提升高校辦公室行政管理能力途徑研究

臧 健

（鹽城工學(xué)院后勤管理處，江蘇 鹽城 224051）

W省是教育大省，高校數(shù)量全國(guó)排名第一，在高校所有部門中，辦公室作為一個(gè)系統(tǒng)化、全面化、綜合化的部門，工作職責(zé)不僅是上級(jí)指示的傳達(dá)，下級(jí)意見的反饋，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，還有日常行政管理綜合事務(wù)的方方面面，辦公室行政管理能力的高低直接影響高校內(nèi)部日常管理運(yùn)行效率和高?？沙掷m(xù)發(fā)展的動(dòng)力。但通過對(duì)目前W省高校行政管理工作的調(diào)研結(jié)果來看，還是存在很多不足之處，如制度落后、責(zé)任不清、人員素質(zhì)不高，信息化程度低等方面。因此，為推進(jìn)高校在新時(shí)代的發(fā)展，對(duì)存在的不足方面的原因進(jìn)行剖析，提出科學(xué)的解決方案，找到提升W省高校辦公室行政管理能力的有效途徑。［1］

一、W省高校辦公室行政管理過程中遇到的問題

（一）辦公室行政管理制度建設(shè)落后于時(shí)代發(fā)展

辦公室行政管理制度是辦公室日常工作的指導(dǎo)方針，對(duì)W省高?，F(xiàn)有的辦公室管理制度調(diào)研后發(fā)現(xiàn)普遍存在以下問題：1.制度的內(nèi)容過于陳舊，一些內(nèi)容明顯已經(jīng)在現(xiàn)有的工作流程中被取消或者更新了，這樣的制度不再適合甚至于阻礙辦公室的工作；2.一些制度的內(nèi)容空乏，大多是一些框架內(nèi)容，崗位職責(zé)模糊不明晰，甚至崗位間的工作有重疊的現(xiàn)象，責(zé)權(quán)的不明確，直接導(dǎo)致工作方向不明確；3.事務(wù)流程過于復(fù)雜，事務(wù)辦理手續(xù)繁多，總認(rèn)為經(jīng)手人越多，一旦發(fā)生問題，則責(zé)任相對(duì)較小，一旦流程環(huán)節(jié)出錯(cuò)，就要重啟流程，導(dǎo)致辦事人員跑斷腿，直接影響辦事效率。

（二）缺乏科學(xué)有效的行政管理責(zé)任體系

辦公室作為學(xué)校行政管理部門中間日常運(yùn)作的“中樞神經(jīng)”，承擔(dān)著協(xié)調(diào)各部門工作的重要作用。高校辦公室是一個(gè)服務(wù)型的機(jī)關(guān)單位，事務(wù)多而雜亂，面對(duì)辦理業(yè)務(wù)的人員缺乏積極的服務(wù)意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行工作分配時(shí)存在隨機(jī)性的指定人員，總認(rèn)為都是一起工作，整個(gè)處室一盤棋不分彼此。這個(gè)模式存在嚴(yán)重的弊端，一旦出現(xiàn)問題需要追責(zé)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)沒有因明確責(zé)任體系而導(dǎo)致責(zé)任互相推諉的現(xiàn)象，以至于再碰到類似事件時(shí)大家都退縮不愿接此工作，破壞辦公室的辦公形象，導(dǎo)致辦理事務(wù)效率低下，影響到其他部門的工作進(jìn)度，如果任其發(fā)展，最壞的情況就是“中樞神經(jīng)”癱瘓，整個(gè)學(xué)校的綜合管理系統(tǒng)體系被破壞，嚴(yán)重?fù)p害學(xué)校和所有教職員工的切身利益。因此，建立健全科學(xué)合理的管理責(zé)任體系，責(zé)任到崗到人，有效地規(guī)范辦公室行政管理人員的工作態(tài)度。［2］

（三）辦公室崗位人員綜合素質(zhì)過低

很多人認(rèn)為辦公室的工作沒有技術(shù)含量，只要肯吃苦耐勞，辦公室的崗位誰都能干，且辦公室崗位是距離領(lǐng)導(dǎo)最近的職位，方便以后的職位晉升，這就使得辦公室崗位成了人人眼中的“香餑餑”，但實(shí)際辦公室崗位是需要很多技能：接人待物、撰文寫稿、處理應(yīng)急事務(wù)等等。一些工作既要依據(jù)規(guī)范的處理方式，還有一些需要靈活的方式解決，這些都要通過崗前培訓(xùn)的方式進(jìn)行人員的培養(yǎng)。但很多高校對(duì)于辦公室的重視程度不夠，對(duì)于人員的培訓(xùn)意識(shí)缺乏，領(lǐng)導(dǎo)往往通過選用所謂的“自己人”工作并著重培養(yǎng)，得不到重視的人員要么消極怠工要么尋求換崗。這樣形成的辦公人員結(jié)構(gòu)不合理，能干的人員少，而多數(shù)人員的綜合素質(zhì)能力得不到培養(yǎng)，形成不了科學(xué)的人員構(gòu)架，直接影響辦公室的綜合事務(wù)管理能力。要通過崗前職能培訓(xùn)體系的建立選拔人員，營(yíng)造和諧的工作環(huán)境，留住老人，培養(yǎng)新人，有利于促進(jìn)辦公室行政管理能力的提升。

