信息化背景下街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作優(yōu)化策略探討

王延田

（鄒平市好生街道辦事處，山東 鄒平 256219）

財(cái)政會(huì)計(jì)檔案，一般指的是財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)核算類專業(yè)檔案資料，被視為能夠真實(shí)記錄、全面反映事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開展情況的主要史料。近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，使以計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為典型代表的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中，并取得了顯著的應(yīng)用成效。在街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠在很大程度上提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量[1]。與此同時(shí)，即便在信息化背景下街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作水平得到一定程度的提升，但是在具體管理期間仍暴露出一系列問題，進(jìn)而對(duì)檔案工作產(chǎn)生較為嚴(yán)重的影響。由此可見，從街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作的質(zhì)量提升角度考慮，本文針對(duì)“信息化背景下街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作優(yōu)化策略”進(jìn)行分析研究具有重要的價(jià)值意義。

一、信息化背景下街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作優(yōu)化的必要性分析

（一）使各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)動(dòng)性增強(qiáng)

進(jìn)入信息化時(shí)代后，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中，檔案管理工作也不無例外，將檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合，符合時(shí)代發(fā)展的潮流，并且能夠提升檔案資源的利用效率。因此，在信息化背景下，為了有效增強(qiáng)檔案管理的信息化程度，需靈活運(yùn)用信息化技術(shù)方法，充分發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，提高信息查詢的速度，進(jìn)一步確保街道辦事處各項(xiàng)工作得到有效、有序銜接，使各項(xiàng)信息資源實(shí)現(xiàn)共享的目標(biāo)，并充分突出信息之間的聯(lián)動(dòng)性特點(diǎn)。此外，在保證街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作效率以外，在街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作中合理適宜信息技術(shù)，還能滿足大眾之間進(jìn)行信息交流的需求。由此可見，從多個(gè)角度考慮，在信息化背景下優(yōu)化街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作顯得至關(guān)重要。

（二）促進(jìn)基礎(chǔ)管理工作的有效完善

街道辦事處強(qiáng)化財(cái)政會(huì)計(jì)檔案的管理力度，對(duì)實(shí)現(xiàn)國民經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)具有積極的作用。與此同時(shí)，在街道辦事處財(cái)政會(huì)計(jì)檔案管理期間，靈活運(yùn)用信息化技術(shù)方法，可以有效規(guī)避、解決檔案資料內(nèi)容缺失問題，避免出現(xiàn)檔案破損等情況，進(jìn)一步在很大程度上提高檔案保管的全面性及完整性，便于后期其他工作人員翻閱、查找所需檔案信息資料，為資料審核工作的有序開展提供強(qiáng)有力的支持[2-3]。從中可知，在街道辦事處財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作期間，融入信息化技術(shù)方法，積極開展信息化建設(shè)，是一項(xiàng)不容忽視的基礎(chǔ)性工作，可以促進(jìn)基礎(chǔ)管理工作的有效完善。

（三）促進(jìn)基層政權(quán)的有效鞏固

街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)踐證明，在滿足街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案資源共享的要求的基礎(chǔ)上，可以有效鞏固基層政權(quán)。以往在街道辦事處財(cái)政會(huì)計(jì)檔案管理工作開展期間，普遍存在檔案信息資源丟失、檔案受損等問題，在不同程度上影響檔案資源的利用效率，而靈活運(yùn)用信息技術(shù)方法，可以實(shí)現(xiàn)財(cái)政會(huì)計(jì)檔案資源共享的目標(biāo)，還可以有效規(guī)避檔案信息丟失的問題。與此同時(shí)，在保證檔案信息資料的全面性及完善性的基礎(chǔ)上，將街道辦事處財(cái)政會(huì)計(jì)檔案與信息技術(shù)相結(jié)合，可以達(dá)到鞏固街道辦事處基層政權(quán)地位的目標(biāo)，極大程度上提高街道辦事處的管理工作水平，消除影響管理工作成效的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)因素，使街道辦事處各項(xiàng)工作朝向良好方向持續(xù)發(fā)展。

二、信息化背景下街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作現(xiàn)狀問題分析

如前所述，對(duì)信息化背景下街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作開展的必要性有了一定程度的了解。但是，從現(xiàn)狀來看，各地區(qū)街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作尚且存在一些有待解決的問題。具體而言，主要現(xiàn)狀問題如下：

