宏觀視角下的我國國家綜合檔案館檔案利用影響因素研究

王可心

（黑龍江省嫩江市委組織部，黑龍江 嫩江 161400）

在國家的信息資源中，檔案資料屬于非常重要的資源之一，同時也是信息資源中的基本要素和重要成分。但是在對綜合檔案進行應用時卻存在著較多的問題，導致檔案信息的真實作用往往不能得到充分發(fā)揮，不能真正地用到實處，因此應當對影響綜合檔案利用的因素進行探究，基于此本文對宏觀視角下的我國國家綜合檔案館檔案利用影響因素研究。

一、檔案信息資源對社會發(fā)展的作用

（一）拉動經濟發(fā)展

教育領域、科技領域乃至管理活動都對檔案信息具有較大的需求，檔案信息還可以為科學決策提供有效的依據，實現了知識之間的共享，因此可以將其稱之為科技創(chuàng)新的基礎。

另外信息檔案也是保證組織人力、資金和物質合理性的重要依據，因此將檔案信息的重要作用進行充分挖掘可以有效地提高經濟管理水平，有效地提高綜合要素對經濟發(fā)展的貢獻率，是我國經濟發(fā)展的重要途徑。在對檔案加以應用后可以有效地降低開發(fā)、設計和生產成本，提高信息的全面性和精準度，降低決策的失誤率，優(yōu)化資源配置，從而促進經濟得到更好的發(fā)展。

（二）保障社會進步

檔案在經濟發(fā)展中起著保留過去發(fā)展痕跡、啟發(fā)指導現實生活的作用。它能夠使現代社會朝著民主、法治、誠信、公平、和諧的方向發(fā)展。檔案信息資源有利于促進政府信息公開，推進決策民主進程。因為，政府信息中最重要的部分就是檔案文件和現行文件，通過公開檔案文件，能夠有效遏制政府的官僚作風和暗箱操作，進而促進決策的科學化和透明化，為國家民主建設創(chuàng)造有利條件。

二、綜合檔案的影響因素

（一）社會檔案意識

社會檔案意識程度之間具有較大的差距，因此不同地域檔案的發(fā)展水平也參差不齊，人們對檔案的認識缺乏一定的認知，檔案的利用者更是不了解檔案館具體有哪些檔案，不了解使用什么樣的方法才能對檔案進行利用，在檔案的利用過程中解決生活和工作中的問題。例如在實際的工作中，檔案管理者雖然知道檔案的實際作用，不過卻很少有人對檔案進行使用，還存在的現象是有些人相對檔案進行利用，但是卻無法正確表達自己對檔案的具體需求，即便是搜查了很多檔案但是卻無法在檔案中找到受自己所用的有效信息。社會的發(fā)展對檔案具有十分廣泛的需求，在對檔案進行使用時只有檔案真正得到了實際應用才能真正地實現檔案的價值。如果檔案始終未被應用，那么這種檔案的潛在價值實際上并未轉化為真正意義上的價值，降低了檔案效益。

（二）政策的投入

當今社會無論是經濟效益還是社會效益，人們看重的往往是直接的、現實的效益。檔案價值規(guī)律決定了檔案在實現第一價值之后需要一段時間的過渡才能實現第二價值（即效益）。檔案工作不會在短時間內產生很大的效益，屬于“慢效益”工作，相關部門往往會因此忽視對檔案工作的支持與投入。有些領導部門甚至認為減少對檔案工作的投入短期內不會造成什么危害，不如將經費投入到可以獲取現實效益的高校建設項目，政策的支持和投入是檔案工作的基本保障。

（三）檔案門類少結構單一

我國的各級檔案館中檔案的主要構成都是由接收機關工作所形成的檔案以及成撤銷機關檔案而組成，因此這些檔案中國以黨政機關的檔案內容為主，造成了檔案館檔案種類單一的弊端。很難在這些檔案中找到經濟建設或者是科學研究、企業(yè)生產管理的相關檔案。由于檔案結構單一，因此農業(yè)生產、基本建設、科學研究以及地方經濟等相關內容對是十分匱乏的；除此之外，檔案還存在結構單一和空間結構單一的特點，檔案館中非紙質檔案的數量很少，更多的檔案都是反映上級單位的情況，卻很少會對地方特色的信息進行收集和記載。

