新的工作角度進(jìn)行考量，加強信息技術(shù)應(yīng)用的能力素質(zhì)提升，管理人員要加強對檔案管理數(shù)據(jù)化認(rèn)知，將檔案管理服務(wù)大眾訴求目標(biāo)有效實現(xiàn)。檔案管理人員不僅要在管理的理論性知識方面加強重視，更要在實踐技術(shù)方面不斷提高，為檔案管理發(fā)展提供技術(shù)支持。

（三）注重檔案管理標(biāo)準(zhǔn)完善制定

保障檔案管理信息的規(guī)范化，制定完善的政策進(jìn)行規(guī)范是非常重要的，結(jié)合當(dāng)前檔案管理當(dāng)中存在的不規(guī)范的問題，針對性應(yīng)對，在具體檔案管理工作落實中，按照制度規(guī)范進(jìn)行落實，才能真正為實現(xiàn)既定的檔案管理目標(biāo)打下堅實基礎(chǔ)。檔案管理規(guī)范制度的制定要體現(xiàn)出適應(yīng)性，構(gòu)建完善管理體系，保障檔案管理信息化的工作開展質(zhì)量，科學(xué)以及規(guī)范的管理，才能為實現(xiàn)既定的工作目標(biāo)起到促進(jìn)作用。規(guī)范檔案管理的過程，要注重明確管理制度，不同人員承擔(dān)的職責(zé)不同，明確檔案管理的職責(zé)，有助于促進(jìn)檔案管理工作人員按照職責(zé)落實各項檔案管理工作[5]。

（四）結(jié)合實際建立完善安全體系

為能有效保障檔案管理工作有效推進(jìn)，這就需要從創(chuàng)新的工作方面加強重視，注重檔案管理安全體系完善構(gòu)建，使之和實際工作的要求相契合，提高檔案信息的安全水平。檔案信息的存儲以及信息的傳輸過程的安全保障非常關(guān)鍵，要充分注重相應(yīng)安全技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，從不同的工作角度出發(fā)，以檔案信息安全保障為目標(biāo)，對于病毒的威脅，這就需要建立防病毒的體系，通過安全殺毒軟件的方式，保障計算機系統(tǒng)以及檔案信息的安全。通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)的科學(xué)化運用，這對保障檔案信息的安全也能起到積極作用，通過發(fā)揮檔案信息的技術(shù)作用優(yōu)勢，有助于對提升檔案信息的應(yīng)用質(zhì)量，保障信息傳輸過程中的安全[6]。檔案信息安全管理，要注重用戶登錄身份驗證，通過語音解鎖等方式驗證，避免假冒內(nèi)部人員竊取信息數(shù)據(jù)。只有從檔案信息的安全保障方面加強重視，才能為實現(xiàn)既定的檔案管理工作目標(biāo)起到促進(jìn)作用。

三、結(jié)語

綜上言之，檔案管理工作的開展過程中，涉及到的工作內(nèi)容非常豐富，為能有效提升檔案管理質(zhì)量水平，這就需要融入創(chuàng)新的工作理念，采用創(chuàng)新的檔案管理方式，調(diào)動檔案管理人員的工作動力。為檔案管理目標(biāo)實現(xiàn)打下堅實基礎(chǔ)。通過從上文中就信息時代檔案管理問題的分析，提出相應(yīng)檔案管理的舉措，希望能為提升檔案管理質(zhì)量起到促進(jìn)作用，為實現(xiàn)既定檔案管理的目標(biāo)提供參考依據(jù)。