（一）重視程度有待提升

街道辦事處作為基礎(chǔ)性部門，為社會(huì)發(fā)展體系中不可忽略的組成部分之一，在過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，相關(guān)部門對(duì)街道辦事處的重視程度有待提升，使各項(xiàng)管理工作存在較多的缺陷問題，導(dǎo)致街道辦事處財(cái)政會(huì)計(jì)檔案管理工作水平難以得到有效提升[4]。與此同時(shí)，受街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案管理模式自身存在一些問題的影響，易造成檔案信息資源普遍存在內(nèi)容缺失的問題，個(gè)別地區(qū)還易出現(xiàn)檔案斷檔的情況，這樣會(huì)影響街道檔案管理工作的有序開展，并阻礙街道單位各項(xiàng)工作的順利有序進(jìn)行。由此可見，基于信息化背景下，街道單位需加強(qiáng)對(duì)財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作的充分重視。

（二）建設(shè)經(jīng)費(fèi)欠缺

街道辦事處不同于其他事業(yè)單位，其規(guī)模較小，且人員配置較少。進(jìn)入信息化時(shí)代后，街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作要想融入信息化技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)，則需要充足的經(jīng)費(fèi)支持，否則難以合理優(yōu)化配置各項(xiàng)資源，進(jìn)而可能影響到街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作的成效。與此同時(shí)，進(jìn)入信息化時(shí)代后，街道辦事處財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作水平得到一定程度的提升，但是在具體工作期間，仍存在檔案資源利用效率不足的問題，尤其是管理工作模式滯后性較明顯，使相關(guān)信息資源難以得到充分利用，難以為相關(guān)部門提供有效的溯源支持。因此，保證街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作建設(shè)經(jīng)費(fèi)的充足尤為關(guān)鍵。

（三）管理人員素質(zhì)水平有待提高

現(xiàn)狀下，社會(huì)已邁向信息爆炸、科技高速發(fā)展的時(shí)代，但是各地區(qū)街道辦事處在財(cái)政會(huì)計(jì)檔案管理工作方面，重心仍停留在績效管理方面。同時(shí)，受到信息技術(shù)普及應(yīng)用的影響，使檔案管理行業(yè)涌現(xiàn)出一大批全新的管理軟件，尤其是電子化產(chǎn)品功能日趨完善，但距離實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的目標(biāo)仍存在很長的距離[5-6]。并且，從目前我國街道辦事處財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作情況來看，管理人員安排不夠科學(xué)合理，僅有少數(shù)人是專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平參差不齊，且缺乏豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，難以保證街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作質(zhì)量成效。因此，提高檔案管理人員素質(zhì)水平刻不容緩。

三、信息化背景下街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作的優(yōu)化策略分析

街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作現(xiàn)狀問題較多，為了解決相關(guān)問題，使此項(xiàng)檔案工作得到有效優(yōu)化，則需以信息化為背景，進(jìn)一步實(shí)施有效的優(yōu)化策略。具體而言，主要優(yōu)化策略如下：

（一）構(gòu)建完善的檔案工作機(jī)制

為了提升財(cái)政會(huì)計(jì)檔案的管理質(zhì)量水平，街道辦事處需完善檔案管理機(jī)制，尤其是在辦事處內(nèi)部，需充分重視信息化建設(shè)工作的開展，強(qiáng)化崗位建設(shè)力度，選擇高素質(zhì)，且具備豐富工作能力及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的管理人員，負(fù)責(zé)財(cái)政會(huì)計(jì)檔案的歸集、整理、管理工作，以此降低檔案內(nèi)容缺失問題的發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，避免出現(xiàn)檔案斷檔等狀況。與此同時(shí)，還需主動(dòng)迎合時(shí)代發(fā)展潮流，將信息技術(shù)與檔案歸集整理工作有效結(jié)合，充分發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提高檔案工作效率，確保檔案歸集整理的成效[7]。此外，在檔案數(shù)據(jù)管理期間，可推行電子備份方式，保障建檔的連續(xù)性及完整性，必要時(shí)可引進(jìn)規(guī)范科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，提高在街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作期間的積極性及責(zé)任態(tài)度。

