“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新探索

陳明仙

（明溪縣人才發(fā)展促進(jìn)中心，福建 明溪 365200）

在企業(yè)綜合管理中，人事檔案管理是其基礎(chǔ)組成部分。人事檔案可有效反映出企業(yè)人員的以往經(jīng)歷、組成情況，科學(xué)應(yīng)用人事檔案能使管理企業(yè)工作人員的過程更具針對(duì)性。一些企業(yè)不夠重視檔案管理工作，尤其部分管理層僅認(rèn)為檔案管理便是將檔案保存好，既未健全相關(guān)制度體系，也未配備優(yōu)質(zhì)的人員與設(shè)備對(duì)其進(jìn)行維護(hù)［1］。因?yàn)橹匾暢潭炔粔?，很多企業(yè)的檔案管理工作都存在一些漏洞，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理工作也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)極大程度改變了人們的生產(chǎn)生活方式，影響了社會(huì)各領(lǐng)域的發(fā)展，企業(yè)的人事檔案管理工作也需要順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展需求不斷進(jìn)行改革創(chuàng)新，充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)不斷進(jìn)步。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)人事檔案管理迎來的機(jī)遇

（一）信息技術(shù)可增強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范性

以往企業(yè)的人事檔案管理工作通常并無明確的標(biāo)準(zhǔn)，部分企業(yè)雖然設(shè)置了相關(guān)規(guī)范但難以落實(shí)，檔案管理人員存在權(quán)責(zé)界限模糊的情況，管理過程比較混亂，難以取得理想的管理效果。在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代背景下，企業(yè)可構(gòu)建檔案管理部門專用的體系、系統(tǒng)等，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理人員的行為，開展工作時(shí)必須嚴(yán)格依照相關(guān)流程［2］。企業(yè)規(guī)范人事檔案管理，同時(shí)有利于企業(yè)退休人員社會(huì)化管理。對(duì)于退休人員，企業(yè)也需重視其人事檔案，做好相關(guān)管理工作。

（二）信息技術(shù)可提高企業(yè)人事檔案管理的效率

傳統(tǒng)模式的檔案管理需要工作人員搜集所有企業(yè)人員的資料信息，并對(duì)這些資料信息進(jìn)行整理分類，耗費(fèi)時(shí)間多，工作效率低，過程復(fù)雜繁瑣，且誤差率大。合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理人員可利用信息系統(tǒng)完成相關(guān)工作，降低檔案管理人員的任務(wù)量，讓檔案管理人員從無意義的工作中解脫出來，有時(shí)間對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，可有效提高檔案管理的效率［3］。為了安全可靠，保證檔案的有效管理，企業(yè)可采用國(guó)產(chǎn)化的數(shù)字化管理軟硬件，強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)人事檔案管理所面臨的問題

（一）人事檔案管理制度不健全

隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理模式日漸落后，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下的企業(yè)人事檔案管理模式應(yīng)進(jìn)行改革優(yōu)化以適應(yīng)信息化發(fā)展［4］。信息技術(shù)改變了人們的生產(chǎn)生活方式，影響了社會(huì)各領(lǐng)域的發(fā)展與變革，在企業(yè)人事檔案管理工作中合理運(yùn)用信息化技術(shù)不僅可以提升其質(zhì)量與效率，還能充分發(fā)掘出人事檔案的內(nèi)涵。一些企業(yè)對(duì)于人事檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)程度不足，引入信息化系統(tǒng)與新設(shè)備卻未轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理體系與制度，也未明確規(guī)定參考依據(jù)與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不利于提高檔案管理效果。還有部分企業(yè)的管理層不夠重視人事檔案管理信息化建設(shè)，不曾引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，也未完善相關(guān)管理制度［5］。

（二）人事檔案管理內(nèi)容過于單一

人事檔案管理是指管理工作人員的檔案信息資料，如今我國(guó)企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理時(shí)多是收集管理工作人員的年齡、職稱、工作經(jīng)歷等信息，內(nèi)容比較單一，難以通過這些信息對(duì)工作人員產(chǎn)生更為深入地了解。很多企業(yè)開展人事檔案管理工作時(shí)仍采用傳統(tǒng)模式，難以深入收集工作人員的信息資料，也難以對(duì)這些信息資料進(jìn)行詳細(xì)整理分類［6］。想要改進(jìn)這一現(xiàn)象，企業(yè)需改革傳統(tǒng)人事檔案管理模式，創(chuàng)新人事檔案管理方法，充分借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)。

（三）工作人員整體素養(yǎng)有待提升

企業(yè)人事檔案管理人員需不斷學(xué)習(xí)新的技能與技術(shù)才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，不被社會(huì)所淘汰。我國(guó)一些企業(yè)在人事檔案管理工作中存在工作人員素質(zhì)低下與綜合技能不足的情況，當(dāng)企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，工作人員需要能夠應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，還需深層次剖析運(yùn)用系統(tǒng)功能，除此才能有效發(fā)揮人事檔案管理的職能。因此，企業(yè)在加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)還需重視工作人員的培訓(xùn)工作。對(duì)于企業(yè)而言，工作人員的技能教育與素質(zhì)培養(yǎng)十分重要。

