淺談檔案的動態(tài)管理與靜態(tài)管理

王健

（河北省秦皇島市山海關(guān)區(qū)河湖長服務(wù)中心，河北 秦皇島 066000）

引言

檔案的動態(tài)管理是為適應(yīng)社會經(jīng)濟的不穩(wěn)定性和市場的多變性，隨時改進、修訂經(jīng)營業(yè)務(wù)，使企業(yè)活動與管理保持一定彈性的管理理論。動態(tài)管理的要點有：以人為主體，而人具有高度的不確定性，隨時注意對人的分析使其適應(yīng)企業(yè)環(huán)境；企業(yè)應(yīng)全面掌握達到既定目標所需的各種經(jīng)營職能，不能把職能片面化；根據(jù)具體情況采取相應(yīng)的管理措施，管理程序、方法，制度不能一刀切；實行彈性組織，加強人際關(guān)系及公共關(guān)系工作，以適應(yīng)外部環(huán)境。動態(tài)管理應(yīng)注意的原則是：經(jīng)濟根基穩(wěn)定，廣開人、財、物資源，結(jié)構(gòu)要合理;重視發(fā)展與創(chuàng)新，加強競爭能力。加強計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等機制，采取靈活的應(yīng)變對策。靜態(tài)管理，即超文本標記語言或超文本鏈接標示語言，是目前網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)用最為廣泛的語言，也是構(gòu)成網(wǎng)頁文檔的主要語言。靜態(tài)管理的靜態(tài)頁面的結(jié)構(gòu)包括頭部、主體兩大部分，其中頭部描述瀏覽器所需的信息，而主體則包含所要說明的具體內(nèi)容。

一、檔案管理現(xiàn)狀

一個單位多年積累下來的豐富的檔案資料，是本單位開展業(yè)務(wù)的活動記錄和資產(chǎn)等的憑證，檔案資料全面反映了單位發(fā)展與變化的歷史，積淀了團隊文化，加強檔案管理工作是提升業(yè)務(wù)和管理水平的內(nèi)在要求，通過檔案信息可以更好地把握事物發(fā)展變化的客觀規(guī)律，增強決策的預(yù)見性和主動性，對于改善和提高單位管理水平、監(jiān)管力度、服務(wù)水平、工作效率、經(jīng)濟效益具有不可替代的獨特價值。

筆者認為，單位的檔案管理部門或崗位，在傳統(tǒng)的觀念中，是個偏于“靜”的部門，工作性質(zhì)較單一，知識結(jié)構(gòu)相對于科技等部門更新緩慢，工作環(huán)境也安靜，然而在現(xiàn)代社會中這些較之以往發(fā)生了很大的變化，檔案管理中“動”的因素也增加了。主要有以下幾個方面的原因：

一是檔案收集范圍較之以往有所擴大。隨著時間變化和業(yè)務(wù)拓展、持續(xù)，檔案的絕對數(shù)量增加；按照價值歸檔理念，把原來沒有列入歸檔范圍的一些資料收集歸檔；檔案載體形式多樣化，在歸檔傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的同時還要把電子文件、聲像載體、實物檔案等其他載體檔案收集歸檔。

二是檔案蘊含信息量增大?，F(xiàn)代社會是知識經(jīng)濟時代，檔案所包含的內(nèi)容逐年增加，信息量極速增長。

三是檔案服務(wù)范圍增大。除了傳統(tǒng)的單位內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)范圍，當下檔案還廣泛服務(wù)于科技創(chuàng)新、把握市場經(jīng)濟走勢、情報分析、團隊文化建設(shè)和防范法律風(fēng)險等活動。

四是檔案利用需求更高。在高速發(fā)展的今天，每個單位開展業(yè)務(wù)都需要大量應(yīng)用現(xiàn)代管理科學(xué)成果和信息化技術(shù)，對檔案利用的需要，不僅數(shù)量急劇增多，而且質(zhì)量要求更高。從原來“以保持檔案信息原貌型利用為主”的利用方式逐步向“以使用半成品型檔案信息利用和創(chuàng)造型檔案信息利用為主”的利用方式轉(zhuǎn)變，對檔案工作的信息管理能力和檔案編研工作也提出更高的要求。

二、檔案人員管理上的動與靜的結(jié)合

單位檔案管理中動靜并存，互相包含，你中有我，我中有你，兩者協(xié)調(diào)構(gòu)建，才能提高檔案整體水平。如何動靜結(jié)合，全面提升檔案管理水平，筆者認為應(yīng)主要加強以下兩個方面的工作。