（二）積極推行檔案信息資源共享模式

在實(shí)際工作開展過程中，街道辦事處需充分重視財(cái)政會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)，結(jié)合街道辦事處的實(shí)際情況，以保障信息技術(shù)、資金分配均充分落實(shí)到位為前提，使財(cái)政會(huì)計(jì)檔案資源得到有效共享，進(jìn)一步推動(dòng)財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作達(dá)到更高的層次。與此同時(shí)，在街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作開展期間，還需搭建有效的共享保障機(jī)制，尤其是對(duì)檔案工作薄弱環(huán)節(jié)，明確劃分出管理責(zé)任，形成科學(xué)合理的管理方案，并不斷學(xué)習(xí)、引進(jìn)現(xiàn)代化的管理理念，確保檔案信息資源共享機(jī)制的規(guī)范性及完善性。此外，逐一完善聯(lián)席會(huì)議、檔案移交、歸檔等制度條例，充分明確檔案信息管理人員的工作職責(zé)，規(guī)范各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)，使財(cái)政會(huì)計(jì)檔案信息實(shí)現(xiàn)高效共享利用的基礎(chǔ)上，全面提高此項(xiàng)檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

（三）做好數(shù)據(jù)備份工作

街道辦事處在財(cái)政會(huì)計(jì)檔案管理工作開展期間，需做好數(shù)據(jù)管理備份工作，不得僅停留在局部數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)備份階段，需持續(xù)規(guī)范總體信息數(shù)據(jù)的備份流程，靈活運(yùn)用完整備份方法，降低數(shù)據(jù)丟失問題的發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)[8]。并且，在備份處理期間，需綜合考慮完全備份的特殊性，比如針對(duì)可能造成數(shù)據(jù)信息冗長的特殊性問題，可選擇增量備份方法。其中，增量備份指的是在前一次備份處理后增設(shè)檔案數(shù)據(jù)備份的一種方法。增量備份不具備完全備份的特點(diǎn)，完全備份可一次性對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整體性恢復(fù)，增量備份則僅恢復(fù)一段數(shù)據(jù)信息。因此，如果數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況，便可以采用增量備份方法，使檔案信息數(shù)據(jù)得到有效恢復(fù)。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)水平

為了提高街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作質(zhì)量水平，街道辦事處需強(qiáng)化檔案管理人員的培養(yǎng)力度。具體而言，各級(jí)工作人員及領(lǐng)導(dǎo)人員需主動(dòng)轉(zhuǎn)變自身過去滯后的工作理念，從根源上認(rèn)識(shí)到開展檔案管理工作的重要性及必要性。特別是財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作，具備一定的專業(yè)性、復(fù)雜性及系統(tǒng)性。因此，檔案管理人員需具備高水平的檔案管理工作能力，同時(shí)還需具備良好的心理素質(zhì)與政治素養(yǎng)，這樣才能夠在實(shí)際管理工作中靈活運(yùn)用科學(xué)的現(xiàn)代化理論及技術(shù)，武裝自身頭腦，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提高。與此同時(shí)，街道辦事處方面需針對(duì)檔案管理人員開展有針對(duì)性的培訓(xùn)活動(dòng)，側(cè)重財(cái)政會(huì)計(jì)檔案專業(yè)知識(shí)、管理實(shí)踐能力技巧的培訓(xùn)，并在培訓(xùn)過程中使檔案管理人員掌握一些新興技術(shù)，比如防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)、檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)等，通過培訓(xùn)確保檔案管理人員能夠?qū)⑺鶎W(xué)技術(shù)方法合理應(yīng)用到日常檔案管理工作當(dāng)中，全面提升街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案信息管理的質(zhì)量及安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，進(jìn)入信息化時(shí)代后，持續(xù)優(yōu)化街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案的工作模式及流程，靈活運(yùn)用信息化技術(shù)方法，是一大主流發(fā)展趨勢(shì)。因此，各地區(qū)街道辦事處需嚴(yán)格貫徹實(shí)事求是的基本工作原則，加大對(duì)財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作的重視程度，以保證財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作質(zhì)量成效為前提，合理應(yīng)用信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，并主動(dòng)迎合時(shí)代發(fā)展潮流，改變傳統(tǒng)工作理念，豐富檔案工作方式方法，提高財(cái)政會(huì)計(jì)檔案檢索準(zhǔn)確性及后期利用效率，進(jìn)一步全面提高街道財(cái)政會(huì)計(jì)檔案工作的質(zhì)量成效，并為街道辦事處的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。