新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究

李莉

（四川省檔案學(xué)校，四川 雅安 625000）

一、新形勢下科技檔案管理的現(xiàn)狀

在如今萬象更新的發(fā)展階段，根據(jù)社會(huì)發(fā)展的科技需求，每年各個(gè)單位的科研成果都會(huì)增加很多科技文件，科技檔案的數(shù)量呈上升趨勢，部分負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員專業(yè)素質(zhì)不夠，管理意識(shí)薄弱，不能高效進(jìn)行科技檔案分類管理的工作，長此以往，文件分類雜亂無章，分散在各種相關(guān)科室，導(dǎo)致需要查找相關(guān)文件時(shí)效率低下。部分企業(yè)和單位甚至沒有專門的科技檔案管理部門，由科研工作人員兼職負(fù)責(zé)相關(guān)事宜，但是一些科研相關(guān)職能部門需要經(jīng)常借閱，頻繁的借閱和歸還工作會(huì)消耗科研工作人員本該投入在研究中的時(shí)間和精力。對(duì)于科研工作者而言，科研成果的重要性不言而喻，導(dǎo)致檔案管理人員在進(jìn)行檔案收集工作時(shí)遇到不愿配合工作、共享資源的境況，反映出我國新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新的難題。

二、科技檔案管理的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性

相較于其他檔案而言，科技檔案是記錄科學(xué)技術(shù)活動(dòng)從選題到實(shí)踐，最后得到研究成果的完整活動(dòng)過程的資料，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)檔案收集管理的專業(yè)工作人員有較高的素質(zhì)要求，管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理能力和基礎(chǔ)科學(xué)知識(shí)，最好了解一些基本的科技實(shí)況，便于開展工作。

（二）多樣性

多樣性是科技檔案的另一個(gè)顯著特點(diǎn)，在現(xiàn)代社會(huì)中，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)生活的方方面面，任何行業(yè)都離不開科技的支持，小到家庭生活，大到國家發(fā)展，各種各樣的科學(xué)技術(shù)在不同的載體中快速發(fā)展，各種類型的科技檔案由此衍生。

（三）成套性

科學(xué)是一門邏輯嚴(yán)密的學(xué)問，每一步都走在縝密的思維中，體現(xiàn)在科技檔案中就是成套性。每一個(gè)試驗(yàn)階段都是一個(gè)單元，通過一系列的試驗(yàn)得到能夠運(yùn)用的科技成果，有機(jī)地統(tǒng)一整合，形成一個(gè)具有獨(dú)立性的完整結(jié)構(gòu)。這是科技檔案的內(nèi)容和形式所決定的，在生物實(shí)驗(yàn)、地質(zhì)勘測和測繪研究中都能夠明顯觀察到這個(gè)特點(diǎn)。

（四）永久性

科技檔案代表著人類一段時(shí)期的研究成果，無論時(shí)代如何變幻，都是具有參考價(jià)值的，沒有具體的時(shí)間限制，一般都能夠永久使用。就像如今的許多科研成果也是在參考以往經(jīng)典的發(fā)現(xiàn)中創(chuàng)新，不斷改革完善形成的，好的科技檔案不在于年代是否久遠(yuǎn)，真正經(jīng)典的成果經(jīng)得住時(shí)間的考驗(yàn)，在歷史長河中熠熠生輝?？萍紮n案與時(shí)俱進(jìn)也不是不可實(shí)現(xiàn)的，不斷地補(bǔ)充新的研究成果，對(duì)原有的科技檔案進(jìn)行修改，都能夠在實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的動(dòng)態(tài)化和有效性的同時(shí)，提高科技檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（五）保密性

科技檔案記錄著國家的先進(jìn)成果和科研機(jī)密，關(guān)系著國家與人民的根本利益，需要管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)保密管理工作，提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)，以防泄露機(jī)密文件，有損國家利益。

三、科技檔案管理模式創(chuàng)新的必要性

（一）提升科技檔案的利用率

在如今信息化時(shí)代中，經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，這樣的時(shí)代背景導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)面臨著科技檔案數(shù)量大量增加的問題，同時(shí)增加的還有科技文檔的復(fù)雜程度。因此，科技檔案的管理效率就成了管理機(jī)構(gòu)的難題，在原有的基礎(chǔ)上提高科技檔案管理效率和利用率的有效方法就是創(chuàng)新檔案管理模式，并且提高檔案管理的信息化水平。如此一來，管理模式創(chuàng)新能夠最大程度上節(jié)約人工成本，提高科技檔案的利用率，使科技檔案的借閱、歸還工作更加方便快捷，在提升企事業(yè)單位運(yùn)營管理水平方面發(fā)揮出至關(guān)重要的作用。