（四）辦公室行政管理信息化平臺(tái)建設(shè)滯后

當(dāng)前社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，W省高校都在進(jìn)行智慧化校園建設(shè)，高校作為科研成果的撫育基地，辦公室為提高工作效率，引入信息化系統(tǒng)輔助工作是必然趨勢(shì)，但從實(shí)際效果來看，都普遍存在以下問題：1.利用率低下，辦公系統(tǒng)功能強(qiáng)大，涉及辦公室日常工作的很多方面，很多單位實(shí)際應(yīng)用中僅僅只是作為文件的審批、文件傳閱、文件歸檔等等使用，完全沒有發(fā)揮系統(tǒng)的實(shí)際作用；2.線上線下重復(fù)工作，系統(tǒng)的引入本質(zhì)是減少人員的跑腿工作，很多單位為文件存檔，領(lǐng)導(dǎo)實(shí)際簽字備案等，線上審批完還要線下打印并請(qǐng)相關(guān)人員簽字備案，失去引進(jìn)系統(tǒng)辦公的初衷；3.領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)信息化建設(shè)的重視，系統(tǒng)是需要更新迭代和日常維護(hù)的，而很多高校缺乏這方面的意識(shí)，不愿在這方面進(jìn)行投入，往往只是解決信息化的有無，卻并沒有將其利用好。

二、提升W省高校辦公室行政管理能力的途徑

（一）科學(xué)高效優(yōu)化制度建設(shè)

辦公室行政管理水平的高低與其制度制定的是否科學(xué)合理密切相關(guān)，科學(xué)合理的制度建立有利于規(guī)范辦事流程，責(zé)任到崗，有效地提高辦公室的辦事效率。針對(duì)W省高校辦公室管理制度的優(yōu)化，首先，梳理制度內(nèi)容，刪除過于陳舊的內(nèi)容；其次，辦事流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，辦公室事務(wù)屬于服務(wù)型、窗口型工作，服務(wù)人員的口碑是對(duì)工作好壞的衡量，縮短不必要的辦事環(huán)節(jié)，不僅提高工作效率，也提升辦公室管理能力；再次，責(zé)權(quán)劃分明確，對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行明確細(xì)分，要做到一崗一責(zé)，工作互不重疊，避免追責(zé)時(shí)互相推諉；最后，在以制度引導(dǎo)辦公室行政管理事務(wù)的過程中，不能只強(qiáng)調(diào)規(guī)范，也要注重辦公室成員的人文關(guān)懷，在同事生日時(shí)送上生日蛋糕和祝福等等，這可以提高工作人員的幸福指數(shù)和歸屬感，激勵(lì)工作熱情，形成良好的工作環(huán)境。

（二）強(qiáng)化監(jiān)督管理，提高服務(wù)意識(shí)

高校辦公室作為綜合事務(wù)性部門，為全校師生服務(wù)，與全校所有部門都有相關(guān)的業(yè)務(wù)往來，督查服務(wù)的過程能為學(xué)校高層的決策提供一些合理的參考建議，而要做好督查服務(wù)，首先，高校作為教育單位，黨組織模式管理理念在辦公室行政管理過程中貫徹執(zhí)行，以此為基礎(chǔ)，不斷優(yōu)化監(jiān)督制度，增強(qiáng)行政管理執(zhí)行力，在這過程中，辦公室與其他部門二級(jí)辦公室保持無障礙溝通，管理時(shí)要注意方式方法，增強(qiáng)辦公室組織協(xié)調(diào)能力。其次，督查服務(wù)有助于提高行政管理的效率，適當(dāng)?shù)亩讲槟鼙苊夤ぷ髦谐霈F(xiàn)的懈怠情緒，提高工作的主動(dòng)性，也能找到工作環(huán)節(jié)中的漏洞，不斷完善科學(xué)合理的制度建設(shè)，提高辦公室的行政管理能力。再次，提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，辦公室作為窗口服務(wù)型崗位，耐心、笑容、客氣用語及茶水服務(wù)等等服務(wù)行為在行政管理事務(wù)中的作用不容忽視，服務(wù)意識(shí)是行政管理過程中的重要環(huán)節(jié)。［3］

（三）注重人員引進(jìn)，提高人員培訓(xùn)意識(shí)

