淺析信息一體化背景下企業(yè)檔案管理效率提升途徑

霍金聯(lián)

（佛山市金的信檔案管理咨詢有限公司，廣東 佛山 528000）

引言：檔案管理工作內(nèi)容，是企業(yè)的重要組成部分。在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，檔案管理工作是開(kāi)展檔案工作的過(guò)程中形成的組織制度，其包括的內(nèi)容較為豐富，如行政機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、人員機(jī)構(gòu)、人事組成等內(nèi)容，涉及到企業(yè)的多個(gè)部門，同時(shí)還包含著各項(xiàng)管理工作的內(nèi)容，對(duì)企業(yè)整體有著直接的影響。在社會(huì)快速發(fā)展的背景下，信息一體化給人們的生活提供了極大的便利，尤其在工作情景中，數(shù)據(jù)化的檢索方式，能夠快速地找到所需要的文件，提升查閱瀏覽的速度，進(jìn)而加強(qiáng)工作的效率?，F(xiàn)階段傳統(tǒng)的檔案管理工作模式還存在著一些問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展快速地進(jìn)行整改，推動(dòng)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)性發(fā)展。

一、信息一體化背景下企業(yè)檔案管理效率的發(fā)展背景

隨著我國(guó)綜合實(shí)力的不斷增強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，并且在辦公領(lǐng)域中取得了較大的成績(jī)。然而當(dāng)前企業(yè)檔案管理中還存在著一些問(wèn)題，如檔案收納、歸檔的效率較低；業(yè)務(wù)能力、辦事效率不高；工作方法、理念老套，都不適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展，給工作增加了不小的難度。因此，信息一體化背景下的企業(yè)檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)迅速轉(zhuǎn)型，更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)性成長(zhǎng)。

二、信息一體化對(duì)企業(yè)檔案管理的積極作用

（一）提升管理執(zhí)行效率

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化在人們的生活中成了不可或缺的一部分。在當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展中，想要快速地提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各項(xiàng)工作的效率?；谛畔⒁惑w化背景下的檔案信息管理工作，通過(guò)電子設(shè)備和平臺(tái)的加持，能夠快速地打破傳統(tǒng)的工作局面，有效地提升管理效率，構(gòu)建高質(zhì)量的辦事效率。

在當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作中，涉及到的程序、數(shù)量、環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，且檔案的格式和內(nèi)容種類較多。在全新的辦公模式下，可以通過(guò)電子技術(shù)迅速地進(jìn)行檔案分類，對(duì)相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行歸檔收納處理，將各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)直接錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并上傳到相關(guān)的平臺(tái)進(jìn)行備份。因此，信息一體化對(duì)企業(yè)檔案管理有著積極的作用，在保證了檔案信息安全性的同時(shí)，也加強(qiáng)了相關(guān)工作人員的辦事效率，更好地推動(dòng)企業(yè)在信息化時(shí)代的蓬勃發(fā)展。

（二）建立電子化檔案格式

信息一體化背景下的檔案管理工作，更加注重效率的提升和文件的安全性。建立電子檔案格式，能夠有效地提升企業(yè)的工作效率，避免以往查找、打印、翻閱檔案的復(fù)雜性，同時(shí)也提升了工作人員的辦事效率。其次，電子化檔案格式的建立，能夠加強(qiáng)檔案的收納和歸檔工作，通過(guò)系統(tǒng)的整合和分析，根據(jù)不同的文件內(nèi)容進(jìn)行歸類，上傳到相應(yīng)的云臺(tái)上進(jìn)行備份，節(jié)省了大量的人力和時(shí)間，有效地提升了工作效率，加速了信息處理的速度，降低了檔案中人力管理的投入，從而實(shí)現(xiàn)高效管理?；谛畔⒁惑w化背景下的檔案管理工作，加強(qiáng)電子化檔案格式的確立，提升辦事效率，對(duì)企業(yè)發(fā)展有著積極的作用。

（三）節(jié)省部門運(yùn)營(yíng)費(fèi)用

企業(yè)檔案管理工作中，利用信息化的設(shè)備和技術(shù)，能夠有效降低部門的運(yùn)營(yíng)費(fèi)用。在全新的管理模式中，信息化辦公可以減少紙張的使用，同時(shí)也減少了檔案袋、打印紙、塑封袋等多種辦公用品的使用，進(jìn)而有效降低辦公費(fèi)用；不僅如此，信息化檔案管理工作中，能利用電子設(shè)備和系統(tǒng)，整合多個(gè)文檔內(nèi)容，減少打印、銷毀等環(huán)節(jié)，突出綠色環(huán)保的理念，同時(shí)也有效地節(jié)約了工作時(shí)間，提升了工作效能。最后，信息化管理還能加強(qiáng)宣傳工作，降低宣傳費(fèi)用，節(jié)省部門開(kāi)支，最大程度上推動(dòng)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化成長(zhǎng)。

