企業(yè)檔案數(shù)字化對(duì)企業(yè)管理的促進(jìn)作用分析

姜鑫

（華北地質(zhì)勘查局第四地質(zhì)大隊(duì)，河北 秦皇島 066000）

前言

檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中的管理的一部分。基于此，本文提出了企業(yè)實(shí)行檔案數(shù)字化管理的具體策略，通過(guò)策略的實(shí)施，企業(yè)能夠及時(shí)接收與發(fā)出企業(yè)經(jīng)營(yíng)的相關(guān)完整信息，對(duì)檔案數(shù)字化信息共享的功能完成進(jìn)一步加強(qiáng)，不斷滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需要，對(duì)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用也將更為合理。

一、檔案管理數(shù)字化的重要意義

（一）檔案管理數(shù)字化相較于傳統(tǒng)管理模式中對(duì)檔案的管理具有較大優(yōu)勢(shì)

這在當(dāng)前檔案管理數(shù)字化的普及與廣泛應(yīng)用中得到日益顯著的體現(xiàn)。其中，檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及音像檔案相比，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理數(shù)字化能夠做到現(xiàn)實(shí)環(huán)境與虛擬環(huán)境的存儲(chǔ)空間的大量節(jié)省；第二，相較于紙質(zhì)檔案以及音像檔案，進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理能夠進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)間的延長(zhǎng)，無(wú)須考慮如紙質(zhì)檔案的堆積時(shí)間長(zhǎng)產(chǎn)生檔案破損的現(xiàn)象，并且數(shù)字化檔案管理對(duì)保存環(huán)境的要求并不如其他兩種方式高，一般情況下對(duì)一個(gè)大型圖書(shū)館檔案的存儲(chǔ)僅僅需要一個(gè)電子設(shè)備；第三，實(shí)行檔案管理的數(shù)字化，還能夠未雨綢繆地對(duì)檔案進(jìn)行備份，不僅能夠提高檔案管理人員的工作效率，還能夠有效提高檔案檢索效率與利用率。

（二）實(shí)行檔案管理數(shù)字化是未來(lái)社會(huì)發(fā)展的大趨向

對(duì)檔案實(shí)行傳統(tǒng)的紙質(zhì)以及磁性檔案管理時(shí)，需要大量的人力、物力以及財(cái)力的消耗進(jìn)行空間的建設(shè)、檔案的擺放與記錄管理，與此同時(shí)，儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案的空間環(huán)境也有較高的要求，極易對(duì)紙質(zhì)檔案造成破壞；對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入檔整理工程量浩大，后續(xù)對(duì)于傳統(tǒng)檔案的檢索的工程量也相對(duì)復(fù)雜。而對(duì)檔案實(shí)行數(shù)字化管理，不僅節(jié)約了存儲(chǔ)空間，人力、物力以及財(cái)力的支出也會(huì)減少，還能夠提高檢索及維護(hù)的效率，適應(yīng)了現(xiàn)代社會(huì)的需求。

（三）對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，能夠發(fā)揮其自身的優(yōu)越性

在對(duì)檔案進(jìn)行檢索時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與磁性檔案需要到其存儲(chǔ)的圖書(shū)館、檔案館等實(shí)際檔案存放場(chǎng)所才能進(jìn)行檢索，如若涉及異地檢索將極為不便。而新興地對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，對(duì)檔案的檢索通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)就能完成，因其通過(guò)技術(shù)手段將內(nèi)容轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息完成電子資源的存儲(chǔ)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的實(shí)時(shí)傳遞，做到共享信息資源[1]。

二、實(shí)行數(shù)字化檔案管理的具體實(shí)踐方式

（一）完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

在整個(gè)社會(huì)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的完善系統(tǒng)，要求全社會(huì)的人員加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化的認(rèn)知，并從實(shí)踐中完成對(duì)檔案管理數(shù)字化的踐行。將社會(huì)上的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案是一項(xiàng)極為艱巨的任務(wù)，其間不僅要耗費(fèi)人力、財(cái)力以及物力，還會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力。需要社會(huì)上的企業(yè)先行對(duì)檔案實(shí)行數(shù)字化管理，并將過(guò)往的實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案進(jìn)行統(tǒng)籌儲(chǔ)存，以省去在檔案館中轉(zhuǎn)移的工作內(nèi)容，提升檔案管理的工作效率[2]。企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化的檔案采集與查閱以及對(duì)檔案實(shí)行管理的系統(tǒng)性的綜合性質(zhì)的管理，做到對(duì)整個(gè)企業(yè)的檔案管理水平的提升。同時(shí)還需認(rèn)清數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理的關(guān)鍵所在為數(shù)字化檔案采集，如果數(shù)字化檔案采集環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案的查閱以及管理出現(xiàn)錯(cuò)誤與偏差。建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，利用精準(zhǔn)的數(shù)字化查閱系統(tǒng)確保進(jìn)行檔案查閱時(shí)的高效。

（二）數(shù)字化檔案的安全傳輸

進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化實(shí)施時(shí)，對(duì)相關(guān)企業(yè)的實(shí)體檔案的保存與信息的實(shí)時(shí)傳輸具有重要意義，其不僅能夠方便同城檔案的傳輸更新，對(duì)檔案的管理也極為便利，同時(shí)檢索異地檔案時(shí)無(wú)須造成相關(guān)人員的奔波，為其節(jié)省了一定的工作時(shí)間的同時(shí)，還為檔案的大量傳輸提供了便捷[3]。但是在檔案管理數(shù)字化的同時(shí)，還需要人們注意檔案管理的安全性這一問(wèn)題，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，無(wú)論是信息的實(shí)時(shí)更新還是檔案的傳輸與檢索，都需要借助相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)機(jī)制。在此限制條件下，需要相關(guān)企業(yè)正視隨網(wǎng)絡(luò)發(fā)展所產(chǎn)生的不安全性因素，如電腦網(wǎng)絡(luò)的病毒、黑客的攻擊、網(wǎng)絡(luò)漏洞造成的隱患等問(wèn)題，這些都嚴(yán)重影響了數(shù)字化檔案的安全傳輸。所以，在實(shí)行檔案管理數(shù)字化時(shí)還需注意對(duì)網(wǎng)絡(luò)密鑰技術(shù)的掌握，在管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)采取訪(fǎng)問(wèn)控制、系統(tǒng)漏洞定期掃描、病毒的防護(hù)及檔案信息加密等手段的應(yīng)用。