（二）保障科技檔案的信息安全

科技檔案信息化管理對(duì)提高檔案管理效率和檔案利用率的益處不言而喻，并且減少了紙質(zhì)檔案的使用頻率，這樣的電子化改造雖然有效提升了工作效率，但隨之而來的是如何更好地保證信息安全。科技帶來了方便和快捷，也帶來了復(fù)雜和問題。如何在保證高效管理的同時(shí)控制檔案的信息安全是我們面臨的問題，在原有的基礎(chǔ)上對(duì)科技檔案管理模式進(jìn)行完善，在信息安全控制系統(tǒng)中不斷創(chuàng)新，這是新管理模式的重要工作內(nèi)容。

（三）減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)

科技檔案管理模式的電子化和信息化為管理人員的工作帶來了很多的便利，大幅度提升檔案管理工作的效率。但是管理人員的工作模式并沒有完全被改善，傳統(tǒng)管理模式的框架仍然存在，所以管理人員的工作負(fù)擔(dān)仍然比較沉重。從這個(gè)角度來看，科技檔案管理模式的創(chuàng)新是有要的，大部分檔案管理機(jī)構(gòu)為管理人員發(fā)布的薪資水平處于中下游，與管理人員在企事業(yè)單位付出的勞動(dòng)不成正比，給管理人員造成生活和心理方面的雙重負(fù)擔(dān)。在原有的基礎(chǔ)上，提升管理人員業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化管理模式創(chuàng)新程度，以降低管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

四、科技檔案管理模式創(chuàng)新面臨的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)檔案管理模式創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)不到位

科技檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)單位的工作帶來更有效、更完整的信息資源，對(duì)于企業(yè)單位的日常工作也有著重要的影響。企事業(yè)單位管理人員和工作人員的認(rèn)知水平對(duì)科技檔案管理模式創(chuàng)新工作的質(zhì)量有很大影響，甚至能夠直接決定創(chuàng)新工作能否有效展開。部分企事業(yè)單位確實(shí)存在認(rèn)知局限的問題，比如，在科技檔案管理模式創(chuàng)新工作中，一些管理人員對(duì)不同類型科技檔案的重視程度參差不齊，有些被認(rèn)為不夠重要的科技檔案沒有進(jìn)行歸檔保存，在管理中逐漸遺失損毀；再比如有些科技檔案在進(jìn)行歸檔保存時(shí)，管理人員僅僅收錄科研立項(xiàng)和驗(yàn)收數(shù)據(jù)，項(xiàng)目研究過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)并未進(jìn)行保存。這樣的問題是阻礙管理機(jī)構(gòu)工作水平進(jìn)步的重要問題，無法從根本上提升業(yè)務(wù)水平。

（二）相關(guān)法規(guī)不健全

檔案管理工作在許多企事業(yè)單位中都不被重視，在這樣的大前提下，我國關(guān)于科技檔案管理方面的相關(guān)規(guī)定也有待完善，科技檔案管理模式創(chuàng)新工作無法進(jìn)一步開展也有這一部分原因，沒有法律作為保障，許多問題都十分棘手，難以根除。具體來說，在現(xiàn)有的相關(guān)法規(guī)中，針對(duì)科技檔案管理的專門法規(guī)有《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》以及具體的實(shí)施辦法，且年代比較久遠(yuǎn)，有些條例已經(jīng)不適用，只有完善相關(guān)法律條例，為科技檔案管理工作提供基礎(chǔ)條件，才能夠有效解決問題，保證管理機(jī)構(gòu)的運(yùn)營工作順利展開，得到更好的創(chuàng)新成果。一些保密相關(guān)的法規(guī)也不夠健全，導(dǎo)致科技檔案管理部門在制定相關(guān)的制度方面會(huì)遇到一定的困難，對(duì)于科技檔案的保密工作的執(zhí)行也是有著重要的消極影響。

（三）檔案利用效率低下

檔案利用率低下是我國檔案管理機(jī)構(gòu)普遍存在的重要問題，這已經(jīng)偏離了檔案管理機(jī)構(gòu)幫助企事業(yè)單位高效獲取檔案中有效信息的初衷，也是檔案管理模式創(chuàng)新工作需要解決的問題。部分企事業(yè)單位電子化檔案管理和紙質(zhì)檔案管理沒有達(dá)到平衡統(tǒng)一，有些科技檔案存在電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)存在的問題，浪費(fèi)儲(chǔ)存空間；有的企事業(yè)單位硬件設(shè)施落后，管理人員水平不高，管理模式提升空間很大，這也是導(dǎo)致檔案利用率低下的重要原因之一。對(duì)檔案利用效率低下的原因進(jìn)行全面的研究，為科技檔案管理模式創(chuàng)新工作提供思路和建議，徹底解決效率問題。

（四）科技檔案管理體系不完善

管理層沒有科學(xué)的管理意識(shí)和管理方法，內(nèi)部管理體系松散，沒有合適的管理方案，盲目進(jìn)行管理。想要貫徹科技檔案管理模式的創(chuàng)新工作，科學(xué)的管理制度和完善的管理體系必不可缺，沒有管理方面的保障，再好的創(chuàng)新也沒有用武之地。尤其是關(guān)于科技檔案保密問題的管理，更是重中之重。

五、科技檔案管理模式創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作模式創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)

