論事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理

文/周金芬（海東市樂(lè)都區(qū)人力資源和社會(huì)保障局）

一、事業(yè)單位的人事檔案規(guī)范化管理重要性

（一）促進(jìn)工作效率的提升

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，更多單位在積極改革用人制度，這提高了崗位中的人員流動(dòng)性，因此伴隨人員的具體人事檔案，便成為單位迅速掌握人員狀況的關(guān)鍵資料，它能為用人單位的選人提供主要視角，由此可見檔案管理的規(guī)范化意義。在規(guī)范管理的支持下，人事材料實(shí)際使用率可以明顯提升，管理人員能夠以此對(duì)干部職工的資料迅速、全面掌握。此外，規(guī)范管理也能保障人事檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，管理人員在有人事資料的查閱需求時(shí)，按照工作流程便能快速查詢資料，縮短查閱時(shí)間，降低了工作量，保障了單位工作的效率提升。

（二）促進(jìn)工作質(zhì)量的提高

在各單位中，為提高人事管理的質(zhì)量，便需要對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。原因在于，這項(xiàng)工作屬于建設(shè)人才隊(duì)伍的基礎(chǔ)，屬于其他管理活動(dòng)的重要起點(diǎn)，屬于推動(dòng)管理質(zhì)量提升的關(guān)鍵資料。首先，在規(guī)范管理的支持下，單位中各項(xiàng)管理活動(dòng)可以得到重要的參考資料。在人事管理中，管理人員需要充分掌握員工的工作狀況，以此安排他們的培訓(xùn)、考核等工作。而規(guī)范管理有利于上述管理活動(dòng)得到有效、及時(shí)的基礎(chǔ)信息，促使管理人員進(jìn)行高質(zhì)量的決策，促進(jìn)管理活動(dòng)質(zhì)量的提高。此外，在人事管理中，工作目標(biāo)是高效優(yōu)質(zhì)，而要完成這些目標(biāo)，需要在人員的培訓(xùn)、教育等環(huán)節(jié)，評(píng)估人才質(zhì)量，以此培養(yǎng)高質(zhì)量隊(duì)伍，促使單位工作可以有效提升質(zhì)量。優(yōu)質(zhì)的單位人事檔案，屬于組建員工隊(duì)伍的主要參考，有利于協(xié)助單位組建優(yōu)秀隊(duì)伍，推動(dòng)單位工作質(zhì)量的提升。

（三）幫助單位做管理決策

首先，在人事檔案的支持下，單位能對(duì)已有干部職工實(shí)際分類狀況準(zhǔn)確了解，掌握其技術(shù)等級(jí)、知識(shí)水平等方面的不足，明確其技術(shù)知識(shí)的更新需求，然后結(jié)合實(shí)際，針對(duì)性地組織進(jìn)修、集中培訓(xùn)，以此提高單位中各人員的綜合能力，促進(jìn)各人員工作水平和效率的提升。其次，在人事檔案內(nèi)，會(huì)對(duì)各員工的工作質(zhì)量、入職等狀況詳細(xì)分類及記錄，這對(duì)指導(dǎo)單位完成人才篩選會(huì)有積極意義。各單位能在檔案支持下，明確判斷單位對(duì)人才類型的需求，便于后續(xù)針對(duì)性地招聘人才，保障人才招聘的科學(xué)性、趨向性。