組成辦公室的基本單位是人，行政管理能力的強(qiáng)弱由人的工作能力來決定，而人員的工作能力可通過人員的引進(jìn)和入職培訓(xùn)等手段進(jìn)行培養(yǎng)，在這過程中要注重：

1.辦公室崗位在招聘人員時(shí)，要進(jìn)行必要的能力測(cè)評(píng)，不同崗位進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的測(cè)評(píng)，比如申報(bào)文秘崗位的要求文筆能力測(cè)試，接待崗位進(jìn)行面試測(cè)評(píng)等等，堅(jiān)決杜絕“因人設(shè)崗”。

2.利用高校自身信息平臺(tái)，創(chuàng)建獨(dú)立的辦公行政能力培訓(xùn)網(wǎng)站，并與手機(jī)APP互連，讓人員可以根據(jù)自身的崗位在相應(yīng)的培訓(xùn)平臺(tái)在線進(jìn)行培訓(xùn)，靈活使用自己的空閑時(shí)間隨時(shí)隨地進(jìn)行培訓(xùn)，結(jié)合線上考試和年底綜合能力測(cè)評(píng)，適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)激勵(lì)考核優(yōu)秀人員，提高人員主動(dòng)參加培訓(xùn)，提高自身能力的意識(shí)。

3.行政管理人員不能“埋頭苦干”自己的事情，還要具備綜合事務(wù)處理的協(xié)調(diào)能力，辦公室人員定期會(huì)晤，將在工作中碰到的難題進(jìn)行討論分析，得到最優(yōu)處理方案，通過該方式既提高辦公人員的行政管理能力，又能形成辦公室的和諧工作環(huán)境。

4.辦公人員在職務(wù)職稱評(píng)審的時(shí)候，營(yíng)造一個(gè)公平公正的晉升環(huán)境，有能力者上的政策使得人人信服，并能促進(jìn)后面人員查找自身的不足并努力提升自己，形成人人自覺學(xué)習(xí)提升辦公能力的和諧辦公環(huán)境。

（四）搭建信息化平臺(tái)，推進(jìn)無紙化辦公理念

1.利用現(xiàn)有的智慧化校園網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)建專門的辦公室人員培訓(xùn)網(wǎng)站，可將辦公室崗位的培訓(xùn)資料，培訓(xùn)視頻進(jìn)行上傳方便人員學(xué)習(xí)；利用高校自身科研優(yōu)勢(shì)，制作一些培訓(xùn)考試程序，以考試的方式督促人員參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)；設(shè)立辦公人員在線交流群，方便辦公人員在線討論相關(guān)工作，促進(jìn)辦公人員之間的和諧關(guān)系，有助于行政管理能力的提高。

2.領(lǐng)導(dǎo)要重視OA辦公系統(tǒng)在辦公室行政管理過程中的重要作用，在大數(shù)據(jù)背景下，系統(tǒng)不僅能夠推動(dòng)無紙化辦公的進(jìn)程，也能通過數(shù)據(jù)分析，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校的一些決策提供參考意見。只有將系統(tǒng)充分利用，將其價(jià)值展現(xiàn)引起領(lǐng)導(dǎo)重視，才能推進(jìn)無紙化辦公的進(jìn)程。

3.全面推進(jìn)無紙化辦公進(jìn)程，梳理辦公OA系統(tǒng)的功能模塊，將辦公室所有崗位辦事流程進(jìn)行科學(xué)合理規(guī)范化后，以系統(tǒng)線上辦事方式體現(xiàn)出來，比如安排會(huì)議，合同簽訂、文件審閱，賬務(wù)簽閱等，在系統(tǒng)辦理事務(wù)的過程就是檔案材料的存檔過程，需要簽字明確的地方可以附件的形式留存，使辦公人員將雙腿解放出來，避免浪費(fèi)工作時(shí)間，提高了工作效率。

4.系統(tǒng)要想用得順，日常維護(hù)是必不可少的。系統(tǒng)維護(hù)需要專業(yè)人員，高校這方面的人員不缺，但要做到專人維護(hù)，以便在系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造時(shí)，系統(tǒng)維護(hù)人員能夠給出科學(xué)合理的意見。如果沒有專人維護(hù)，也可以將系統(tǒng)的日常維護(hù)進(jìn)行托管，人員只管使用系統(tǒng)，避免工作精力分散。

綜上所述，隨著W省高校發(fā)展，高校間的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，辦公室的行政管理能力成為增強(qiáng)高校綜合競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)重要指標(biāo)，體現(xiàn)了高校內(nèi)部管理的合理性，執(zhí)行力的通暢性，對(duì)高校自身發(fā)展來說意義重大。要充分考慮高校作為教育科研機(jī)構(gòu)發(fā)展的實(shí)際需求，對(duì)高校辦公室行政管理過程中的問題進(jìn)行改正或優(yōu)化，高效高質(zhì)量的辦公室工作讓高校保證發(fā)展的活力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。