堅(jiān)持依法治理 提升管理質(zhì)量——機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理四化研究

文/曾媛媛（霞浦縣數(shù)據(jù)信息和重點(diǎn)項(xiàng)目服務(wù)中心）

作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的重要一環(huán)，檔案管理的工作水平對事業(yè)單位職能的發(fā)揮有著較大影響。隨著檔案管理在各行業(yè)的信息化推進(jìn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也需要適應(yīng)這種發(fā)展趨勢。在信息化背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作該如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化與現(xiàn)代化的管理方法，是相關(guān)人員需要重點(diǎn)考慮的問題。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案的分類和作用

各單位在開展社會管理活動中，所產(chǎn)生的各種具有保存價值的文件和資料，統(tǒng)稱為文書檔案，其是國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位開展工作的主要依據(jù)。文書檔案主要有決議、決定、指示、公告、通告等形式，具體的表現(xiàn)形式以報(bào)告、問答、信件、公開討論紀(jì)要為主，除此之外，還主要包括各部門制作出版的“紅頭文件”和總結(jié)、指南發(fā)言、報(bào)告等內(nèi)容。

條約、協(xié)定等“白頭文件”包括照片、錄音、錄像、電子檔案等形式。文獻(xiàn)檔案是重要的無形資產(chǎn)，是事業(yè)單位信息資源的重要組成部分，事業(yè)單位是否能有效開發(fā)和利用各類文獻(xiàn)信息，輔助其提升行政效率，在一定程度上都和文獻(xiàn)檔案的管理水平息息相關(guān)，其能保證事業(yè)單位內(nèi)部工作的有序開展，具有重要作用[1]。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理四化的內(nèi)涵分析

近年來，國家對檔案工作越來越重視。2016年《檔案法》二次修訂后，2019年對其進(jìn)行了進(jìn)一步修訂完善，并在其中增設(shè)了信息建設(shè)專章。這些變化突出了機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件檔案管理工作的新目標(biāo)和新要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件檔案管理工作要努力實(shí)現(xiàn)“四個現(xiàn)代化”，即管理制度化、管理科學(xué)化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、書寫標(biāo)準(zhǔn)化和訪問數(shù)字化。

（一）檔案管理制度化

文件檔案管理制度作為文件檔案管理的行為準(zhǔn)則，是文件檔案管理的關(guān)鍵。首先，為了加強(qiáng)管理制度的實(shí)施效果，政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的文件檔案管理，應(yīng)當(dāng)以責(zé)任人為主，由主管機(jī)關(guān)和主管部門相互配合。而在檔案管理人員管理制度的具體實(shí)施過程中，則應(yīng)當(dāng)符合總體要求來對文件檔案管理的職責(zé)進(jìn)行明確分工，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位全體職工檔案意識，各司其職。其次，制定和完善從提交到投入使用的檔案管理體系全過程，包括傳輸和接收系統(tǒng)、分發(fā)系統(tǒng)、注冊系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、目標(biāo)系統(tǒng)，文件、檔案的使用和保密制度以及檔案管理的硬件建設(shè)制度。例如檔案管理中的通風(fēng)、防火、防潮等相關(guān)要求，文件管理和文件管理的所有方面都有需要遵循的制度依據(jù)。最后，要善用監(jiān)督和考察機(jī)制。通過調(diào)動全體檔案管理人員的責(zé)任意識，讓其對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，以確保檔案工作是按制度進(jìn)行的。同時，領(lǐng)導(dǎo)層要重視各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，及時進(jìn)行評價，以提高檔案組織效率，取得事業(yè)單位檔案管理新成效。

（二）管理流程規(guī)范化

檔案管理流程不規(guī)范從而導(dǎo)致檔案管理效率不夠高，是當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位在文書檔案管理中存在的普遍問題。由此可造成諸如下列的問題：檔案意外轉(zhuǎn)移，檔案內(nèi)容缺失，借閱無固定工作人員，歸檔不及時等。

因此必須加強(qiáng)文件和檔案全過程的規(guī)范管理[2]。一是在文件和檔案的收集階段要有明確的標(biāo)準(zhǔn)，確定是否要遵守歸檔和保管時間；其次，要按照明確的標(biāo)準(zhǔn)來開展檔案管理，根據(jù)文件的重要性、文件之間的密切關(guān)系和文件產(chǎn)生的時間對文件進(jìn)行分類，還要注重文件的順序管理，頁碼不能為空，不能漏號。如果原始文件有頁碼，則頁碼不能重復(fù)編制，文件按存放時間打包，登錄手冊格式要統(tǒng)一，文字要簡潔。第三，在審查和分發(fā)文件和檔案時，要評估讀者的范圍，特別是機(jī)密檔案，借閱的文件必須經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，原始文件不得借閱。同時，要設(shè)定文件、檔案的歸還期限，并對文件檔案的實(shí)際歸還時間進(jìn)行及時記錄，確保文件、檔案的安全完整。