二、事業(yè)單位的人事檔案管理問(wèn)題

在一些單位中，會(huì)利用引進(jìn)高層次的人才、公開招考等活動(dòng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的正常流轉(zhuǎn)。但在聘期中，個(gè)人單方面對(duì)勞動(dòng)合同的解除等問(wèn)題，會(huì)帶來(lái)各單位以“扣案”方式避免人才流失的狀況，最后使得人才流動(dòng)受到影響，帶來(lái)人事檔案上的糾紛[1]；在現(xiàn)階段，一些人員對(duì)人事檔案沒有正確認(rèn)識(shí)，不重視收集個(gè)人檔案資料，進(jìn)而引發(fā)流動(dòng)性的檔案遺留“死檔”等問(wèn)題，而檔案部門未曾有效防控此類檔案，最后使得檔案“工作經(jīng)歷”涉及的工齡認(rèn)定，會(huì)出現(xiàn)檔案核查上的困難；一些人員為追求個(gè)人利益，出現(xiàn)個(gè)人經(jīng)歷捏造等狀況，使得檔案的邏輯性、真實(shí)性無(wú)法考證。人事檔案的材料偽造，會(huì)影響個(gè)人誠(chéng)信，并需要承擔(dān)對(duì)應(yīng)刑事責(zé)任，也讓用人單位在管理工作中面臨隱患；在事業(yè)單位，其人事檔案往往分多類材料內(nèi)容，一些材料的缺失問(wèn)題也常見。以專業(yè)技術(shù)性的崗位為例，在申報(bào)職稱時(shí)會(huì)形成對(duì)應(yīng)檔案材料，但單位本身或當(dāng)事人不夠重視對(duì)檔案資料的收集，最后帶來(lái)檔案丟失的問(wèn)題，影響員工的退休、崗位晉升等。

在各單位的檔案管理中，人員的信息化能力不高，屬于困擾單位的關(guān)鍵問(wèn)題，而此問(wèn)題的原因有：首先，在人員招聘和管理時(shí)，單位沒有關(guān)注他們的信息化能力，沒有對(duì)其做好信息化培訓(xùn)，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的信息化建設(shè)，難以借助現(xiàn)代設(shè)備提高工作的效率。其次，在一些單位中，對(duì)檔案管理的意義認(rèn)識(shí)不足，沒有認(rèn)識(shí)到信息化管理對(duì)規(guī)范化管理的意義，沒有在工作中借助硬件軟件的建設(shè)，提高檔案管理的效率，即使單位使用一些先進(jìn)的管理系統(tǒng)，也因不夠重視不能對(duì)系統(tǒng)做好更新，影響了人事檔案管理的效率，影響了相關(guān)信息的便利查閱；一些單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的問(wèn)題，也推動(dòng)了管理改革，但實(shí)際上，其改革策略還被傳統(tǒng)思維和認(rèn)識(shí)所約束，維持原本的管理慣性，沒有進(jìn)行制度性的安排，實(shí)際的管理方式不夠規(guī)范，效率也不高，安全水平較低，種種問(wèn)題都影響管理質(zhì)量的提升，使得檔案管理有備份不全、使用難等阻礙。

三、事業(yè)單位的人事檔案管理對(duì)策

（一）確保專人專職并培養(yǎng)人員素質(zhì)

在事業(yè)單位，管理人事檔案的活動(dòng)，本質(zhì)還屬于對(duì)人的科學(xué)管理。而要保障檔案管理的效果，便需要各單位將提高管理人員能力水平的工作重視起來(lái)[2]。首先，事業(yè)單位應(yīng)該確保專人專職。事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)規(guī)定，確保1名專職的人員能對(duì)1000卷的檔案進(jìn)行管理，不能使其管理工作量增加。其次，事業(yè)單位需要將培訓(xùn)及時(shí)做好，使得人員對(duì)工作流程熟悉，對(duì)新技術(shù)、新設(shè)備使用的方法進(jìn)行學(xué)習(xí)，利用對(duì)成功經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，促使管理人員提高檔案管理的水平。最后，應(yīng)該通過(guò)職稱評(píng)聘的方式，促使各人員保障業(yè)務(wù)的專業(yè)性，針對(duì)專業(yè)技術(shù)員的職稱資格聘用和申報(bào)，使得管理人員提高工作的主動(dòng)性，給予其價(jià)值認(rèn)同感。