一個單位在檔案人員的管理上要做到動靜結(jié)合。既關(guān)心檔案管理人員的職業(yè)生涯的發(fā)展，增強檔案管理人員的歸屬感，讓他們干上這行，就愛上這行。又要強化各種激勵機制，充分調(diào)動他們的工作積極性，加強檔案人員編制和崗位規(guī)劃，逐步擴增科技加持的新生力量。

（一）要加強現(xiàn)有檔案管理人員的繼續(xù)教育，“動”在知識積聚

由于傳統(tǒng)觀念的影響，大多在單位檔案人員中不受重視，在檔案部門或崗位也多以年齡大的的女性為主，學(xué)歷和素質(zhì)相對其它管理部門要求不高。近年來，雖然大多數(shù)單位隨著檔案管理水平要求的不斷提高，檔案管理人員的平均年齡逐漸年輕化，學(xué)歷層次也逐漸提高。但對于現(xiàn)代檔案管理的客觀要求和標準衡量，普遍還存在著一定的差距。

按有關(guān)規(guī)定，檔案管理人員每年都應(yīng)該接受專業(yè)的繼續(xù)教育培訓(xùn)，但現(xiàn)實中有些單位沒有堅持或落實，繼續(xù)教育呈斷續(xù)狀態(tài)，原因是多方面的，有的是因為單位節(jié)約經(jīng)費，有的是因為工作量大或兼職，抽不出時間，還有個別檔案管理人員缺乏終身學(xué)習(xí)的理念，認為已有的知識和經(jīng)驗?zāi)軌騽偃喂ぷ鳎瑢I(yè)理論的發(fā)展不夠關(guān)注。

然而社會在進步，知識的更新是不間斷的，如果檔案管理人員不能做到與時俱進，那么在工作上與時代、社會發(fā)展的要求之間的差距就會越來越大，所以堅持繼續(xù)教育培訓(xùn)是每個檔案管理人員最基本的要求，培訓(xùn)的方式根據(jù)實際情況可以多種多樣，重要的是要有培訓(xùn)效果。除定期培訓(xùn)之外，更重要的是平時工作中堅持自學(xué)，檔案管理人員除了堅持學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識及相關(guān)法律、法規(guī)及制度之外，還尤其要注重對分管門類檔案業(yè)務(wù)方面知識的學(xué)習(xí)和了解，對此筆者深有體會。二十余年的檔案管理工作經(jīng)歷，接觸過不同類別的檔案，像一些專業(yè)性比較強的業(yè)務(wù)檔案，必須對該業(yè)務(wù)有所了解，才能根據(jù)其業(yè)務(wù)特點做好歸檔工作，使其發(fā)揮效益。

（二）注重檔案部門或崗位高素質(zhì)人員的配置和補充，“動”在人才引進

一般來說檔案管理人員的更新較其它部門緩慢，人才配置問題也就更顯突出。所以，單位要注重檔案專門人才的培養(yǎng)，鼓勵和支持優(yōu)秀人才從事單位檔案管理工作，完善人才選拔、引進和培養(yǎng)機制，合理制定檔案人員待遇，不斷提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。

（三）尊重歷史，恪守章程，“靜”在沉心嚴謹

檔案管理人員要時刻處在知識更新的動態(tài)中，但是在日常工作中，卻是要完全“靜”下來，檔案管理不同于別的管理工作，要嚴格按照規(guī)章制度走，管理檔案就是在積淀歷史，要以嚴謹、認真的態(tài)度來做，在這里，不允許有太多的主觀因素摻雜到里面，整理、分類、保管都要嚴格執(zhí)行制度，如此檔案管理工作就有大量重復(fù)性的勞動，這就要求檔案管理人員在工作中要心細，更要心靜，要一絲不茍，不怕煩雜，耐得住寂寞。

三、檔案工作管理上的動與靜的結(jié)合

檔案管理上的“動”應(yīng)體現(xiàn)在創(chuàng)新上，而創(chuàng)新又體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）創(chuàng)新檔案工作思維

注重突出自己單位的特點，精細內(nèi)部管理、提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，從現(xiàn)代社會時代特點和新形勢下本單位業(yè)務(wù)工作的實際需要出發(fā)調(diào)整工作思路。主動宣傳、規(guī)劃、創(chuàng)新檔案工作，制定檔案發(fā)展規(guī)劃。通過一系列有計劃的工作，擴大檔案利用需求，變“死”檔案為“活”檔案，形成歸檔為了信息利用，使檔案得到更多的利用價值，反過來通過檔案的有效利用又促進檔案管理工作的提升和加強。