（三）檔案書寫標(biāo)準(zhǔn)化

著錄和標(biāo)引是高度專業(yè)化的文獻(xiàn)檔案歸檔、保管和使用的基礎(chǔ)，但目前許多文獻(xiàn)檔案對著錄和標(biāo)引的重視不夠，容易出現(xiàn)誤用專業(yè)詞、標(biāo)引格式不當(dāng)?shù)惹闆r。文件、檔案的著錄應(yīng)當(dāng)按照國家和行業(yè)的有關(guān)著錄規(guī)則進(jìn)行，包括文件編號、文件著錄、文件標(biāo)簽等著錄規(guī)則，著錄內(nèi)容包括標(biāo)題、文件編號、指定人員、保密保管期限、時間、編號、稿件、載體形式、專業(yè)詞匯和關(guān)鍵詞、人員姓名、附件、摘要和注釋等，著錄規(guī)則的專業(yè)要求較高，檔案管理人員必須經(jīng)過專門的培訓(xùn)才能掌握描述規(guī)則的具體應(yīng)用價值。只有確保錄著及索引的規(guī)范，才能有助于更好地進(jìn)行手工歸檔，或者是計(jì)算機(jī)歸檔，從而進(jìn)一步提高檔案的利用率。

（四）檔案讀取數(shù)字化

建立數(shù)字化的文件檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)前文件管理的共同任務(wù)。要做好以下兩項(xiàng)工作：一是做好紙質(zhì)文件信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，將紙質(zhì)文件信息傳輸?shù)接?jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備中，并依據(jù)顏色模式、分辨率等工具對文件信息進(jìn)行處理，而存儲格式等技術(shù)參數(shù)可以傳送到計(jì)算機(jī)上，由計(jì)算機(jī)來對數(shù)字信息進(jìn)行處理。二是檔案存取的數(shù)字化，通常包括建立目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫。這兩個數(shù)據(jù)庫可以同時或分別創(chuàng)建文件系統(tǒng)。在建設(shè)系統(tǒng)的過程中，首要任務(wù)是實(shí)現(xiàn)目錄與全文數(shù)據(jù)的兼容，保證數(shù)據(jù)的通用性[3]。當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生變化時，需要對文件信息進(jìn)行共享，數(shù)字轉(zhuǎn)換和數(shù)字存取可以更好地保護(hù)原始紙質(zhì)檔案，使檔案信息得到高效、快速的檢索和利用。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)存問題

（一）缺乏完善的管理體系

政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子信息管理系統(tǒng)的開發(fā)目前還沒有完全實(shí)現(xiàn)，而是處于紙質(zhì)存儲和電子文件存儲一體化的第二階段。從實(shí)際工作效果來看，管理體系在適應(yīng)過程中也存在相應(yīng)的不足。由于不了解電子信息系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行情況，管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域的聯(lián)系比較薄弱，相關(guān)文件和檔案管理規(guī)章制度的結(jié)構(gòu)也不全面。這些問題的出現(xiàn)，意味著電子版的文件和檔案無法得到充分的存儲和建設(shè)，紙質(zhì)檔案系統(tǒng)的效率將逐漸降低，而這一過程很容易導(dǎo)致文件和檔案缺位情況的出現(xiàn)。

（二）沒有足夠的管理媒介

在電子信息系統(tǒng)運(yùn)行過程中，需要同步更新硬件和軟件系統(tǒng)，特別是在目前各種計(jì)算機(jī)新技術(shù)的使用階段。云硬盤存儲技術(shù)和物理存儲技術(shù)雖然可以共同實(shí)現(xiàn)對不同數(shù)據(jù)的管理，但很難判斷系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行質(zhì)量，進(jìn)而導(dǎo)致電子信息技術(shù)工作管理系統(tǒng)的建設(shè)水平不足，系統(tǒng)也很難在更短的時間內(nèi)獲得各類數(shù)據(jù)。