三、信息一體化背景下企業(yè)檔案管理效率提升的途徑

（一）提升人員專業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量管理

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，數(shù)字化管理的水平越來(lái)越高，尤其在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，相關(guān)企業(yè)在展開(kāi)工作時(shí)，要加強(qiáng)人員的專業(yè)素養(yǎng)，以構(gòu)建高質(zhì)量的工作?；诖?，在信息一體化的背景下，首要提升人員的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)相關(guān)的管理人員展開(kāi)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的綜合素養(yǎng)，提升理論管理水平，保證管理工作的質(zhì)量。

此外，企業(yè)要對(duì)員工進(jìn)行全面的培訓(xùn)。信息一體化背景下的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況和綜合實(shí)力來(lái)確定制度的具體內(nèi)容，展開(kāi)具有針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)，才能夠形成高質(zhì)量的管理工作。如在展開(kāi)培訓(xùn)的時(shí)候，可以使用網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，打破時(shí)間和地點(diǎn)的局限性，通過(guò)移動(dòng)設(shè)備就可以完成；還可以定期展開(kāi)線下培訓(xùn)，針對(duì)工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)行針對(duì)性的整改，構(gòu)建更高質(zhì)量的檔案管理工作效率。最后，相關(guān)的企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)技能上的比拼，使用合適的方法和手段，展開(kāi)績(jī)效考核，明確員工的工作內(nèi)容，進(jìn)一步加強(qiáng)他們的專業(yè)能力[1]。

（二）創(chuàng)新管理服務(wù)手段，信息利用高效率

就當(dāng)前的情況而言，我國(guó)企業(yè)檔案管理存在管理手段差、利用率低的情況，尤其在查閱和瀏覽的環(huán)節(jié)中，流程較為復(fù)雜，工作模式質(zhì)量不高，和當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)嚴(yán)重不符。在面對(duì)檔案存在利用率較低的問(wèn)題時(shí)，相關(guān)的工作人員和企業(yè)的管理人員，要從根本上解決這一現(xiàn)象，加強(qiáng)檔案管理工作的內(nèi)容，重視其工作的各個(gè)流程，在最大的程度上發(fā)揮出他們的功能。其次，在企業(yè)的發(fā)展中，還要對(duì)內(nèi)容展開(kāi)創(chuàng)新，提升管理服務(wù)工作的質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，創(chuàng)新工作內(nèi)容，在具體的環(huán)節(jié)中，相關(guān)的企業(yè)可以參考一些內(nèi)容，如借鑒高校的圖書管理模式，利用較為先進(jìn)的理念和經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的數(shù)字化管理模式和建設(shè)內(nèi)容，促使管理工作質(zhì)量的有效性提升[2]。

與此同時(shí)，在信息化背景下，要加強(qiáng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息的建設(shè)。如在建立工作內(nèi)容的時(shí)候，可以使用信息檢索的特點(diǎn)，建立一些在線服務(wù)的內(nèi)容，能夠隨時(shí)隨地展開(kāi)線上工作，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的利用效率和水平，在信息一體化背景下的工作中，充分凸顯出檔案的利用效率，改善以往工作的弊端，實(shí)現(xiàn)全新的管理方式，構(gòu)建高質(zhì)量的工作水平，推動(dòng)企業(yè)的快速成長(zhǎng)。

（三）更新管理制度內(nèi)容，保證管理整體性

明確的工作管理制度，是企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的前提。在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，任何一個(gè)部門和工作的展開(kāi)，都需要有明確的管理制度和方式。在信息一體化背景下的檔案信息管理工作，應(yīng)當(dāng)對(duì)工作內(nèi)容展開(kāi)創(chuàng)新，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，提升自身的效率，更好地服務(wù)于企業(yè)。在明確檔案管理工作制度的同時(shí)，相關(guān)的企業(yè)要從實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)現(xiàn)階段的社會(huì)情況和企業(yè)的綜合實(shí)力，選擇恰當(dāng)?shù)闹贫群褪侄危豢擅つ康倪M(jìn)行生搬硬套，反而給相關(guān)的工作人員增添困難。其次，在信息一體化背景的影響下，管理制度上要進(jìn)行創(chuàng)新，要確定明確的、全新的工作手段和方向，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的約束，同時(shí)，制度上的更新，也會(huì)提升檔案的使用頻率，有著非常積極的作用[3]。