為了科技檔案管理模式創(chuàng)新工作的順利進(jìn)行，加強(qiáng)企事業(yè)單位管理人員和專業(yè)人員的認(rèn)識(shí)水平，提高其認(rèn)識(shí)高度，使其具有長遠(yuǎn)目光和大局觀。通過一些科研知識(shí)宣傳使企事業(yè)單位人員認(rèn)識(shí)到科技檔案在科研工作發(fā)展中的重要作用，為科技檔案管理水平提供基礎(chǔ)保障。

提高企事業(yè)單位對(duì)于科技檔案的重視程度，認(rèn)識(shí)到科技檔案對(duì)國家科技進(jìn)步的重要作用，加大關(guān)于科技檔案管理的資金投入、人才投入和精力投入，以提升企事業(yè)單位科技檔案管理工作的效率和質(zhì)量。最好能夠同時(shí)加強(qiáng)企事業(yè)單位對(duì)于科技檔案管理模式的管理方法的重視度，科學(xué)地進(jìn)行管理工作，在此基礎(chǔ)上完善現(xiàn)有的管理流程，為科技檔案管理模式的創(chuàng)新工作提供基礎(chǔ)保障。

（二）完善相關(guān)法規(guī)

科技檔案管理模式創(chuàng)新工作是每個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)難題，針對(duì)這個(gè)問題出臺(tái)更有力、更健全的，有科學(xué)性的法律條例，針對(duì)科技檔案管理的工作流程制定一套全面的法規(guī)，以保證創(chuàng)新工作的順利開展。企事業(yè)單位也可以更新內(nèi)部相關(guān)制度，針對(duì)自身存在的問題，結(jié)合公司實(shí)際情況完善制度，適應(yīng)時(shí)局，在新形勢下進(jìn)行科學(xué)的創(chuàng)新，遵守相關(guān)法律條例，積極探索新的管理模式，在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代更好地完成本職工作。

（三）進(jìn)一步提升檔案的利用效率

加強(qiáng)企事業(yè)單位的分類存檔工作，更加細(xì)致的分類，更加全面地儲(chǔ)備，在此基礎(chǔ)上做好清晰明了的目錄檢索工作，這樣才能夠在查詢各類信息時(shí)確保萬無一失，做到便捷高效。培訓(xùn)專業(yè)人員的分類存檔水平和檔案管理能力，提高業(yè)務(wù)熟練度，為有效提高檔案利用效率提供基礎(chǔ)。由此看來，完善和創(chuàng)新科技檔案管理模式不可缺少的就是提高管理人員業(yè)務(wù)水平和提升檔案利用效率。

（四）增強(qiáng)專業(yè)人員素養(yǎng)

專業(yè)的檔案管理人員在檔案管理工作中責(zé)任重大，不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，也要提高自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，科技檔案是關(guān)乎國家和人民根本利益的機(jī)密文件，守住初心，做好本職工作，提高服務(wù)意識(shí)，才能保證科技檔案管理工作順利進(jìn)行，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新。檔案管理人員的心理素質(zhì)也需要過硬，錯(cuò)綜復(fù)雜的檔案分類工作對(duì)管理人員來說任務(wù)繁重，壓力較大，心理素質(zhì)過低容易影響工作效率。另外，適當(dāng)引進(jìn)一些高素質(zhì)人才，員工之間相互交流，也有利于提高人員素養(yǎng)。

（五）提高信息化管理水平

為了提高企業(yè)科技檔案信息化管理水平，首先必須構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)科技檔案信息管理系統(tǒng)，建立科技檔案大數(shù)據(jù)分析、存儲(chǔ)機(jī)制?；诖髷?shù)據(jù)的檔案管理系統(tǒng)，以大型分布式數(shù)據(jù)庫的形式將檔案信息存儲(chǔ)在云存儲(chǔ)中。在大數(shù)據(jù)檔案管理模型中，大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的功能模塊主要分為安全度量模塊，用戶評(píng)估模塊、云計(jì)算模塊、云存儲(chǔ)模塊以及訪問行為評(píng)估模塊。具有檔案管理功能的大型數(shù)據(jù)庫使用云存儲(chǔ)技術(shù)，將大量科技檔案數(shù)據(jù)分配到多個(gè)服務(wù)節(jié)點(diǎn)。用戶終端通過業(yè)務(wù)服務(wù)層和功能控制層進(jìn)行信息檢索和安全級(jí)別評(píng)估，以提高檔案管理安全和效率。

六、結(jié)語

科技檔案管理模式的創(chuàng)新對(duì)于提高檔案管理工作效率和科研工作的發(fā)展作用重大，在新形勢的契機(jī)下，樹立良好的創(chuàng)新意識(shí)，了解創(chuàng)新的必要性，發(fā)現(xiàn)管理模式的不足。增強(qiáng)管理人員的素質(zhì)，根據(jù)原有的管理基礎(chǔ)完善相關(guān)法規(guī)，提高檔案利用率，為保障單位或企業(yè)的科技檔案管理模式創(chuàng)新提供基本條件，以促進(jìn)我國社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。