（二）確保知情權(quán)及隱私權(quán)的對(duì)立統(tǒng)一性

在事業(yè)單位，在管理人事檔案時(shí)，一般需要理性地協(xié)調(diào)知情權(quán)、隱私權(quán)。在檔案管理中，需要利用組織考察等形式，轉(zhuǎn)遞及查閱個(gè)人的檔案。而其中會(huì)有著知情權(quán)實(shí)現(xiàn)、隱私權(quán)保護(hù)上的利弊權(quán)衡。為此，國(guó)內(nèi)需要在管理人事檔案的法律條文中，對(duì)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行明確：對(duì)查閱的登記備案有效制度進(jìn)行建立，確保任何個(gè)人及組織在對(duì)他人檔案的調(diào)閱中，都要得到檔案部門、檔案當(dāng)事人的書面同意；而檔案的當(dāng)事人也應(yīng)該有知情權(quán)，可以在自身檔案在被查閱，或轉(zhuǎn)遞發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，讓相關(guān)工作得到本人同意，進(jìn)而給予修改、補(bǔ)充等權(quán)利；將管理人事檔案的封閉性充分打破，利用自主查詢、政務(wù)公開等信息化建設(shè)，通過(guò)立法方式，讓檔案的當(dāng)事人能對(duì)檔案管理進(jìn)行參與，使得檔案管理實(shí)現(xiàn)法治化發(fā)展，保障問(wèn)計(jì)和問(wèn)政于民。

（三）保障原始檔案和電子檔案都有同樣法律效力

由《檔案法》的規(guī)定可知，電子檔案需要確保可靠的來(lái)源、合規(guī)的要素，還有規(guī)范的程序。和紙質(zhì)的傳統(tǒng)檔案一樣，電子檔案的效力同等，能夠通過(guò)電子形式成為憑證以供使用。由此可見，在考證檔案的原始性之后，便可以保障檔案法律效力的同等性。其次，人事檔案擁有的原始性無(wú)法被替代，從法律這一層面，明確電子類的檔案具有憑證作用，保障有法可依，屬于讓事業(yè)單位有效解決人事檔案在法律效力類型問(wèn)題中的重要依據(jù)。

（四）確保管理的前瞻性和精細(xì)化

由國(guó)家規(guī)定可知，在檔案管理中，應(yīng)該對(duì)審核措施進(jìn)行強(qiáng)化，確保在任用干部時(shí)，能將“四凡四必”當(dāng)成必經(jīng)的程序及基本的要求，在制度導(dǎo)向上，也要求應(yīng)該逐步精細(xì)化。而在工作內(nèi)容上，需要從檔案的利用、收集及保管安全等方面出發(fā)，對(duì)檔案工作的實(shí)施方案和細(xì)則進(jìn)行細(xì)化，在管理上從環(huán)節(jié)、范圍及監(jiān)督等方面做好全面規(guī)定。

而在事業(yè)單位，建設(shè)人事管理上的法制工作應(yīng)該保障充分前瞻性。應(yīng)該對(duì)關(guān)鍵少數(shù)重要的主體責(zé)任進(jìn)行緊抓，強(qiáng)化管理人事檔案的重要性，將責(zé)任壓實(shí)，確保工作的執(zhí)行力更強(qiáng)；在管理人事檔案時(shí)，事業(yè)單位借鑒了管理公務(wù)員干部檔案的方法，也和此類方法有所區(qū)別，事業(yè)單位需要以前瞻性的眼光，將檔案管理的應(yīng)急預(yù)案做好，將風(fēng)險(xiǎn)防控的內(nèi)部意識(shí)加強(qiáng)，對(duì)人事檔案的審批、借閱等工作內(nèi)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)積極梳理，確保風(fēng)險(xiǎn)防控的系統(tǒng)機(jī)制得以構(gòu)建；事業(yè)單位應(yīng)該針對(duì)人事檔案構(gòu)建縣、市、省進(jìn)行聯(lián)動(dòng)的協(xié)同信息化系統(tǒng)平臺(tái)，避免檔案在流轉(zhuǎn)中因信息的不夠透明，帶來(lái)檔案遺失的問(wèn)題；事業(yè)單位需要將監(jiān)管強(qiáng)化起來(lái)，在人力資源相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)審批上，堅(jiān)決取締不合法的機(jī)構(gòu)，做好嚴(yán)格監(jiān)管，讓檔案人的合法權(quán)益得以維護(hù)。

（五）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)，有利于檔案管理提升規(guī)范化水平，同時(shí)它也有利于檔案材料提高自身使用的效率，所以，加強(qiáng)檔案工作的信息化建設(shè)非常關(guān)鍵。