除此之外，在檔案管理工作中，要對(duì)相關(guān)的企業(yè)中不同層級(jí)的使用者進(jìn)行約束。在調(diào)閱檔案信息上，使用者和管理員在各自的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)一視同仁，都能根據(jù)自己的權(quán)限按需查閱需要的信息。而在管理上創(chuàng)新制度建設(shè)，采用使用和管理相獨(dú)立的檔案管理模式，保障檔案的安全性，確保商業(yè)機(jī)密不會(huì)出現(xiàn)外泄的情況下，也對(duì)促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展有著極高的意義。

（四）建立數(shù)字檔案模式，提升管理實(shí)踐性

在信息一體化背景下的企業(yè)檔案管理工作中，數(shù)字檔案的建立是關(guān)鍵的內(nèi)容。數(shù)字檔案的建立完全打破了傳統(tǒng)檔案的弊端，杜絕了紙張文件的收納方式，通過(guò)云系統(tǒng)和平臺(tái)，不僅能夠做到多平臺(tái)上的檔案相互連接，還能夠做好備份工作，提升安全性和隱私性，和多個(gè)業(yè)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接，利用登錄信息和管理權(quán)限的設(shè)定，對(duì)安全性也有了很大的保障。

此外，數(shù)字檔案信息的特性，對(duì)保管性和安全維護(hù)起著決定性的作用。如在查閱相關(guān)文件的時(shí)候，電子系統(tǒng)可以加強(qiáng)對(duì)載體的保護(hù)措施，通過(guò)不同的轉(zhuǎn)換手段，保證內(nèi)容信息的安全性，并利用相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，確保內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性、完整性，甚至在使用的過(guò)程中，能夠滿足跨平臺(tái)查閱的方式，通過(guò)鏡像技術(shù)和遷移技術(shù)，以加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的研究與實(shí)踐，有效地提升了管理工作的效率，并保證了信息的實(shí)踐性，在企業(yè)工作中，有著非常積極的作用[4]。

（五）加強(qiáng)信息宣傳力度，加強(qiáng)信息利用度

從某些角度上而言，檔案管理的內(nèi)容，也存在著開(kāi)放性的特點(diǎn)。在以往的工作內(nèi)容中，企業(yè)員工對(duì)檔案的內(nèi)容了解有限，在認(rèn)知上還存在著的偏差，沒(méi)有意識(shí)到這一內(nèi)容的重要性?；诖耍畔⒁惑w化背景下的工作內(nèi)容中，可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和設(shè)備的內(nèi)容，擴(kuò)大宣傳內(nèi)容和方向，不斷地完善工作內(nèi)容和質(zhì)量，盡企業(yè)最大的能力，擴(kuò)大檔案信息資源的使用[5]。

與此同時(shí)，為了保證信息化宣傳的效率，還要加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)平臺(tái)的對(duì)接。在展開(kāi)相關(guān)工作的時(shí)候，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)和政策展開(kāi)工作，在檔案管理工作數(shù)字化的構(gòu)建中，要確保內(nèi)容和信息的真實(shí)性和正確性，并且加強(qiáng)對(duì)多種手段和信息的利用度，保證應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。最后，還要加強(qiáng)信息系統(tǒng)的使用和維護(hù)內(nèi)容，對(duì)內(nèi)容加強(qiáng)建設(shè)，定期展開(kāi)講座和內(nèi)容，保證相關(guān)的工作人員的使用水平，發(fā)揮出系統(tǒng)工作的優(yōu)勢(shì)，建立新時(shí)代背景下的信息化企業(yè)工作模式。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)信息一體化背景下企業(yè)檔案管理效率提升的途徑展開(kāi)了分析，闡述了信息化時(shí)代的發(fā)展背景，并講解了其在工作中的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)存在的問(wèn)題和現(xiàn)象，提出了幾點(diǎn)提升工作效率的途徑。信息一體化的檔案管理工作內(nèi)容，有著很大的作用和意義，能夠提升當(dāng)前的工作質(zhì)量，通過(guò)提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新管理服務(wù)手段、更新管理制度內(nèi)容、建立數(shù)字檔案模式、加強(qiáng)信息宣傳力度等手段，更好地適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展，并從根源上提升自身的管理水平和能力，更好地適應(yīng)當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，獲得更大的經(jīng)濟(jì)利益，推動(dòng)企業(yè)在信息化社會(huì)中的蓬勃發(fā)展。