（四）不夠重視安全管理問題

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)的人事檔案安全管理工作的相關(guān)要求越來越高。如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，人事檔案安全問題越發(fā)嚴(yán)峻，許多企業(yè)的人事檔案安全管理工作比較混亂，缺乏規(guī)范的防護(hù)措施。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案安全管理問題，尤其管理層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案安全管理的重要性。若是人事檔案人員缺乏足夠的安全意識(shí)，很容易形成安全隱患，有可能發(fā)生信息泄露等不良事件，難以做好安全管理工作。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）建立健全人事檔案管理制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)際應(yīng)用情況制定人事檔案管理制度，并不斷對(duì)其進(jìn)行改革與完善，讓人事檔案管理制度同互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)相符，也有利于工作人員更好地進(jìn)行人事檔案管理工作。一些企業(yè)在引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)后會(huì)發(fā)現(xiàn)以往的檔案管理制度無法進(jìn)行有效規(guī)范，此時(shí)企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況制定新的檔案管理制度［7］。

（二）有效拓展人事檔案管理內(nèi)容

以往的人事檔案管理內(nèi)容通常比較單一，沒有充分發(fā)揮出企業(yè)人事檔案管理的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普遍運(yùn)用，企業(yè)應(yīng)積極拓展檔案管理內(nèi)容，提升檔案管理的深度［8］。一般情況下，企業(yè)的人事檔案材料由各部門所提供，當(dāng)事人填寫履歷表，相關(guān)人員審核之后入檔。此種模式下，企業(yè)的人事檔案內(nèi)容十分固定，不具備個(gè)性化特色。企業(yè)拓展檔案管理內(nèi)容可從以下兩方面著手：一是在以往檔案管理內(nèi)容的技術(shù)上了解工作人員的心理意向信息、需求信息等，加強(qiáng)工作人員信息的全面性，當(dāng)對(duì)工作人員實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，企業(yè)管理層可結(jié)合工作人員的需求，以便讓工作人員體會(huì)企業(yè)的人文關(guān)懷；二是利用互聯(lián)網(wǎng)途徑收集人事檔案管理信息，拓寬收集渠道。例如說，企業(yè)可以利用云計(jì)算技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)合理預(yù)測(cè)工作人員的需求，收集工作人員相關(guān)的多樣化信息。

（三）注重企業(yè)人事檔案安全管理

企業(yè)想要健全人事檔案安全管理制度，需要積極健全檔案信息安全體系，提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，提高檔案安全保障能力。如果遇到人事檔案損壞、缺失等情況，相關(guān)人員需及時(shí)對(duì)原檔案進(jìn)行修復(fù)。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)掌握好一定的加密技術(shù)，重視保密工作，通過互聯(lián)網(wǎng)病毒防范技術(shù)、防火墻等手段保障檔案信息的安全性。同時(shí)還需注意，國(guó)有企業(yè)退休人員的檔案要移至當(dāng)?shù)貦n案館管理。如有改制或破產(chǎn)企業(yè)要根據(jù)個(gè)人意愿做好相關(guān)的檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)。

（四）發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)第三方監(jiān)督作用

在傳統(tǒng)模式下，企業(yè)人事檔案的完整性與真實(shí)性有所不足，知情權(quán)的缺失使得人事檔案難以及時(shí)更新且容易被人為更改，需要加強(qiáng)監(jiān)管。若是監(jiān)管不到位，人事檔案的情報(bào)價(jià)值和憑證價(jià)值也會(huì)受到不利影響。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)的人事檔案不再處于閉塞狀態(tài)，互聯(lián)網(wǎng)可在人事檔案部門同當(dāng)事人間起到第三方的監(jiān)督作用，防止出現(xiàn)隨意更改人事檔案信息的現(xiàn)象。人事檔案管理人員需定期清理、鑒定、補(bǔ)充人事檔案的內(nèi)容，充分發(fā)揮出在企業(yè)工作和個(gè)人發(fā)展中人事檔案所能起到的作用。因此，企業(yè)的檔案管理人員還需具備一定的信息素養(yǎng)，否則難以合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。

（五）不斷提升工作人員整體素養(yǎng)

企業(yè)可定期對(duì)人事檔案管理人員開展培訓(xùn)活動(dòng)，支持工作人員學(xué)習(xí)新的技術(shù)與新的理論，提升工作人員的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)人事檔案管理人員需要具有一定的整體素養(yǎng)才能運(yùn)用發(fā)展的眼光看待事物，采用專業(yè)的知識(shí)技能解決工作中的問題。除此之外，企業(yè)還要重視培育工作人員的職業(yè)道德，使其具備優(yōu)秀的職業(yè)操作。當(dāng)企業(yè)在招聘檔案管理人員時(shí)要注重考核工作，盡可能招聘具有較強(qiáng)專業(yè)技能與較高整體素養(yǎng)的人員，適當(dāng)提高企業(yè)的錄用標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)還可建立專業(yè)平臺(tái)以供人事檔案管理人員進(jìn)行交流，定期發(fā)布一些培訓(xùn)教材、優(yōu)秀文章等內(nèi)容，鼓勵(lì)人事檔案管理人員提升自我。

四、總結(jié)

在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理十分重要，企業(yè)管理層可通過人事檔案查看工作人員的具體情況，進(jìn)一步了解工作人員的經(jīng)歷和才德，在對(duì)工作人員安排工作、晉升職位時(shí)可參考檔案信息從而提高決策的科學(xué)性與可行性。企業(yè)的人事檔案管理工作關(guān)系到許多信息內(nèi)容，既具備記錄職工信息的職能，又能體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展歷程。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式流程比較復(fù)雜，管理人員需要人工記錄匯總各類信息并保存檔案資料，既面臨著繁重的工作任務(wù)與較大的工作壓力，又難以充分發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值。在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代背景下，企業(yè)應(yīng)充分借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在人事檔案管理中引進(jìn)新型設(shè)備與軟件系統(tǒng)，從而提高企業(yè)的人事檔案管理工作水平。企業(yè)還要強(qiáng)化人事檔案管理人員的培訓(xùn)，為其爭(zhēng)取培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，讓人事檔案管理工作更為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。