三、檔案管理數(shù)字化對(duì)于企業(yè)管理的啟示

（一）完善數(shù)字化檔案管理手段

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展與經(jīng)營(yíng)也需要不斷注入新鮮的血液，相應(yīng)的各種機(jī)制與手段都需要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用亦是如此。企業(yè)的檔案在某種程度上對(duì)企業(yè)發(fā)展的轉(zhuǎn)折點(diǎn)與成功失敗都進(jìn)行了數(shù)字形式的記錄與傳達(dá)，其能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)營(yíng)所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益與相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行記錄，并從側(cè)面反映出某一時(shí)期背景下，受相應(yīng)經(jīng)濟(jì)政策影響的企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況。當(dāng)前我國(guó)眾多企業(yè)急需通過(guò)檔案管理的創(chuàng)新理念進(jìn)行檔案管理工作的指導(dǎo)，來(lái)應(yīng)社會(huì)形勢(shì)的不斷發(fā)展變化，并且從企業(yè)檔案管理觀念的陳舊、不求上進(jìn)的現(xiàn)狀來(lái)看，許多企業(yè)缺乏創(chuàng)新動(dòng)[4]。需要眾多企業(yè)從認(rèn)知上面認(rèn)清當(dāng)前實(shí)行檔案管理數(shù)字化對(duì)企業(yè)在長(zhǎng)遠(yuǎn)角度上的經(jīng)濟(jì)效益的作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。

（二）進(jìn)行企業(yè)檔案管理數(shù)字化要先進(jìn)行檔案管理方式的創(chuàng)新

在經(jīng)濟(jì)全球化不斷發(fā)展的今天，全球經(jīng)濟(jì)都迎來(lái)了突破性發(fā)展，大量的國(guó)際經(jīng)濟(jì)資本在市場(chǎng)上流通，使得企業(yè)的發(fā)展受到相應(yīng)影響，檔案內(nèi)容也得到了不斷地更新與跟進(jìn)。企業(yè)要想在管理方式上完成創(chuàng)新，抓住當(dāng)前數(shù)字化檔案管理發(fā)展的機(jī)遇，就需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理這一管理方式的創(chuàng)新。先要進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)管理方式及手段的現(xiàn)代化發(fā)展，需要企業(yè)認(rèn)識(shí)到企業(yè)的檔案是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益的一部分，推動(dòng)促進(jìn)對(duì)檔案管理方式的創(chuàng)新與發(fā)展。在發(fā)展中不斷加強(qiáng)管理手段的創(chuàng)新推進(jìn)，認(rèn)可并實(shí)行數(shù)字化檔案管理。還需對(duì)數(shù)字化檔案管理中的對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)的成本節(jié)約、檔案更新的時(shí)效性、人力與物力資源的節(jié)約以及涉及數(shù)據(jù)總覽時(shí)為企業(yè)帶來(lái)的巨大經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行相應(yīng)認(rèn)知，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的工作實(shí)施。

（三）確保企業(yè)管理人員素質(zhì)的創(chuàng)新與檔案管理創(chuàng)新步伐一致

企業(yè)的檔案管理內(nèi)容是隨著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展不斷發(fā)生變動(dòng)的，為了適應(yīng)相關(guān)內(nèi)容的變動(dòng)與發(fā)展，需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提升的培訓(xùn)，使其成為技術(shù)復(fù)合型的檔案管理人員。還需要企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中不斷掌握社會(huì)總體的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，掌握一定的經(jīng)濟(jì)知識(shí)，不斷適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變動(dòng)，提升企業(yè)檔案的質(zhì)量與水平，利用市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)理論知識(shí)需要重視知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的現(xiàn)代管理、科學(xué)技術(shù)及技能。最后，要注意將數(shù)字化檔案管理的工作與實(shí)際的工作實(shí)踐活動(dòng)相結(jié)合，從實(shí)踐中汲取經(jīng)驗(yàn)，并將新的經(jīng)驗(yàn)成果再次應(yīng)用到實(shí)際工作中，促進(jìn)企業(yè)檔案管理及利用的有效結(jié)合。

結(jié)論

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)與科技的迅猛發(fā)展，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中實(shí)行數(shù)字化的檔案管理現(xiàn)象已經(jīng)極為普遍。其作為一種新興的管理模式與信息資源的整合手段，企業(yè)運(yùn)用后能夠得到二者互助共進(jìn)發(fā)展。當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理已經(jīng)融入到企業(yè)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)，在進(jìn)行實(shí)時(shí)信息的更新后，為企業(yè)的建設(shè)提供了切實(shí)服務(wù)。對(duì)企業(yè)實(shí)行檔案數(shù)字化管理進(jìn)行探討，了解其特點(diǎn)與相應(yīng)的對(duì)檔案的數(shù)字化處理與管理存儲(chǔ)功能，明確了企業(yè)實(shí)行檔案管理數(shù)字化對(duì)資料的匯集、管理的系統(tǒng)化以及在長(zhǎng)遠(yuǎn)角度上促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用。