四、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)現(xiàn)四化的措施建議

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度

鑒于部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不足，認(rèn)為檔案管理工作只是一項(xiàng)簡單的文書工作，領(lǐng)導(dǎo)層重視不夠直接導(dǎo)致相關(guān)工作人員在實(shí)際開展檔案工作的時候，只是簡單地將活動及會議的資料保存起來，而不注意對資料進(jìn)行整理和利用，從而使這些資料的效用不能發(fā)揮出來，檔案管理出現(xiàn)混亂的局面。更嚴(yán)重者出現(xiàn)重要信息的外泄情況，嚴(yán)重影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位的全面發(fā)展、安全發(fā)展。為此，只有從領(lǐng)導(dǎo)上層開始，重視檔案管理，從管理層的高度，為檔案管理工作謀篇布局和出謀劃策，并重視單位保密工作的建設(shè)，帶領(lǐng)工作人員主動對收集的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真分析與研究，才能科學(xué)合理地利用這些資料，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

此外，在實(shí)際的檔案管理工作開展中，領(lǐng)導(dǎo)層要做到親力親為，定期對員工的檔案工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問題，則要求其在第一時間進(jìn)行整改。最后，還要深入學(xué)習(xí)和研究檔案管理的新理論新方法，引導(dǎo)相關(guān)工作人員不斷進(jìn)行先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)與推廣，從而促使單位上下加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度。

（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)行文件檔案管理“四化”，離不開制度標(biāo)準(zhǔn)這一基礎(chǔ)，更離不開一支專業(yè)的文件檔案管理隊(duì)伍[4]。檔案管理質(zhì)量的高低取決于管理人員的工作素養(yǎng)，提高檔案整體質(zhì)量是推動檔案事業(yè)強(qiáng)勁發(fā)展的關(guān)鍵。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員雖然與辦公室的其他管理人員打交道，但并不是專職檔案管理人員。因此，要從多方面對其進(jìn)行提升，首先其政治方向必須正確，政治素養(yǎng)要過硬，要對自己有高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，在開始檔案管理工作時，時刻遵循制度及原則，更要做好相應(yīng)的保密工作。其次要樹立正確的檔案管理理念，確保檔案的真實(shí)，為事業(yè)單位發(fā)展提供真實(shí)依據(jù)；再次，要重視技術(shù)素養(yǎng)的提升，重點(diǎn)掌握檔案的著錄、分類標(biāo)引、期限和保密等級的確定方法等內(nèi)容。靈活運(yùn)用科學(xué)技術(shù)方法，特別是在數(shù)字管理、轉(zhuǎn)換數(shù)字檔案的基本工作流程、建立檔案數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)輸入與需求的操作、檔案信息的重用等方面，確保檔案管理人員熟悉并能獨(dú)立完成相關(guān)工作。

（三）完善檔案管理體系

在完善管理制度的過程中，首先要分析各類文件、檔案的安全管理要求，要求全體員工了解文件、檔案的存放位置。同時，在電子信息檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和優(yōu)化中，要使他們能夠根據(jù)檔案的表頭信息，自主學(xué)習(xí)存儲相關(guān)檔案的處理過程。在管理系統(tǒng)中，所有人員都應(yīng)該考慮專業(yè)的工作流程分析意識和操作。最后，制定相關(guān)的規(guī)章制度。整個系統(tǒng)的所有員工都必須了解適用規(guī)則和條例所涵蓋的工作要求，并且通過長期可持續(xù)性對此類信息進(jìn)行優(yōu)化和分類。在此基礎(chǔ)上，能夠有效保證整個系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量。

（四）管理系統(tǒng)對接方法

管理系統(tǒng)的對接方式包括兩個方面：一是人力資源的對接，二是文件系統(tǒng)的對接。在前期工作中，檔案系統(tǒng)工作人員可以參加本單位召開的檔案系統(tǒng)工作會議，一方面介紹其他部門目前的工作情況，另一方面反映檔案管理和收集中存在的問題，或者直接反映當(dāng)前文件檔案管理中存在的不足，使各單位能夠考慮到這個問題，同時各部門必須規(guī)范自己的工作方法[5]。關(guān)于事業(yè)部與檔案管理部門的對接工作，本文考察了現(xiàn)行系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行情況，使各業(yè)務(wù)單位按照有關(guān)規(guī)章制度，與文件檔案管理部門建立密切的聯(lián)系，盡一切可能彌補(bǔ)所提交的文件檔案不存在形式上的缺陷，讓文件系統(tǒng)必須記錄第一次傳送到電子信息系統(tǒng)的各類文件信息，并最終形成包含文件信息的記錄表。

五、結(jié)語

總之，在新的發(fā)展時期的基礎(chǔ)上，利用新一輪《檔案法》審查機(jī)制，政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位繼續(xù)推動檔案工作有序發(fā)展，優(yōu)化資源配置，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，加強(qiáng)管理流程的規(guī)范化，保障檔案資源的完整性和可靠性，加快信息化建設(shè)，推動整個檔案管理向制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮重要作用。