信息化的明顯優(yōu)勢(shì)便是便捷化、規(guī)范化，在信息化的支持下，單位能在更短時(shí)間內(nèi)，利用搜索引擎找到檔案資料。還可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，數(shù)字化處理傳統(tǒng)的各種紙質(zhì)檔案，在大數(shù)據(jù)等技術(shù)的支持下，保障檔案信息的高效處理和傳遞，構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化體系。而網(wǎng)絡(luò)化管理，便屬于檔案工作規(guī)范化的一種具體體現(xiàn)，在檔案被數(shù)字化處理的過(guò)程中，單位需要進(jìn)行統(tǒng)一的操作和處理，最終對(duì)檔案統(tǒng)一化地進(jìn)行管理。為加強(qiáng)信息化建設(shè)，單位需要首先加強(qiáng)在基礎(chǔ)設(shè)備方面的投入，購(gòu)入必備的硬件軟件、計(jì)算機(jī)設(shè)備等，同時(shí)可以構(gòu)建信息化檔案管理的體系，將體系建設(shè)完善起來(lái)，提升信息化體系應(yīng)用的效率，建立信息化的規(guī)章制度，保障信息化建設(shè)的科學(xué)、規(guī)范。此外，把文件轉(zhuǎn)化成為檔案，屬于一項(xiàng)程序復(fù)雜、專業(yè)性高的工作，對(duì)各卷檔案進(jìn)行的收集整理活動(dòng)，其中都有嚴(yán)格的要求。因?yàn)闄n案材料有著特殊屬性，為避免自然性、人為性的損毀，管理人員需要對(duì)整理案卷的流程熟悉，掌握相關(guān)的保護(hù)及管理技術(shù)，同時(shí)需要完善所用的數(shù)字化管理系統(tǒng)。在現(xiàn)階段，更多單位開發(fā)了檔案管理的信息化系統(tǒng)，完善、優(yōu)化了網(wǎng)絡(luò)化的檔案利用和管理，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的在線借閱等目標(biāo)。但檔案的載體在不斷發(fā)展，也不斷地出現(xiàn)了很多新型的存儲(chǔ)介質(zhì)，不斷應(yīng)用著新的信息技術(shù)，信息在儲(chǔ)存和記錄上的要求在發(fā)生變化。因此，一些基礎(chǔ)手段難以保障檔案管理的先進(jìn)性，這要求管理人員需要學(xué)習(xí)、適應(yīng)并掌握數(shù)字化管理的新型技術(shù)。

（六）建設(shè)檔案管理的規(guī)范化機(jī)制

在社會(huì)發(fā)展中，檔案方面的法制建設(shè)會(huì)更為規(guī)范，各單位也需要在檔案工作中建立規(guī)范的規(guī)章制度。首先，應(yīng)該在檔案管理中，明確、細(xì)化制度，保障制度能夠切實(shí)落實(shí)，保障領(lǐng)導(dǎo)、組織、人員的到位，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)、組織和責(zé)任的落實(shí)。其次，需要將管理職責(zé)充分落實(shí)到領(lǐng)導(dǎo)、部門以及具體的人，將追責(zé)和獎(jiǎng)勵(lì)的制度落實(shí)，保障檔案工作的高效、安全和規(guī)范。再次，做好檔案工作的法制化教育宣傳，將領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)提升，保障各部門明確檔案管理的職責(zé)和意義，提高他們的責(zé)任意識(shí)、配合程度，確保檔案能準(zhǔn)確、及時(shí)地收集，便于檔案的安全便捷使用。最后，應(yīng)該定期進(jìn)行管理經(jīng)驗(yàn)的分享交流，提高管理人員實(shí)際等級(jí)，提升其專業(yè)水平，對(duì)管理制度進(jìn)行修訂，利用種種措施，建立規(guī)范化檔案管理的高效機(jī)制，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)達(dá)成。

四、結(jié)束語(yǔ)

在事業(yè)單位，在管理人事檔案時(shí)，合理的制度建設(shè)屬于對(duì)管理長(zhǎng)效機(jī)制逐步探索的有效方式。在新時(shí)期，各單位在管理人事檔案時(shí)，應(yīng)該堅(jiān)守工作正確宗旨，在與管理實(shí)際進(jìn)行結(jié)合后，針對(duì)管理的各個(gè)問(wèn)題和狀況，盡快找到解決的有效措施和方法，對(duì)檔案管理的權(quán)威性、公信力進(jìn)行全力維護(hù)，便于更好地為干部選拔、政治生態(tài)的健康建設(shè)而服務(wù)，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。