（四）檔案管理人員觀念陳舊

檔案管理人員的工作思想在很大程度上會影響到檔案的利用情況，目前很多檔案管理人員都保留著重保輕管的管理思想，使得檔案工作長期處于保管、整理、保證檔案不丟失的固定狀態(tài)，并未考慮提升檔案館的競爭意識和參與意識，更不可能對社會利用者的需求進行研究，變被動的檔案工作為主動。檔案的利用方式還是以被動服務為主，等待需求者上門。而這種被動的服務形式卻是檔案利用很難發(fā)展起來的重要因素之一，競爭意識匱乏，檔案工作死氣沉沉毫無活力。

三、克服檔案利用不利因素的對策

（一）拓寬檢索渠道完善檢索體系

開發(fā)利用新的檢索工具，完善檔案檢索體系，提高利用率。當前應以編制查找性檢索工具為主，以滿足高效的利用。同時，亦應力求編制基本的指導性檢索工具，以拓寬開發(fā)檔案信息資源的渠道。開發(fā)檔案信息資源，建立健全計算機檢索系統(tǒng)，充分發(fā)揮計算機先進的存儲、檢索功能，提高查準、查全率。

（二）強化自身建設轉變服務觀念

1.主動服務觀念

主動的服務理念是檔案利用工作中的重點工作，要求檔案工作者將被動服務發(fā)展成主動服務，為利用者提供主動的參謀，由此來提高檔案服務質量，利用者也可以在一個好的檔案借閱環(huán)境中對檔案進行利用；同時應當提高檔案編制工作和報告工作的質量，保證報道館藏的及時性；結合具體任務和工作重點，編制出多種可以對檔案內容進行解釋的參考文獻。

2.開放的觀念

在改革開放的作用下檔案工作也隨之得到了改革和發(fā)展，為檔案工作提供了良好的環(huán)境，檔案工作首先應當打破封閉型的服務方式，轉變成開放型和服務型。

3.市場觀念

受到社會主義市場經濟體制的影響，在思想和觀念上給檔案館帶來了很大的沖擊，因此為了打破這種局面就必須要打破當前檔案館被動的局面，讓檔案館通過不斷完善和改革參與到市場經濟大潮當中，在其過程中做好檔案的服務工作和自身的發(fā)展。檔案館的內部人員應當走出檔案館，對社會、社會的發(fā)展趨勢和特點以及各行各業(yè)的發(fā)展需求進行了解，為其提供更加準確的檔案信息服務。另外作為檔案館的工作人員還應當增強自身的憂患意識，在市場競爭中提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，成為檔案資源的強大推動力。

（三）加大宣傳力度增強檔案意識

在對檔案內容進行宣傳時，應當以檔案工作的實際需求為主，面向社會進行展開。提高檔案工作的宣傳質量，把握大局和服務全局，確立正確的發(fā)展方向，以實事求是和正面宣傳作為宣傳的主要原則，以黨的方針、發(fā)展路線以及政策為發(fā)展和改革的基準。在對檔案進行宣傳時要保證宣傳具有一定的特色，發(fā)揮出檔案的歷史作用以及有力的憑證。

（四）做好檔案利用動向預測

當前檔案服務還處于十分被動的局面，應當對這種局面進行改變，變被動為主動，提供給利用者超強服務，時刻把握住時代的發(fā)展動向和利用者的檔案需求，對利用的方向進行準確的預測。