（二）動態(tài)檔案管理方法

所謂的動態(tài)管理，就是改變十幾年甚至幾十年一而慣之的管理模式和方法。主要有以下幾點：

1.檔案制度的動態(tài)更新。單位要嚴格執(zhí)行國家及上級部門的法律及規(guī)章制度，遇到新問題時，要及時更新檔案管理制度，使之操作性更強，更貼近單位現(xiàn)實，同時檔案管理人員要隨著單位業(yè)務(wù)的發(fā)展，建立跟蹤管理制度，主動改進。

2.管理方法的更新。要在管理方法的細節(jié)上下功夫，例如輪崗可以使檔案管理人員全方位勝任工作，又可以發(fā)現(xiàn)工作中的一些紕漏和錯誤，從而達到改進工作的目的。將檔案整理工作流程化，從而加快檔案整理速度；制定檔案質(zhì)量考核標準，從而保證檔案案卷質(zhì)量；采取事前介入、事后有約束措施的方法，來保證重大事件檔案的完整齊全；檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，制定各個環(huán)節(jié)的職責(zé)，并適時調(diào)整等。

3.專項檔案的動態(tài)管理。單位重點工程項目、科技攻關(guān)、職能調(diào)整、重大事件等專項檔案，檔案管理人員規(guī)范、及時地收集，在一定程度上可以帶動項目各環(huán)節(jié)的規(guī)范化運作，所以檔案管理人員要加強動態(tài)跟蹤。

4.創(chuàng)新檔案服務(wù)方式及信息利用。從某種意義上說檔案利用服務(wù)是檔案工作的最終目標，是最能體現(xiàn)檔案工作價值的部分。因此，檔案管理人員要多動腦筋，多下功夫，既保質(zhì)保量地提供檔案信息，又使服務(wù)的形式更方便、快捷，檔案利用服務(wù)既可以采用現(xiàn)場查檔、電話查檔等傳統(tǒng)方式，也可采用電子郵件、網(wǎng)上檔案交流等信息化方式，還可以采用主動送檔上門等方式，拓展服務(wù)方式和領(lǐng)域。

檔案管理工作創(chuàng)新的同時，也要有“靜”的一面，那就是嚴格的規(guī)章制度，在檔案管理中必須嚴格執(zhí)行的檔案管理的一系列法規(guī)和制度，這是創(chuàng)新的基礎(chǔ)和前提，也是創(chuàng)新的保障，二者相輔相成。

檔案管理應(yīng)與時俱進，觀念創(chuàng)新。在推進電子化建設(shè)中，采用信息技術(shù)引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。信息化產(chǎn)生的一些問題，可能現(xiàn)行各有關(guān)部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。我們應(yīng)有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務(wù)工作的范圍出發(fā)，主動承擔(dān)起新職能?；蛘咴诠居嘘P(guān)主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。

結(jié)論

加強檔案管理，有利于勞動者生產(chǎn)積極性的發(fā)揮。員工是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營的主體。通過崗位動態(tài)管理，能夠在很大程度上發(fā)揮員工的勞動積極性；有利于推進社會主義精神文明建設(shè)。每個員工遵守勞動考勤制度，出滿勤、干滿點、不遲到、不早退、不曠工、堅守工作崗位，把員工隊伍建設(shè)成為一支有道德、有文化、有理想、有紀律的“四有”隊伍，推動企業(yè)的發(fā)展；有利于生產(chǎn)技術(shù)制度的落實。員工自覺遵守生產(chǎn)技術(shù)管理的各項規(guī)章制度，遵守崗位責(zé)任制、檢修規(guī)程、運行規(guī)程、“兩票三制”、安全規(guī)程制度等，杜絕一切違章現(xiàn)象，制度得到了落實，安全生產(chǎn)、檢修運行質(zhì)量都得到保證。

總之，加強單位檔案管理需要我們進一步提高認識，努力轉(zhuǎn)變觀念，在人員管理和工作管理兩方面動靜結(jié)合，全面提升檔案管理專業(yè)化水平，加快檔案信息化建設(shè)，使檔案資源開發(fā)利用更適應(yīng)改革發(fā)展需要。