（五）改變檔案利用的方式與手段

檔案利用的方式與手段是影響檔案利用的重要因素檔案利用的方式有主動與被動兩種“傳統(tǒng)的利用方式主要是被動利用為主，如為用戶查閱檔案#提供檔案咨詢等”被動利用的方式單一技術含量低，容易做到，但它有很大的局限性，一是利用范圍窄，一對一的方式，使檔案的利用受到地點、時間的限制，只能在一個地點被一個人利用，利用面明顯受到制約。二是利用的效率低，單一的提供方式。

對檔案信息的內容進行編研加工并濃縮在編研材料當中，從而實現檔案信息的系統(tǒng)化和密集化，由此檔案可以實現在用戶手中自由流動，不再以靜態(tài)的形式在檔案館當中，促進了檔案信息更為廣泛的利用，這種利用方式成功地將原來檔案的被動利用方式轉變成了動態(tài)利用方式。在對檔案信息進行編研時會經過2～3 次的編研加工和開發(fā)，需要大量的時間精力以及足夠的技術含量，同時對檔案人員的業(yè)務水平具有較高的要求。主動利用方式和被動利用方式之間存在的不同之處在于會受到用戶需求的限制，當用戶對檔案有需求時，則檔案被使用，用戶無需求時，檔案則失去了自身的作用。不過檔案使用者畢竟對檔案只有少量的認知，并不知道自己應當對那種信息有需求，而主動的使用方式則可以很好地對這個問題進行解決，檔案開發(fā)一方面向用戶提供了想要了解的信息，還可以開發(fā)出新的檔案信息，由此原有的被動利用變成了主動，檔案的利用率也會得到較大的提高。

（六）提高檔案管理人員綜合素質

要想提高檔案的利用效率，除了需要對檔案的管理制度管理水平進行進一步的完善外，加強檔案管理隊伍的綜合素質也是非常重要的舉措，在選擇檔案管理人員時，應當注重管理人員是否具有較高的檔案管理的責任心、是否工作認真負責以及工作態(tài)度是否端正等，加強對工作人員的培訓工作，在日常工作中應當從生活到工作關心員工，從而激發(fā)員工在檔案管理工作中的積極性和創(chuàng)新意識。檔案工作人員的素質在很大程度上可以決定檔案管理工作的質量。而作為一名檔案管理人員，應當從自身做起主動地接受培訓或者是自學的方式來提升自身的專業(yè)水平。根據檔案管理發(fā)展的腳步，根據具體檔案管理工作地發(fā)展動向最終確定管理方案和策略，由此來提升檔案管理質量，開發(fā)出檔案管理的新型模式。

（七）檔案信息與網絡結合

檔案的相關工作地發(fā)展離不開對網絡科技的應用，尤其是在網絡科技飛速發(fā)展的今天，該技術已經在人們的生活中扮演非常重要的角色，因此應當如何將檔案管理工作和網絡科技進行高效的結合已經是如今和未來檔案管理部門的重點工作。利用網絡科技來創(chuàng)建檔案館網頁，可利用網站將機構設置、簡介、政策法規(guī)等都放到網站上，在檔案的管理系統(tǒng)中將政府決策納入之中，就此人們想要得知任何決策內容通過該網站就可以了解到，可以為政府機關進行合理的決策實現對政府決策的監(jiān)督。

四、結語

綜上所述，針對檔案利用，首先必須認識到檔案利用過程中存在的問題，加強對檔案信息的管理工作，堅持對檔案信息進行改革創(chuàng)新，結合時代的發(fā)展腳步對其檔案信息和管理方式進行填充和優(yōu)化，只有正確的對檔案信息進行管理才能滿足檔案利用者的需求，為綜合檔案的利用打開新的局面。加強檔案的開發(fā)和利用，一方面可以實現檔案工作自身的價值，最關鍵的是可以為社會主義建設提供信息的力量，推動經濟和社會得到更好的發(fā)展。這時，檔案管理人員應當從思想上對管理模式進行完善，為了讓檔案館可以更好地適應時代發(fā)展步伐，就必須要探索新的管理方法，實現檔案管理工作的科學化和合理化，從而更好地為社會經濟發(fā)展服務。